欢迎来到档案界!2022年12月07日

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档案整理

档案整理的基本方法有哪些

  档案整理的基本方法有哪些?只要是从事人力资源岗位的工作,你就肯定离不开大量的人事资料,而对这些资料的有序整理正是对HR基本功的最大考验。条理清晰的资料和档案,可以提高我们对员工管理的效率,相反的,杂乱无章的资料必然会造成管理的混乱,给我们后续的工作带来阻碍。本文就针对整理企业的档案资料,给大家梳理出档案整理的基本方法的3大整理步骤。

  档案整理的基本方法有哪些

  第一步:确定档案资料的分类

  人事部门所涉及的档案和资料种类繁多,为了方便今后的查找以及后续资料的归档,我们首先要有一个清晰的资料分类规划。这种分类可以根据人力资源的不同板块,再结合企业的日常运作来划分成几个大类,作为一级分类。其次,再根据具体的档案内容进行二级分类,最后可以根据使用的周期(如月度、季度、年度)或部门/职能,进行三级的分类。如图可以给大家一个参考:

  如果今后还有新类别的资料,可以根据原有的划分规则进行添加。这样一来,我们在查找文件的时候,条理就会很清晰,可以迅速定位档案存放的方向。

  第二步:规范档案的格式/模板

  显然,有条理的文档资料应该有一套规范的填写/录入要求,这样的好处是能够让我们快速识别资料的类别,并且迅速地获取到想要的关键信息。对于今后新增的资料,我们只要制作一套规范的模板就可以轻松解决这个问题。尽管制作模板会耗费一定的时间和精力,但模板在今后的应用可以使资料的获取更加方便和快捷,同时也规避了缺漏信息的问题。而对于原有的样式各异的资料,想要重新规整起来确实是一件浩大的工程,不过现在市面上有不少电子档案系统,都可以提供扫描和职能解析的功能,通过这种智能的识别,就可以快速地将格式不一的档案整理成统一的样式,十分的快捷和方便。

  第三步:选择合适的储存方式

  简单来说,档案的储存方式无非是两种,纸质版的和电子版的。相比电子信息,纸张的保存更为麻烦,查找起来也没那么快捷,所以不少企业已经逐渐使用电子档案系统来取代纸质档案。但是话说回来,纸质资料也还是有它存在的必要,目前没有哪家企业能够做到百分百的无纸化办公,更多是电子系统和纸质资料的配合使用。

  在遵循前面的分类规则的情况下,纸质资料应该按照不同的分类存放在指定的区域。在这里,可以再根据常用资料和历史资料进行划分,历史资料可以做好封存,而常用资料可以放在容易查找的地方,并附上台账,避免因为后续使用而导致混乱。倘若是电子资料,只要挑选一款比较好用的电子档案系统,按照第一步将资料进行有序的分类,制定后续更新的规则,便基本能够一劳永逸了。总结一下,想要有效整理企业的档案,其实只要做到3点:有清晰的分类标准(层次清晰),制定明确的录入规范,最后还要及时进行归档。

  档案整理工作的基本程序包括哪些

  档案工作的基本程序一般分收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、提供利用、编研等八个环节.二、档案工作各环节的工作程序

  收集、交接、整理、统计工作

  1、立卷部门兼职档案员(资料员)根据单位制定的档案归档范围,平时做好文件材料的形成、收集、保存,确保归档文件材料完整

  2、兼职档案员(资料员)根据不同各类文件材料的特点,按规定的案卷类目归卷

  3、次年初,兼职档案员(资料员)对收集、积累的文件材料进行整理(初步立卷)

  4、三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导

  5、兼职档案员(资料员)按立卷要求立卷

  6、兼职档案员(资料员)填写移交清单,并向单位档案室移交档案

  7、档案室对案卷进行分类、整理

  8、编制档号

  9、编制案卷目录等各种检索工具

  10、入库

  11、做好档案的统计、保安

  12、开展档案的利用

  13、进行文件汇编,对档案信息进行二次、三次加工。

档案整理的步骤包括哪些

  档案整理的步骤包括哪些是按照文件材料的形成规律,根据科学的理论和方法,把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》提出了档案整理的基本原则,即“遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用”。按照上述原则,档案整理的基本流程包括:确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具,也就是组件(卷)、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

  档案整理的步骤包括哪些

  1、组件(卷)

  档案整理的第一步,就是要确定档案的基本整理单位,即组件或组卷,以此明确件(卷)的构成以及件(卷)内的排序。

  在件的构成中,对于照片、录音、录像、实物档案,一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些,收文一般包括文件处理单、文件正本,发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等,各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前、收文在后,正本在前、发文稿纸和定稿在后。

  组卷(以科技档案为例)时,科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台(套)等分别组卷,管理性科技文件应放入所针对的项目文件中,按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后,案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列。

  2、分类

  分类指的是档案归类,即将完成组件(卷)的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别,揭示档案内在联系,使档案形成一套有机体系。

  文书档案一般采用年度、机构(问题)、保管期限分类项进行复式分类,如:年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构(问题)分类的立档单位,一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)三级分类;规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,可采用两级分类,如:年度—保管期限分类法。

  照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似,但一般按照问题进行分类较为适宜,即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类,实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的,也可以不分问题,采用两级分类。常见的分类方法包括:年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

  3、排列

  排列是在分类方案最低一级类目内,根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内,按时间结合事由排列,同一事由的文件按照形成先后顺序排列;以卷为单位整理的科技档案,科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列,设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列;照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

  4、编号

  档案编号是对分类排列后的档案编制档号。档号是在档案整理过程中赋予的一组数字、字符的集合,能够反映档案的基本属性,指示档案在全宗中的位置。

  以件为单位整理档案,按照年度—机构(问题)—保管期限进行分类的,其档号结构为:全宗号—档案门类代码·年度—机构(问题)—保管期限—件号。比如,Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件,按照规则确定的档号为:Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”进行分类的,其档号结构为:全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案,去掉机构(问题)分类要求,按照本规则确定的档号为:Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

  以卷为单位整理的档案,其档号结构为:全宗号—目录号(类别号、项目号)—案卷号—件、页(张)号,比如,Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件,按照本规则确定的档号为:Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

  5、编目

  编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录,以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果,依据档号顺序,逐卷、逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下,档案目录不仅仅体现为纸质目录,同时也体现为电子目录,既方便手工查阅、档案交接,又方便计算机检索。需要注意的是,使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的,项目内容应直接输入完成,不加入空格、回车,以免影响数据完整性,给数据检索带来麻烦。

  虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同,但在具体要求上存在一定差异,尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题,《规定》提出了“卷件融合”新思路,从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来,实现档案资源的融合管理。

  档案整理的工作内容是哪些

  1、将全部文件收集起来。文件归档工作是按一定周期进行的,可能是一年,也可能是一个季度,因此进行归档工作时,首先要以年或者季度为单位,将所有文件收集齐全,确保后期归档工作顺利进行。

  2、按照相关章程进行筛选。一般来说,没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件无需保存,此类文件可以首先剔除并进行销毁,剩余文件则可根据本机关单位关于文件归档管理的具体要求进行筛选。

  3、划分类别和级别。筛选工作完成后,档案管理人员可以先按照文件所属部门名称进行横向分类,再按照上下级的隶属关系进行纵向排列,无法划分级别的文件,可酌情与本部门文件并列归档。

  4、确定保管期限。凡是在本机关实体及其职能上能构成全局程度影响的文件,均需要永久保存,其余归档文件可根据其价值的影响时长及相关规章制度来预留足够的保管期限,不可过早销毁。

人事档案整理工作的内容

  人事档案整理工作的内容包括人事档案实体管理、人事档案信息管理、人事档案业务指导等方面的内容。

  1、人事档案实体管理工作

  人事档案实体管理工作是管理记录有人事档案信息的档案原件本身,它是相对于人事档案信息管理工作而言的。人事档案实体包括载体与内容信息两个方面,其中,载体是指记录人事档案内容的纸质、磁质、光盘等物质材料,内容信息包括这些载体上记录的档案信息。人事档案实体管理工作就是指对上述档案的收集与补充、鉴别与鉴定、整理与保管、变动登记与转递、提供利用服务等。

  2、人事档案信息管理工作

  人事档案信息管理工作是指管理人事档案原件实体上记录的信息。显然,随着各种人事档案管理信息系统的开发与应用,人事档案信息便脱离了人事档案原件而存在,并以此为依据对个人的基本情况、培训情况、证照情况、学习培训情况等进行综合管理。随着现代信息管理理论与信息技术的发展,人事档案工作中也越来越多的需要对人事档案实行信息化管理,对人事档案实体上的各类信息可以根据不同需要进行重新组织,便于从不同角度进行检索利用,这已成为人事档案工作的重要内容之一。

  3、人事档案工作业务指导与研究

  人事档案业务指导工作是指上级组织、人事档案部门根据党和国家管理人事档案工作的方针政策、法规、制度和办法,对下级组织、人事档案部门的工作提出任务和具体要求,对下属单位的人事档案工作进行监督、检查、督促,发现问题,及时解决问题,处理人事工作与其他工作的关系,推进人事档案工作发展。

  人事档案业务研究工作是指组织、人事部门根据社会发展和人事制度改革的进程,对人事档案工作面临的新情况、新问题,进行深入研究,提出解决方案的工作。人事档案工作中的矛盾,管理体制改革,如何实现人事档案现代化管理,如何开发与利用人事档案信息资源,如何使人事档案管理工作逐步走向科学化、规范化、法制化道路等问题都是人事档案工作中亟待研究的问题。而且这些问题与矛盾是需要长期研究的,旧的问题与矛盾解决了,新的问题与矛盾又会产生,人事档案工作就是在这种矛盾运动中不断得到发展。

  5、人事档案人员教育与培训工作

  人事档案人员教育与培训工作,是对从事档案管理人员进行各种形式的培训,包括全面教育、上岗培训、在职培训等,以帮助人事档案从业人员提高人事档案业务水平和服务质量的重要工作。

  人力资源档案管理工作内容是:

  (1)保存人事档案材料,负责收集、整理、归档;

  (2)保留全民干部身份,负责干部统计、工龄计算、档案工资调整等;

  (3)保存流动人员专业技术职称及有关材料;

  (4)按规定向有关单位提供使用或转递存档人员的档案材料;

  (5)负责为保留干部身份的存档人员出具有关证明材料。

婚姻档案整理与移交

  档案工作越来越重要,那么关于婚姻档案整理与移交,你有什么困惑呢?本文主要对婚姻档案的分类、整理的原则、婚烟档案材料整理的要求进行简单讲解,希望能够帮助到你。

  婚姻档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录,是依照国家法律确定为事实婚烟及正式离婚的法律文书组合体,它真实记录了个人在婚姻登记时的户口、婚姻状况及能证明个人具体情况的材料。

  婚姻档案的类型有哪些?

  婚姻登记档案按照年度(婚姻登记性质)分为四类:

  1、结婚登记类

  2、撤销婚烟类

  3、离婚登记类

  4、补发婚烟登记证类

  注:1、人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚烟的判决书副本归入撤销婚烟类档案。2、婚姻无效或者撤销婚姻的,应当在当事人原婚姻登记档案的

  《结婚登记审查处理表》的“备注”栏中注明有关情况及相应的撤销婚姻类档案的档号。

  婚烟档案整理的原则?

  (一)婚姻登记材料按照年度归档。

  (二)一对当事人婚姻登记材料组成一卷。

  (三)卷内材料分别按照规定的顺序排列。

  (四)以有利于档案保管和利用的方法固定案卷。

  (五)对案卷进行分类,并按照办理婚姻登记的时间顺序排列。

  (六)在卷内文件首页上端的空白处加盖归档章,并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度人室编卷号、馆编卷号和页数等项目。

  (七)按室编卷号的顺序将婚姻登记档案装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊和备考表的项目。

  (八)按类别分别编制婚姻登记档案目录。

  (九)每年的婚姻登记档案目录加封面后装订成册,一式三份,并编制目录号。

  婚烟档案材料整理的要求?

  (一)当年的婚姻登记材料应当在次年的3月31日前完成立卷归档;

  (二)归档的婚姻登记材料必须齐全完整,案卷规范、整齐,复印件一律使用A4规格的复印纸,复印件和照片应当图像清晰;

  (三)归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目,使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写;婚烟登记档案目录应当打印;备考表和档案目录一律使用A4规格纸张。

  移交婚姻档案案卷①质量要求

  1、文件材料收集齐全完整,年度划分、分类准确。

  2、保管期限统一规定为100年。

  3、卷内婚姻登记材料按时间先后顺序进行排列,案卷标题一律题写为“xx乡镇xxxx年度婚姻登记材料”,字数在80个字以内,书写工整。

  4、案卷标题和卷内目录全部录入计算机,移交时打印和备份的机读目录各移交一套。

  移交婚姻档案案卷②外形要求

  1、采用由档案部门监制的规范化的档案卷皮、卷内文件目录、全引目录、案卷目录等装具材料。

  2、填写案卷封面。应用毛笔或黑色墨水钢笔按规定逐项填写清楚,字迹工整、清晰。

  3、案卷装订。装订之前,须去掉卷内材料上的订书针、曲别针、大头针等金属物,对破损的文件进行裱糊;装订应结实整齐,不压字,不掉页,不倒页,不损坏文件,不妨碍阅读。案卷采用三孔一线的方法装订,结头放在文件的底部、卷皮之内。

  移交婚姻档案案卷③排列编目要求

  1、卷内材料排列。卷内婚姻登记表格等材料按其形成时间先后顺序排列。婚姻登记表格在前,附件材料在后。

  2、卷内材料编号。应按卷内婚姻登记表格等材料排列顺序依次编写页号。应在有文字、图样的每页文件正面右上角、背面左上角编写页号。

  3、填写卷内文件目录。按照卷内材料的排列顺序,逐件填写卷内文件目录。文件标题应照实抄录。文件标题一律书写为“XXXXXX婚姻登记材料”,卷内文件目录放在卷首。

  4、填写卷末备考表。每卷卷尾应填写卷内备考表,说明卷内材料缺损、修改、补充、销毁等情况,填写立卷人、检查人和时间,以示负责。

  5、案卷排列。依照年度、时间先后顺序排列并编流水号。

  6、编制档案全引目录。档案全引目录由立卷说明、案卷目录和卷内文件目录组成。立卷说明应简单扼要地反映立档单位基本情况及案卷数量、分类原则、整理状况、存在问题等。案卷目录须按照案卷的排列顺序,逐卷填写。

  以上就是小编通过学习婚姻档案相关知识,总结的婚姻档案整理与移交的相关内容,婚姻档案对我们来说至关重要,我们都要做好婚姻档案管理的相关工作。

文书档案整理验收报告

  文书档案整理验收报告应这样写:一是写清楚验收资料的基本情况,主要包括验收了多少个单位、多少个类别、每个类别有多少份资料,以及验收的总份数。二是写清楚参加验收的人员,主要包括具体人数及每人的身份、职务。三是写清楚验收的结论,主要包括有多少份资料合格,多少份不合格,存在哪些问题等。

文书档案整理验收报告

  文书档案整理验收报告

  一、机构与组织管理

  长期以来,我单位把档案工作列入了单位工作的重要议事日程,在年度目标考核中作为一项重要内容予以考核。建立了相应的管理体制,明确了党委副书记为组长和各股室负责人为主要成员的领导小组,同时明确了各部门及人员的档案管理职责,档案资料具体由办公室统一负责收集、整理、登记、归档、借阅,配备有业务能力强且相对稳定的兼职档案工作人员,并积极参加县档案局的`业务培训,所需人员、经费、设备设施等基本能按时予以解决,做到了制度健全、管理规范,确保了档案工作渠道畅通,能够适应本单位档案工作的需要。

  经自查,我单位机构组织与管理项目自查得分:18分。

  二、基础设施

  我单位配备了专门库房、计算机、复印机对档案资料进行管理,配有专门档案柜架基本能容纳10年以上的档案,档案装具统一在县档案局购买。

  经自查,我单位档案管理基础设施项目自查得分:11.5分。

  三、业务建设

  我单位文件资料严格按照有关规范要求归档,各类档案齐全完整,参照县档案局相关文件要求编制了我单位《机关文件材料归档范围》和《文书档案保管期限表》,保管期限划分明确,档案案卷质量符合国家规定,档案保存完好,档案的现代化管理工作纳入了单位信息化建设规划,与办公自动化工作同步进行。

  经自查,我单位档案管理业务建设项目自查得分:43分。

  四、开发利用

  我单位编制了全宗介绍、大事记、基础数据资料汇编,以及基本检索工具,实行了借阅和利用效果登记。按照程序提供档案查阅服务,发挥了档案利用的积极作用。

  文书档案整理验收报告第2篇

  近年来,市政务服务中心高度重视档案工作,采取有力措施,进一步建立健全了机构,规范建设了档案室,落实了工作制度,强化了工作管理,档案管理工作日趋规范化、标准化、科学化。根据广安市档案局《关于印发<广安市档案工作目标管理绩效考核办法>(实行)的函》(广市档函〔xxx5〕1号)精神,我单位组织专人对xxx5年档案工作开展情况进行了自查。现将自查情况报告如下。

  一、组织机构健全

  为进一步加强对档案工作的管理,中心党组明确了工作管理体制,确定由中心党组成员、纪检组长分管此项工作,综合科具体负责档案工作的开展,并配备有德才兼备、政治可靠、忠于职守、遵纪守法和保密意识较高的同志为兼职档案管理人员,对各门类各年度档案从实体上实行了集中保管。同时,将档案经费列入了中心的经费预算,确保所需费用能实报实销,完全满足了档案工作的需要。

  二、基础设施完备

  为规范档案存取和调阅,中心专门腾出1间办公室用作档案室,配置档案柜8组,档案装具式样、规格及质量符合国家标准。档案室条件完备,配备了防盗门、铝合金窗户,重新粉刷了墙壁,铺了防潮地砖,基本符合档案室防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防蛀的要求,保证了档案的安全存放。

  文书档案和电子档案分类保存完善,归档文件的质量符合规范要求,存档底稿、签批修改一律使用碳素墨水或黑色中性笔,存档底稿有印章。档案人员办公室配备了办公桌椅,有数量充足的整理档案所需用具,并配备有电脑、复印机等,使档案室在管理方面有了可靠的物质保障。根据档案工作的发展和需要,除了建立文字档案,中心统一使用了档案管理软件,建立了档案案卷级、文件级目录数据库,启动了全文数字化工作。

  三、管理制度健全

  结合中心实际情况,我们建立健全了八项档案管理制度,即:档案保管制度、档案查、调阅利用制度、档案收集制度、档案整理制度、档案工作安全管理制度、档案统计制度、档案保密制度、档案员岗位职责。这些工作制度在档案管理中发挥了较好的作用。xxx4年前,各种档案收集齐全,整理规范,并按时移交至市档案局;在平时工作中,建立了档案统计簿册和台账,并及时报送了统计报表等资料。

  四、加强人员培训

  近年来,中心多次组织档案工作人员参加市档案局组织的档案培训,通过认真学习贯彻执行《档案法》和《档案法实施办法》,切实提高了档案工作人员的理论水平和实际操作技能。

  通过此次自查,中心领导、档案工作人员及全体干部职工,增强了档案安全意识,牢固树立了安全防范意识,并在检查中进一步消除了安全隐患。今后,中心将继续按照此次检查的精神和要求,把档案安全体现在实际工作中,落在实处,认真坚持下去,始终确保档案的安全和完整。

  文书档案整理验收报告第3篇

  20xx年以来,我司档案管理工作在公司总部的正确指导下,认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《******公司档案管理办法(试行)》,以实现档案管理的规范化、标准化和科学化为目标,狠抓档案管理质量,不断加强档案整理水平。从行政公文的收集、整理、归档到保管利用过程,切实做到档案的完整和安全。现将我司档案管理自查情况报告如下:

  一、加强组织领导,档案管理体制更加健全。

  近年来,公司领导高度重视档案管理工作,始终将档案管理工作纳入日常工作日程。以职能建设为基础,以规范管理为核心,进一步完善了档案管理工作机制,先后建立健全了由公司领导任组长,各部室负责人为成员的档案管理工作小组,实现了档案目标管理工作的统一领导、统一规划、统一管理,形成了公司领导挂帅、各部门分管、档案管理员具体负责的管理网络,使我司的档案管理工作迈上新台阶。

  二、强化制度管理,档案管理工作更加规范。

  为做好档案管理工作,我司在原有的基础上,加强了对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实。在档案收集整理工作方面,我们从严要求,切实加强文件的收、发工作,严格登记、科学分类、组卷合理、编目规范,努力做好文件装订、排列、编号、编目、装盒等工作,保证归档文件材料的完整、准确、系统。在档案材料保密工作方面,我司定期做好法律法规、制度规定的宣传工作,加强档案管理人员的保密意识,增强对归档文件材料的保密力度,实行专人保管、专人查阅、集中归档,保证档案资料的安全和利用。在档案基础设施方面,我司根据资金的实际情况,配备了铁柜、空调、灾火器等办公设施,基本上满足了“防潮、防霉、防鼠、防虫、防火、防尘、防光、防高温”的'八防要求,确保了档案的完整和安全。

  通过一系列手段和措施,我司进一步提高了档案工作的管理水平,做到了“规章制度上墙、工作意识进脑、管理理念入心”,公司上下呈现出依法治档、规范管档、人人重档的良好局面。

  三、明确工作目标,档案业务建设更加有序。

  根据档案工作的有关规定,我司结合自身实际,制订了规范的档案分类方案、保管期限、归档范围等,对形成的文书、会计、业务等档案资料分门别类按规定进行整理、编目。各门类文件资料归档率为100%,完整率为100%。截至目前,共形成档案总数2914件,其中:文书档案2408件(永久1020件,长期346件,短期1042件),会计档案382件(永久17件,长期365件),业务档案124件。

  通过自检自查,我司的档案管理工作虽然取得了一定的成绩,但与总部领导的要求还有一定差距,主要表现在:一是各部室的档案责任意识方面有待加强;二是在开发利用方面有待深入探讨,跟踪利用效果反馈不够;三是由于实际客观因素限制,档案方面的专题培训还有待加强;四是档案管理的基础设施有待进一步完善。

  针对以上问题,我们制定了整改计划:(1)档案管理工作要建立在平时认真、仔细、及时的基础上,在日常工作中,要随时进行整理、分类、归档,做到规范化管理;(2)加大宣传力度,进一步组织学习档案管理基本知识,充分认识档案工作的重要性;(3)加强监管工作,档案管理人员要定期对公司的文件资料进行保密检查,发现问题及时纠正,把隐患消灭在萌芽状态;(4)进一步加强制度落实力度,做到有章可依、有章必依、违章必究;(5)进一步抓好软硬件建设,确保档案安全。

  在今后的工作中,我司将继续深入贯彻执行公司总部的文件精神,加强措施,加大力度,努力改进档案管理中存在的问题,完善档案管理制度,力争使档案管理工作更上一层楼。

  文书档案整理验收报告第4篇

  根据省局《关于开展干部人事档案审核工作检查的通知》(*****号)要求,我局对开展好干部人事档案审核自查工作高度重视,精心组织,周密安排,明确工作职责,认真制定实施方案,按照既定时间要求和干部人事档案管理规定,及时组织开展档案审核自查工作。现将有关情况报告如下:

  一、严格规范管理,充分发挥干部人事档案重要作用

  我市**系统现有在编在职职工***人,离退休人员***人。近年来,我局坚持以干部人事档案管理规定为指导,以实现档案管理的规范化、标准化和科学化为目标,把提高干部人事档案管理水平作为干部工作的基础性工作,在不断提高干部人事档案管理水平的基础上,认真查找档案管理工作中存在的薄弱环节,制定整改措施,不断提高档案管理的规范化水平。注重加强平时管理工作,认真把好材料收交关、审核关,健全材料转递转送制度,全力做好干部人事档案的整理审核、归档利用工作。加快档案室基础设施建设,配备了空调机、温湿计、灭火器等必要的办公设备,保证了档案室的防火、防盗、防虫、防潮等防范措施,保证了档案安全。注重发挥干部档案在干部使用中的作用,在酝酿提拔干部过程中,对照《干部任用条例》对干部基本信息进行检查核对,确保用人、识人的准确性。

  二、认真审核自查,按质按时顺利开展人事档案整理工作

  (一)加强学习,进一步提高档案管理业务水平

  干部人事档案是干部成长经历的真实反映,是做好干部工作的重要基础和依据。为做好此次干部人事档案审核自查工作,进一步加强对干部人事档案管理规定和省局通知精神的学习,不断提高对人事档案工作重要性的认识,充分认识到档案工作在为干部工作服务、为班子建设服务和为领导决策服务中所发挥的重要作用,为优质高效地做好档案审核工作提供了思想保证。在档案审核过程中,主要做到以下几点:一是明确责任和要求。在档案审核工作开始之初,及时组织档案管理人员学习中组部、省委组织部和省局关于干部人事档案审核的标准、程序和要求。同时,按照干部人事档案审核的工作程序和要求,将档案审核工作细化为审核、装裱、录入、装档、材料收缴五个步骤,明确各步骤工作任务和工作责任。二是重点明确。在全面整理每一卷档案的基础上,把干部“三龄一历”核定作为干部人事档案审核工作的重点,逐项审核清查,做到全面收集材料、仔细鉴别材料、规范整理材料,认定干部的“三龄一历”时间清楚,事实准确,说服力强。三是目的明确。把档案工作的准确、真实作为干部人事档案工作的最终目的,逐人逐项审核确定,力求材料的真实性和准确性。同时,从严格工作程序着手,每卷档案材料都注重从前后印证中审核信息,确保审核工作的质量。

  (二)采取多项措施,确保自查工作顺利有效进行

  为切实加强干部人事档案审核工作的组织领导,确保干部人事档案审核工作顺利进行,我局把干部人事档案自查工作摆上重要议事日程,在领导力量、工作力量上予以倾斜,一是工作力量到位。

  针对此次干部人事档案审核工作时间紧、任务重、要求高的实际,在系统内抽调了2名政治素质好、工作责任心强,有一定档案工作经验的党员干部,与现有人事档案管理人员组成档案整理审核工作组,开展档案审核工作。二是经费保障到位。根据档案审核的需要,我局拔出专用资金,添置了办公桌椅等设备,以及整理、装订档案所需的裁纸刀、档案盒等辅助材料,改善了档案室办公条件。

  (三)注重质量,高标准严格档案整理工作

  在档案审核过程中,着眼于提高质量和落实进度,进一步明确责任,强化措施,扎实推进干部人事档案审核工作。

  一是突出严肃性,严把审核“质量关”。全面清理库存档案,分类整理,采取初审和复审交叉进行的方式,形成了层层负责的监督机制。二是突出准确性,严把审核“准确关”。对档案中的原有材料和新补充材料,逐份审查,准确鉴别,特别针照“三龄一历”,采用核对工作简历等方法进行甄别;对缺少年度考核、调资、任免审批表等要件材料,对照履历表,认真查找补充;对“三龄一历”等基本信息不实的,本着尊重历史、尊重事实的原则,认真查阅原始资料,确保归档材料的准确性。三是突出完整性,严把材料“收集关”。坚持档案审核、信息反馈和材料收集同步进行、循环往复。四是突出时效性,严把工作“效率关”。

  (四)以自查为契机,进一步提高干部人事档案管理水平

  结合这次自查工作,对照中组部《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》和省局印发的《干部人事档案审核验收评分标准及处理办法》,进一步加强了干部人事档案的规范化管理水平。

  一是进一步建立健全了干部人事档案转递、缺失材料补充、查阅干部人事档案审签等多项工作制度。二是严格工作程序。按照档案管理的有关要求,进一步严格工作程序,加强档案管理,提高了档案管理的规范化水平。

  这次干部人事档案自查工作时间紧、任务重、要求高,我们将继续严格遵照省局通知要求,进一步完善干部人事档案审核整理工作,积极做好迎接省局检查的各项准备工作,推动我局干部人事档案管理工作再上新台阶。

文书档案整理分类方法

  文书档案整理分类方法,首先是归档和不归档的范围,其次是归档文件的期限,新规则是永久、30年、10年,然后每个期限再按发文、收文排列,收文按国家、省、市、县顺序排列,同一事件排在一起。

  文书档案整理分类方法

  一、文书档案整理的步骤

  ”

  1、收集—2、分年度—3、确定归档范围—4、分类(归档方法)—5、立卷(整理成件)—6、分保管期限—7、文件排列—8、装订—9、编号—10、数页码—11、装盒—12、编目—13、放置备考表—14、上架。

  “

  二、文书档案整理的具体方法

  ”

  1、收集

  文件材料的收集对象:反映本单位主要职能活动的,应该立卷归档的文件材料,包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件(包括会议记录),领导人讲话稿,电话记录、出版物原稿(附原本),各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。

  第一类:收来文件,指本机关收到的从外机关发送来,通常又叫收文。

  第二类:对外文件,指的是本机关(或本部门)对外发出的文件,通常又叫发文。

  第三类:内部文件,指的是本机关拟制的,并且是在本机关内部使用的文件。如:“白头文件”:

  (1)会议文件,包括本机关召开各种会议文件材料,包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议,领导外出开会带回的会议文件材料。

  (2)本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单,本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。

  (3)合同、协议、出版物原稿(附原本)

  (4)重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。

  (5)会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)

  (6)本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。

  2、分年度

  按文件所形成的年度归档,不同的年度的文件一般不得放在一起归档,但跨年度的请示与批复放在复文年归档,没有复文的放在请示年归档。

  3、确定归档范围

  (1)、文件材料归档范围

  (2)、不归档的文件材料的范围

  不归档范围文件材料主要有两部分:一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。

  4、分类(归档方法)

  第一种方法:直接分保管期限。这种方法适用范围比较广,绝大多数单位只要按保管期限来分就可以了,每年编一个流水号。

  第二种方法:在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案,将文件按分类方案进行立卷,一般采用年度—组织机构(或问题),这种方法对文件资料比较多的单位适用,如区委办、政府办等单位。

  5、立卷(整理成件)

  在立卷归档工作中应注意问题:

  (1)本单位形成的文件材料是立卷归档的重点。

  (2)立卷归档中,不仅要注意收集以纸张为载体的文件材料,还要注意其它载体的文件材料,如反映工作活动的照片、录音带、录像带、计算机盘片等。

  (3)要保证文件材料的齐全完整。①正件与附件要齐全完整。文件的正件与附件是具有同等效力,所以凡是有附件的文件,一定要保证正件、附件的齐全完整。②文件的正本与定稿要齐全完整。在归档本单位的正式对外发文时,除了要收集正本即打印本外,还要把定稿即经过领导审核签发的底稿与文件签发单,同时与正本一并收集归档。③同一问题的请示、批复要齐全完整。属同一问题的请示、批复,在归档时应齐全完整,不能“分家”,要一并归档组卷。(有请示不一定有批复,但有批复就一定要有请示。)

  (4)、要加强“帐外”文件和业务文件的归档。“帐外”文件,是指没有经过收发登记的文件,是无据可查的文件,主要包括:领导外出开会、检查工作带回的重要的文件材料;机关内部形成的规章制度、计划、总结、各种会议记录等内部文件;各种合同、协议、简报、刊物、调研材料、基本数字统计报表;重要会议或重要活动向新闻媒体发出的新闻稿;有些不经过收发、却是本单位业务活动,直接由单位领导“亲启”的文件材料等。

  6、分保管期限

  按照国家新的规定,2006年起的文书档案的保管期限划分为永久、定期(分30、10年)两种。

  (1)永久、凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保管。

  (2)定期、凡是反映本单位一般工作活动,在一定时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料,列为定期保管。在定期保管期限内,根据利用价值可分为30、10年保存。(注意:2006年前的文书档案的保管期限仍划分为永久、长期、短期三种,其中长期为16-50年、短期为15年以下。)

  7、文件排列

  应按其相互之间的联系,有条理地进行排列。

  (1)第一种方法:按时间先后排列,文件落款时间就是归档时间,按文件落款时间先后排列。会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可以集中排列。

  (2)第二方法:按上下级关系排列,从大到小顺序排列,先排上级机关从国家级—自治区级—市级—本级—下级机关。在排列各级机关文件时,大家可以先排有文号的文件,在同一文号下,按文号先后顺序排列,然后再排白头文件,对那些白头文件可以按时间先后排列。

  8、装订

  (1)按件装订:一般以每份文件为一件。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在

  前,复制件在后;转发文前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

  发文装订顺序:正文—领导签发单—底稿;来文装订顺序:来文—单位处理签(有领导重要批示才存,只是传阅签名的不存。)

  (2)去除金属钉,换不锈钢钉。

  9、编号

  归档文件应依排列次序逐件编号。在文件首页右上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、室编件号、机构或问题、期限、馆编件号六项,其中年度、室编件号、期限为必备项。(同年度和期限的连续编号,换盒时也要连着编;不同年度和期限的另外编号。)

归档章的格式:

(全宗号)

(年度)

(室编件号)

(机构或问题)

(保管期限)

(馆编件号)

  (全宗号)

  (年度)

  (室编件号)

  (机构或问题)

  (保管期限)

  (馆编件号)

  10、数页码

  可以用铅笔标记在首页的右下角,编目时直接录入每件的总页码。

  11、装盒

  归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写盒面及盒脊有关内容。(盒面填写单位名称,盒脊填写年度、期限、起止件号等。

档案盒盒脊项目及填写方法,如:

全宗号        **

年度      2017

保管期限    永久

机构(问题)  

起止

件号

室   **至**

盒号       1  


  12、编目

  归档文件应依顺序编制归档文件目录,归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。(归档文件目录录入GD2000档案软件自动生成,无软件的单位要手工逐件编制)。

归档文件目录,如:

件号

责任者

文号

题名

日期

页数

备注

6

XX市XX区XX局

XX发[2017]**号

关于……的通知

2017.03.26

9


  每年的归档文件目录应按一定顺序统一装订成册,并要编制封面,便于查找利用。

  


目录封面格式,如:

归档文件目录

全宗名称:XX市XX区XX局

年度:2017

保管期限:永久

机构(问题):


  13、放置备考表

  每盒归档文件都应放置一份备考表。备考表应填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期,并放置盒底。

  14、上架

  将整理完毕的档案按一定顺序排列上架进柜。

水利工程档案整理规范

  第一条为了进一步加强水利工程建设项目档案(水利工程档案整理规范)规范化管理,根据《中华人民共和国档案法》《政府投资条例》《建设项目档案管理规范》等法律法规和标准规范,结合项目档案管理工作实际,制定本规定。

水利工程档案整理规范

  第二条项目档案是指水利工程建设项目在前期、实施、竣工验收等各阶段过程中形成的,具有保存价值并经过整理归档的文字、图表、音像、实物等形式的水利工程建设项目文件(以下简称项目文件)。

  第三条项目档案工作是水利工程建设项目建设管理工作的重要组成部分,应融入建设管理全过程,纳入建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理和岗位责任制,与建设管理同步实施,所需费用应列入工程投资。

  第四条项目档案应完整、准确、系统、规范和安全,满足水利工程建设项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。

  第五条涉及国家秘密的项目档案管理工作,必须严格执行国家和水利工作中有关保密法律法规和规定。

  第六条各级水行政主管部门、流域管理机构应按照管理权限和职责范围,会同档案主管部门做好项目档案监督检查和指导工作。

  第七条本规定适用于大中型水利工程建设项目(含1、2、3级堤防工程,包括新建、扩建、改建、除险加固等项目)的档案管理活动。其他水利工程建设项目可参照执行。

  水利工程建设项目档案管理规定

  第一章总则

  第一条为加强水利工程建设项目(以下简称"水利工程")档案管理工作,明确档案管理职责,规范档案管理行为,充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规范,结合水利工程的特点,制定本规定。

  第二条水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

  第三条水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导,将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中,明确相关部门、人员的岗位职责,健全制度,统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。

  第四条本规定适用于大中型水利工程,其他水利工程可参照执行。

  第二章档案管理

  第五条水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作;在签订有关合同、协议时,应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求;检查水利工程进度与施工质量时,要同时检查水利工程档案的收集、整理情况;在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时,要同时审查、验收工程档案的内容与质量,并作出相应的鉴定评语。

  第六条各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责,共同抓好水利工程档案工作。

  第七条项目法人对水利工程档案工作负总责,须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作,并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人,应设立档案室,落实专职档案人员;其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。

  第八条勘察设计、监理、施工等参建单位,应明确本单位相关部门和人员的归档责任,切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作;属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料,在完成收集、整理、审核工作后,应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。

  第九条工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人,须按要求将工作中形成的应归档文件材料,进行收集、整理、归档,如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。

  第十条水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据,应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关,凡参建单位未按规定要求提交工程档案的,不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的,项目法人不得返还其工程质量保证金。

  第十一条大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房,配备必要的档案装具和设备;其他建设项目,也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。

  第十二条项目法人应按照国家信息化建设的有关要求,充分利用新技术,开展水利工程档案数字化工作,建立工程档案数据库,大力开发档案信息资源,提高档案管理水平,为工程建设与管理服务。

  第十三条项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》(附件1)。国家重点建设项目,还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》(附件2)。

  第三章归档与移交要求

  第十四条水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。

  第十五条《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》(附件3)是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际,补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。

  第十六条水利工程档案的归档工作,一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责;监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续,监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

  第十七条水利工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T1182-2000)。归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统;形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字(章)手续完备,归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/T10609.3-1989)要求统一折叠。

  第十八条竣工图是水利工程档案的重要组成部分,必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖"竣工图章"(附件4-1),有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图:

  (一)按施工图施工没有变动的,须在施工图上加盖并签署竣工图章;

  (二)一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的,可在原施工图上更改,在说明栏内注明变更依据,加盖并签署竣工图章;

  (三)凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变,或图面变更超过1/3的,应重新绘制竣工图(可不再加盖竣工图章)。重绘图应按原图编号,并在说明栏内注明变更依据,在图标栏内注明"竣工阶段"和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署"竣工图确认章"(见附件4-2)。

  第十九条水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人,负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作,归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故,必须要有完整的声像材料归档。

  第二十条电子文件的整理、归档,参照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。

  第二十一条项目法人可根据实际需要,确定不同文件材料的归档份数,但应满足以下要求:

  (一)项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料(当二者为一个单位时,应异地保存1套);

  (二)工程涉及多家运行管理单位时,各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料;

  (三)当有关文件材料需由若干单位保存时,原件应由项目产权单位保存,其他单位保存复制件;

  (四)流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程,项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料(具体内容参见附件3)。

  第二十二条工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级,并须填写工程档案交接单(见附件5)。交接双方应认真核对目录与实物,并由经手人签字、加盖单位公章确认。

  第二十三条工程档案的归档时间,可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档,也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作,应在工程竣工验收后三个月内完成。

  第四章档案验收

  第二十四条水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容,应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程,不得通过档案验收;未通过档案验收或档案验收不合格的,不得进行或通过工程的竣工验收。

  第二十五条各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收,应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收,由水利部办公厅档案部门派员参加;流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收,由相应的档案管理部门派员参加;其他单位组织的有关工程项目的验收,由组织工程验收单位的档案人员参加。

  第二十六条大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行;正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。

  第二十七条水利工程在进行档案专项验收前,项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检,确认工程档案的内容与质量已达要求后,可向有关单位报送档案自检报告,并提出档案专项验收申请。

  档案自检报告应包括:工程概况,工程档案管理情况,文件材料的收集、整理、归档与保管情况,竣工图的编制与整编质量,工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。

  第二十八条档案专项验收的主持单位在收到申请后,可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定,对具备验收条件的项目,应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时,可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。

  第二十九条档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下:

  (一)听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告;

  (二)听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告;

  (三)对验收前已进行档案检查评定的水利工程,还应听取被委托单位的检查评定意见;

  (四)查看现场(了解工程建设实际情况);

  (五)根据水利工程建设规模,抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8%,其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%;抽查档案总量应在200卷以上;

  (六)验收组成员进行综合评议;

  (七)形成档案专项验收意见,并向项目法人和所有会议代表反馈;

  (八)验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。

  第三十条档案专项验收意见应包括以下内容:

  (一)工程概况。

  (二)工程档案管理情况:

  1、工程档案工作管理体制与管理状况

  2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量

  3、竣工图的编制质量与整编情况

  4、工程档案的完整、准确、系统性评价

  (三)存在问题及整改要求。

  (四)验收结论。

  (五)验收组成员签字表。

  第五章附则

  第三十一条本规定由水利部负责解释。

  第三十二条本规定自2005年12月10日起施行,原水利部制定的《水利基本建设项目档案资料管理规定》(水办[1997]275号),同时废止。

文书档案整理的步骤

  文书档案整理的步骤:收集是归档文书档案管理整理的前提、根本,没有收集齐全完整的文件材料,归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此,收集应归档的文件材料必须保证齐全完整;收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施:

  文书档案整理的步骤和方法

  文书档案整理的步骤:

  1、收集—2、分年度—3、确定归档范围—4、分类(归档方法)—5、立卷(整理成件)—6、分保管期限—7、文件排列—8、装订—9、编号—10、数页码—11、装盒—12、编目—13、放置备考表—14、上架。

  文书档案整理的方法:

  1、收集

  文件材料的收集对象:反映本单位主要职能活动的,应该立卷归档的文件材料,包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件(包括会议记录),领导人讲话稿,电话记录、出版物原稿(附原本),各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。

  第一类:收来文件,指本机关收到的从外机关发送来,通常又叫收文。

  第二类:对外文件,指的是本机关(或本部门)对外发出的文件,通常又叫发文。

  第三类:内部文件,指的是本机关拟制的,并且是在本机关内部使用的文件。如:“白头文件”:

  (1)会议文件,包括本机关召开各种会议文件材料,包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议,领导外出开会带回的会议文件材料。

  (2)本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单,本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。

  (3)合同、协议、出版物原稿(附原本)

  (4)重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。

  (5)会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)

  (6)本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。

  2、分年度

  按文件所形成的年度归档,不同的年度的文件一般不得放在一起归档,但跨年度的请示与批复放在复文年归档,没有复文的放在请示年归档。

  3、确定归档范围

  (1)、文件材料归档范围

  (2)、不归档的文件材料的范围

  不归档范围文件材料主要有两部分:一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。

  4、分类(归档方法)

  第一种方法:直接分保管期限。这种方法适用范围比较广,绝大多数单位只要按保管期限来分就可以了,每年编一个流水号。

  第二种方法:在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案,将文件按分类方案进行立卷,一般采用年度—组织机构(或问题),这种方法对文件资料比较多的单位适用,如区委办、政府办等单位。

  5、立卷(整理成件)

  在立卷归档工作中应注意问题:

  (1)本单位形成的文件材料是立卷归档的重点。

  (2)立卷归档中,不仅要注意收集以纸张为载体的文件材料,还要注意其它载体的文件材料,如反映工作活动的照片、录音带、录像带、计算机盘片等。

  (3)要保证文件材料的齐全完整。①正件与附件要齐全完整。文件的正件与附件是具有同等效力,所以凡是有附件的文件,一定要保证正件、附件的齐全完整。②文件的正本与定稿要齐全完整。在归档本单位的正式对外发文时,除了要收集正本即打印本外,还要把定稿即经过领导审核签发的底稿与文件签发单,同时与正本一并收集归档。③同一问题的请示、批复要齐全完整。属同一问题的请示、批复,在归档时应齐全完整,不能“分家”,要一并归档组卷。(有请示不一定有批复,但有批复就一定要有请示。)

  (4)、要加强“帐外”文件和业务文件的归档。“帐外”文件,是指没有经过收发登记的文件,是无据可查的文件,主要包括:领导外出开会、检查工作带回的重要的文件材料;机关内部形成的规章制度、计划、总结、各种会议记录等内部文件;各种合同、协议、简报、刊物、调研材料、基本数字统计报表;重要会议或重要活动向新闻媒体发出的新闻稿;有些不经过收发、却是本单位业务活动,直接由单位领导“亲启”的文件材料等。

  6、分保管期限

  按照国家新的规定,2006年起的文书档案的保管期限划分为永久、定期(分30、10年)两种。

  (1)永久、凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保管。

  (2)定期、凡是反映本单位一般工作活动,在一定时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料,列为定期保管。在定期保管期限内,根据利用价值可分为30、10年保存。(注意:2006年前的文书档案的保管期限仍划分为永久、长期、短期三种,其中长期为16-50年、短期为15年以下。)

  7、文件排列

  应按其相互之间的联系,有条理地进行排列。

  (1)第一种方法:按时间先后排列,文件落款时间就是归档时间,按文件落款时间先后排列。会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可以集中排列。

  (2)第二方法:按上下级关系排列,从大到小顺序排列,先排上级机关从国家级—自治区级—市级—本级—下级机关。在排列各级机关文件时,大家可以先排有文号的文件,在同一文号下,按文号先后顺序排列,然后再排白头文件,对那些白头文件可以按时间先后排列。

  8、装订

  (1)按件装订:一般以每份文件为一件。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在

  前,复制件在后;转发文前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

  发文装订顺序:正文—领导签发单—底稿;来文装订顺序:来文—单位处理签(有领导重要批示才存,只是传阅签名的不存。)

  (2)去除金属钉,换不锈钢钉。

  9、编号

  归档文件应依排列次序逐件编号。在文件首页右上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、室编件号、机构或问题、期限、馆编件号六项,其中年度、室编件号、期限为必备项。(同年度和期限的连续编号,换盒时也要连着编;不同年度和期限的另外编号。)

  10、数页码

  可以用铅笔标记在首页的右下角,编目时直接录入每件的总页码。

  11、装盒

  归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写盒面及盒脊有关内容。(盒面填写单位名称,盒脊填写年度、期限、起止件号等。

  12、编目

  归档文件应依顺序编制归档文件目录,归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。(归档文件目录录入GD2000档案软件自动生成,无软件的单位要手工逐件编制)。

  13、放置备考表

  每盒归档文件都应放置一份备考表。备考表应填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期,并放置盒底。

  14、上架

  将整理完毕的档案按一定顺序排列上架进柜。

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