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档案整理

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浙江档案整理服务公司

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匿名  ·  2023-04-12 15:52:02

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  •      浙江档科拥有丰富档案管理实战经验的专家团队以及丰富项目经验的实施团队,承接各类档案档案整理外包服务,可以针对各类档案按照国家相关的标准进行整理编目,数据著录,打印目录工作、封皮封面制作等。尤其在文书档案、人事档案、业务档案、科技档案整理方面,有众多的成功案例。档案整理外包服务工作内容包括:鉴定、分类、排序、打码、编制案卷号、目录生成、封皮封面制作、档案装订、装盒、盒脊盒面填写、上架排序、文号索引等。

    浙江档案整理服务公司

      什么是档案整理

      档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。

      什么情况下需要档案整理

      在以下情况下可能需要档案整理:

      1、档案材料过多,需要进行分类。

      2、档案材料过少,需要进行补充。

      3、档案材料有缺失,需要进行补充。

      4、档案材料有错误,需要进行更正。

      5、档案材料不规范,需要进行规范。

      6、档案保管条件不符合要求,需要进行改善。

      7、档案需要进行保密,需要进行加密处理。

      8、档案需要进行解密,需要进行解密处理。

      总之,当出现上述情况时,可能需要对档案进行整理。

      档案整理的流程如下:

      1、确定档案整理单位:将需要整理的档案确定为若干个组件或组卷,以此明确件(卷)的构成以及件(卷)内的排序。

      2、揭示档案之间的内在联系:按照文件材料的形成规律,揭示档案之间的内在联系,以便于整理。

      3、确定档案先后次序:根据档案的来源和形成时间,确定档案的先后次序。

      4、为档案提供唯一标识符:为每份档案提供唯一的标识符,以便于查找和管理。

      5、编制检索工具:根据档案的内容和特征,编制检索工具,以便于查找和利用。

      6、组件(卷)、分类、排列、编号与编目:将整理好的档案组件(卷)、分类、排列、编号,并编制目录,最后进行编目。

      以上是档案整理的一般流程,具体到不同单位和机构可能会有所不同。

      档案整理服务的优点包括:

      1、准确反映企业的成长历程:档案记录着企业成长的全过程,从何时开业,创业者是谁,何时盈利,到何时扩张,战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。

      2、决策制订的参谋和帮手:企业做决策、出方案,需要查找历史数据,进行同比分析或方案对比。档案整理良好的企业,死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。

      3、防患企业商业秘密外泄:企业档案涉及商业机密,如果没有统一整理,任凭管理人员个人处置,势必容易丢失,丢失就有泄密可能。档案不仅要统一整理,而且还有要保密意识。

      4、企业宣传的资料库:档案整理好的企业需要进行宣传时,只需在档案室调取资料就行了,不需要临时抱佛脚,打乱正常工作。档案整理好的企业,宣传资料真实可信,对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。

      5、企业文化的活标本:企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映。做好档案整理的企业,在完善企业文化时,不需要编造,只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善,企业文化的基本内容就有了。

      6、员工成长的断代史:很多企业员工进来时一张表,出去时还是一张表。人事部门对于已经离职的员工档案应定期移交档案管理部门。人事部门应该加强员工档案管理,每年补充、更新员工档案内容,准确及时记录员工成长的脚步,企业人事档案应该成为员工成长的断代史。

      因此,档案整理服务具有非常重要的意义和作用,可以准确反映企业的成长历程,帮助企业做出决策,防止商业秘密外泄,宣传企业文化,记录员工成长的脚步,为企业文化的建设和员工的成长提供重要的参考和依据。

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