邮编:100000
联系电话:13949083182
查档咨询:13949083182
服务业务:13949083182
欢迎来到档案界!2024年05月19日
工程档案管理
采购档案管理系统需要考虑以下几个方面:
1. 功能需求:确定需要的功能,如文件存储、检索、分类、归档、备份等功能,以及与其他系统的集成需求。
2. 技术要求:确定系统的技术要求,如操作系统、数据库、网络等方面的要求,以便与现有的IT基础设施相匹配。
3. 用户需求:了解用户对系统的需求和期望,如易用性、界面设计、权限管理等方面的要求。
4. 安全性要求:确保系统的安全性,包括数据加密、访问控制、审计等方面的要求。
5. 供应商选择:根据需求和预算选择合适的供应商,评估其产品质量、售后服务等方面的能力。
6. 实施计划:制定系统实施计划,包括项目时间表、资源分配、培训计划等。
7. 成本估算:根据需求和供应商报价进行成本估算,包括软件许可费、硬件设备费、人力成本等。
8. 项目管理:进行项目管理,包括需求分析、系统设计、开发、测试、上线等各个阶段的管理。
9. 培训和支持:为用户提供培训和支持,确保他们能够正确使用系统,并解决系统使用过程中的问题。
10. 评估和改进:定期评估系统的使用情况和效果,根据用户反馈和业务需求进行改进和优化。
政府采购档案管理是指对政府采购档案的归档、收集、保管、鉴定、借阅、销毁等各个环节的总称,反映政府采购活动的重要记录。采购代理机构在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料,都应归入政府采购档案,并保证档案资料的真实性、完整性和有效性,不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。
01档案管理原则
全面性
收集档案要具有完整性,政府采购由于与部门预算、国库集中支付相连接,大大丰富了会计凭衡铅证的内涵,使发票原始凭证项下的会计信息清楚和明了,解决了发票与实际品目不符的问题。因此档案管理要尽量避免残缺不全、支离破碎,以免削弱档案应有的资料功能。
客观性
档案必须真实客观地反映政府采购全过程,关键内容不得涂改、调换、遗失、残破,需要特别强调的是现场记录的真实性,记录人必须掌握当事人的原话精神,若当事人拒绝现场签字认可,要取得旁证者的证明。
保密性
采购资料以及整理到位的档案不得随意借出,特别是刚刚结束的采购数据与评审意见,更加需要严格保密,非开标人员不得接触采购资料;公开中标结果期间所有资料一律不得外借,待公示结束以后再转给专职档案管理人员。
02档案管理“管”什么
项目的前期准备材料
1.采购项目计划书;
2.采购项目计划批复书(含采购方式批复书);
3.委托代理协议;
4.招标文件论证资料;
5.招标文件确认函。
项目的招标(询价、谈判等)文件材料
1.已发出采购文件(包括招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的有关文件、资料、样本、图纸等);
2.已发出采购文件的必要澄清或修改的文件;
3.采购公告(包括招标公告、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函等);
4.购买招标(谈判、询价等)文件的登记记录(包括不足三家的情况记录);
5.供应商的资格审查情况报告;
6.邀请招标的供应商邀请过程记录;
7.询价及竞争性谈判的邀请对象确定理由等材料;
8.答疑会议记录和纪要;
9.现场实勘记录;
10.缴交投标保证闭肆金情况表。
项目的开标文件材料
1.收取投标文件的登记记录;
2.参加开标会议的供应商签到名单(或开标情况确认表);
3.开标会议议程(含主持人、唱标人、监标人名单);
4.开标时间、地点、过程的有关记录;
5.评审专家形成过程和名单;
6.投标人不足三家的废标材料记录;
7.不足三家申请继续开标的有关申请、审批材料。
项目的投标(报价等)文件材料
1.投标文件的正本(包括投标、报价、竞争性谈判、单一来源采购的文件、资料等);
2.已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录。
项目的评审文件材料
1.确定采购供应商的文件材料(含采购人对采购结果的确定文件、采购结果通知书等);
2.质疑投诉处理材料(包含供应商质疑书、采购代理机构质疑答复、投诉处理决定等材料);
项目采购阶段的文件资料
1.政府采购项目合同(包括合同的订立、补充、修改、终止执行等);
2.项目的验收文件材料;
3.资金支付文件及证明。
其他文件材料
1.项目工作总结;
2.项目效益评估书;
3.其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件材料。
03 契合原则,档案管理如何“管”?
明确管理内容与职责与分工
采购项目档案内容要明确,项目负责人应根据实际项目情况对项目全套资料进行收集整理,以保证项目资料的完整、真实、有效;财务、采购、档案分工要明确,由于岗位分设,一个采购项目涉及的资料会分布在各个工作人员手中,各项采购任务结束后,收集的一整套政府采购文件,必须及时移交给档案管理部门统一立卷、归档、造册,并要与其他日常公务档案分开归档管理。
建立政府采购档案管理制度
档案管理一定要秉承简洁、高效、透明、及时、全面、方便的特点,为政府采购工作提供良好的资料保障。因此,要建立档案审核、立卷、归档、贮存和管理制度;档案应按照年度编号顺序进行组卷,卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列,依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件资料及其他资料。
推行政府采购档案电子信息化管理
统一规范归档资料的内容和格式,实施以电子档案为主、纸质档案为辅的档案存档方式,因为电子化管理系统能做到以下几点:确认并记录所有真实的采购交易活动;及时且充分详细地描述交易;准确计量交易的价值;确定交易发生的期间,并记录在适当的会计期间;在报表中轿拦轿适当表达交易相关事项。以反映政府采购会计制度要全面反映政府采购的价值运动和实物运动,从而完整、准确、高效地进行对政府采购档案进行信息化管理。
政府采购档案管理办法是为规范政府采购档案管理而颁布的法规,该办法主要规定了政府采购档案应当依法建立、妥善保管、合理利用和及时销毁等方面的具体要求。
政府采购档案管理办法于2015年7月1日实施,旨在规范政府采购活动中的档案管理行为,保障政府采购活动的公开、透明和廉洁。该办法规定了政府采购档案应当依法建立、妥善保管、合理利用和及时销毁等方面的具体要求。首先,政府采购单位应当按照法律法规和相关政策要求,建立政府采购档案。政府采购档案应当完整、准确地记录政府采购活动的全过程和结果,确保政府采购活动的合规性和公正性。其次,政府采购档案应当妥善保管。政府采购单位应当制定科学、严格的档案管理制度,加强档案保管和安全防范措施,防止政府采购档案遭到损毁、灭失或泄露。再次,政府采购档案应当合理利用。政府采购单位应当建立政府采购档案查询和利用制度,对政府采购活动的结果进行监督和评估,发现问题及时整改和提高政府采购效率。最后,政府采购档案应当及时销毁。政府采购单位应当按照法律法规和相关政策要求,依法及时销毁政府采购档案,严格执行档案销毁程序,防止政府采购信息对社会造成不良影响。
政府采购档案泄露或篡改等违法行为怎样处理?政府采购档案泄露或篡改等违法行为涉及到重要的国家利益和社会利益,应该及时追究责任。如果发生泄露或篡改等违法行为,政府和有关部门应当严格依法查处,追究相关人员的责任,恢复政府采购活动的公正性和合规性。
政府采购档案管理办法的颁布,进一步规范了政府采购档案御差管理行为,促进了政府采购活动的透明度和廉洁性。在实际操作中,政府采购单位和有关部门应该严格按照相关法规要求,加强档案管理和保密工作,确保政府采购活动的合规性和公正搭燃性。
【法律依据】:
《中华人民共和国政府采购档案管理办法》第三十九条 各级政府采购监督机构应当加强对政府采购档案管理工作的监督检查,发现问题及时提出整镇枝皮改意见,并追究有关单位和人员的责任。
如果只是客户资料,直接用EXCEL就行了。
如果还要销售,及更多的功能。可以选择智赢CRM商业版,性价比不错
访问“智赢软件”点击“在线体验”可免费在线试用
集成客户管理销售管理财务管理库存管理,即将增加电子商务、移动商务等实用模块。
BS架构,单机,局限网,互联网均可使用。克服传统CS软件使用局限,远程访问需借助第三方解决方案(如VPN)。
无硬件/用户数限制,企业不必新增硬件或配置相关人员。
每笔单据操作完成时,系统自动提醒相关人员进行相应处理。
集约化流程再造,智能表单处理,简单有效并可控。
提供基础包套件的软件应用模式,更自由,更灵活。
丰富的3D报表功能。
企业分支机构与总部数据同步,职员出差在外,能上网,就能使用智赢CRM。
各时间段的经营状况综合分析。
客户详尽档案及快速查询,避免客户资料遗失。客户分布状况,掌握客户区域发展重点。
客户销售机会及跟进记录,下次跟进自动提醒,机不可失。
客户合同集中管理,合同到期提前提醒;客户费用支出情况及各项支出比例。
客户服务及受理情况,提升企业服务质量。
客户提醒功能确保客户事务管理不疏忽,避免管理死角。
客户的订单,出货,退货等单据详细记录,每笔业务均有账可查。
对客户采购进行统计及趋势分析,掌握客户采购变化及各客户采购量。
对客户利润贡献率进行分析,并进行年度趋势分析。
对客户往来账务细化分析,掌握每一客户应收/应试付款状况及实收/实付比例。
对应收/应付款单时行提前提醒或超期提醒,加速企业回拢资金。避免坏帐出现。
职员客户拥有量分析,掌握职员销售能力或销售潜能。职员销售任务分配及考核。
每位职员详细工作记录,评价职员表现,有章可循。
对每位职员进行利润贡献率分析。
对职员分工进行明确权限设置。
详细的商品销售记录
对商品销售进行分析,掌握各个时期旺销/滞销商品。
对各商品进行利润贡献率分析。
对商品存量进行分仓分析及存量上下限提醒功能,避免积压或脱销。
资金出入账明细分析。
作为“web应用软件领导者“的智赢软件与其他软件相比拦汪有何优势呢?
与传统CS软件相比
(1)单机,局限网,互联网均可使用。克服传统CS软件使用局限,远程通信需借助第三方解决方案(如VPN)。
(2)安装部署十分简单,只需将智赢软件安装在一台电脑上,其他用户直接访问此台IP即可,不用安装客户端。传统软件不仅需要安装服务端,还得安装客户端,而且配置十分复杂,需要专业人员。
(3)对硬件的要求极低,跨平台。传统软件对硬件的要求较高,随着应用范围的扩大,投资会连绵不绝,不能跨平台。
(4)智赢软件可与电子商务,移动商务完美结合,而传统软件先天无法实现。
(5)智赢软件不限用户数,而传统软件会限定用户数。用户数越多,实施及管理成本就越高。
(6)智赢软件实施时间短,见效快,傻瓜化安装,安装即用。而传统软件相对较复杂,需要做安装配置及网络集成等工作,实施周期长,见效慢。
(7)智赢软件维护成本极低,只需维护服务端。大大降低工作量。而传统软件不仅需要维护服务端,还需要维护客户端,工作量极太。需专人维护。
(8)无论是分支机构或出差在外,只要能上网,就能使用,随时随地的管理。而传统软件只能应用于局域网。
与传统BS软件相比
(1)智赢软件采用先进的虚拟窗口技术,让操作变得如同桌面软件一样简单,而传统BS软件采用浏览器弹出窗口模式,不仅操作不方便,而且速度慢。
(2)智赢软件采用AJAX技术,既增加了用户体验世升,又提升了执行速度,速度是传统BS软件的二倍。而传统软件因没有采用此技术,每次打开或关闭窗口时,都会刷屏一次,每简返仔次刷屏页面都得重新加载一次,严重影响速度。
(3)智赢软件特别注重对数据的处理能力,对数据进行优化,百万级的数据检索仅需0.0153秒,而传统BS面对数据量大时,往往执行速度会很慢。
与SaaS相比
(1)灵活性:
我们知道,SAAS是租,就说明您仅有使用权而已,如果你想修改部分功能或添加其他模块,就很难实现,而企业是不断发展的,不同时期,对管理的要求也不一样。
智赢软件是独立的B/S架构新型软件,企业可以灵活配置,购买本软件,企业可以安装在单机,局域网及互联网上,企业可修改或添加其他模块,可以说是行业中最具灵活性产品之一。
(2)性价比:
表面上,SAAS很便宜,其实不然,每月几十元/月/用户,如果企业有20用户,哪么每年的租用成本至少也在万元之上,看来综合成本不低。
智赢软件同样采用B/S结构,不需要企业添加新硬件及人员,而智赢软件的价格更是行业的价格底线,这比SaaS每年都花钱实惠多。
(3)安全性及稳定性:
SAAS最大弊端在于安全性难以保障,一方面来自于信息窃取者,在这病毒满天飞的时代,一不小心你的信息就可能被窃取;另一面来于信息的监管,如果软件提供商监管不力,出卖你的信息;第三,在风云变幻的世界,任何企业都不可必免存在生存危机,如果SAAS提供商破产或战略转移,都将对你的使用产生重大影响。
智赢软件,信息安全企业说了算,企业可以将它部署在企业内部使用,也可以部署在外部使用,安全性更能保证;同时,智赢软件对关键数据加密,最大限度的保障信息的安全。
为加强政府采购项目档案管理,有效保护和利用政府采购项目档案资源,根据有关规定,结合实际情况,制定本办法。政府采购做灶项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等,包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。各级政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。政府采购项目档案资料具体包括:项目开标前文件材料。政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料;采购方式审批、采购文件论证或预审等材料。政府采购项目的采购委托代理协议书;采购公告(包括招标采购信息预告、备慧变更公告以及邀请招标资格预审公告等);招标文件(含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式,下同)及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明。对投标或被邀请供应商资格预审的审查情况。
政府采购项目档案管理工作中存在的主要问题和原因
1.档案管理人员缺乏专业培训,导致归档材仿胡答料不完整。首先,政府采购项目档案管理部门很少有一些比较专业的工作人员,甚至有些档案管理人员学历较低,缺乏专业的工作培训,缺乏基本档案管理相关的知识技能,缺乏完成档案管理工作的能力。有些政府采购项目装档存在漏项,采购的项目委托任务书,项目的前期准备材料,招标文件材料,开标文件材料,投标文件材料,评审文件材料,中标文件材料,大多数已完善。但是项目合同,验收文件材料多有疏漏。其次,大部分从事档案管理的相关工作人员缺乏基本操作使用计算机的技能,更不能利用各种现代化的数据技术将整个档案内容进行相应的开发以及研究。
2.管理制度和设施不完善,造成档案泄密。部分政府采购中心内部没有按照规定以及要求严格地完成每项采购活动,造成泄密。《政府采购法》第四章第四十二条规定:“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁 ”。然而,在实际工作中,有的采购单位在开标结束后,没有征求集采机构同意就把供应商的投标文件带走,或项目负责人和采购人无意间把开标工程泄露出去。
法律依据:
《中华人民共和国政府采购法》
第六条 政府采购应当严格按照批准的预算执行。
第七条 政府采购实行集中采购和分散采购相结合。集中采购的范围由省级以上人民政府公布的集中采购目录确定。