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欢迎来到档案界!2024年05月18日
文书学
机关文书档案是指各级机关在履行职责过程中制作或接收的各种文书和文件的汇总。这些文书和文件包括行政决定、行政批复、行政许可、行政处罚、行政强制、行政征收、政策文件、简报通报、会议记录、工作计划、报告材料等。这些文书和文件记录了机关的工作过程、管理决策和实施情况,是机关行使职权的重要依据和证明。
机关文书档案的管理是机关档案管理的重要组成部分。机关应当建立健全机关文书档案管理制度,按照规定分类、整理、保管、利用和销毁机关文书档案。机关文书档案的管理不仅关系到机关的正常运转和职责履行,也关系到机关的形象和声誉。因此,机关应当严格按照规定进行管理,确保机关文书档案的安全、完整、真实和可靠。
法律分析:机关文书档案的保管期限分为永久和定期。定期通常为10年或30年。根据文件内容的不同,划分其属于永久保管还是定期保管。
法律依据:国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第七条 永久保管的文书档案主要包括:(一)本机关制定的法规政策性文件材料;(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;(六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
第八条 定期保管的文书档案主要包括:(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;(四)本机关一般性事务管理文件材料;(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
机关档案分类方案一般采用年度、机构问题、保管期限等分类项进行复式分类,有专门规定的,从其规定。
法律依据:
《机关档案管理规定》
第三十一条机关应当按照本规定第二十三条制定统一的档案分类方案。不同门类、载体或形式的档案的分类方法应当协调呼应,便于档案的统一管理和利用。分类方案一经确定,应当保持一致,不得随意变动。机关档案分类方案一般采用年度、机构(问题)、保管期限等分类项进行复式分类,有专门规定的,从其规定。
第三十二条机关档案整理应当遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用,逐步推进卷件融合管理。文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件(张)等为单位进行整理。科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理。整理方法分别按照相应要求执行。
法律分析:分为30年、10年两种年限。
法律依据:关于转发国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的通知 六、各机关文书档案收集、整理执行新《规定》后,现用“归档章”不再更换,保管期限30年的对应为长期,10年的对应为短期,档案编号方法为:依据归档文件的排列顺序,一个机关每一年度永久、30年、10年保管期限的归档文件分别从“1”编制流水件号,第二年重新从“1”另编。
第一条 为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本规定。第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条 机关文件材料归档范围是:
(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;
(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第四条 机关文件材料不归档范围是:
(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
(四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。第五条 凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第七条 永久保管的文书档案主要包括:
(一)本机关制定的法规政策性文件材料;
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;
(六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。第八条 定期保管的文书档案主要包括:
(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;
(四)本机关一般性事务管理文件材料;
(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;
(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;
(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;
(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。第十二条 各机关应根据本规定,结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定,结合本系统工作实际,编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并经国家档案局审查同意后执行。
机关文书档案分类方法可有许多,归纳起来有下面几种:
1.年度分类法
年度分类法,就是根据形成和处理文件的年度,将全宗内档案分成各个类别.
2.组织机构分类法
组织机构分类法,就是按照立档单位的内部组织机构,把全宗内的档案分成各个类别.
3.问题分类法
问题分类法,又称事由分类法.就是按照全宗内档案反映的问题进行分类.
4.保管期限分类法
就是将归档文件按划定的保管期限分类.
5.作者分类法
它是按照档案的作者来分类.以区人民政府为例,如采用作者分类法,就可分为国务院文件,省人民政府文件,区人民政府等几大类.
以上几种最常用的是前三种,但在实际工作中,较少单独使用一种分类方法,一般是几种分类方法分层联合使用,根据有关规定,文书档案有以下四种联合分类形式:1.年度-组织机构分类法. 2.年度-问题机构分类法.
3.组织机构-年度分类法. 4.问题-年度分类法等.