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欢迎来到档案界!2024年05月19日
工程档案管理
1、便于管理:机族好关档案管理网络图可以清晰地展示机关档案管理的各个环节、部门、人员等信息,便于管理人员了解机关档案管理的整体情况,及时发现问题并进行调整和优化。
2、便于沟通:机关档案管理网络图可以兆早铅将机关档案管理的各个环睁搏节、部门、人员等信息以图形化的方式呈现出来,便于管理人员之间进行沟通和交流,减少信息传递的误差和不便。
想要做好档案管理,就要了解档案管理都有哪些内容:
01企业档案的收集
档案产生于企业内部人员的日常工作中,要将文件材料归档保存,首先得收集有价值的内容。在具体的执行中,需要我们建立健全立卷归档制度;明确档案归档范围、归档时间、以及相应的保管期限。
对于传统纸质档案而言,明确规章制度之后,档案管理人员需要采取措施积极收全、补全档案,并及时催办理完毕的文件上交回收,检查齐全后整理立卷归档。对于使用档案管理系统的企业来说,可指定档案管理专员从日常工作的第三方软件中直接转存到档案管理系统中,或直接扫描上传到档案管理系统当中。
02企业档案的归档立卷
档案收集完备后,企业档案管理人员需要区分全宗,确定立档单位。其次是依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序等将档案进行分类。分类好的案卷分组防止在待办卷宗内。接着是案卷排列,立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起,编制案卷目录和案内目录,并复印出四至五份。然后是整理案卷,案卷厚度应当适宜,建议控制在1厘米到2厘米之间,材料过窄应当加车边;材料过款应折叠整齐;自己难辨认的,应附抄件。最后是确定保管期限、编制档案目录,举悔信按一定次序排列和存放。
上述描述的是传统档案的归档立卷方式,对于使用档前搭案管理系统的企业来说,可直接在系统当中构建档案管理框架,将企业档案单个或批量上传到系统当中,并做好条目挂接与属性编辑就好。
03企业档案的保管
对于传统纸质档案、实体档案而言,做好档案保管工作需要公司设立专门地点或专用文件库保存档案,同时需要做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防尘、防鼠害、防强光等工作。如果上线了档案管理系统后,可以实体档案室中布设各种温湿度传感器,将实时的数据情况回传到平台当中,进而实现对档案环境的及时、有效调控。
档案管理系统可以对企业电子化档案进行安全地保管和利用,同时减轻实体库房的库存压力。
04企业档案的鉴定
并不是所有资料都需要保存,都值得保存,只有那些对国家、社会和企业有保存价值的文件材料,才有保存的必要。鉴定后需要根据行业与公司的相关规定确定档案的保管期限(永久、长期、还是短期)。制定好相关规范后,档案管理员可根据规范确定,不明确的也可咨询档案管理专业人士确定。
在档案管理系统当中,对于有争议的档案,可以通过提交流程化申请,综合各相关部门和正轮专业意见,进行系统化评估。
05企业档案的销毁
对于已经失效的档案,档案管理员需要认真鉴定、编制销毁清册,办理销毁手续,经过企业董事会或总经理批准后,方能销毁。销毁的时候需要二人以上监销。
在企业档案管理系统上,提供了灵活设定档案保存期限,档案管理员在系统上可方便查看档案保管期限,到期直接线上提交申请后即可销毁,销毁申请和文件均记录在案。
06企业档案的借阅与利用
企业档案涉及企业机密文件,因此在日常的借阅、利用过程中,应做好规范化管理和保密工作。不论实体档案、还是电子档案,凡使用档案者,都需要填写调阅单,依据调阅权限和档案密集,经各方领导签订批准后方能调阅案卷。
如果流转的是实体档案,需要确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损坏。外单位借阅档案,应持有应持有单位介绍信,经总经理批准后方可借阅,且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。如果借阅的是电子档案,系统具有很好的保密性,也为档案的流转提供了很大便利,只需要在系统内按规范操作即可。
会博通可为企业提供“线上+线下”,“实体+电子”的全流程、智能化档案管理服务。企业档案管理不仅需要专业的档案管理人员,也需要专业的档案管理工具,会博通用档案管理软件应用于服务助力企业进行知识积淀、加速成长。
系统的主要特点有:
1)统一建库、统一管理
整个系统将单位信息、人员信息统一建库,统一进行管理。即采用中心数据库(如图1)管理信息。只有一级主管单位的相关业务负责人员才有权修改中心库中相关业务的数据。其他人员只能根据各自的操作权限,查询和下载相关数据。
图1 中心数据库结构图
2)按照业务职能分层管理
人力资源信息系统是按照业务职能分层管理,这其中盯衡让包含两层意思。一是按照业务职能管理,二是分层管理。按照业务职能管理指的是:由主管职能部门负责本单位所有人力资源的计划与编制工作,由各级职能处室负责相关业务。与此相对应,软件也要按照业务职能划分子系统。分层管理指的是基层单位的数据上报其主管单位,由主管单位汇总上报到上一级主管单位,依次类推,最后由顶级的主管单位修改和更新中心库,基层单位的有关人力资源计划、编制方面的数据由其主管单位收发、审批,并一级级上报,而不是将数据直接送达到顶级主管单位。
此解决方案适合于要求对单位及人拦握员信息高度统一管理的系统。由于一切信息以中心数据库中的信息为基准,因此不会出现使用数据和上报数据不一致的情况。数据结构由主管单位各职能处制定,一级级下发到基层单位,以保持统一的数据格式。用户在保持数据结构与上级单位要求相一致的同时,也可以根据自己的需要自设数据项。
3)采用三层结构
本系统采用C/S三层结构,后台数据库采用SQL Server 7.0,开发工具采用VB6.0及VC6.0,并利用ADO实现系统数据调用。系统以模块组合为基础,既强化了对系统整体的管理,又兼顾了单项应用的功能。
4)权限管理模块
权限管理模块中包含电子印模管理和用户权限管理。
电子印模管理主要是在文件等的审批时,加上审批人的电子印模,实现责任管理。电子印模专门建库,每一条记录的读写都有口令设置,读写口令不一样,一般只有本人才有读写自己电子印模的权利。
用户权限管理按照优先顺序分成以下级别:
A.操作权限。设置子系统权限,即是否有进入编制管理、职称管理、工资管理、离退休管理、培训管理、领导查询、办公自动化、指标体系和用户管理子系统的权限。
B.数据权限。为用户指定访问单位、部门的权限。通过数据权限的设置,各单位只能在中心数据库中浏览本单位的数据,而不能浏览其他单位的数据。
C.表/字段权限。为用户设定读、写、增、删数据表/字段的权限。
人事信息管理系统应用经验
济南市人事局采用金益康人事信息网,实现了济南市人事管理工作的信息化,通过Intranet/Internet进行网上办公,彻底摆脱了原有的手工录入、手工查询、手工制表、手工统计等繁重的劳动。本系统通过建立中心数据库,录入了济南市26万余个职工的基础信息,并预先设置了人事工作中用到的所有表格,还规范了待业人员管理标准,明确了基础数据的来源,并对工作程序进行了优化。
信息采集是济南市人事管理工作中一项重要内容。过去没有解决信息共享问题,在对重要人事信息进行整理、编辑和录入时,既出现重复劳动,又不能保证录入信息的准确,这往往会白白耗费单位大量的人力、物力和财力。本系统采用模块组合方式,各模块间的信息高度共享,实现录入、修改与审批等功能的统一,在各相关数据间做到了数据的连动。这种模块结构为人事部门查询、检索、读取信息提供了极大的便利。而且本系统在输入模块中还提供了默认的模板结构,提高了信息录入的效率。
人事信息网建设使济南市人事局从事务管理转变为职能管理,在职能管理过程中全面应用了信息技术。上级人事局将数据下发给主管局,主管局接收上级数据,并根据自身的实际情况在指标体系中,添加自己的指标集和指标次参数,设定数据结构,将数据结构下发给基层单位。基层单位得到主管局的数据结构,只需按自身需求添加部分指标即可。这种数据发收的形式,保证了结构的唯一性,减少了工作环节,缩短了整个工作流程,更易于方案的落实。
办公自动化系统的应用
济南市人事信息综合管理网络另一特色是将政府的办公系统与日常人事管理工作进行紧密结合。应用网络提高了人事工作的透明度,降低了办公费用,提高了办事效率,有利于勤政和廉政建设,同时大幅度提高人凯局事管理工作的信息化水平。
此办公自动化系统共由六大功能子系统组成:公文管理、文秘档案管理、综合办公、公共信息、个人事务和系统管理。在公文管理方面,本系统以工作流的方式基本实现公文的收文、发文及其他管理工作,并根据人事工作的特性,规范公文类型和表单样式,提供了自定义表单功能,提高了系统的灵活性。
为方便用户,系统对处于流转过程中的公文进行全面的跟踪监控。系统采用严密的安全机制,仿照公文实际处理情况,可接触公文的人员范围随着公文不断流转而动态变化。
办公自动系统与人事信息管理系统间形成无缝结合,是人事管理信息化的一大突破。人事信息管理系统可与办公自动化系统进行自由切换,优化了工作流程。
图2 程序网络图
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精彩点评
金益康人事信息综合管理网络整体解决方案应用信息技术进行人事工作管理与规划。方案由两大系统组成:一是人事信息管理系统,以目前中国人事管理的现状为基础,强调人事管理工作的通用性,兼顾专用性,预留二次开发空间;二是金益康办公自动化系统,协助人事部门内部实现办公工作自动化,通过此系统衔接人事部门与其它部门的业务,利用互联网模块,获得与人事管理机关相关的全方位综合信息。两大系统无缝结束,在信息技术方面,两大系统信息共享,数据自由转换,系统间自由切换;最重要的是在人事管理业务方面,将人事管理工作融入到日常管理中,减少人事工作独立办公现象,并通过办公自动化系统及时发布人事管理的信息政策等,增进人事管理工作的时效性、透明性。
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。匡易档案包括:档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案棚链价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。
这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 8个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。掘和弯
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版判闷、展览等多项服务活动构成。