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欢迎来到档案界!2024年05月19日
工程档案管理
档案管理系统建设是指建立一个用于管理和维护组织或个人档案的系统。这个系统可以帮助用户更有效地管理和利用档案,提高工作效率和信息安全性。
档案管理系统建设的步骤包括以下几个方面:
1.需求分析:了解用户的具体需求和要求,包括档案种类、数量、存储方式、检索需求等。
2.系统设计:根据需求分析的结果,设计系统的功能、界面、数据库结构等。
3.系统开发:根据系统设计的方案,进行系统的编码和开发工作。
4.系统测试:对开发完成的系统进行功能测试、性能测试和安全测试,确保系统的稳定性和可靠性。
5.系统部署:将开发完成并测试通过的系统部署到用户的服务器或云平台上,让用户可以正常使用。
6.系统培训:为用户提供相关的培训,使其能够熟练地操作和使用档案管理系统。
7.系统维护:定期对系统进行维护和更新,确保系统的正常运行和安全性。
档案管理系统建设的好处包括:
1.提高工作效率:档案管理系统可以快速准确地检索和获取档案信息,节省了大量的时间和人力成本。
2.提高信息安全性:档案管理系统可以实现权限控制和安全备份,保护档案信息的安全性和完整性。
3.节省空间成本:档案管理系统可以将纸质档案数字化存储,减少了实体档案的存储空间和管理成本。
4.便于共享和协作:档案管理系统可以实现档案信息的共享和协作,提高了团队的协同工作效率。
总之,档案管理系统的建设对于组织和个人来说都是非常重要的,可以提高工作效率和信息安全性,节省成本和空间,提高团队协作效率。
随着形势的发展,档案信息化建设已经成为档案管理的重要内容,信息化程度的高低也直接决定了档案的管理与利用工作质量与效率。高校档案作为档案工作的重要组成部分,其信息化建设也得到了较快的发展。但由于档案信息化管理标准、档案信息化管理软件开发、高校自身条件等限制,高校档案信息化建设仍处于探索完善之中,如何做好高校档案信息化建设,使其能够结合高校档案工作实际,在较长时间内发挥作用,是档案行政管理部门、信息技术开发部门和高校共同探讨的话题。现在结合实际工作,对这一工作进行尝试性探讨。
搜搏 一、做好高校档案信息化、现代化建设必须具备的基本条件
高校档案管理信息化建设是高校信息化建设的重要组成部分,也是高校档案工作在新形势下确保高校档案信息资源的齐全、安全,提高服务效率和服务质量的有效途径。烟台大学、鲁东大学等单位档案信息化建设走在全市的前列,为全市数字化档案室建设开了个好头。结合他们建设与实施档案数字化工作的经验,我们认为做好这项工作必须具备以下几个条件:
1、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏,领导是关键
高校档案信息化、现代化建设首先需要一定的资金投入,没有经济上的保证,档案信息化建设就如同空中楼阁。如果单位领导认识不到档案对各项工作的依据作用和参考价值,认识不到档案信息化建设将为领导决策、各项工作开展提供更快、更系统、更全面的信息,他就不会舍得投入。这项工作也就无法开展。
2、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏,高校经济实力是物质基础
从烟台大学等单位数字化档案室建设情况看,要真正实现档案管理现代化,没有几十万,甚至上百万的投入是不行的。如果单位经济上条件不允许,即使领导再重视,档案工作人员再争取,档案信息化建设也达不到应有的效果。当然,经济条件差也不能做等靠,档案信息化建设,资金只是一个方面,大量的基础工作需要我们档案工作人员去完善,只有这样,一旦经济条件许可,档案信息化建设也就有了很好的基础,从而发展也会很快。
3、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏,档案管理软件是前提
高校档案信息化建设要求高校档案部门要做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件(数据)的采集、归档、存储和管理工作,做好对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作,为高校提供档案网络化服务,并实现档案管理系统与高校信息系统的无缝链接。这必然要求档案管理软件具有较高、较全的性能。如果档案管理软件达不到要求,那么其他工作也就无从谈起。我们花费大量人力、物力、财力在档案信息化建设上,自然希望能够一次性投入,无限次产出,这就要求我们的档案管理软件具有一定的稳定性和前瞻性,不但当前的情况能处理,随着科技的快速发展,出现的新载中漏枣体、新情况也能处理。这样,才有利于档案信息化建设的健康发展。
4、高校档案信息化、现代化建设的好坏,档案人员的综合素质是保证
档案信息化建设工作得以顺利开展,档案工作人员本身的业务素质、现代化知识与技能水平是决定因素。如果档案工作人员自身业务素质不强,现代化知识贫乏,操作技能差,那么,再好的设备和先进的软件也无法施展,只有是一种摆设。为此,各级档案工作者必须不断加强业务知识和现代化技术的学习,不断提高业务水平和现代化操作技能。
二、档案行政管理部门在高校档案信息化建设工作中应发挥的作用
高校档案信息化、现代化建设,高校是内因、是关键,档案行政管理部门是重要的外在因素。档案行政管理部门必须认清目前的形势、所处的地位和所担负的责任,加强对高校档案信息化建设的政策引导、技术指导与技能培训,全面提升全市档案信息化建设的水平。
我们在倡导与推行数字化档案室建设过程中,应坚持的总体原则是:根据高校实际,坚持循序渐进,分类指导的原则,防止不切实际,一哄而上,搞形式主义。
针对当前建设高校数字档案室工作存在的资金不足、数字档案的凭证与失真、信息安全保密、标准化、人员素质及法律方面的问题,卖拆我们在具体操作中应做好以下几项工作:
1、组织制定高校档案信息化建设规划、标准和实施方案,加强宏观政策引导,为高校档案信息化建设指明方向
要根据各地实际提出高校档案信息化建设的目标与方案、业务技术标准、提供利用的方式方法、实施步骤及实施时间等。具体操作上不搞一刀切。条件好的单位要引导其向纵深发展,不断拓展现代化功能;条件差一点的单位,使其认识到不能等靠,引导其先做好基础工作,比如做好电子文件的收集归档管理工作,为今后有条件实施现代化打好基础。
2、加强宣传力度,提高高校建立档案信息化的积极性和主动性
重点通过对国家有关高校档案信息化建设方面的意见、规定、办法和有关高校档案信息化建设为高校发展所做出的贡献方面的典型事例的宣传,让高校通过实实在在的事例,切实认识到高校档案信息化建设对企业发展、提高竞争力和经济效益的影响是看得见、摸得着的;认识到加强高校档案信息化建设是高校在信息社会中及时、充分地占有信息,在分析判断的基础上做出正确决策,使高校立于不败之地的必备条件。这样,才能调动其做好这项工作的主动性和积极性。
3、抓点带面,推动高校档案信息化建设向纵深发展
数字化档案室的建设是一项新的挑战性工作,受技术和经济、体制等因素的制约,我们想在短时间内以“大跃进”的方式来全面实施高校档案信息化是不现实的,但我们也不能坐等靠,消极对待。我们要抓住时机,主动出击,选择条件好的单位进行试点,待时机成熟,在面上推广先进经验,使各单位学有目标,赶有方向。
4、加大对档案管理软件的研究力度
档案管理软件的好坏,在一定程度上决定了档案数字化建设的好坏。作为档案行政管理部门,应充分利用我们对政策和业务标准掌握与理解比较透彻的特点,从工作需要出发,研究档案管理软件所具备的技术条件,对管理软件的设计与开发提出合理化建议。同时,在试点过程中,我们应在宏观上加强对高校在软件选择和应用上的指导。现有的档案管理软件,功能大同小异,但是否能适合高校的特点需要我们与高校一起进行详细分析论证,有中选优。
总之,档案数字化建设是档案工作更好地履行保管和提供利用两种职能的有效途径,也是形势发展对档案工作提出的新要求。我们要抓住机遇,乘势而上,加大工作力度,使全市档案数字化为档案科学管理和有效利用提供更大更强的技术支持,为经济社会发展提供更加优质的档案信息。□
【摘 要】档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。 【关键词】档案管理;信息化;建设
在当前迅猛发展的信息社会下,档案管理信息化建设改桥晌已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“以信息化带动工业化”的要求,到国家档案局提出的“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求,档案管理和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。
档案信息化是指档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式为社会提供服务为重点的转变过程。其涵盖以下四个方面的内容:第一,实现档案信息的数字化和网络化;第二,实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;第三,实现档案信息高度共享;第四,必将引发档案管理模式的变革。
一、档案管理信息化的内容
1.信息化的基础设施建设。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。
2.档案信息资源建设。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一,它的开发和利用是档案信息化的核心任务,是档案信息化建设取得实效的关键。
3.档案的标准和规范建设。标准规范是档案信息化建设的重要基础之一,主要包括电子文件归档和电子档案管理,档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等,逐步形成关于中国档案信息化的标准规范体系。
4.档案信息化的应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广,关系档案信息化建设的速度与质量,集中体现了档案信息化建设的效益。
5.信息化人才队伍建设。这是档案信息化成功之本,对其他各个要素的发展速度和质量起着决定性的作用。
二、档案管理信息化的建设途径
应该遵循适应国家信息化建设和档案事业发展的需要,把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局,以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源消辩数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和现代化建设服务,改进思路,从各方面强化档案信息化建设。
1.加快档案信息化基础设施建设。建设数字化档案馆,大致包括档案馆库房建设、档案馆馆藏建设、检索工具建设、 规章制度 建设、专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等等。继续推进运用计算机管理档案,提高档案馆计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平。
2.加快提高档案现代化管理水平。从提高现代化管理手段,实行资源共享,管理方式从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工核锋作重点、关注的热点来组织信息,提供信息。随着当前信息技术高速发展,已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”,实现信息共享、共建的目的。对此,开展现代化管理工作,必须做到档案管理软件的选择,推广要慎重。选择的软件需具备规范化、通用化,并有很强的包容性。
3.改革档案信息服务方式。信息时代,传统的服务方式已经不能适应i档案事业发展需要。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识开发档案信息资源,创新档案信息服务方式,为经济和社会发展服务。一是计算机管理服务。这种服务在一些档案部门已基本实现了;二是光盘存贮服务。由于光盘具有存贮容量大、处理速度快的特点,可广泛用于档案信息全文检索、查询服务;三是现代通讯网络服务。充分利用现代通讯技术,如邮电信息网络等,将档案信息发布出去,使利用者在不同地域、不同时空利用档案;四是公共信息网络服务。档案信息部门充分利用地区公用信息网、国家公用信息网和国际公用信息网进行服务;六是视听传播服务。运用电视网、电影、广播、录音、录像等制作档案信息,并向公众发布。
4.培养人才,提高档案队伍素质。信息化时代,一切竞争,最终都反映在人才的竞争上。因此,档案部门必须加大人才培养力度,为提高档案人员工作素质创造良好环境。一是档案部门在进行培训前,应做好需求调研,按需设计内容,将培训课程内容与工作相结合,也就是说,培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训计划,注重提高教学者层次,注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流,为他们提供学习进修的机会,使其拓宽知识面,借鉴优秀经验,掌握和运用现代技术的方法,更新知识储备。四是应加大培训内容中计算机知识的比例,强化与图书馆学、情报学的联系,重视网络知识的运用,注重信息能力、技术应用的培养,适当增加档案现代化管理课程的课时。
5.加强电子档案归档管理。网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性,如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求,比如提出元数据要求,就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以,文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想,就是对这种理论的合理诠释。但是,档案有档案的价值取向,对电子文件的管理要素的控制,不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代,这一点尤为重要。目前,我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是,对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理,有的采取集中存储、集中利用的模式,有的采用备份中心的模式,有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系,为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中,还是逻辑集中,电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则,随着时间的推移,就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导,在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代,这一点尤为重要。
三、结论
档案管理信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,信息化的实现不是档案馆(室)某一部门的工作,也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的,它需要所有档案人员的积极参与与配合,档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用,因此,档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势,档案馆(室)只有克服困难,迎头赶上,与其他行业同步发展,才能适应社会和时代发展的需要,更好地服务社会。
如何建设有效的档案管理信息系统
一、信息系统建设在档案管理中的作用
1.管理便捷、节省物力和人力。建设档案管理的信息系统,利用现代化信息技术对档案进行分类别、分区域、分段和分期的管理,充分发挥信息技术的优势,有利于实现档案管理信息系统的建设目标。在企业单位中,档案管理信息系统作为一种新型的管理手段,节省了物力和人力,管理更加便捷,档案管理工作效率提高。
2.实现存储信息化和管理自动化目标。其一,实现了编目整理的自动化,对档案进行整理和分类,优化档案管理系统。其二,档案信息和文件统计更加自动化。计算机技术可以准确、快速地统计出档案的数量等各种数据,对不同类型的数据进行统计,加快了档案统计工作的进度。其三,检索更加自动化,同时,检索达到全面、准确。
二、 档案管理信息系统建设期间存在的不足
1. 人才建设存在的不足。受档案工作人员知识素养、技术能力、专业背景的影响,使得工作过程中对计算机信息系统功能、用户需尺坦求等理解存在误区,影响信息系统建设工作的深入开展,也无法对用户需求进行分析,导致用户的参与度低,双方无法进行交流,用户的众多需求无法在系统建设期间实现。这一问题的出现,主要是企业单位人才不足,企业单位缺失专业性和复合型人才,对现有人才也没有再教育和培训,以致影响企业单位档案信息化建设。
2.档案人员业务能力不足。企业单位档案人员,无法很好地掌握和应用现代化技术,如数字图像扫描方法、复印机应用技术、光盘和网络技术以及多媒体技术等,使得其在工作过程中,无法适应档案信息系统建设,以致影响对信息的加工和信息的处理。同时,档案工作人员掌握检索技术的能力不足,也无法与各个图书馆建立联系,严重影响系统的实际应用。
三、档案管理信息系统建设中应注意的几个问题
1.注重人才培养和建设,为系统建设陵纤桐储备人才。档案管理工作是一个专业性要求严格的岗位,要求工作人员热爱自己的本职工作,明确自身的职责,忠于职守并爱岗敬业,也要求档案管理人员具备扎实的理论知识和科学知识,具有实际操作能力和管理能力等。为了更好地应用信息技术进行档案管理工作,建设档案管理信息系统,企业单位要注重人才培养和建设,明确教育培训目标,对工作人员进行科学知识、专业知识、道德素养、操作能力等培训,这样才能完善人才的知识和技能,不断提高自身,更好地投入到档案管理工作中。工作人员自身也应提高对自己的要求,在工作期间,不断学习,寻找差距,迎头赶上。工作人员要善于观察和总结,不断丰富文化知识素养,尽快掌握工作需要的先进技术,使自己的能力满足岗位需求。
2.探索完善档案信息管理方法。数字图像扫描方法、复印机应用技术、光盘和网络技术以及多媒体技术等,均是企业档案管理工作人员应掌握的,在掌握这些不同技术基础上,系统建设人员可大胆探索档案管理信息化建设方法和全新的管理模式,掌握先进的档案信息的传播、加工处理和检索等技术,构建电子文件与电子档案,明确电子文件档案管理的新标准。加强与其他档案馆之间的联系与交流,建立合作关系,各个档案馆分工合作,共同建立档案信息等资源共享平台。
3.实现标准化、规范化管理目标。标准化、规范化的档案管理,是衡量一个企业单位管理水平和业绩的主要指标。实现档案工作标准化、规范化,是保证档案竖绝管理和档案资料完整化的基础。所以,在档案管理信息化建设期间,要倡导标准化与规范化管理目标,信息文件在立卷后及时归档,明确文件立卷和归档的重点,而后合理地分工,依据以本单位为主的档案管理原则,实现本单位文档资料标准化、规范化管理的目标。
【中图分类号】R19 【文献标识码】A 【文章编号】1672-3783(2012)08-0332-01 信息化的浪潮吹向各个领域,作为医疗卫生系统重要资料来源之一的医院档案部门,在此新形势面前,必然要面临一场划时代的变革。档案管理信息化将成为现代化医疗卫生管理工作的重要手段之一,现针对目前医院档案管理信息化的必要性、优势及内容进行分析,并提出了实现医院档案管理信息化的建议。
1 实现医院档案管理信息化的必要性
1.1 飞速发展的社会信息化决定了必须加速医院档案管理信息化的进度。现代信息社会日新月异,人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息需求量越来越大,传统的档案管理模式正经受着巨大的冲击和挑战。面对这种冲击和挑战,各级医院只有顺应时势,加快档案信息化建设,尽快实现档案管理现代化,进而使档案管理工作适应新形势发展的要求。
1.2 实现医院档案管理信息化是解决自身存在问题,提升管理水平的根本途径。近年来,各级医院在实现档案管理信息化方面虽然做了一些工作,但总体来看,现代化程度仍不高,有些单位还比较落后,主要是管理意识,设备和技术方法比较落后,档案管理和利用水平较低。解决这些问题的唯一办法,就是不断更新管理意识,改革管理方法,运用先进的技术设备,从手工劳动中解脱出来,提高工作效率,完全实现管理现代化,从根本上提高档案的管理利用水平。
1.3 实现医院档案管理信息化是确保医疗事业可持续发展和自身发展的需要。医疗事业需要发现、培养和造就大批的建设人才,而只有详实全面地掌握人事档案材料,才能合理使用人才,充分发挥人才的作用,确保实现医院事业的可持续发展。实现档案管理信息化就显得十分迫切和必要。实现档案管理信息化不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院事业发展服务,而且将会使档案信息资源得到更加充分的开发利用,同时可以延长档案寿命。
2 医院档案管理信息化的优势
2.1 档案信息化有利于保护珍贵的档案原件。将医院的各类档案进行信息化手段处理后,可以有效地保护档案原件,避免档案原件被过多地直接使用、借阅等造成原件的损坏;可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。医院建设和发展过仔慎程中,将重要、珍贵资料进行信息化处理,应用计算机对原件进行电子扫描,之后以电子文件的形式进行收藏稿戚埋、管理和使用,就可以有效地保护档案原件。
2.2 档案信息化使文件的归档方式得到改善。在医院工作中,档案部门要对各类文件进行及时的著录。在纸质文件时代,采用手工操作的方式,档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录。而将档案进行信息化处理后,可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解脱出来,利用计算机软件进行工作,大大改善了工作条件,信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整,有效地提高了工作效率。
这种智能化检索方法,检索速度快、效率高、范围广,同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。在档案的使用上,信息化也让用户感受到了方便。 2.5档案信息化改善了档案管理模式。在传统的档案归档方式中,档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着键蚂时间的推移,档案资料日积月累,占用了大量的储存空间。另外,由于纸张的特性,档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作,在管理模式上存在着管理成本高,使用效率低,原件容易损坏等问题。将档案信息化处理以后,可以提高档案的运行效率,使档案信息更加形象、直观,最大限度地方便了档案检索和利用,并且节省了大量的储存空间,同时又保障了档案的安全备份。
3 医院档案实现信息化管理的内容
3.1 文书处理过程和归档要实现信息化管理。文书工作是档案管理工作的基础,文书处理过程的好坏直接影响着档案的内在质量。为适应新形势下的工作需求,应该把每天收到的文件用计算机登记,按照批办的次序在局域网内传阅,并设定传阅时间和催办时间。发文处理过程也可通过网络进行,大大减少了文书处理部门的工作量,减轻了档案人员的负担。
3.2 病历档案要实现信息化管理。随着医学事业的发展,疾病谱的不断扩大和新技术、新项目的开展,应将各种手术的名称进行编码输入计算机,运用计算机综合查询分析功能,将各类手术及疗效情况一一列出,通过局域网反馈到各临床科室,使医务人员在进行科研活动和撰写论文时能及时查阅。同时,通过计算机对病案信息处理加工后再反馈给临床科室,以便他们能总结经验,找出问题,及时改进,进一步提高医务人员的医疗服务水平。
4 实现医院档案管理信息化的建议
4.1 档案综合管理是医院现代化管理的重要组成部分。尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分,但却是医院领导决策所依据的信息体系。在21世纪科学技术日新月异的今天,原有的档案管理模式在许多方面已经不能适应当前的档案信息化建设。这就需要医院各级领导更新观念,提高对档案工作的思想认识,使档案管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理,逐步过渡到计算机网络化管理方式中来,充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只要有领导足够重视和支持,再通过档案人员的学习和努力,实现医院档案管理信息化指日可待。
4.2 要实现信息化档案管理,网络设备建设是基础。目前,医院普遍建立了微机局域网络,但微机局域网的建立要立足高起点,不仅要方便内部信息的交流,还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。医院档案部门在规范室藏的基础上建立局域网,将文书、病案、人事和图书档案纳入其中,扩建成为医院信息中心,并在中心网络平台上编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件,即医院信息中心档案管理网络。这样,不仅可以大大提高办公效率,方便利用者,同时还可以实现档案资料的在线利用。
4.3 信息化技术的发展,特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式,这就要求档案管理人员能够在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中,档案人员除了具备档案专业知识外,还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。因此,档案专业人才的培养也显得日益重要。只有通过不断学习和培训,才能适应信息技术不断发展的需要,才能充分发挥档案计算机管理的优势,这也是实现档案管理信息化必须要解决的问题。