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欢迎来到档案界!2024年05月19日
工程档案管理
档案管理系统方案是指为了更好地管理和利用各种类型的档案信息,提高档案管理效率和服务质量而制定的一系列方案和措施。以下是一个可能的档案管理系统方案:
1. 系统架构设计:建立一个基于云计算和大数据技术的档案管理系统,采用分布式架构,具备高可用性和可扩展性。
2. 用户管理:设置不同的用户角色和权限,包括管理员、普通用户和审批人员,确保档案信息的安全性和可控性。
3. 档案分类和标识:建立统一的档案分类和标识体系,根据档案的性质、形式和用途进行分类和标识,方便用户进行检索和利用。
4. 档案采集和整理:建立档案采集和整理流程,包括档案的收集、整理、鉴定、登记和归档等环节,确保档案的完整性和准确性。
5. 档案检索和查询:提供多种检索和查询方式,包括关键词检索、属性检索和组合检索等,方便用户快速找到所需的档案信息。
6. 档案借阅和归还:建立档案借阅和归还流程,包括用户申请、审批、借阅和归还等环节,确保档案的安全和追溯性。
7. 档案数字化和电子化:将纸质档案进行数字化和电子化处理,建立电子档案库,提供在线浏览和下载服务,方便用户随时随地访问档案信息。
8. 档案保护和安全:采取多种措施确保档案的保密性、完整性和可用性,包括物理安全、网络安全和权限控制等。
9. 档案倾斜和销毁:根据档案的保存期限和价值,定期进行档案倾斜和销毁,确保档案管理的及时性和有效性。
10. 统计和分析:提供档案统计和分析功能,包括档案数量、使用情况和价值评估等,为管理决策提供科学依据。
通过以上方案,可以实现对各种类型的档案信息进行全生命周期管理,提高档案管理效率和服务质量,为用户提供更好的档案管理体验。
档案管理系统可以为企事业单位提供完整的现代化档案管理解决方案,解决传统档案管理耗时长、工作量大、易出错等痛点、难点,返伏悔是一个功能强大、平台一体化的信息厅芦管理系统,具有以下亮点:
1、高效整合资源,发挥档案价值
通过数字化智能抓取与实时归档,对繁漏正琐的档案信息进行收集与整合,实现档案信息资源的集中管控,促进档案的增值利用。
2、规范档案管理,降低管理成本
自动化、标准化、规范化档案全生命周期管理,解决传统管理方式导致的耗时长、工作量大、易出错等问题,提升档案管理效率。
3、信息安全管控,规避档案风险
多重档案信息安全管控机制,严格文档使用权限与安全控制,档案使用全过程信息化可追溯,规避档案信息遗失、泄漏等风险。
4、数据互联互通,构建资源平台
基于统一的数据标准,打破信息壁垒,将分散的档案数据统一汇总、集中处理,构建完整的档案资源信息共享服务平台。
人力资源档案管理方案
对人力资源档案进行妥善管理,是人唤蔽力资源管理的重要内容,这样既能有效地保守人才机密,也可以维护人力资源档案资料的完整,防止资料损坏.企业建和做州立健全人力资源档案管理方案是对人力资源档案进行妥善管理的关键.
目录:
一,员工人事档案资料管理规定
二,员工培训档案管理办法
三,员工工作业绩档案管理办法
四,员工档案保管规定
五,员工档案利用办法
附:人力资源档案管理用表
一,员工人事档案资料管理规定
概念解说:
员工人事档案资料是公司进行人力资源管理的重要依据,因此必须制定相应的规章,加强员工人事档案资料的管理工作.
编写要点:在制定该文案的过程中需注意如下几个方面:
(1)明确目的;
(2)阐明员工人事档案资料包含的内容.
范 文:
××公司员工^事档案资料管理规定
为了加强本公司员工人事资料管理工作,特制定本规定.
一,各人事命令,通知公布后,连同该隶凭证(申请单或签呈)合并归档.
二,每月初依据人员异动记录簿编制"人力异动月报表",呈核阅后,列八人事流动率检查依据.
三,员工若有需要"服务证明书"或"离职证明书",可至人力资源部说明中请理由,由经办人填写证明,转秘书室盖印.
四,人力资源部应于每月10日编制各主管名册,送总机备查.
五胡腔,人力资源部应备档案包括如下内容:
1,人力异动案;
2,员工奖惩案;
3,员工考绩案;
4,员工培训案;
5,人事规章案;
6,人事勤务案;
7,人亭报表案;
8,员工福利案;
9,文体活动案;
10,涉外事件案;
11,收发文件登记簿.
六,本规定自公布之日起实施.
二,员工培训档案管理办法
概念解说:
公司培训员工时应建立员工培训档案,并加强对员工培训档案的管理,从而使员工培训工作有据可查.编写要点:(略)
范 文:
××公司员工培训档案管理办法
一,为了加强员工培训的档案管理工作,使员工培训工作有据可查,特制定本办法.
二,员工培训档案是对员工自进入公司开始所参与过的各种培训活动的详细记录.
三,员工的培训记录内容包括:
(1)在职前训练中,该员工接受各种专业培训课程的课程名称,内容,时间,出勤记录,参加有关考试的试卷,培训员对该员工的培训评估以及员工参加职前训练后的心得体会或汇总报告等;
(2)在岗位培训中,员工参与的专业或外语的训练课程考勤记录,课程情况,考试成绩,评估表格,总结报告等;
(3)在工作期间,员工自费参加社会上举办的各娄业余进修课程的成绩报告单位与结业证书复印件等有关材料.
四,员工培训档案与其工作档案一起被公司人力资源部作为对员工晋升,提级,加薪时的参考依据.
五,员工的培训档隶也是公司培训部发掘与调配人才的原始依据.:
六,本办法自公布之日起实施.
三,员工工作业绩档案管理办法
概念解说:
为了激励员工,公司应对员工的工作业绩及时进行记录,建立员工绩效档案,加强绩效管理.
编写要点:(略)
范 文:
××公司员工工作业绩裆案管理办法
一,本办法是为了对员工工作业绩厦时进行记录,方便绩效考核工作,加强绩效管理,激励员工.
二,要建立工作业绩档案,对各段时期的工作要有评价和考核,对其主要表现记入档案.考核标准是依据岗位责任制中心的职责范围等内容,考核工作可分配到各部门进行,最后由人事部汇总.
三,建立员工工作业绩档案的目的是便于对员工正确全面地评价,对工作突出,成绩和贡献较大者要给予表扬,奖励,晋级等.对工作不踏实,消极怠工,屡屡出现差错者要进行批评,处罚,降级或撤职.
四,员工工作业绩档案的内容,主要有以下几个部分:
1文件材料.主要文件包括员工人事调动表,劳动合同书,员工身份证,专业文凭,证书,待业证明等文件的复印件等.
2考评记录.主要是《员工工作表现评估表》.公司实行制度化的评估工作,对员工工作表现定期进行孝评.考评记录可比较全面地反映出员工的工作概况,具有重要的查考作用.
3出勤记录.员工每月的考勤统计按年度汇总归纳,以专设的统计表格形式存入员工工作档隶.员工出勤情况的记录是员工工作态度的反映侧面,体现了员工对企业的忠诚和对工作的责任感.
4奖惩记录.员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到各种奖励或处罚的记录是对其工作能力,可依赖程度,工作责任心厦工作态度的一种检验足度,也是考察员工表现,使用与提拔员工的重要依据.
5职级变更.员工在工作中,由于工作表现厦服务年限因素,其职务,级别与工资待遇等内容会有变化,这种变动也体现了员工工作能力,工作表现,贡献大小.因此,员工工作档案中对员工职级的变动记录是考
查员工工作表现的客观依据.
五,在员工档案中,还要搜集员工工伤情况记录,客人表扬或投诉员工的信件(复印件)等资料.这对于全面,有效地考查员工表现都有重要作用.
六,本办法自公布之日起实施.
四,员工档案保管规定
概念解说:
档案保管是员工档案管理的一项重要内容,因而公司应当建立相应的档案管理规章,加强档案保管工作.
编写要点:员工档案保管规定通常包括以下几项内容:
(1)档案资料的归档;
(2)档案的保密;
(3)档案的转递;
(4)档案的统计;
(5)档案的检查核对.
范 文:
××公司员工档案保管规定
一,档案资料的归档:档案管理人员应该对新形成的档案材料厦时归档,归档的大体程序
1,对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求
2,按照材料的属性,内容确定其归档的具体位置;
3,在目录上补登材料名称及其相关内容;
4,将新材料存入档案.
二,档案的保密:企业制订档案保密制度的具体要求如下:
1,对于较大的企业,一般要设立专人负责档隶的保管,应齐备必要的存档设备;
2,库房应备有必要的防火,防潮器材;
3,库房,档案柜保持清洁,不存放无关物品;
4,任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合;
5,无关人员不得进入库房,严禁吸烟;
6,离开时关灯关窗,锁门.
三,档案的转递:档案的转递一般是由于工作变化等原因引起的,转递的大致程序如下:
1,取出应转走的档案;
2,在档案底账上注销;
3,填写《转递人事档隶材料的通知单》;
4,按发文要求包装,密封.
档案在转递中必须遵循保密原则,一般通过机要通道转递,不能交由本人自带.另外,收档单位在收到档案核对无误后,必须在回执上签字盖章,且及时退回.
四,档案的统计:企业人事档案的有关情况应进行统计.人事档案统计的内容主要有以下几项:
1,人事档案的数量;
2,人事档隶材料收集补充情况;
3,档案整理情况;
4,档案保管情况;
5,利用情况;
6,库房设备情况;
7,人事档案工作人员情况:
五,档案的检查核对:企业应该对人事资料档案进行定期或不定期检查与核对.
检查人力资源档案的内容时,既要对人事档案材料本身进行检查,如查看其是否有霉烂,虫蛀等;也要对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等.
在下列情形发生后,应对人事档案进行彻底检查与按对.
1,突发事件,如遗失,被盗或水灾之后;
2,对有些档案发生疑问后,如不能确定某份材料是否丢失;
3,发现某些损害之后,如发现材料发霉,发现虫蛀等.
五,员工档案利用办法
概念解说
档案利用如同档案保管,是员工档案管理的一项重要内容,因而同样需要建立相应的规章加强档案的利用管理.
编写要点:员工档案利用办法通常包括如下几个方面的内容
(1)目的;
(2)档案的利用方式;
(3)档案利用操作规程.
范 文:
××公司员工档案利用办法
一,目的:公司为了高效,有序地利用档案材料,特制定本办法.
二,档案的利用方式:人事档隶的利用方式主要有三种:
1,设立阅览室以供利用查阅.阅览室一般情况下都设在人力资源档案库房内或靠近库房的地方,以便调卷和管理.这便于查阅指导,监督,便于防止泄密和丢失等.
2,借出使用.在满足以下条件时,企业可以将人事挡隶借出使用:
(1)本企业领导需要查阅人事档案;
(2)公安,保卫部门由于特殊需要必须借用人事档案等.
注意借出的时间不宜过长,到期未还者必须催还.
3,出具证明材料.通常情况下,出具的证明材料可以是人事档案部门按相关文件规定出具的情况或证明材料,也可以是人事档案材料的复印件.
要求出具材料的原因一般是入党,入团,提升,招工或出国等.
三,档案利用操作规程:档案利用中各种万式的操作规程如下:
1,查阅手续
(1)首先,由申请查阅者出示书面查档报告,在报告中写明查阅的对象,理由,目的,查阅人的概况等情况;
(2)其次,查阅单位(部门)盖章,负责人签字;
(3)最后,由人事档案部门审核,批准.人事档案部门对申请报告进行审核,如果理由充分,手续齐全,则给予批准.
2,外借手续
(1)首先,由借档单位(部门)写出借档报告,其内容与查档报告相似:
(2)其次,由借档单位(部门)盖章,负责人签字;
(3)再次,人事档隶部门对借档单位进行审核,批准;
(4)然后,进行借档登记,把借档的时间,材料名称,理由,份数等写清楚,并由借档人员签字;
(5)最后,归还档案时,及时在外借登记上注销.
3,出具证明材料的手续:单位,部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行以下手续:
(1)由有关单位(部门)开具介绍信,说明要求出具证明材料的理由,并加盖公章;
(2)人事档案部门按照有关规定,并结合使用者的要求,提供证明材料:
(3)证明材料由人事档案部门有关领导审阅,加盖公章,然后登记,发出.
附:人力资源档案管理用表
一,人事登记表
表1 ××公司人事登记表
编号 姓名 到职
日期 性别 出生
日期 籍贯 身份证
号码 户籍所在地 最高
学历 离职
日期
二,人事档案管理卡
表2 ××公司人事档案管理卡
全
宗
号 目
录
号
案
卷
号
耪 出 归 还
日朝 单位
名称 经手人姓名 库房管理
人员签字 日期 库房管理
人员鉴字
三,档案调阅单
表3 ××公司档案调阅单
档案名称
审批
调阅人
档号及件数 还卷日期 年月日经收人签章
共宗件
注:本单一式二联,第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人,第二联留存档案予"备查".
四,人事档案资料卡
表4 ××公司人事档案资料卡
姓名 性别 血型 籍贯 省 县
市 出生
日期 照片
住址 现址 身份证 字 第 号
迁移 统一编号
迁移 劳
保 投保日期 年月日 保卡号码
通讯地址 电话 退保日期 年月日
特长 保证人 姓名 离厂 事由
爱好 住址 日期
学习经历 学校名称 科
(系列) 毕业时间 经历 服务处所 担任职务 起讫日期 薪资 津贴
家庭成赠 关系 姓名 年龄 职业
薪资
核定 到任日期 薪资金额 派任单位 职称
董事长 总经理 副总理 经理 厂长
介
绍
人 姓名 关系
住址 电话
五,档案内容登记簿
表5 ××公司档案内容登记簿
类号
案号 内 容 备 注
六,档案明细表
表6 ××公司档案明细表
保险库号 柜位号 拟存至何时
公司 部门 文件名称内容 类别 入库日期 出库日期 收件人签收
年 月 日 年 月 日
审核: 王管: 经办人:
七,人事档案备考表
表7 ××公司人事档案备考表
机关名称: 立卷单位名称:
案卷目录号: 案卷号:
本卷(簿)内的文件张数:
本卷(簿)内需说明的情况:
立卷人: 检查人:
年 月 日 年 月 日
八,归档案卷目录
表18 ××公司归档案卷目录
全宗号: 目录号: 部门
案卷顺序号 正卷类目号 案卷标题 起止日期 卷内张数 保管期限 备注
九,阅档催还单
表9 ××公司阅档催还单
同志:
经查:您所调阅的下列档案还期已逾,为方使他人使用和管理.望依档案
调阅规则于 日内退还.
档号
文号
名 称
借期 原定
还期 数
量
备注
宗 册
十,阅档催还单存根
表lO ××公司阅档催还单存根
借阅人:
档号 文号 名 称 借期 原定
还期 数量 催单发出日期
宗 册
十一,档案存放地点表
表15一11 ××公司档案存放地点表
全宗名称: 全宗号:
隶卷目录号 案卷目录名称 目录中案卷起止号数 存放位置
楼 层 房间 档架(拒) 栏 格
十二,档案存放情况表
表12 ××公司档案存放情况表
楼: 层: 房间:
档架(拒) 栏 格
全宗号 全宗名称 案卷目录号 案卷目录名称 目录中案卷起止号数
十三,档案案卷封面
表13 ××公司档案案卷封面
(郑宗脊背)卷宗号 目录号 案卷号 二0 年
×××档案室
卷宗号
目录号
宗卷号
单位名称
归档部门名称
(卷名)
案卷类目中的条款号: 归档时的案卷号:
自 年 月 日起至 年 月 日止
根据 档案材料保管期限表第 条
本卷内共 张
保管 年
××××档案室
卷宗号
目录号
宗卷号
RFID射频定位智能档案管理解决方案
一、产品实施背景
近年来,我国档案事业取得了长足的发展,档案事业的规模扩大了, 数量也逐日增多,档案的种类日趋多样化,信息猜枝腔量迅速膨胀。传统方式下, 档案入馆后先需进行分类、排序,并去装钉,然后由人工撰写档案盒的相 关信息,最后手工抄写档案目录,并将目录连同档案一起封装入档案盒内。 档案存放无序,查找困难;档案查阅耗时长;对失效档案的管理滞后等等 操作方式都耗费大量活劳动和时间,导致较多档案入馆后被长期堆放一隅 无法得到及时有效的整理归档。 鉴于目前档搭乱案管理存在的种种现状,档案管理的技术升级与改造迫在 眉睫。本公司产品将利用RFID技术对档案进行智能化管理,减少因人为因 素导致的档案损坏、丢失以及无法有效的实时监控等突出问题,同时产品 将详细有效记录档案的流转情况,大幅降低盘点带来的工作量。
二、解决用户5大痛点
1. 简化借还流程,提高流通效率
现有的借还流程仍然需要人工打开资料扉页并找到条码位置然后才能扫描条码。这样的 操作流程仍然较为繁琐,借还效率比较低。同时,条码容易破损,影响借还的效率。因此, 需要引入先进的读写技术以简化的资料借还流程,提高信息存储的安全,提高信息读写的可 靠对,也提高借还资料的速度。
2. 大幅降低资料盘点和查找工作量
依靠人工的资料盘点工作,特别是已归类的盘点工作量太大而且效率很低。管理员盘点 资料要凭自身的记忆对资料进行分类放置和记录,费时劳神却又很难达到目的。引入先进的 RFID资料盘点工具和方法,可实现资料盘点的自动化。RFID非接触、远距离、快速读取多个 标签的特点,使盘点工作简单有效,RFID使从不能盘点到可以盘点、轻松盘点;
3. 改变借阅管理和安全防遗漏流程脱节的情况
现阶段依靠人工手工记录的方式进行借阅管理,一方面借阅工作量较大,另一方面亦存 在数据登穗衫录错误的情况,且在发现丢失资料的同时无法记录丢失资料的信息或超期借阅无法 跟踪等待,对资料的日常盘点、补缺工作影响极大。RFID系统对现有的管理模进行改进,借 用RFID信息记录每份资料的进出库历史记录,从而可以与借还的历史记录进行匹配,进行资 料自动跟踪预警。
4. 提高资料管理人员工作人员的工作满意度
资料管理工作人员由于积年累月的重复性劳动,加上资料管理工作本身就很繁重,很容 易让工作人员对资料室工作产生一定的消极思想;由于管理上存在缺陷,管理者对资料的管 理也大伤脑筋。通过对资料室RFID系统的应用,可以弥补管理上的缺陷,同时把工作人员从 资料日常繁重的重复劳动中解放出来,其主要体现在以下几个方面: 1) RFID技术大大减少了流通工作量,剩余的流通工作也是配合RFID技术的自动化工作, 这样大大提高了流通工作人员的工作积极性和精神面貌。 2) RFID技术也解放了大批流通工作员,使他们可以从事其他的高级的咨询工作,如工 艺咨询等。
5. 资料室通过RFID技术,全面数字化管理
通过使用RFID技术,可在资料室中实现快速清点功能、借/还时即时资料识别和安全防 盗功能、快速准确的数据库检查和更新功能等,这使得相关管理员的工作变得更加轻松、简便。
三、核心技术介绍
数字化RFID是一种非接触式的自动识别技术,它通过射频信号自动识别 目标对象并获取相关数据,识别工作无须人工干预。RFID的应用系统具有非 接触,工作距离远,精度高,信息收集处理自动快捷及环境适应性好等一系 列优点,不仅能取代传统的手工录入方式,大大提升企业的运营效率,更由 于其先进的自动识别功能,能轻易地实现原先人工难以完成的任务,为提高 企业竞争优势,增强企业核心竞争力提供有力的支持。相比传统的自动识别技术,RFID技术具有良好的穿透性,多标签远距离 识别能力,可标识物品信息容量大,反复可读写,标识信息唯一的特点,非 常适合应用在档案管理上。每本档案粘贴有一张超高频RFID标签。系统可以 依托于该标签,实现档案的入馆、定位、借阅、防盗管理、销毁管理等。 同时利用非接触式的RFID读写设备,与后台数据库管理系统相配合,可 以实现档案的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。同时系统在 档案室出入口处安装非法出库检测RFID监控设备,通过远距离RFID认证,可 以实现自动防盗与档案出入库确认功能。
八、3大优势:
优势一 :高效智能
1. 采用非接触式数据采集,档案盒上架时无需按照指定位置摆放。
2. 可按照空余位置随意摆放,查找档案时可按照指示灯进行拿取。
3. 无需人工翻阅查找,且一次性数据处理量大,实现穿透性和无障碍阅读。
4. 真正实现无序存放和有序管理,提高借阅效率。
优势二:安全可靠
1. 柜体具有操作库区加密功能,
2. 进人保护系统,物品掉落防挤压系统。
3. 温湿度显示,开架自动照明功能。
4. 柜体并配备手动遥杆,柜体断电时可手动开启密集架。
优势三:理念先进
1. RFID智能档案管理系统采用智能定位技术。
2. 实时定位档案位置,充分降低了管理人员的工作量,
3. 真正实现无序存放有序管理 有效解决了普通档案柜查找困难,盘点效率低等问题
4. 实现真正意义上的数字化档案管理。
九、服务行业
金融行业、军工行业、税务局、电力企业
北京融海通达科技
姚瑶:一八五一五二九七六八七(同V信)
全面满足各行业需要,集中管理实体与电子档案
会博通综合档案管理系统:既符合国家档案码含管理标准,又能迟笑笑通过会博通独有的自定义功能,配置专属于企业的档案管理架构。
涵盖档案全生命周期管理的专业功能
会博通综合档案管理系统:提供档案采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期的管理功能。
实现档案业务的全面标准化、流程化
会博通综合档案管理系统:为档案移交、归档、借还等业务,提供可由企业自由定义的标准化管理流程,实现档案业务的流程化管理。
提供可私有化部署的统一归档平台
会博通综合档案管理系统:OA、ERP等企业私有系统或钉钉、云之家、企业微信等公有云办公升宏软件往往存在经营成果难以沉淀的问题,无法妥善保存审批过的方案、合同等资料,不利于企业的创新发展。
四大安全策略为企业核心档案保驾护航
会博通综合档案管理系统:企业可根据安全管理要求,个性化安全策略,让企业的核心档案得以安全地传播与利用。