邮编:100000
联系电话:13949083182
查档咨询:13949083182
服务业务:13949083182
欢迎来到档案界!2025年02月17日
档案信息化建设
档案室信息化建设思路主要包括:基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等内容。档案管理作为一项体系严密的管理工作,传统的档案管理模式已经无法适应高速发展的时代,无法跟上公司发展的步伐,推进档案管理工作向电子档案发展,走信息化道路势在必行。
档案室信息化建设思路
一、档案信息化建设的必要性
1、档案信息化是公司发展的必然趋势。传统的档案管理,是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体,以手工操作为主来完成档案管理,工作量巨大,步骤繁琐。而现阶段大量电子文件的归档问题,用传统档案管理方式是难以解决的,且大量电子档案如何管理、查阅、应用有待全面解决。
2、传统档案管理改革是公司信息化建设的必然要求。纸质档案作为一种原生的信息资源,具有原始性和单一性的特点,档案信息化的建设,可改善档案管理单一的操作模式,打破档案利用的局限性。
3、公司现代管理水平的体现。档案信息化管理可远程服务,提高档案信息利用的时效性。实现信息化后,档案目录实现集中统一管理,数据共享。数据录入后,可以自动生成档案统计相关报表,可以极大地提高管理人员工作效率。
4、提高工作效率。传统的档案检索方式是档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来,然后根据记录到库房中查找,工作效率低下。档案管理信息化后,可以实现即时查询,管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式,极大的减轻了工作人员的工作量,提高工作效率。
5、提供大数据分析。档案管理信息化后,通过系统能够对大量的档案信息资源进行统计分析,为档案编研工作提供了更为便捷的通道,使档案信息资源得到有效开发和利用,为经营和管理决策服务,从而产生看得见的效益,这是一个长期积累、分析整合的过程。
二、档案管理信息化构想
档案信息化不仅是大势所趋,而且确实是现实工作需要。从实际工作出发,去构想档案信息化基本框架。
1、目标。建立统一专业的档案管理系统,提高档案服务水平、运行效率,整体提升档案管理能力,为公司知识管理奠定基础。通过改善档案相关的基础环境,推动员工对档案的利用;通过建立档案数据库,加快公司对档案内容相关问题的影响和解决速度。
2、搭建框架
3、功能模块
文件材料收集是各部门用来收集归档文件材料之用;档案整理与移交是各部门用来整理后形成档案目录并移交档案室;档案管理是档案数据库;库房管理是用来做八防记录和库位管理;档案统计是依据库自动生成各类档案数据;档案鉴定是到期档案的鉴定与销毁;档案编研与利用是用来实现档案借阅与史料编研;全宗管理是记录管理档案工作事项;资料管理是档案的补充,记录一些有用又不归档的文件材料。
三、探讨实现档案信息化的途径
档案信息化既然是档案工作发展的方向,我们就探讨一下实现的可能性和途径:
1、软硬件需求。搭建档案管理系统主要需要服务器、数据库、档案管理软件。
2、现状分析。从硬件上,在公司领导的支持及企管中心的大力合作下,科技事务部已申请购买单独的服务器,以此满足专利数据库及未来有可能上线的档案信息化系统,也就是说,档案室已经为档案信息化系统做好了硬件条件的准备;从软件上,在数据库方面,公司已建立了ERP等数据库,为档案数据库的建立提供了丰富经验;从档案管理软件方面,企管中心给予了大力支持,已咨询、比较了市面上一些成熟的电子文件管理系统,档案室也在积极咨询、寻找符合公司目前情况的软件。
3、实现途径。根据公司实际情况,档案信息化是否可以分三步走:第一步,服务器和建立数据库,此步骤已基本实现;第二步,寻找适合的软件,这项工作在进行中,从实用性先考虑试用版本;第三步,把信息化框架需求分解,档案借阅功能是否可以借助公司现有的OA系统实现,继续与企管中心探讨。其他功能考虑独立模块,与其他系统先不做接口,极大降低费用。
4、搭建系统。基于档案工作需求,实现档案信息化系统管理势在必行,档案数据量大了以后,导库、挂接原文也很麻烦,考虑先把现有数据做起雏形,寻求试用版软件搭建系统,从试用中获益,逐步总结经验并予以提升。
以上只是档案室对档案信息化工作一些的推进思路,有不妥之处待商榷或在实践中完善。希望公司各级领导和同事关心支持档案工作,集思广益,出主意、想办法,使档案管理工作走向信息化、更贴近公司对档案的需求。