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欢迎来到档案界!2024年05月19日
工程档案管理
档案管理实训是指通过实际操作和实践,培养学生对档案管理工作的理论知识和实际操作能力的训练活动。这种实训通常包括以下内容:
1. 档案管理理论知识培训:学生需要学习档案管理的基本理论知识,包括档案的分类、编制、保管、检索等方面的知识。
2. 档案管理工具和软件的使用培训:学生需要学习档案管理工具和软件的使用方法,包括电子档案管理系统、条码管理系统等。
3. 档案管理实践操作:学生需要通过实际操作,学习档案管理的具体工作流程,包括档案的整理、归档、借阅、销毁等操作。
4. 档案管理案例分析:学生需要通过分析实际案例,了解档案管理中的问题和挑战,并提出解决方案。
5. 档案管理实训考核:学生需要参与实训考核,通过考核评估学生对档案管理理论和实践操作的掌握程度。
通过档案管理实训,学生可以提高对档案管理工作的理论和实践能力,为将来从事档案管理工作打下基础。同时,实训还可以培养学生的团队合作能力、沟通能力和问题解决能力,提高学生的综合素质。
主要要是:
实训课题 建立客户信息档案
〔第一步〕 对“客户资料卡”进行建档管理。 ☼ 对客户资料卡进行建档管理应注意下列事项: ◇ 是否在访问客户后立即填写此卡? ◇ 卡上的各项资料是否填写完整? ◇ 是否充分利用客户资料并保持其准确性? ◇ 主管应指导业务员尽善尽美地填写客户资料卡。 ◇ 最好在办公室设立专用档案柜放置“客户资料卡”,并委派专人保管。
◇ 自己或业务员每次访问客户前,先查看该客户的资料卡。
◇ 应分析“客户资料卡”资料,并作为拟定销售计划的参考。 ☼ 客户档案的形式: 卡式——客户资料档案卡 簿式——客户资料记录簿 袋式——客户资料档案袋
客户管理系统软件——计算机客户管理系统 ☼ 客户档案卡范例见表2-7、2-8。
表2-7 企业客户档案资料 编号:
抱枕主要用于头部及腰部衬垫,装饰抱枕在20世纪90年代初仅是与床单、枕套配套后孝衫李用于床
上的装饰品之一。市场上流行的抱枕规格一般为38~46cm(15~18英寸),与床单、枕套配套的长方形抱枕,最适合的规格为37×107cm 。圆形、椭圆形和滚筒状的装饰抱枕很受旅游者的欢迎。抱枕的面料除锦缎、真丝、织锦外,经过大整理工艺处理的涤棉混纺、全棉色织条格等面料的抱枕在国际市场上也很流行。颜色有全白、奶白、妃色、浅橘色等。抱枕除作为室内装饰之用外,甚至扩大到办公室及飞机内,以增加舒适感。
累了的时候放一个抱枕垫在腰后,对脊背有放松作用;路走多了,放一个抱枕在腿下,可以缓解腿部的不适;看电视时,拥一个抱枕在怀中,就多了一分舒适。近在手边的抱枕带给人们的那份“体贴”犹如亲人延伸的关怀。对于上班族来说,忙碌了一天,把疲乏的身体裹进柔软和舒适中,那种柔柔的感觉就是一种切实的享受和放松。
表2-8 个 人 客 户档 案 卡 编号:
〔第二步〕 熟悉客户档案管理制度。
客户档案管理就是对客户信息的收集、整理,然后准确传递给营销人员。档案管理流程图如图2-1所示:
具体步骤如下:
(1)建立客户档案卡,实行登记编号制,客户档案卡应当便于填写、保管和查阅。
(2)编制客户访问日报,由营销员随身携带,在进行客户访问时,随时填写,按照规定的时间上报,汇总整理,据此建立综、分客户档案。
(3)制定营销员客户信息报告制度(包括日常报告、紧急报告和定期报告),制定营销员客户信息报告规程。
(4)客户分类。应当对客户进行科学的分类,以提高销售效率,促进营销工作顺利展开。客户分类的主要内容应当包括:客户性质、客户等级、客户路序、客户构成等。也可根据客户情况整理为重要、特殊、一般性客户三个档次。
(5)客户构成分析的主要内容应当包括:销售构成分析、商品构成分析、地区构成分析、客户信用分析等。
(6)应当在客户信用等级分类的基础上,确定对不同客户的交易条件、塌滚信用限度和交易业务信用处理方法
档案管理须注意以下问题:
(1)动态管理。把客户档案建立在已有资料的基础上进行随时更新,随时了解客户的经营动态、市场变化、负责人的变动、体制转变等。定期(如两个月)开展客户档案全面修订核查工作。
(2)专人管理。要求客户管理人员的忠诚度要高、在企业工作时间较长、有一定的调查分析能力,由基本能掌握企业全局的专人负责管理。
(巧迟3)建立查寻制度:业务经理、客户服务人员及经理级别以上人员查寻,其他人等不得办理查寻。
(4)借阅制度:借阅人员必需填写《客户资料借阅表》(见表2-9),并定期归还,违者以盗窃公司资料行为进行处罚。 (5)发放制度:必需经客户经理同意,并有针对性的发放,针对业务人员只能提供单位名称、姓名、职务。针对客户服务人员提供全部资料,但必须根据具体情况定期回收。原始资料只可查寻,不可借阅、发放。
表2-8 客户资料借阅表
〔第三步〕 客户档案的分类整理
客户信息是不断变化的,客户档案资料应不断补充、增加,客户档案的整理必须具有管理的动态性。可以把客户档案资料分成五大类,编号排列定位并活页装卷。
☼ 第一大类
客户基础资料。依次排序为:客户营业执照、税务登记证、法人委托书、客户背景资料(包括销售人员对客户的走访、调查的情况报告,客户市场区域的各类贸易技术法规、标准,本地区同类产品的市场比较信息)。
☼ 第二大类
客户与本公司签订的合同、订单情况。依次排序为:历次签订合同订单登记表,具体合同订单文本。合同订单要按签订的时间先后排列。
☼ 第三大类
客户的欠款还款情况。依次排序为:客户信用额度审批表,历次欠款还款情况登记表,欠款还款协议,延期还款审批单,客户还款计划。其中对于直接外销客户,还应有付款方式、授信金额抵押保证登记。
☼ 第四大类
与客户的交易状况。依次排序为:客户产品进出货情况登记表,实际进货、出货情况报告,交易的其它资料。其中对于直接外销客户,必须把每单的发货码单、报关手续、成品出厂检验报告、海关商检证明等交货资料收集齐全。
☼ 第五大类
客户退赔、折价情况。依次排序为:客户历次退赔折价情况登记表,退赔折价审批表,退赔折价原因、责任鉴定表。
以上每一大类都必须填写完整的目录,并编号,以备查询和资料定位;客户档案每年分年度清理、按类装订成固定卷保存。 〔第四步〕 案例分析应用。 案例1 竞争对手的资料
桌子上的电脑
在戴尔计算机公司销售部门的办公桌上分别放着IBM、联想、惠普等品牌的电脑,销售人员随时可以了解竞争对手的产品情况。
IBM 公司在培训新员工时,就专门增加了了解竞争对手资料一项内容。
竞争对手资料包括以下几方面内容: (1) 产品使用情况。 (2) 客户对其产品的满意度。
(3) 竞争对手的销售代表的名字、销售的特点。 (4) 该销售代表与客户的关系等。 案例2 收集项目的资料
销售人员千万不能把非常有限的时间、费用和精力投放到一个错误的客户身上,所以要了解客户项目的情况,包括客户要不要买,什么时候买,预算是多少,它的采购流程是怎么样,等等。
项目资料可以包括以下内容: (1) 客户最近的采购计划。 (2) 通过这个项目要解决什么问题。 (3) 决策人和影响者的情况。
(4) 采购时间表。 (5) 采购预算。 (6) 采购流程等
实习报告格式和基本要求
(一羡陵)要求观点明确,论据详实,条理清楚,文字简练,格式规范,具有鲜明的针对性和创新性,正文字数一般不少于2000字。
(二)内容提纲
前言
一、 实习目的
二、 实习时间
兄含戚三、 实习地点
四、 实习单位和部门,实习单位的生产(经营)工作情况、管理情况及对员工的要求
五、 实习内容:实习的项目、程序、方法、计算成果及示意图,按实习顺序逐项编写;
六、 实习总结: 实习中运用所学知识分析解决问题的情况,实习的心得体会,意见和建议
七、对母校教学实习工作的建议
(三)格式
标题(三号黑体)应准确、简洁,能概括文章的要旨,一般不超过20个汉老陪字,必要时可加副题。标题中应避免使用非公知公用的缩略语、字符、代号以及结构式和公式。
正文的层次标题,应简短明了,不要超过15个字,不用标点符号,文内层次的划分及编号一律使用“一、(一)1.(1)”编序。(一级标题用四号黑体,二级标题用四号楷体,以下层次的所有标题用小四宋体)
正文内容:字体—宋体;大小—小四;1.5倍行间距。
左右页边距:自动
(四)表格应采用三线表,可适当加注辅助线。
(五)插图(含照片)应采用计算机制作,插图下方应注明图序和图名。照片要主题鲜明、层次清晰、反差合适、剪裁恰当。
XX年X月X旬,我们在XX市档案局进行了两周的专业实习工作。其中,XXX被分到了机关档案室,XXX和XXX被分到了ZZ室,我们都是隶属于办公室的。在这两周的实习期间,我们学到了很多书本上学不到的东西,现对我们的这两周实习工作进行一下总结。
X月X日,在档案馆老师的带领下我们参观了XX市档案馆,随后,我们跟随老师来到了我们的实习地点:XX市档案局。老师讲我们三人分到了办公室,我们分别见到了自己的指导老师,老师给我们分配了工作并很认真地教我们。
在机关档案室的工作主要是整理档案,而黄思思所作的工作主要是整理照片档案还有装订档案、整理档案室。两周的实习工作共整理照片档案X卷册,共XX余张照片,文书档案的装订、整理、修裱XX余卷册。由于在实习期间,正好赶上会计室要移交会计档案,所以我就协助我的指导老师整理档案室,由于档案室地方特别小,我们要进行整理,档案室的保存柜子还是停留在原始的铁皮柜,这样,特别占地方,而且不好管理,档案室每年要形成的档案特别多,根本放不下。所以我认为,应该换成密集架,这样可以节省很多地方。在整理照片档案的时候遇到的问题就是,指导老师一下洗出400多张照片,这其中包括好多年的照片,一起归档,很麻烦,而且还要写出照片的主要内容,有的照片已经很早的了,指导老师都说不出来主要内容了,这就给归档工作造成了很多麻烦,我认为应该定期归档或者是随时归档,这样可以提高工作效率和工作质量。然后的工作就是文书档案的修裱、整理、装订工作。首先察看卷内的文件有没有左边地方特别小的,因为装订的时候要在左边装订,防止装订过程中压到字,然后把左边距特别小的文件拿出来,在它左边粘上一张纸条,待干了以后,再插入卷内,这个过程叫修裱。然和敬后要把卷中的文件按页码整理好,把它们靠左靠下辍齐,这个过程叫整理。最后就是装订了,按照装订的方法一步一步严格装订,一点也不能大意,再把右边长出来的文件折进去,就大功告成了。在这个过程中,修裱这个过程很浪费时间,每次都要等浆糊干掉才能进行下一步骤。我认为应统一文件纸张的用法,应该统一边距,或者注意左边的空白处留大一点,这样就省掉了这个步骤,节省了很多时间。
机关、团体、企业事业单位的日常工作中,会形成大量的会计档案,它们作为一个单位档案中的重要组成部分,以其唤裤慎特有的记录方式,准确、形象、生动地反映出该单位经济、管理和某些职能活动的过程和结果,对今后的各项工作具有不可缺少的依据、凭证和参考作用。因此管理好这一部分档案,是档案部门综合管理档案的主要任务之一。王春艳与王蓓蓓所作的工作就是核对账目和根据支票用电脑记账。这两项工作要求心细认真,每位数字都要一一核对,用电脑记账时要把支票的支出原因总结概括,因此,要求我们具备一定的概括能力。完成账目输入后,我们将所有账目累加,与电脑显示的结果进行核对如结果相同则正确。其他的工作还有,整理医疗报销清单,我们的工作为核对医疗报销清单中的每一项数据,将所有清单上的曲别针等金属物取下粘贴整齐,并将其按月份放入档案盒中保存。整理会计凭证,这项工作与我们所学专业是紧密相连的,我们根据会计档案的案卷目录核对档案内容、立档单位、案卷题名、保管单位、全宗号、保管期限是否与案卷目录相符,将有误的地方进行修改。还有,整理会计账簿、会计报表,将2005年的会计账簿、会计报表编写案卷目录并把账簿分类放入案卷盒中进行保存。分类时要注意的是同单位的账簿要放到一起保存,保存时还要格外注意保管期限的问题,相同保管期限的才可以一同装盒保存。因此,我们要分清保管期限,把会计档案分类装入档案盒保存。接下来接触到的就是整理装订档案,我们要先将所有文件上的曲别针等金属物取下,必须逐张逐页对所附原始凭证进行整理加工,使待装订记账凭证舒展平整,原始凭证粘贴牢固、宽窄薄厚均匀,将记账凭证和所附原始凭证摆放整齐后在左上角打孔装订。装订过程中要格外注意的是装订绳不要系得太松,太松了会使账页上下左右晃动,损坏绳孔,继而损坏账页。装订好后要填写好凭证封面和脊背,并在纯裂封面与脊背的接封处,加盖财务专用章。盖章要清楚,端正。
在短暂的实习过程中,XX市档案局的老师们耐心的指导我们,我学到了许多知识。此外,我们接触到了真正的档案专业方面的工作,真正从课本中走到了现实中,从抽象的理论回到了多彩的实际生活,细致地了解了现实中的工作流程。尽管实习的时间并不是很长,但受益匪浅,我们深信这段实习的经历会对我今后的学习和工作带来非常积极的影响。
XX档案 XXX XXX XXX 二〇XX年X月X日