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欢迎来到档案界!2024年05月18日
文书学
人事文书档案是指由人力资源部门或相关部门负责管理的一系列文书和档案,用于记录和管理员工的信息、聘用、合同、晋升、调动、薪酬、福利、培训、考核、纪律处分等方面的事项。
人事文书档案的主要内容包括:
1. 员工档案:记录员工的个人信息、学历、履历、证书等资料,以及员工的聘用、合同、离职等事项。
2. 职务晋升档案:记录员工的工作表现、考核结果、晋升的依据和过程等。
3. 岗位调动档案:记录员工的调动记录、调动的原因和依据等。
4. 薪酬福利档案:记录员工的薪酬、奖金、津贴、福利等。
5. 培训档案:记录员工的培训记录、培训成果和效果等。
6. 纪律处分档案:记录员工的违纪行为、纪律处分的原因和过程等。
人事文书档案的管理需要遵守相关法律法规和公司制度,保护员工隐私和信息安全,确保档案的完整、准确和可靠,提高人力资源管理的效率和质量。
文书档案和人事档案是可以放一起。以前是按卷立卷,现在是以件为单位立卷,即不再有卷的概念,原则上一份文件为一件,装订,列出归档文件目录。按部门分别编流水号。
根据《中华人民共和国 档案 法》等有关规定,为了便于各级党、政机关和人民团体(以下统称机关)准确地划分档案保管期限,使保存的档案既能反映和维护机关的主要职能活动的历史面貌,又便于保管和利用,我们对一九八三年制定的《关于文书档案保管期限的规定》及《文书档案保管期限表》进行了修订,并作如下规定:
1文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六年至五十年左右,短期为十五年以下。专门档案另有保管期限和销毁规定的,按有关规定执行。
2确定机关档案保管期限的原则:
确定档案的保存价值,要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。
2.1 凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保管。它主要包括:本机关制定的属于法规政策性的文件,处理重要问题形成的文件材料,召开重要会议的主要文件材料,重要的请示、报告、总结,综合统计报表,机构演变、机关领导人任免的文件材料;直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的主要文件材料和非直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。
2.2 凡是反映本机关一般工作活动,在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。它主要包括:本机关一般工作问题文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作形成的一般文件材料,直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料,下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。
2.3 凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。它主要包括:本机关一般事务性的文件材料,上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料,下级机关报送的一般 工作总结 、报告和统计报表等文件材料。
3各机关应根据本规定和《文书档案保管期限表》,以及有关的专门档案保管期限表,结合本机关的实际情况,编制本机关或本系统的档案保管期限表,经本机关领导人审查批准后执行,并报同级档案行政管理部门备案。
4军队系统、民-主党派、企业、事业单位,可参照本规定的精神,制定本系统、本单位的档案保管期限表。
5本规定及《文书档案保管期限表》自一九八八年一月一日起执行,一九八三年颁发的《文书档案保管期限表》和《关于文书档案保管期限的规定》同时作废。
主要有以下五点区别:
1 、立卷单位不同。文书档案一般是以问题、作者、名称、地区、时间、收发文机关等特征为单位立卷:而干部人事档案则是以全部文件、材料涉及个人这一特征立卷。
2 、整理和管理方法不同。文书档案的整理按年度,组织机构、问题等分类方法分成不同类别,再按问题、时间、名称、作者等特征组成案卷,根据价值划分为永久、长期、短期三种保管期限,在本单位文书档案室进行保管,并定期向上级档案馆移交:而干部人事档案的整理是以个人为主体,各类材料(现规定为10类)组合而成的,并由各级党委组织、干部人事部门所属干部人事档案管理部门长期保管,直到死亡后按规定期限移交各级文书档案馆(室)保管。
3 、真实性含意不同。文书档案的真实性是要真实反映历史全过程,对那些由于人们认识水平的局限和政治斗争等复杂原因而形成不符合客观实际的文件、材料,也要保存下来。如十年浩劫中的诬蔑不实,因为记载了当事人的意图,留下了当事人行为的痕迹,反映了当时历史情况,仍然为真实的历史记录,对清查处理林彪、江青反革命集团及与此有牵连的人和事,总结历史经验教训,具有重要凭证和参考作用,因此要全部保存起来;而干部人事档案真实性,则要求客观地、实事求是地反映干部本来的真实面貌,凡经过组织审查,确属诬蔑不实的材料,必须从干部人事档案中清理出去。
4 、作用和服务方向不同。文书档案是面向社会的,可作为行政工作的凭证,生产建设的依据,科学研究的资料,法律的信证等,便于党和国家各项事业所利用,甚至可为社会个人利用,但它不能起到考察干部的作用。中央有关文件明确规定,“文革”期间形成的文书档案凡涉及到个人问题材料,不应作为考察干部的依据。考察干部历史应以干部人事档案中的结论材料为依据。而干部人事档案则主要为党的组织、干部人事部门,为干部人事工作服务,为考察任免干部,选拔优秀人才服务,因此它不能向社会公开。
5 、保管形式不同。文书档案不因人的变动而转递,它永远保存在每个单位的文书档案室;而干部人事档案要随着人员调动或流动、职务的变化而转递。
人事档案是有关人员的具体材料,比如个人的档案,有关人事方面的组织机构,人员编制方面的材料。文书档案一般是指办公室保管的文件资料,比如会议记录,发文的原件,批件和存档件。任免干部的单位发文件。还有上级单位的下发文件存档和记录等等。
人事档案是跟人有关的,客观反映人的一生,在办理退休的时候需要用到,而且人事档案是不可以给自己保存的,必须交给具有保管人事档案权力的范围或者人社局,主要是避免丢失和篡改。文书档案主要跟事件有关,是具有保存价值的文字材料,由工作单位或档案馆保存,主要用于对将来工作的借鉴
人事档案如何建立
我国古代的档案,在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”,周代叫作“中”,秦汉称作“典籍”,汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”,清代以后多用“档案”,现统一称作“档案”。以下是我为大家整理的'人事档案如何建立相关内容,仅供参考,希望能够帮助大家!
一、人事档案的分类 人事档案包括固定人员人事档案、流动人员人事档案、应聘人员人事档案三大类。
二、人事档案的内容 固定人员是指在正常上班的在职人员。流动人员是指辞职或被辞退的人员。上述两类人员以个人为单位建立档案,档案内容包括学历证复印件、身份证复印件、原单位离职证明原件、个人简练、面试人员登记表、员工登记表、其他证书复印件(计算机、英语等级证书)、员工转正审批表、员工晋升表、岗位变动表、劳动合同等其他资料。应聘人员是指通过各种渠道向投递了简历,由于各种原因未被聘请的人员。该类人员的以集体为单位建立档案,档案内容主要是其投递的个人简历。
三、人事档案的编号 人事档案采用二级编码,固定人员人事档案和流动人员人事档案编码依次为入司年份、流水号。应聘人员人事档案编码依次为投递时间、流水号。
四、人事档案存储管理三类人事档案分别管理。固定人员人事档案和流动人员人事档案以个人为单位用档案袋收纳。应聘人员档案整体为单位用档案袋收纳。流动人员档案和应聘人员人事档案根据跟部门需要经档案管理人员同意可以借阅。流动人员档案自相关人员离开3年后方可消费;应聘人员人事档案自投递之日起2年后方可消费。
五、人事档案电子资料库的建立 三类档案均应建立人事档案电子资料,方便管理和查询。