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欢迎来到档案界!2025年02月08日
档案信息化建设
档案信息化是档案管理部门面对信息技术革命的积极回应,档案信息化建设意义是档案管理发展的必然选择。对于档案管理工作,其根本意义在于触发并推进了档案管理从理论到实践、从理念到手段的全面革新,提高了管理效率和服务质量。
对于档案管理人员,其意义在于开阔视野,更新观念,提高素质;对于整个社会来讲,其意义在于丰富了公众的信息生活,促进信息产业的发展。
档案信息化建设意义带你了解时代对档案的新看法
1.出现新的来源
来源原则或称全宗原则是重要的档案管理原则。来源指的是档案形成者,包括组织机构或个人。
来源原则要求在档案整理和分类时,同一来源的档案不可分散,不同来源的档案不可混淆。由于组织机构变动频繁,特别是电子世界里文件是动态的数据集合。
档案信息化,这几点意义,带你了解时代对档案的新看法
2.提高档案工作的效率
管理效率的提高意味着以较少的人力、物力、时间完成较高质量或较多数量的工作。信息化过程中档案管理效率的提高主要表现在:
档案管理的自动化;档案实体管理的简化;历史原件的保护;这一系列管理方式的改变,提高了档案工作的效率。
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3.促进交流与合作
档案信息化对于档案工作和档案工作者既是机遇,又是挑战。从技术应用、系统设计到档案利用需求,都在不停地发生变化。
新问题不断涌现,迫切要求档案界加强与外部的交流与合作,学习经验、交流心得,寻求在理念、制度、方法、手段等各方面的支持。
近年来档案界在中外交流以及产、学、研合作方面得到了加强,与信息技术、图书情报、法律、公共管理等领域的交流与合作也有深化趋势。
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4.人员素质提高
档案信息化对档案人员的素质提出了更高的要求,相关档案人员的专业素质、信息素质和综合素养得到了提升,视野、能力、观念得到改善。
从电子文件管理到数字档案馆建设,从对业务流程和业务系统的支撑到公共服务,档案工作者们做了许多创新性工作并获得良好的效果。
什么是档案信息化
所谓档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。
1、基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件,只有建设先进的档案信息网络,才能充分发挥档案信息化的整体效益。
2、档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心,是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一,它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键,也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。
3、应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面,它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。
4、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面,制定标准、规范,并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”,对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通,具有十分重大的意义。
5、人才队伍建设。档案信息化建设,人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才,计算机专业人才,更需要既懂档案业务,又熟悉信息技术的复合型人才。