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欢迎来到档案界!2024年05月19日
工程档案管理
投标方案:档案管理
一、项目背景
随着信息时代的发展,各类组织和企业的档案数量不断增加,档案管理的重要性日益凸显。本项目旨在为投标方提供一种高效、安全、可持续的档案管理解决方案,满足客户对档案管理的需求。
二、项目目标
1. 实现档案管理的数字化和信息化,提高档案管理的效率和准确性。
2. 建立规范的档案管理流程,确保档案的安全性和完整性。
3. 提供便捷的档案检索和查询功能,提高工作效率。
4. 提供可持续的档案存储和保护方案,确保档案长期保存和可追溯性。
三、方案内容
1. 档案数字化和信息化:通过扫描、OCR识别等技术手段,将纸质档案转化为电子档案,并建立相应的数据库和信息系统,实现档案的数字化管理和信息化检索。
2. 档案管理流程规范化:根据客户的需求和业务流程,制定档案管理的规范和流程,建立档案管理的标准操作流程和责任制度,确保档案管理的规范性和一致性。
3. 档案检索和查询功能:建立便捷的档案检索和查询系统,通过关键词搜索、分类检索等方式,实现快速定位和查找档案,提高工作效率。
4. 档案存储和保护方案:提供可持续的档案存储和保护方案,包括数字档案的备份和存储、纸质档案的保管和防火防潮措施等,确保档案的长期保存和可追溯性。
四、项目实施计划
1. 需求分析和方案设计:与客户充分沟通,了解客户的需求和要求,制定详细的方案设计和实施计划。
2. 系统开发和测试:根据方案设计,进行系统开发和测试,确保系统的稳定性和功能完善性。
3. 数据迁移和档案整理:将现有的档案进行数字化处理和整理,确保档案的准确性和完整性。
4. 系统上线和培训:将系统上线,并进行用户培训,确保用户能够熟练操作和使用系统。
5. 系统运维和维护:提供系统的运维和维护服务,确保系统的稳定运行和及时更新。
五、项目收益
1. 提高档案管理的效率和准确性,节省人力和物力成本。
2. 提供便捷的档案检索和查询功能,提高工作效率。
3. 提供可持续的档案存储和保护方案,确保档案长期保存和可追溯性。
4. 建立规范的档案管理流程,提高档案管理的规范性和一致性。
六、项目风险和控制
1. 技术风险:通过严格的系统开发和测试,确保系统的稳定性和功能完善性。
2. 数据安全风险:通过加密和权限控制等手段,确保档案数据的安全性和保密性。
3. 项目进度风险:通过合理的项目计划和资源调配,确保项目按时完成。
七、项目费用和投资回报
具体费用和投资回报将根据客户的需求和项目规模进行商议和确定。
以上为本次投标方案的主要内容,如有需要,我们可以进一步商讨和完善。期待与贵公司合作,共同推动档案管理的现代化进程。
法律分析:设立专用档案室,存放招标投标档案。由档案管理人员具体负责登记、接收招标投标档案。招迅升羡标投标档案应统一整理编号、装订入卷,分类存放,并做好防火、防盗、防潮等工作。投标邀请书一般应包括建设单位招标项目性质,工程简况,发售招标文件的时间、地点、售价等内容。招标者须知一般应包括资格要求、招标文件要求、投标报价、投标有效期、投标保证等内容。
法亩拍律依据:《中华人民共和国招标投标法》
第二十七条 投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。招标项目属于建设施工的,投标文件的内容应当包括拟派出的项目负责人与主要技术人员的简历、业绩和拟用于完成招标项目的机械设备等。
第二十八条 投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前,将投标文件送达投标地点。招标人收到投标文件后,应当签收保存,不得开启。投标人少于三个的,招标人应当依照本法重新招标。在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件,招标人应当拒收。
第二十九条 投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前,可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件,并书面通知招标人。补充、修改的内容笑脊为投标文件的组成部分。
第三十条 投标人根据招标文件载明的项目实际情况,拟在中标后将中标项目的部分非主体、非关键性工作进行分包的,应当在投标文件中载明。
江苏省房屋建筑和市政基础设施工程项目\x0d\x0a 招标投标档案管理办法\x0d\x0a (讨论稿)\x0d\x0a 第一条 为规范全省房屋建筑和市政基础设施工程项目招标投标档案管理,统一招标投标过程中档案资料的收集、整理和归档标准,依据有关法律、法规,结合我省实际,制定本办法。\x0d\x0a 第二条 本办法所称的招标投标档案是指房屋建筑和市政基础设施工程项目招标投标活动过程中形成的,并能真实反映招标投标活动内容,具有睁碰保存价值的文字、数字、图表、声像等各种载体的文件资料。\x0d\x0a 第三条 各级建设行政主管部门负责招标投标档案管理和监督检查工作,具体工作由其所属的建设工程招标投标监督管理机构(以下简称“监管机构”)负责,各级监管机构应当按照本办法的规定建立招标投标档案,业务上接受各级城建档案部门的指导。\x0d\x0a 第四条 各级城建档案部门应对同级监管机构移交的招标投标档案材料免费接受并保存。\x0d\x0a 第五条 归档的招投标文件资料,其内容必须准确、齐全完整、真实反映招标投标活动的过程。\x0d\x0a 第六条 监管机构的项目经办人应在监督过程中及时收集、整理、保存招标投标过程中产生的各种文件闷早拆资料,并应当在接受施工合同备案之日起五日内,将有关收集齐全的归档招投标文件材料交档案管理人员。经办人发生变化时,应当做好交接工作。\x0d\x0a 第七条 招标投标档案应当专人管理。档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。\x0d\x0a 档案管理人员在收到归档的招标投标文件材料后,应及时登记,并认真做好档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作。归档整理应符合建设部颁布的《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)的要求。\x0d\x0a 第八条 招标投标监管机构应当收集、整理、归档的文件资料包括以下内容,并按下列顺序装订成册:\x0d\x0a (一)工程建设项目发包初步方案,及其附件;\x0d\x0a 附件包括:1、工程建设项目审批或者备案文件的复印件;\x0d\x0a 2、邀请招标或直接发包的有关审批文件和证明材料。\x0d\x0a (二)招标人自行办理招标事宜备案表及附件资料;\x0d\x0a (三)委托招标代理的工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表;\x0d\x0a (四)单独委托编制施工标底的标底编制委托合同;\x0d\x0a (五)招标公告或者投标邀请书;\x0d\x0a (六)投标报名及获取资格预审文件或获取招标文件一览表;\x0d\x0a (七)资格预审文件,中标人资格预审申请书复印件,资格审查情况报告;\x0d\x0a (八)招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件;\x0d\x0a (九)清标情况报告;\x0d\x0a (十)评委抽取、通知记录表;\x0d\x0a (十一)标底的封面、编制说明及报价汇总表;\x0d\x0a (十二)评标报告;\x0d\x0a (十三)招标投标的情况书面报告(其中在前面程序中已提交过的内容,可以不重复提交。);\x0d\x0a (十四)中标结果公示表;\x0d\x0a (十五)中标通知书;\x0d\x0a (十六)中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件;\x0d\x0a (十七)合同副本;\x0d\x0a (十八)对委托招标代理的工程招标代理机构的评价意见;\x0d\x0a (十九)备案流程表和合同备案表\x0d\x0a (十二)招标投标监督情况记录表;\x0d\x0a (二十一)行政监督意见书;\x0d\x0a (二十二)需要存档的其他材料。\x0d\x0a 中标人的投标文件副本,应当自施工合同接受备案之日起,保存六个月。\x0d\x0a 第九条 建设单位(委托工程招标代理的招标代理机构)应当收集、整理、归档的招投标文件材料包括以下内容,并按下列顺序装订成册:\x0d\x0a (一)工程建设项目发包初步方案,并附项目立项审批文蚂枣件或备案文件复印件;\x0d\x0a (二)邀请招标或直接发包的项目,应附可邀请或直接发包的有关审批文件和说明材料;\x0d\x0a (三)委托招标代理的工程招标代理委托合同、授权委托书和工程招标代理项目组组成人员情况表;\x0d\x0a (四)单独委托编制施工标底的标底编制委托合同;\x0d\x0a (五)招标公告或投标邀请书;\x0d\x0a (六)资格预审的获取资格预审文件或招标文件一览表;\x0d\x0a (七)资格后审的获取招标文件的潜在投标人名单;\x0d\x0a (八)资格预审的资格预审文件及中标单位的资格预审申请书;\x0d\x0a (九)资格预审合格通知书与资格预审结果通知书及其发放、确认的记录;\x0d\x0a (十)资格预审报告;\x0d\x0a (十一)招标文件以及招标文件澄清或者修改的内容(含招标答疑或投标预备会纪要);\x0d\x0a (十二)招标文件及答疑纪要等发放、签收的记录;\x0d\x0a (十三)设有标底的工程施工招标标底;\x0d\x0a (十四)开标过程中投标文件签收、评委签到等记录;\x0d\x0a (十五)清标情况报告;\x0d\x0a (十六)评标委员会的评标报告(含评委评分、评议等过程资料);\x0d\x0a (十七)招标人提交的招标投标情况的书面报告(包括招标范围、招标方式、资格审查、开评标过程和确定中标人的方式以及理由等。已提交过的内容,可引用,不必重复提交。);\x0d\x0a (十八)中标结果公示表;\x0d\x0a (十九)中标通知书;\x0d\x0a (二十)中标人的投标文件正本;\x0d\x0a (二十一)合同副本;\x0d\x0a (二十二)委托招标代理的工程招标代理评价意见表;\x0d\x0a (二十三)备案流程表;\x0d\x0a (二十四)行政监督意见书;\x0d\x0a (二十五)未中标人的资格预审申请书、投标文件正本;\x0d\x0a (二十六)需要存档的其他材料;\x0d\x0a 以上归档材料中,除(二十)、(二十五)项材料外,其他材料均应装订成册。第(二十)项(中标单位的投标文件正本)可以单独立卷装订;第(二十五)项(未中标单位的资格预审申请书、投标文件正本)应暂时保存,待合同签定六个月后销毁。\x0d\x0a 第十条 归档的招投标文件材料应字迹清楚、图表整洁,需要单位或个人签章的,其签章手续应完备,并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写,不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。\x0d\x0a 所有存档的文件材料应统一使用A4或A3纸(图纸除外)。\x0d\x0a 第十一条 招标投标文件材料的立卷与归档,应遵循文件材料的形成规律。同一项目分阶段招标的,每一阶段应分别组卷,内容相同的材料,可不必重复存档,但应在档案备考表中注明相关材料的存档信息;卷与卷之间应保持系统联系,便于档案的利用、查询和保管。\x0d\x0a 第十二条 归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录;并附卷内备考表列在归档文件材料尾页之后。案卷封面、卷内目录及卷内备考表(格式)见附件。\x0d\x0a 第十三条 监管机构可以将档案的立卷、装订、归档和保存等工作委托建设工程交易中心承担,并应建立健全档案的保管、保密、鉴定、销毁、借阅等制度\x0d\x0a 第十四条 招标投标档案在监管机构(或建设工程交易中心)保管至工程项目竣工后一至五年,即可移交当地城建档案馆保存。\x0d\x0a 第十五条 对保存期已满,须移交同级城建档案馆的档案,应按照有关规定办理移交手续。对已失去保存价值的档案,经组织鉴定后可予销毁。档案销毁前必须登记造册,经单位负责人批准后,鉴销人员应在清册上签字,按有关规定进行销毁。\x0d\x0a 第十六条 档案管理人员离开工作岗位前,应当按规定移交招投标档案资料,不得擅自处理或带走。\x0d\x0a 禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招标投标档案。\x0d\x0a 第十七条 档案室的建设应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施,不得在危险和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案,应及时采取抢救、复制、收集等补救措施,确保档案的安全与完整。\x0d\x0a 第十八条 凡查阅或借阅招投标档案必须履行登记、签收、注销制度。严格遵守和执行国家各项保密规定和纪律。查阅或借阅档案时,必须精心爱护,不得拆卷、抽页、涂改、销毁。如需要摘抄或复印的,需经领导批准,履行登记手续。借阅的档案,不得转借,按期归还,防止丢失和泄密。\x0d\x0a 第十九条 各级监管机构对招投标管理工作中其他有保存价值的文件材料如:工作文件、投诉处理、统计资料、活动记录等,也应及时做好归档保存工作,有管理规定的,按照有关规定执行,无管理规定的可参照本办法执行。\x0d\x0a 第二十条 本办法自发布之日起施行。\x0d\x0a 附:案卷封面(式样)、卷内目录(式样)、卷内备考表(式样)\x0d\x0a\x0d\x0a 二○○七年三月二日
江苏省房屋建筑和市政基础设施工程项目
招标投标档案管理办法
(讨论稿)
第一条 为规范全省房屋建筑和市政基础设施工程项目招标投标档案管理,统一招标投标过程中档案资料的收集、整理和归档标准,依据有关法律、法规,结合我省实际,制定本办法。
第二条 本办法所称的招标投标档案是指房屋建筑和市政基础设施工程项目招标投标活动过程中形成的,并能真实反映招标投标活动内容,具有保存价值的文字、数字、图表、声像等各种载体的文件资料。
第三条 各级建设行政主管部门负责招标投标闷早拆档案管理和监督检查工作,具体工作由其所属的建设工程招标投标监督管理机构(以下简称“监管机构”)负责,各级监管机构应当按照本办法的规定建立招标投标档案,业务上接受各级城建档案部门的指导。
第四条 各级城建档案部门应对同级监管机构移交的招标投标档案材料免费接受并保存。
第五条 归档的招投标文件资料,其内容必须准确、齐全完整、真实反映招标投标活动的过程。
第六条 监管机构的项目经办人应在监督过程中及时收集、整理、保存招标投标过程中产生的各种文件资料,并应当在接受施工合同备案之日起五日内,将有关收集齐全的归档招投标文件材料交档案管理人员。经办人发生变化时,应当做好交接工作。
第七条 招标投标档案应当专人管理。档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。
档案管理人员在收到归档的招标投标文件材料后,应及时登记,并认真做好档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作。归档整理应符合建设部颁布的《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)的要求。
第八条 招标投标监管机构应当收集、整理、归档的文件资料包括以下内容,并按下列顺序装订成册:
(一)工程建设项目发包初步方案,及其附件;
附件包括:1、工程建设项目审批或者备案文件的复印件;
2、邀请招标或直接发包的有关审批文件和证明材料。
(二)招标人自行办理招标事宜备案表及附件资料;
(三)委托招标代理的工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表;
(四)单独委托编制施工标底的标底编制委托合同;
(五)招标公告或者投标邀请书;
(六)投标报名及获取资格预审文件或获取招标文件一览表;
(七)资格预审文件,中标人资格预审申请书复印件,资格审查情况报告;
(八)招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件;
(九)清标情况报告;
(十)评委抽取、通知记录表;
(十一)标底的封面、编制说明及报价汇总表;
(十二)评标报告;
(十三)招标投标的情况书面报告(其中在前面程序中已提交过的内容,可以不重复提交。);
(十四)中标结果公示表;
(十五)中标通知书;
(十六)中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复睁碰印件;
(十七)合同副本;
(十八)对委托招标代理的工程招标代理机构的评价意见;
(十九)备案流程表和合同备案表
(十二)招标投标监督情况记录表;
(二十一)行政监督意见书;
(二十二)需要存档的其他材料。
中标人的投标文件副本,应当自施工合同接受备案之日起,保存六个月。
第九条 建设单位(委托工程招标代理的招标代理机构)应当收集、整理、归档的招投标文件材料包括以下内容,并按下列顺序装订成册:
(一)工程建设项目发包初步方案,并附项目立项审批文件或备案文件复印件;
(二)邀请招标或直接发包的项目,应附可邀请或直接发包的有关审批文件和说明材料;
(三)委托招标代理的工程招标代理委托合同、授权委托书和工程招标代理项目蚂枣组组成人员情况表;
(四)单独委托编制施工标底的标底编制委托合同;
(五)招标公告或投标邀请书;
(六)资格预审的获取资格预审文件或招标文件一览表;
(七)资格后审的获取招标文件的潜在投标人名单;
(八)资格预审的资格预审文件及中标单位的资格预审申请书;
(九)资格预审合格通知书与资格预审结果通知书及其发放、确认的记录;
(十)资格预审报告;
(十一)招标文件以及招标文件澄清或者修改的内容(含招标答疑或投标预备会纪要);
(十二)招标文件及答疑纪要等发放、签收的记录;
(十三)设有标底的工程施工招标标底;
(十四)开标过程中投标文件签收、评委签到等记录;
(十五)清标情况报告;
(十六)评标委员会的评标报告(含评委评分、评议等过程资料);
(十七)招标人提交的招标投标情况的书面报告(包括招标范围、招标方式、资格审查、开评标过程和确定中标人的方式以及理由等。已提交过的内容,可引用,不必重复提交。);
(十八)中标结果公示表;
(十九)中标通知书;
(二十)中标人的投标文件正本;
(二十一)合同副本;
(二十二)委托招标代理的工程招标代理评价意见表;
(二十三)备案流程表;
(二十四)行政监督意见书;
(二十五)未中标人的资格预审申请书、投标文件正本;
(二十六)需要存档的其他材料;
以上归档材料中,除(二十)、(二十五)项材料外,其他材料均应装订成册。第(二十)项(中标单位的投标文件正本)可以单独立卷装订;第(二十五)项(未中标单位的资格预审申请书、投标文件正本)应暂时保存,待合同签定六个月后销毁。
第十条 归档的招投标文件材料应字迹清楚、图表整洁,需要单位或个人签章的,其签章手续应完备,并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写,不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。
所有存档的文件材料应统一使用A4或A3纸(图纸除外)。
第十一条 招标投标文件材料的立卷与归档,应遵循文件材料的形成规律。同一项目分阶段招标的,每一阶段应分别组卷,内容相同的材料,可不必重复存档,但应在档案备考表中注明相关材料的存档信息;卷与卷之间应保持系统联系,便于档案的利用、查询和保管。
第十二条 归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录;并附卷内备考表列在归档文件材料尾页之后。案卷封面、卷内目录及卷内备考表(格式)见附件。
第十三条 监管机构可以将档案的立卷、装订、归档和保存等工作委托建设工程交易中心承担,并应建立健全档案的保管、保密、鉴定、销毁、借阅等制度
第十四条 招标投标档案在监管机构(或建设工程交易中心)保管至工程项目竣工后一至五年,即可移交当地城建档案馆保存。
第十五条 对保存期已满,须移交同级城建档案馆的档案,应按照有关规定办理移交手续。对已失去保存价值的档案,经组织鉴定后可予销毁。档案销毁前必须登记造册,经单位负责人批准后,鉴销人员应在清册上签字,按有关规定进行销毁。
第十六条 档案管理人员离开工作岗位前,应当按规定移交招投标档案资料,不得擅自处理或带走。
禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招标投标档案。
第十七条 档案室的建设应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施,不得在危险和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案,应及时采取抢救、复制、收集等补救措施,确保档案的安全与完整。
第十八条 凡查阅或借阅招投标档案必须履行登记、签收、注销制度。严格遵守和执行国家各项保密规定和纪律。查阅或借阅档案时,必须精心爱护,不得拆卷、抽页、涂改、销毁。如需要摘抄或复印的,需经领导批准,履行登记手续。借阅的档案,不得转借,按期归还,防止丢失和泄密。
第十九条 各级监管机构对招投标管理工作中其他有保存价值的文件材料如:工作文件、投诉处理、统计资料、活动记录等,也应及时做好归档保存工作,有管理规定的,按照有关规定执行,无管理规定的可参照本办法执行。
第二十条 本办法自发布之日起施行。
附:案卷封面(式样)、卷内目录(式样)、卷内备考表(式样)
二○○七年三月二日