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欢迎来到档案界!2024年05月19日
工程档案管理
档案管理审计方案是指对组织的档案管理工作进行全面、系统、科学的审计,以评估档案管理的合规性、有效性和规范性,发现问题并提出改进措施的方案。
一、审计目标
1.评估档案管理工作的合规性,包括是否符合相关法律法规、政策和规章制度的要求;
2.评估档案管理工作的有效性,包括档案的收集、整理、保管、利用等环节是否顺畅、高效;
3.评估档案管理工作的规范性,包括档案管理制度、流程、工作标准等是否科学、规范;
4.发现档案管理中存在的问题和风险,提出改进措施,推动档案管理工作的持续改进。
二、审计内容
1.档案管理制度和规章制度的合规性审计,包括档案管理的法律法规依据、组织架构、职责分工、工作流程等是否符合要求;
2.档案管理工作的收集、整理、保管、利用等环节的有效性审计,包括档案的收集渠道、整理方式、保管措施、利用情况等是否符合要求;
3.档案管理工作的规范性审计,包括档案管理制度、流程、工作标准等是否科学、规范;
4.档案管理工作的风险评估,包括档案安全、档案完整性、档案利用合规性等方面的风险评估;
5.档案管理工作的改进措施,根据审计结果提出档案管理工作的改进措施和建议。
三、审计方法
1.文件审查,对档案管理制度、规章制度、工作流程等文件进行审查,评估其合规性和规范性;
2.实地调研,对档案管理工作的实际情况进行调研,包括档案收集、整理、保管、利用等环节的实际操作情况;
3.访谈,与档案管理工作相关人员进行访谈,了解他们对档案管理工作的理解和实施情况;
4.数据分析,对档案管理工作的数据进行分析,评估其有效性和规范性;
5.风险评估,通过对档案管理工作中存在的风险进行评估,确定其影响程度和应对措施。
四、审计报告
审计报告应包括审计目标、审计内容、审计方法、审计结果、问题发现、改进措施和建议等内容,以便组织能够清晰了解档案管理工作的现状和存在的问题,并能够据此制定改进计划。同时,报告还应具备客观、准确、可操作性的特点,以便组织能够根据报告提出的建议进行改进工作。
审计业务档案的整理方法
档案管理工作看似简单,其实有许多学问在里面咐颤。下面就为大家整理了一些审计业务档案的整理方法,希望对大家有所帮助!
一、分类排序
审计项目档案材料的整理,应遵循审计成文规律和特点,并保持历笑文件材料之间的有机联系,按照结论类、证明类、立项类、备查类四个单元进行排列,并按照“正件在前、附件在后,定稿在前、修改稿在后”的原则排序。实践中按以下单元分类归档排序比较合理:
第一单元:结论类文件材料(凡带★号的条目为必备文件材料)
1.上级机关(领导)对审计项目形成的审计报告、审计决定、审计移送及《审计要情》、《专题报告》等审计信息的.批示、签报
2.审计情况报告及审计情况报告代拟稿
审计结果报告及审计结果报告代拟稿
审计综合报告及审计综合报告代拟稿
3.审计报告★
审计报告代拟稿
审计报告送达回证★
业务部门复核意见书★
审计组对被审计对象反馈意见的说明
被审计单位对审计报告(征求意见稿)的答复
审计报告征求意见书、审计报告征求意见稿及送达回证★
审计组审计报告
4.审计决定书★
审计决定书代拟稿
审计决定书送达回证★
5.审计移送处理书
审计移送处理书衡烂败代拟稿
审计移送处理书送达回证
6.审计移送处理书审理意见书
审计项目审理意见书★
审理意见采纳情况说明书
7.审计业务会议纪要★
8.审计组会议记录★
9.重要管理事项记录
第二单元 证明类文件材料
10.被审计单位承诺书★
11.汇总工作底稿★
12.审计工作底稿及审计证据★
13.审计移送处理书附件原始取证单
14.《审计要情》、《专题报告》涉及问题的证据材料
15.举报问题情况核实材料或取证材料
16.查询被审计单位银行存款、账户有关资料
第三单元 立项类文件资料
17.上级审计机关或本级政府的指令性文件
举报材料及领导批示
审计工作方案
审计工作方案调整及相关材料
审计报告模板
18.调查了解记录★
调查了解记录及相关的审计取证
19.审计实施方案★
审计实施方案调整说明及相关材料
20.审计通知书及送达回证★
审计通知书代拟稿
授权审计通知书
第四单元 备查类文件资料
21.审计结果公告
22.审计整改情况报告
审计整改检查取证资料
被审单位整改情况报告
23.审计宣传信息
24.审计工作报告
25.相关部门出台的管理制度、办法
26.审计移送案件受理、立案、起诉及判决、处理处分材料
27.审计评估表、测算表
28.被审计单位自查报告或自查表
二、加工整理
首先应检查每一份档案资料,察看是否留有充分的装订线;其次应对纸张破损、幅面不规则或字迹模糊的档案材料进行加工处理。具体应注意做好以下几项工作:
1. 确定每份审计工作底稿及附件审计取证材料的顺序,避免把资料放错位置,同时撤出冗余资料。
2.对纸张破损或字迹模糊不清的档案材料,应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制,复制件应附在原件后并注明复制原因。
3.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁,保证每页最终都为A4纸大小。折叠后的档案材料要保持平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。
4.幅面过小的材料应进行托举。有些材料幅面太小,无法装订,应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。
5.装订边线过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边。
6. 拆除档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物。
三、编写目录
编写目录包括分卷、编页、编目三个过程:
1.分卷。在所有资料都已经齐全并且符合归档要求时,就可以分卷了。同类档案如果太厚,应该分成多卷装订(并于编目时在文件标题或备注中注明分卷顺序)。分卷装订时,必须保证同一份材料分在同一卷中。每卷厚薄以恰好能装进档案卷夹为宜,卷夹背脊等整体应做到不凹不凸。
2.编页。每卷材料应独立编页以便于查阅,编写页码要用铅笔以便于修改;页码标记应在材料的正面右上角、背面左上角,字体不能过大或者过小,过大影响美观,过小则可能在扫描后的电子档案中显示不清晰。
3.编目。档案材料应按照排列顺序,逐份逐项编写目录,做到目录清楚,填写准确。目录包括顺序号、文件作者、收发文号、页码、文件标题、文件日期、备注等。填写“顺序号”用阿拉伯数字;“文件作者”填写单位、处科股室或审计组名称;“收发文号”有文号的填写,没有的不填;“页码”按照编好的页数如实填写;“文件标题”根据材料题目或主要内容填写,标题必须确切反映材料的主要内容或性质特点;“文件时间”填写材料落款的具体年月日时间;“备注”填写需要说明的情况。
四、装订成册
装订时将档案目录置于卷首,卷内材料按目录顺序排列,左边、下边对齐,置于档案卷夹在左侧打孔装订。装订应严格按照“牢固、整齐、美观,不丢页、不错页、不倒页、不压字、不订反、不损坏文件、不妨碍使用”的要求进行
审计档案管理应遵循我国档案工作的基本原则,即集中统一管理原则、完整与安全的原则和方便利用的原则。同时还应建立实行谁审计谁立卷、审结卷成、定期归档的现任制度;采取按职能分类、按项目立卷、按单位排列的立卷方法。按照立卷归档现任制要求,审计文件材料的收集、整理、立卷由审计组负责;审计案卷的质量检查由相关审计业务部门负责;审计案卷的接收由机关档案管理部门负责。1.审计文件材料立卷管理(1)审计文件材料立卷的原则①归入审计案卷的文件材料必须是审计监督项目或审计调查项目实施过程中形成的专门性业务文件材料;②审计文件大闹前材料的组合要遵循其形成规律和特点,保持内在的历史联系,区别不同价值,便于保管和利用;③审计文件材料的排列要符合规范化要求,一般应分为“结论性文件材料”、“证明性文件材料”、“立项性文件材料”三个单元。(2)审计文件材料立卷的基本要求①为确保审计档案中文件材料的合法、有用、有效,在案卷内容上,要做到“完整”与“精练”。 “完整”是指每一个年度审结的审计项目和完成的调查项目案卷要收集齐全;每一项目所产生的审计文件材料要收集齐全;每一案卷内重要文件的各次稿本要收集齐全。“精练”是指在立卷时要严格按照审计文件材料的保存价值决定取舍。审计文件材料与行政文件材料一般不得混合立卷或重复立卷。未经核实的或与审计事项无关的文件材料、不重要的文件修改稿不得归入审计案卷。②为便于审计档案的安全保管和提供利用,要做到案卷封面整洁、书写规范,文件整齐有序、组装严密。(3)审计文件材料的收集范围 凡记录和反映审计机关在履行审计监督或审计调查任务中直接形成的文件、笔录、证据、电报、信函的原件或复制件,照片、声像磁带、电脑软盘、光盘,以及与项目有关的其他文件材料,均属审计档案的收集范围。如,审计机关在执行审计监督和审计调查任务中,根据《审计法入《审计法实施条例》和《中国审计规范》制作和使用的各种审计公文;审计实施类文书;审计项目管理文件;审计项目往来文件;与审计项目有关的各种举报材料和其他有关文件。不归入审计档案的文件有:①与具体审计项目无关的行政文书和审计综合管理性文件;②未用作审计依据,或未经核实的证明性文件材料;③审计所依据的法规、政策文件中无关的条款及其他参考材料;④未经领导审签的文件草稿;⑤其他不应归入审计档案的文件材料。(4)审计文件材料的组卷方法①审计文件材料的组合采用按职能分类,按项目立卷,按单元排列的基本方法。一个审计项目可立一个卷或几个卷,多卷项目在分卷时应防止割断卷内文件材料的联系性。一般情况下,不得把几个审计项目的文件材料合并为一个卷。②跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷。③行业审计项目的综合报告与子项目的审计结果报告合并立卷,各子项目的审计文件材料另行立卷。④定期审计项目的总体审计方案与综合审计报告单独立卷,对定期审计范围内各被审计单弯悉位进行审计滚清形成的文件材料另行立卷。⑤建设项目预算、概算执行情况,年度决算、项目竣工决算和开、复工前审计均以项目为单位立卷。⑥经济责任年度审计、期满审计或离任审计以项目为单位立卷。⑦审计行政复议项目,由受理复议的审计机关按项目立卷。原审计机关收到的复议文件材料,可在审计案卷中设“第四单元”存入。审计行政应诉项目,由应诉审计机关单独立卷。⑧专项审计调查项目,按项目立卷。(5)审计案卷内文件材料的排列规则①项目审计产生的文件材料,一般应按三个单元排列:结论性文件材料;证明性文件材料;立项性文件材料。②各单元内每份或每组文件材料之间的排列规则是:正件在前,附件在后;定稿在前,修改稿在后;批复在前,请示在后;批示在前,报告在后;重要文件在前,次要文件在后;汇总性文件在前,原始性文件在后。(6)审计文件材料的立卷程序①审计方案经批准后,审计组应确定本项目立卷现任人,并提出明确要求。立卷现任人应备置专门卷夹,做好立卷准备工作。②项目审计实施开始后,立卷责任人要随着审计程序各个环节的完成,及时收集本审计项目的文件材料,并认真检查每一份文件材料的内容、格式是否完整、合规,手续是否完备,字迹是否清晰。③项目审计终结以后,立卷责任人要对本审计项目的全部文件材料进行系统地整理,进一步做好文件材料的鉴别和筛选工作,并按照规定进行排列。④整理审计案卷如遇有个别审计文件材料与行政文件或审计综合管理文件在内容上相互交叉,难以划分时,应在保证审计档案完整的前提下确定取舍。必要时,可在审计档案和行政文书档案中“同时立卷”。⑤对立卷责任人整理出的项目审计文件材料,由审计组长或相关业务部门负责进行检查,发现不符合要求之处,应责成立卷责任人进行补救。⑥检查合格后,编写页号、卷内文件目录、填制备考表、书写案卷封面等; 此外,还要做好审计案卷装订工作和审计证物的处理工作。2.审计文件材料归档管理审计文件材料归档管理工作,主要包括归档存放、保管和利用等项工作。主要内容是:(1)审计文件材料的归档,必须坚持以项目审计案卷为单位进行交换,无特殊情况,不得向档案部门移交单份文件材料。(2)对准备归档的审计案卷,由相关审计业务部门在事先逐卷检查合格的基础上,登记造册,填写“审计档案移交清册”(一式两份人 由机关档案人员逐卷清点验收,移交人和接收人在清册上签字盖章。(3)审计案卷的归档时间不得迟于该审计项目结束后次年六月底之前。(4)对于不存入审计案卷但尚有参考价值的文件材料,可由业务部门自行保存和使用;确无价值的可经业务部门派专人审查后销毁。(5)应当依据有关审计档案保管期限的规定进行审计档案的鉴定;应当按照审计案卷的保存价值确定审计档案的保管期限(永久、长期、短期)。(6)在划完保管期限的基础上,按“年度一组织机构”或“年度一审计类别”的方法排列和编目。(7)审计档案的密级和保密期限,按卷内文件的最高密级确定,并按有关规定做出标识。(8)审计机关应按规定设置专用库房,建立健全保管制度,定期进行保管状况检查。(9)积极开展审计档案的利用工作,借阅一般只限于审计机关内部。(10)审计文件资料的销毁,对于失去使用价值的审计信息资料,应根据其重要性确定最短保管期限,到期销毁时应编造清册,报经审计组织主管负责人批准,同时销毁时应有专人监督,并将销毁情况报告负责人,并在档案中注销。
第一条 为了规范审计档案管理,维护审计档案的完整与安全,保证审计档案的质量,发挥审计档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国审计法》和其他有关法律法规,制定本规定。第二条 本规定所称审计档案,是指审计机关进行审计(含专项审计调查)活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。
审计档案是国家档案的组成部分。第三条 审计简明皮机关的审计档案管理工作接受同级档案行政管理部门的监督和指导;审计机关和档案行政管理部门在各自的职责范围内开展审计档案工作。第四条 审计机关审计档案应当实行集中统一管理。第五条 审计机关应当设立档案机构或者配备专职(兼职)档案人员,负责本单位的审计档案工作。第六条 审计档案案卷质量的基本要求是:审计项目文件材料应当真实、完整、有效、规范,并做到遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。第七条 审计文件材料应当按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列。第八条 审计文件材料归档范围:
(一)结论类文件材料:上级机关(领导)对该审计项目形成的《审计要情》、《重要信息要目》等审计信息批示的情况说明、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等结论类报告,及相关的审理意见书、审计业务会议记录、纪要、被审计对象对审计报告的书面意见、审计组的书面说明等。
(二)证明类文件材料:被审计单位承诺书、审计工作底稿汇总表、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等。
(三)立项类文件材料:上级审计机关或者本级政府的指令性文件、与审计事项有关的举报材料及领导批示、调查了解记槐御录、审计实施方案及相关材料、审计通知书和授权审计通知书等。
(四)备查类文件材料:被审计单位整改情况、该审计项目审计过程中产生的信息等不属于前三类的其他文件材料。第九条 审计文件材料按审计项目立卷,不同审计项目不得合并立卷。第十条 审计文件材料归档工作实行审计组组长负责制。
审计组组长确定的立卷人应当及时收集审计项目的文件材料,在审计项目终结后按立卷方法和规则进行归类整理,经业务部门负责人审核、档案人员检查后,按照有关规定进行编目和装订,由审计业务部门向本机关档案机构或者专职(兼职)档案人员办理移交手续。第十一条 审计机关统一组织多个下级审计机关的审计组共同实施一个审计项目,由审计机关负责组织的业务部门确定文件材料归档工作。第十二条 审计复议案件的文件材料由复议机构逐案单独立卷归档。
为了便于查找和利用,档案机构(人员)应当将审计复议案件归档情况在被复议的审计项目案卷备考表中加以说明。第十三条 审计档案的保管期限应当根据审计项目涉及的金额、性质、社会影响等因素划定为永久、定期两种,定期分为30年、10年。
(一)永久保管的档案,是指特别重大的审计事项、列入审计工作报告、审计结果报告或第一次涉及的审计领域等具有突出代表意义的审计事项档案。
(二)保管30年的档案,是指重要审计事项、查考价值较大的档案。
(三)保管10年的档案,是指一般性审计事项的档案。
审计机关业务部门应当负责划定审计档案的保管期限。
执行同一审计工作方案的审计项目档案,由审计机关负责组织的业务部门确定相同保管期限。
审计档案的保管期限自归档年度开始计算。第十四条 拦差审计文件材料的归档时间应当在该审计项目终结后的5个月内,不得迟于次年4月底。
跟踪审计项目,按年度分别立卷归档。第十五条 审计机关应当根据审计工作保密事项范围和有关主管部门保密事项范围的规定确定密级和保密期限。凡未标明保密期限的,按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。
审计档案的密级及其保密期限,按卷内文件的最高密级及其保密期限确定,由审计业务部门按有关规定作出标识。
审计档案保密期限届满,即自行解密。因工作需要提前或者推迟解密的,由审计业务部门向本机关保密工作部门按解密程序申请办理。第十六条 审计档案应当采用“年度-组织机构-保管期限”的方法排列、编目和存放。审计案卷排列方法应当统一,前后保持一致,不可任意变动。
审计档案管理包括以下内容:
1、立项性文件材料樱州,包括审计通知书、审计工作方案、审计项目委托协议书(授权或委托审计通知书)、单位自查通知书等;
2、证明文件性材料,包括被审计单位情况表、审计承诺函、审计证据(即审计取证、旁证材料)、审计工作底稿、依法做脊做蔽出审计结论的法规目录或摘录等;
3、结论性文件材料,包括审计报告,审计报告征求意见函,被审单位对审计报告的书面意见,有关审计项目的请示、报告、批复、批示等文件材料等;
4、其他备查文件材胡喊料,包括审计回访、新闻报道、项目工作总结或经验介绍等。