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欢迎来到档案界!2024年10月07日
人事档案管理
人事档案管理问题表现在对档案工作重要性认识不够。档案工作在个别单位领导心目中地位不高;对档案工作人、财、物投入不够;档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障,档案管理质量和利用效率有待提高。
机关干部人事档案管理工作是人力资源管理工作的重要组成部分,干部人事档案资料是了解和考察干部的重要参考依据,也是维护干部权益的有力凭证,同时,干部人事档案对监督和规范干部工作和自身行为有重要作用。因此,管理好机关干部人事档案具有重要意义。新形势下,机关干部人事档案管理工作面临着新环境、新挑战,如何实现机关干部人事档案管理工作的科学化、规范化、制度化,促使档案管理工作符合现代化发展新要求显得尤为重要。
一、当前机关干部人事档案管理工作中存在的问题和不足
(一)对档案管理工作重视不够
一是由于档案管理工作的特殊性,部分工作人员对档案管理重视程度不够,简单地认为只要保管好档案资料,方便查阅、应付好上级检查即可,忽视了档案管理的重要性,对上级安排落实不到位,各项制度机制更是没有落到实处。
二是档案管理人员素质不高,部分单位没有配备专业管档人员,对管档工作业务不熟练,在整理档案过程中,对档案材料审核不细致,导致档案信息真实性不高,同时,档案材料造假、摻假现象普遍存在。管理人员对材料的分类及整理能力较差,忽略部分重要材料,掺杂部分不必要资料,档案资料杂乱无章,致使档案管理工作不规范、不严密,严重影响档案管理水平。
三是档案工作因循守旧,缺乏创新意识,在高速发展的新时代面前,档案管理工作缺乏与时俱进、改革创新的前瞻性,对干部的人事档案资料仅仅是纸质化的梳理、归档、保存,而忽视电子档案的完善,档案管理数字化、信息化不强,保存手段简单化、单一化。
(二)档案管理制度机制不健全
未能认真贯彻落实省、市制定的规范档案管理制度和标准,致使档案管理工作混乱无序。
一是有的单位在档案收集、档案整理、档案保管等方面不够明细,缺少可操作性和有针对性的分类方法,归档范围标准模糊,存在重要资料未入档,人事资料有缺漏等问题。
二是缺乏更加完善的管理体系,在归档工作中不能发挥引导作用,相关归档制度体系得不到充分利用,同时,归档工作执行过程中缺乏标准化体系,导致操作人员在归档时不规范,随意引用档案资源。
三是管档人员职责权限不明确,缺乏完备的权责体系。上级管理人员忽视档案管理工作重要性,未认清自身岗位职责,统一领导、分级管理不明确,对工作任务的安排较随意,而档案管理工作执行者未遵从认真负责的原则,工作中不严格遵守相关规章制度,出现问题未及时向上级反映,档案资料的完整性、真实性、安全性难以保证。
(三)档案管理经费投入力度不足
一是人力方面。档案管理人员素质参差不齐,缺乏相关的选拔任用机制,又缺少相关业务培训,在管档人员能力业务培训上投入不足,多是未经培训或无证上岗。
二是设施方面。档案管理软硬件不够健全,组织网络不完善,难以适应新形势和工作需要,档案资料保存环境不达标,有的单位没有独立的档案室,档案资料随处放,或者存档设施设备简陋,科技设备滞后,档案资料的完整性、安全性得不到保障。
三是宣传方面。档案管理工作宣传力度不大,内部工作人员缺乏档案概念,自我管理、收集和利用档案资料意识不强,工作创新性意识薄弱,尚未营造出全员参与、严格归档、整档的良好氛围。宣传不到位,致使档案工作涉及面窄,社会影响度不大,查档人员对查阅档案资料程序不了解,缺乏相关知识的引导,档案资料的保密性得不到保障。
二、新形势下机关干部人事档案管理应对措施
(一)提高认识,高度重视
一是提高重视程度。积极认真落实上级各项政策,将档案管理事业放在重要位置,摆上各级各单位部门会议议程,同时,把档案管理工作纳入年度考核重要内容,完善奖惩制度,全方面提升档案管理工作的重要性。建立健全档案管理岗位责任制,明确各级领导责任及相关责任人,做到各负其责、各尽其职。
二是提升整体素质。提升档案管理人员职业素质,大力开展相关业务培训,切实提高业务培训质量,不断提升工作人员管理能力与业务水平。
三是创新工作形式。随着科技的不断发展进步,档案管理工作也应不断适应新形势的发展,应创新工作模式,在现有的纸质化档案资料保存的基础上,充分利用电子化平台,对档案资料进行处理和保存,不断加强档案管理的及时性、安全性。
(二)完善档案管理工作机制
为了确保档案管理工作的规范化、制度化,就必须完善档案管理各项制度机制。无规矩不成方圆,建立健全档案管理规章制度意义深远,规章制度的制定对档案管理工作起到重要的监督制约作用。
首先要建立档案管理人员选拔任用制度,重视管档人才的选拔,评选高素质人员。在选拔人才时,做到择优录取、竞聘上岗,避免录用人员素质层次不齐的现象,从而提升管档人员整体档次。
其次要完善责任制度,明确责任分工,将任务落实到个人,做到有责必履,失责必究。严格规范工作交接,做到上通下达,确保档案资料的连续完整。
同时,要建立完善的考核机制,提高管档人员执行力。“一分部署,九分落实”,任何决策如果得不到及时有效地落实,那只能是纸上谈兵,要将工作落到实地,完善的考核机制是关键。要树立典型,对工作积极的人员加以奖励。
(三)加大资金投入力度
一是增加业务培训经费。重视业务培训,并加强学习考核结果,定期开展现场或视频教学、集中培训,参观考察,讨论交流等形式的培训学习活动,提升管档人员业务能力和水平,增强管理人员整体素质。及时引入档案管理先进的思想理念,淘汰落后的档案资料的机械化整理,实现档案管理事业的智能化、电子化,从而提高工作效率。
二是增加宣传经费。档案管理工作之所以不被重视,根本原因是宣传力度不够,管理人员对归档、管档工作不重视,查档人员对档案资料查询流程不明晰,种种原因导致档案工作被忽略。不断加大宣传投入,积极拓展宣传思路和方法,可依托媒体宣传、开通宣传栏、政务公开栏、宣传小册子等宣传载体,开展多层次、多渠道、多形式的宣传教育,转变思想观念,让档案管理事业的意义深入人心。
三是增加设施设备经费。增加档案管理设备投入力度,完善档案室建设,保证档案保管的标准性、安全性、规范性。完善办公条件,增加现代化档案装具、先进设施设备的配备,实现管档工作职能科室集中办公,落实专用档案库室,进一步满足新时期档案事业发展的需要,同时借助新软件、新技术,不断推进档案管理的网络化、数字化,实现资源共享。