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建设项目档案整理

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匿名  ·  2023-04-10 17:38:38

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  •   建设项目档案是指在建设项目(工程)的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的全套文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

    建设项目档案整理

      建设项目档案整理的流程如下:

      1、划分阶段:理顺关系,将项目建设中形成的归档文件分为:立项阶段、设计阶段、施工阶段、竣工阶段。

      2、剔除不属归档文件:将不属于归档范围的文件剔除。

      3、保证归档文件的唯一性(不重不漏):文件在归档前,必须经过严格的检查,以防止重复或遗漏。

      4、确保原件的归档:归档的文件必须是原件,无法留存的原件须经过复制或副本制作。

      5、检查文件的完整性:归档文件必须完整,不得出现任何遗漏或损毁。

      6、确定归档:根据项目的类型和内容,确定归档的文件和材料,并将其归档到相应的阶段或部门。

      7、划分单位、分部、分项(单元)工程:根据项目的规模和特点,将项目划分为单位工程、分部工程和分项(单元)工程。

      8、组卷工作:将项目文件按照单位工程、分部工程和分项(单元)工程进行组卷,并编制案卷目录。

      9、卷内文件排列:根据文件的重要性和保密程度,将文件排列为正卷、副卷或其他特殊形式。

      10、填写案卷封面、备考表:填写案卷封面、备考表,并在备考表中注明文件形成时间、责任者、题名、页数或页次等信息。

      11、装订案卷:将案卷按照顺序号、文件编号、责任者等信息进行装订。

      12、编制档案索引:根据项目文件的内容和特点,编制相应的档案索引,方便查询和利用。

      建设项目档案整理的重要性在于:

      1、确保项目文件的完整性和准确性,便于后续检索和利用。

      2、为项目的审计和后评价提供重要依据。

      3、为项目的启动和建设提供参考。

      建设项目档案的工作内容包括以下几个方面:

      1、项目立项方面的档案资料:包括项目申报文件、投资计划下达文件、可研报告及申报、批复文件,初步设计(实施方案)及申报批复文件等。

      2、项目开工前期管理方面的档案资料:包括地质勘查报告、施工图设计及报审文件、城建规划、消除安全、开工等批复文件、招投标申报批复文件、评标过程记录、中标通知书、勘察、设计、施工合同等;开户申请批复文件。

      3、工程建设档案资料:包括工程建设技术交底资料,工程预决算资料(耗材);组织招投标机构、制定招投标方案、报批文件,制作工程招标标的(底)、发布招标公告、制定评标方案(评标标准和评标办法)、召开会议、评标,确定中标单位、下发中标通知书、签订合同招标工作会议记录;委托监理合同、监理规划、监理细则、监理日记、监理月报、监理指令文件(监理工程师通知书、监理工程师通知回复单、备忘录、工程停工令、工程开工/复工报审表等)。

      此外,还包括项目验收方面的档案资料,如工程验收报告、工程质量评定报告等。

      建设项目档案整理的意义:

      1、确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

      2、建立档案工作与工程启动同步进行;工程建设过程中,档案材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,同时向基建处档案室提交一整套合格的竣工资料。

      3、各参建单位的材料由甲方代表负责催交。

      建设项目档案整理的要求:

      1、归档的文件材料,必须反应工程项目建设的全过程,保证完整、准确、系统。

      2、投标书、工地例会会议记录、监理总结报告、材料、设备进场使用报验手续、材料、设备检测检验报告、总进度计划、月进度计划表等文件材料,必须完整、准确、系统。

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