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欢迎来到档案界!2024年05月18日
工程档案管理
档案管理是指对组织或个人的文件、记录、资料等进行管理、保管、利用和处理的一系列活动。其目的是确保文件的完整性、可靠性、安全性和可检索性,以支持组织的运营、决策和法律合规等需求。档案管理包括文件的分类、归档、存储、检索、销毁等方面的工作。
档案管理亦称档案工作。是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,也是国家档案事业最基本的组成部分。
档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即中姿是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要卖咐绝求集中、系统、优质、专指简改、广泛之间的矛盾。
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按档管理的成本:
除了按档案数的一定配比配备相应的管理人员的人工成本之外,档案管理的最大的成本在于档案库。档案的存放要购买专业的档案密集柜以及档案盒,同时档案库还要做到六防:防潮、防湿、防火、防虫、防盗和防尘。
要做到六防,则需要种种设备的保障,如门窗必须加防尘橡胶条密封,并加防火防盗门;灯要加装防爆灯,防止用电时间过长发生失火;同时,档案室的温度、湿度都有限定,温度要控制在14℃至24℃之间,相对湿度的日变化幅度不得超过±5%等,还要配备吸尘器等等。
参考资料来源:百度百科-档案管理
档案管理,亦称姿段档案工作。是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,也是国家档案事业最基本的组成部分。\x0d\x0a\x0d\x0a 档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档桐段案文献编纂)、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 6个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多局册誉层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展,还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务,档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少,并有一定程序。它们组成一个有机整体,为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用,同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行,甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。\x0d\x0a\x0d\x0a 档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,\x0d\x0a\x0d\x0a 档案管理就其基本性质和主要作用来说,是一项管理性的工作,服务性的工作,政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富,档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用,它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业,所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的,而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务,是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。
就是存放档案的地方
档案管理工作,是指科学的原则和方法管理档案。它的基本内容包括:档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、我与研究、统计和利用服务。
1、档案的收集工作:各个机关、机关内部各个组织单位形成和使用的文件,往往是分散的,而且在数量上也是浩繁的;而机关与社会对档案的利用,则要求一定的集中。为了解决档案的分散形成与集中利用侍羡之间的矛盾就形成了档案的收集工作。
2、档案的整理工作:收集集中起来的档案不仅在数量上是巨大的,而且仍然是处于零乱状态;而日常管理和实际利用,则要求将档案进行系统化。为了解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的矛盾,就形成了档案的整理工作。
3、档案的鉴定工作:随着时间的推移和社会活动的继续,新的档案在不断形成,档案的数量在不断增长,有些档案也会因其存在环境的变化而失去保存价值。为了使有保存价值的档案能够得到优先保管,并能发挥作用,以满足社会利用需要,就形成了档案的鉴定工作。
4、档案的保管工作
由于自然和社会的各种原因,档案总是处于渐变性的自毁过程,或者可能会遭到突变性的破坏;而社会利用的需要,则要求长远地拥有完好的档案。为了解决档案自然寿命的有限性与社会长远利用需要之间的矛盾,就形成了档案的保管工作。
5、档案的编目与检索工作
数量庞大的档案,通常是按照它的自然形成规律进行整理存放的。档案一经整理其体系将保持相对稳定。由于档案往往是孤本,这就决定了档案整理排放的体系具有单向线性特征;而社会对档案利用的老弊需要则是多样的和变化的。为了解决档案馆藏体系的单向性排列与社会多样的和变化的利用需要之间的矛盾,为档案的查找提手段,就形成了档案的编目与检索工作。
6、档案的我与研究工作
档案部门收存的档案,主要是原始材料,有的相当珍贵,一般只适宜馆内利用;而社会利用档案的需要是广泛的。为了满足社会多样的和广泛利用档案的需要,需要对档案进行研究,汇编出版各种档案参考资料,这就形成了档案的我与研究工作。
7、档案的统计工作:为了掌握了解档案工作基本情况,分析档案工作的规律性,提高档案管理水平,需要对档案和档案管理的状态进行数量观察和分析研究,这就形成了档案的统计工作。
8、档案的利用工作
对档案进行一系列的管理活动,其最终目的是为了发挥档案的作用。档案的作用是在利用工作中得以实现的。为了满足社会实际利用档案的需要,需要通过各种方式和方法,向用户提供档案材料,这就老含拍形成了档案的提供利用和服务工作。
档案管理业务的各个环节,实际上可以划分为两个基本的组成部分,即档案基础工作和档案提供利用工作。档案基础工作为提供利用工作创造条件;提供利用工作则反映了档案基础工作的成果,同时也向基础工作提出了新的要求。