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档案数字化

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纸质档案数字化的方法

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匿名  ·  2022-08-18 15:06:43

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  •   随着社会信息化的迅速发展,很多信息都以数字化的形式呈现、保存和传输。档案是国家的重要信息资源,建立数字化档案资源体系是档案工作适应时代发展要求、满足各领域广泛需求的有力体现。纸质档案数字化主要是指采用档案扫描仪等专业设备对纸质档案进行加工,要求一页一页、一件一件、一个年度一个年度进行有序化加工。这里把纸质档案数字化加工工作分为扫描加工前、扫描加工中、扫描加工后三个阶段,分阶段进行介绍,并提出了一些具体工作中的建议。

    纸质档案数字化的方法

      纸质档案数字化的方法

      一、扫描加工前阶段

      这一阶段是数字化工作开展前的准备阶段,是该项工作的起步阶段也是关键阶段,本阶段的工作做好了就为后期工作打下良好基础。准备的内容包括纸质档案的准备、基础设施的准备、人员的准备及相应管理制度完善等。

      1.纸质档案的准备。许多档案工作人员有着强烈的工作积极性和责任感,希望尽早把工作完成,这是好事,但不能盲目推进,在纸质档案没有准备好之前最好不要进入下一阶段,必须在纸质档案已按档案整理规则完成规范的归档整理后进行。若纸质档案整理不合格就开展数字化扫描,那么一旦纸质档案需要重新调整必然牵动相应的数字化档案的调整。

      档案整理人员要能够熟练掌握各阶段档案整理规则,整理工作包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、文件页正确排序、页码正确编写在正确位置、按档案整理方案归档排序、每一件盖好归档章并准确填写、全年档案完成编目并准确无误等工作,确保即将进行数字化加工的档案齐全、完整、真实、准确、规范,同时要注意有些档案需要进行拆除装订物,修整页面,修补褪变、破损档案等工作,才能进行数字化加工。

      2.基础设施的准备。纸质档案数字化工作需要相应的设备和场所,数字化加工场所应空间充足,布局合理,有条件的可配备消防系统和门禁、防盗、视频监控等安全系统。数字化加工设备需要计算机、档案扫描仪、刻录机及存储介质(如磁带、磁盘、光盘等),有条件的单位可以配置服务器、备份设备、数码相机等,数字化加工工作同样需要相应的软件系统支撑,如操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等,来保障数字化加工工作安全有保障。

      3.人员的准备。档案数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识。档案工作人员要积极向单位领导汇报反映此项工作的程序和需求,做好工作计划,确定工作形式(自主加工或业务外包),制定实施方案,成立档案数字化工作领导小组,工作人员要求责任心强,细心细致,能够严格把好质量关,实行数字化加工过程的全流程管理。

      4.管理制度的完善。科学、规范、可行的工作制度能够保障此项工作的顺利有序开展,纸质档案数字化加工工作涉及岗位、场地、设备、数据、档案实体等,要做好这项工作,应从这几个方面制定相应的制度,如《档案数字化工作管理办法》《数字化工作流程》《档案信息保密管理制度》《档案数字化验收工作细则》《数字化工作制度》《设备管理制度》等,并在纸质档案数字化工作过程严格执行,确保档案的安全和工作的有机衔接。

      二、扫描加工中阶段

      这一阶段是纸质档案数字化加工流程进入实质性操作阶段,是实现纸质档案数字化高质量的关键阶段。扫描人员需要掌握一定的操作技术和方法,充分掌握合格图像的标准要求。

      1.掌握标准要求。做好工作标准先行,纸质档案数字化加工工作同样要在标准规范的指导下进行。既不要为了节省存储空间降低标准,也不要不顾实际需要一味地提高标准。具体标准应该包括但不限于全年度归档纸质档案全部扫描,图像按档案排列顺序依次扫描,每一件每一页纸质档案与扫描后形成的数字图像一一对应,每一件档案图像首页应含有归档章,各页有正确的页码标识,每一页图像要字迹清楚、图像完整、方向正确符合阅读习惯,图像明暗度要适中、图像尽可能反映档案原貌等。

      2.掌握操作方法。在未实现完全电子化办公情况下,纸质档案的数字化扫描任务是相当繁重的,要做好此项工作,操作人员需掌握一定的扫描操作和图像处理的技术方法。扫描操作:档案扫描仪与计算机连接,安装驱动和扫描软件后即可使用。工作人员要能够对档案扫描仪操作方法及扫描仪参数的设置熟练掌握和使用。

      扫描操作说起来并不复杂,就是将纸质档案放入扫描仪、扫描、将档案拿出扫描仪。但是这里还是强调不要急于扫描,在扫描前一定要对扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置,其依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求。

      目前市场上有平板式扫描仪、滚筒式扫描仪、顶置式扫描仪等,应根据需要和档案的纸张质量进行选择,有条件的话最好选用专业的非接触式档案扫描仪。扫描色彩模式在《纸质档案数字化规范》中推荐全部采用彩色模式扫描,而色彩往往又与图像存储格式关联,彩色图像通常存储的格式为JPG,若存储为TIFF格式占用空间相对会大。扫描分辨率是影响档案直观效果的重要参数,规范中规定最低为200dpi,要实现OCR识别的则需要300dpi以上。在确定好以上参数的基础上再进行亮度和对比度的微调。

      图像处理:规范中要求扫描图像尽可能反映档案原貌,但在扫描过程中受档案纸张幅面、纸质粗糙程度、字迹洇散、颜色不均等因素影响,可能出现图像一次扫描不全、燥点过多过大、字迹深浅不一、发白偏暗、图像倒置等质量问题,出现这些情况就需要进行图像处理操作,一般需要采用专门的图像处理软件来实现,一般可以采用PS软件,也有一些专业的档案扫描仪自带非常实用的图像处理软件,能够完成图像拼接、图像去污、裁边、旋转及纠偏等图像处理工作,使图像完整、整洁、端正。

      三、扫描加工后阶段

      一批档案扫描完,在移交档案管理部门前,还有一些工作要做,包括图像检查、数据对接检查、数据存储、数据移交等工作,每项工作依次衔接完成。

      1.图像检查。数字化加工的成果好不好,在数字档案利用过程中会得到检验,但是作为加工工作来说,不能等到利用时发现问题再回过头来修改,就像工厂产品生产一样不能等着别人去发现问题,这样就会造成不良的影响。检查人员首先要掌握纸质档案数字化加工的标准要求,然后才能参与检查。其次检查人员要认真负责,在可能的情况下实现100%的检查,最低不能低于10%,对抽检到的内容要达到100%的合格率,一旦发现问题,必须进行修改,该处理的处理,该重扫的重扫,该补扫的补扫,并要进一步扩大检查范围,再检查完善。

      2.数据对接检查。目前,利用数字档案的方式基本都是通过目录来检索数据,因此目录与图像及数字化副本能否一一对应,也是检查的重要内容,检查率应为100%,如果发现问题,必须重新修改完善。

      3.数据存储。在前两步骤没有问题的前提下,就可以将数据进行脱机存储,目前提倡采用一次性写光盘作为存储介质,存储的内容包括档案图像、目录数据、相关说明文件等,其存储结构包括图像文件的命名方式等应按照数字档案管理系统的设计模板来建立,而相关文件说明要尽可能地齐全,包括但不限于工作流程过程中的规划方案、人员登记表、数字化加工档案登记表、数量统计表、质量检查表、编码说明文件、数据描述等,建立起完整的项目档案元数据。

      4.数据移交。这是扫描加工工作完成前的最后一项内容,将前期工作成果向档案管理部门移交,移交的内容由档案管理部门规定,移交过程包括移交前的验收和办理交接手续,此验收由档案管理部门来验收,验收合格则进行下一步——办理交接手续,如果验收不合格,那么说明前期的工作还存在问题,需要重新改正后再进行数据移交。交接手续在双方盖章确认后,标明此次工作即圆满完成。档案数字化工作是当前及今后一段时间档案工作的重要内容之一,这一工作说起来容易做起来则需要很大的细心和耐心,但只要掌握具体规范,并在工作中积极总结经验,都能够把这项工作很好地完成。

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  •   随着办公自动化的发展和后疫情时期的需要,不少机关单位开始启动“网上办公”。办公环境转到网上,同样也需要将纸质资料转移到网上,这就涉及到了“档案数字化”。

      与纸质档案等传统介质的纸质资料相比,数字化档案资料具有巨大优势,如节省档案存储空间、缓解档案原件频繁使用磨损、提高信息检索速度、加强档案信息资源的开发和利用等。

    纸质档案数字化的方法

      在机关单位的日常工作中,虽然档案数字化发挥了积极的作用,但也暴露了不少泄密隐患。总得来说,在以下4个环节最容易泄密!

      01、生成环节:违规外包扫描

      案例回顾:

      2013年7月,某档案服务公司承担某地方档案数字化工作。该公司数字化加工项目办经理宋某,为防止制作完成的数宇化档案在处理中丢失,违规将5年多来包括涉密档案在内的所有电子档案信息带出委托单位,擅自存储在连接互联网的计算机中。经鉴定,其中涉及数百份国家秘密。事件发生后,该公司给予直接责任人宋某开除处理,该地档案部门对本部门责任人员也给予了相应的处理。

      档案数字化工作大都是对纸质档案进行扫描加工,这项工作通常由档案管理部门外包给有关公司进行。外包公司是否具备处理涉密档案资料的相关资质、档案管理部门是否对数字化工作进程进行了全程监督管理、是否完整记录数字化工作的各个环节以备倒查,对于保密管理至关重要。

      在上述案例中,外包公司员工缺乏保密常识固然是造成泄密的主要原因,但档案管理部门未对外包公司进行保密审查和监管,对数字化工作不闻不问,也为最终的泄密埋下了隐患。

      02、流转环节:流转不登记

      案例回顾:

      2016年8月,有关部门在工作中发现,1份标注“机密”的文件资料在某微信群中传播。经查,发布者系某省档案局服务人员孙某。该局在对原始纸质档案资料进行拆封扫描时,因现场工作人员的疏忽,未对档案的复原逐项检查,导致涉案文件落在数字化现场。孙某清理卫生时发现涉案文件内容与其儿子工作有关,遂将其拍成图片格式,发在家庭微信群中,造成泄密。案件发生后,有关部门对孙某作出辞退处理,给予该档案局数字化工作负责人高某党内严重警告处分。

      档案数字化工作具有数量大的特点,往往需要多人同时进行,要求对原始档案的拆封和复原严格登记造册,做好记录,交接时也要认真清点,并出具相关手续。上述案例中,作为数字化工作负责人的高某,未制定和实施严密的数字化工作安全制度,原始档案的出库入库也未仔细检查。

      03、存储环节:存储载体丢失

      案例回顾:

      2015年12月,某市档案局工作人员发现,在对相关档案资料进行现场数字化工作结束后,存储档案数据的1个移动硬盘下落不明,其中包括1份机密级和1份秘密级国家秘密。案件发生后,有关部门对该档案局数字化加工场所现场负责人胡某、李某作出辞退处理,并在单位内部开展保密整改。

      上述案例暴露出有关档案部门保密工作缺乏全程性、跟踪性的问题,胡某和李某作为数字化加工现场负责人,一方面未能妥善保管涉密移动硬盘,另一方面未对档案数字化工作场所的保密管理采取相应措施,导致存储硬盘丢失后无迹可寻。

      提前安装监控录像设施、加强对进出档案数字化场所人员的检查,能够最大限度地避免此类案件的发生。

      04、使用环节:违规复制扩散

      案例回顾:

      2002年12月,有关部门发现,两份秘密级档案资料通过互联网电子邮件被传递。经查,发件人系某州档案局职工李某,其好友印某和刀某以要写论文为由,向李某索要有关方面的档案资料。李某利用职务之便,在档案局系统中找到7份相关档案资料(其中包括2份秘密级国家秘密),并擅自导出至非涉密电脑,通过互联网电子邮箱传递给印某,随后印某转发给刀某,造成泄密。案件发生后,有关部门给予李某留党察看一年、行政记大过处分。

      在上述案例中,一方面暴露出有的档案部门工作人员保密意识薄弱、责任心不强等问题,另一方面也能看出数字化档案资料易于复制和传播、且不容易被监控的缺陷。

      与传统纸质等其他介质的档案资料一样,涉密的数字化档案资料同样应该被严格控制知悉范围,很多别有用心的人正是利用其形式虚拟化的特点,非但不尽职尽责地妥善保管数字化档案资料,反而“监守自盗”,以为没有实体档案的流转,就不会留下“罪证”。

      同时也提醒档案部门要建立后台管理机制,数字化档案资料的使用要“有迹可循”,并严格控制工作人员相关权限,堵住非法复制、传播的口子。

      如何加强档案数字化保密管理?

      01、保密教育

      开展档案数字化专项保密教育,重点从档案数字化的重要性、常见的失泄密情形、保密管理要求等方面,结合生动的案例开展教育培训,加强有关人员的保密意识和保密知识。

      02、保密监管

      强化档案数字化全过程的保密监管,谨慎选择外包公司,完善相关场所的保密设备,对信息设备采取物理隔离,做好技术防范工作。同时也要对工作人员做好身份审核、登记,严格记录具体工作,确保有迹可循。

      03、成果管理

      规范档案数字化成果的管理,做好交接手续,建立完备的后台管理机制,加强对数字档案的安全防护,严格区分涉密与非密,并定期检查。

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