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欢迎来到档案界!2024年05月19日
文书学
编制文书档案的目录可以按照以下步骤进行:
1.确定文书档案的主要分类。例如,按照部门、时间、类型等分类。
2.列出每个分类下的具体文书档案名称。例如,人事档案、财务档案、合同档案等。
3.在每个文书档案名称下列出具体的文书档案编号和名称。例如,人事档案中的员工档案、薪酬档案、培训档案等。
4.在文书档案编号和名称后面列出文书档案的存放位置和存放时间。例如,存放在哪个柜子的哪个抽屉中,存放的时间范围是多长时间等。
5.对于一些比较重要的文书档案,可以在目录中进行加粗或者标注,以便在查找时能够更加方便快捷。
6.在编制目录时,应该注意统一格式,避免出现错漏、重复等问题。同时,需要定期对目录进行更新和修订,以保证目录的准确性和完整性。
问题一:档案归档 目录号 怎么编制? 20分 目录号就是目录的编号,即这本档案在第几本目录上可以查到。
文书档案,在档案馆编目的时候,习惯上,按保管期限编制目录,永久的编一本,目录号为1,长期的再编一本,目录号为2等等。档案室一般不按保管期限编目,而采用年度分类编目,自然也就没有了目录号,因为用年度就锭以了。
会计档案分会计报表、会计账簿、会计凭证和其他。会计报表和账簿数量较少的,可各自编一本目录,目录号就是1;数量较多的,可若干年一个流水号,断开后再编第2本目录,目录号就有了1、2……会计凭证数量较多的,可每年编一本目录,目录号就成了1、2、3……数量较少的,可5年或者若干年编制一本目录,目录号就顺下去了。
问题二:档案目录索引怎样去做?怎样整理档案? 先把的收集的文档整理一遍,然后分好类,再按时间或文号顺序排列,按每收集打印页码,按顺序填写目录,最后装订成册,把每本档案编号归档即可了。
问题三:如何编制企业档案目录 如果是专业档案,如财务会计档案,应有以下内容。可以做个表单逐项填写。
案卷号 题 名 保管期限 卷内材料起止时间 凭单起止号 备注
如果是文书档案:
件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注
问题四:怎么用word做档案盒侧面标签? 插入竖排文本框,文本框设置高30.5,宽4.5,容易放入。打印出来后照着黑线裁一下就行了
问题五:求工程图纸档案整理和保存方法 我是这样做的:1、将原图复印若干份,按照每个项目将图纸分类,编制目录。2、将盖有红章的图依照每个项目分别按照结施、水施、建施等顺序做好目录,排列完整后放入保险柜中。3、把复印件放置在日常使用上锁的柜子中,以备随时抽取使用亥记住一定要编制目录,这个很重要。凡事按照目录寻找。4、使用者必须填写领用登记表,做到有迹可循,每一分复印件的去向都要清楚明了。
因为我项目只有办公楼,厂房,公寓楼,3项,所以只要分为3类就行。
如果项目多的话,就要费更大的力气进行分类汇总了。
如果需要使用盖章原图就要请示主管了。
问题六:单位人事档案目录怎么做 共分十类: 一类:履历材料;二类:自传及自传性质材料;三饥:鉴定、考察、考核材料;四类:学历、学位、成绩、培训材料;五类:政审材料;六类:入党入团材料;七类:奖励材料;八类:处分材料;九类:工资、职称、干部任免、毕业分配材料;十类:一般放其他有保存价值的材料。
问题七:请问怎么做资料目录? WORD:
利用“插入/引用/索引和目录”命令可以达到目的。
注意:
使用上述功能前,首先要把用成目录的小标题设置样式。
样式设置方法:
依次选中作为目录的标题,在“格式”工具栏左侧的“样式”列表中点击“标题1”、“标题2”、“标题3”。
如果只是查找文档收集情况,只要把收集的文档标题设置为“标题1”即可。
EXCEL:
先选中需要组合的列,选择菜单中的数据-->组及分级显示,然后组合就可以了,很简单的.
问题八:档案目录索引表怎么做啊,是怎么个表格啊? 就是列张表格,把档案内资料的标题分类按顺序依次列出即可。
如:
1.XXXXXX
1.1XXXXXX
1.2XXXX
2.XXXXXX 2.1XXXXX
问题九:EXCEL表格中怎么制作工程资料卷内目录 请参考:
如何用EXCEL制作 工程资料卷内目录表?_百度经验
jingyan.baidu/...2
问题十:档案管理学的目录 绪论第一编 档案实体管理第一章 档案实体管理概论第一节 何谓档案实体管理第二节 档案实体管理的原则第三节 档案实体管理的方法第二章 档案价值的鉴定第一节 档案价值鉴定工作的内容和意义第二节 档案价值与档案鉴定标准第三节 鉴定档案价值的原则与方法第四节 档案保管期限表第五节 档案鉴定工作的制度与组织第三章 档案的收集第一节 档案收集工作概述第二节 档案馆(室)藏建设第三节 档案室的收集工作第四节 档案馆的收集工作第四章 档案的整理第一节 档案整理工作概述第二节 全宗第三节 全宗内档案的分类第四节 立卷方法的改革第五节 立卷方法的改革附件第六节 类内案卷排列、案卷编号、卷内目录、案卷目录和档号第七节 档案整理中的组织管理第五章 档案的保管第一节 档案保管工作的意义和任务第二节 档案保管的基本物质条件第三节 库房管理第六章 档案登记和统计第一节 档案登记和统计概述第二节 档案室的登记和统计工作第三节 档案馆的登记与统计工作第四节 档案行政管理部门的统计工作第二编 档案信息资源开发利用第七章 档案信息资源开发与利用概述 第一节 档案信息资源开发的意义和原则第二节 档案信息资源开发面临的主要障碍和应采取的措施第三节 档案提供利用的含义与我国档案利用理论的形成及发展第八章 档案检索第一节 档案检索概述第二节 《中国档案分类法》第三节 《中国档案主题词表》第四节 档案著录第五节 档案标引第六节 档案检索工具与目录中心第七节 档案的计算机检索第九章 档案的编研第一节 档案编研工作的内容和意义第二节 档案文件汇编和档案文摘汇编第三节 大事记第四节 组织沿革第五节 会议简介和统计数字汇集第六节 创新档案编研第十章 档案提供利用第一节 档案提供利用在档案工作中的地位和怎样做好档案的提供利用工作第二节 档案利用服务的方式第三节 档案提供利用的宣传和咨询服务第四节 开放档案第三编 专门档案管理第十一章 专门档案导论第一节 专门档案概述第二节 专门档案的管理第三节 专门档案的管理体制第十二章 人事档案第一节 人事档案和人事档案工作第二节 人事档案的收集和鉴别第三节 人事档案的分类第四节 人事档案的转递和查阅第十三章 会计档案第一节 会计档案概述第二节 会计档案的收集与保管第三节 会计档案的整理第四节 会计档案的鉴定与销毁第五节 会计档案的提供利用第十四章 声像档案第一节 声像档案概述第二节 照片档案第三节 录音、录像档案第四编 档案信息化第十五章 档案信息化概论第一节 档案信息化的概念和内容第二节 我国档案信息化的发展阶段第三节 档案信息化的意义与发展原则第十六章 电子文件管理第一节 电子文件的概念和技术特点第二节 电子文件管理的目标和方法要点第三节 电子文件的形成与分类第四节 电子文件的鉴定与归档第五节 电子文件的著录和开发利用第六节 电子文件的保管与移交第十七章 档案数字化第一节 档案数字化的概念和工作流程第二节 档案数字化工作的要求第三节 档案数字化的关键技术第四节 档案数字化案例
一)档号编制原则
档号是档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。档案的编制应遵循以下原则:
1、唯一性原则;2、合理性原则;3、稳定性原则;4、扩充性原则;5、简单性原则。
(二)档号的结构
根据《档号编制规则》的规定,档号结构分为三种。《归档文件整理规则》颁布实施后,又出现了档号的第四种结构。
(三)档号的编制方法
1、全宗号的编制方法
全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
2、案卷目录号的编制方法
案卷目录号以三位阿拉伯数字标识,应根据全宗内档案整理状况,可按不同时间,不同组织结构,不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置。
3、类别号的编制方法
类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号一般不应超过三级,在一个档案馆(室)内或一个全宗内,不应有重复的类别号。
4、项目号的编制方法
项目号一般引用有关管理部门编制的项目代号。
5、案卷号的编制方法
案卷号用三位阿拉伯数字标识,目录内的案卷按排列次序流水编号,不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。
6、件号的编制方法
件号用阿拉伯数字标识,不应有空号。件号的编制有两情况:一种是不装订的案卷,卷内文件必须单位装订编号,每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。另一种按照《归档文件整理规则》整理的档案,同一个类目下的文件按排列次序流水编号。
7、页(张)号编制方法
页(张)号用阿拉伯数字标识,卷内文件各页(张)按排列次序流水编号,不应有空号。
(四)案卷目录的编制
案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。是查找利用档案最基本的检索工具,也是档案登记的基本形式,是对档案进行统计和检查的重要依据。
案卷目录必须按全宗编制,有两种类型:一种是以全宗为单位编制的综合目录,主要适用于案卷数量较少的全宗;另一种是以分类方案中的一级类目为单位编制的分类目录,在实际工作中,大多采用第二种。
文书档案整理与编目方法如下:
档案整理的基本方法有两种:
1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷,就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。
2、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件,转发件与被转发件为一件,正件与附件作为一件,原件与复制件作为一件,来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案,其基本保管单位是件。
二、文书材料的整理
文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。
(一)以案卷为单位整理
以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。
1、分类
按照立档单位的档案分类方案,在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上,将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开:
(1)分年度:将文书材料按其形成或针对的年度分开。
(2)分保管期限:根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表,将文书材料按不同的保管期限分开。
(3)分内容(1、分类别:将文件材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。2、分问题:将文书材料按其内容所反映的问题再详细分开。
2、 组合(卷)
组合的基本要求:以问题为主,兼顾其它特征,使文书材料之间的联系紧密,分级适当,问题单一,类型鲜明,年度不混,保管期限准确。
3、 编目
(1)卷内文书材料排列
卷内文书材料排列前,要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边,对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。
排列时,一般结合文书材料的形成时间、重要程度和彼此联系进行排列。排列时,批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;案件材料(诉讼档案除外)中结论性材料在前,依据性材料在后。
(2)编页号与盖档号章
卷内文书材料排列完毕后,要在文书材料中有字迹和图表的页面,一页编一个号,即页号。页号的位置,正面在右上角,反面在左上角。
整卷装订的案卷,如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起,应在第一份文书材料首页的右上方,加盖档号章。档号章的式样如图1所示;单份装订的案卷,应在卷内每份文书材料首页的右上方加盖档号章。档号章的式样如图2所示。填写方法是:
全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
目录号:对每一本案卷目录的编号。
案卷号:对每一个案卷所的编号。
件号:对案卷中每一份文书材料的编号。
档案文件编号怎么编
一般单位或企业的 档案的分类,就是根据产品档案的内容性质和形成特点,把一定范围的产品档案划分成不同的类别层次,从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级产品档案库藏系统。今天我分享的是档案文件编号怎么编,希望能帮到大家。
首先制定一套档案编码方案,并且留存,方便后续的人查询了解使用。
不同编码方案有所不同,自行制定就可以了。
时间分类编码
档案最重要的是体现出档案属性,首先按照时间编码,例如20170224,就是该档案形成的时间,同时间可以在后缀加上a、b、c之类的字符区分。
事件编码
按照事件属性做成总编码,做为编码的开头,例如企划部档案编码为Q,市场部编码为S,之后按照会议编码为h,活动编码为d,编码合成之后Sd就是市场部活动。
档案号编码
按照档案的数量和生成次序进行编码,例如0001、0002之类的,预估一下档案总体数量,多做出来一位就可以了。
按照时间的特殊属性进行编码,例如文件、视频、图片等
备考表就是档案的整体目录。
案编码解读Qh-2020-0224-01-a,就是企划部20年2月24日做的会议的文字内容备份,如果觉得太长可以进行缩短,比如2020简写为20。
注意事项
注意做好编码的方案留存。
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什么是文件归档
文件归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
中国整理规则
范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
定义
本标准采用下列定义。
2.1 归档文件
DA/T22-2000中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施
2.2 归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
2.3 件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件 ,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。
整理原则
一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件.
质量要求
4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
整理方法
5.1 装订
归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
5.2 分类
归档文件可以采用年度-机构(问题)-保管期限或保管期限-年度-机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2 按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。(见图A1。图示中“*”号栏为选择项,不选用时无须设置。以下同)。
5.4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978。
5.4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4 件号:文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5 机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
5.5 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.5.1.1 件号:填写室编件号。
5.5.1.2 责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3 文号:文件的发文字号。
5.5.1.4 题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加"〔 〕"号。
5.5.1.5 日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909。
5.5.1.6 页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7 备注:注释文件需说明的情况。
5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。
5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。
5.6 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1 档案盒
5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。(见图A4(a))。
5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“-”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2 备考表
备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(见图A5)。
5.6.2.1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4 日期:归档文件整理完毕的日期。
保管期限规定
(2006年12月18日)
第一条
为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本规定。
第二条
本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条
机关文件材料归档范围是:
(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;
(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条
机关文件材料不归档范围是:
(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
(四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
第五条
凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条
机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第七条
永久保管的文书档案主要包括:
(一)本机关制定的法规政策性文件材料;
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;
(六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
第八条
定期保管的文书档案主要包括:
(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;
(四)本机关一般性事务管理文件材料;
(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;
(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;
(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;
(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第九条
机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。
第十条
机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条
机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十二条
各机关应根据本规定,结合本机关职能和各部门工作实际;编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定,结合本系统工作实际,编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并经国家档案局审查同意后执行。
第十三条
在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时,应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用,准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
第十四条
本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。
第十五条
本规定自颁布之日起施行;1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。
附件:文书档案保管期限表
1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议,工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料(永久)
1.2 大会发言,人大代表建议和意见、人大议案及答复,政协委员提案及办理结果,简报,快报(永久)
1.3 重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的文件,小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料(30年)
1.4 讨论未通过的文件 (10年)
2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议,政府常务会、办公会议的文件材料
2.1 公报、决议、决定、记录、纪要;议程、领导人讲话、讨论通过的文件,参加人员名册(永久)
2.2 讨论未通过的文件(10年)
3 本机关党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录(永久)
4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要(永久)
4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报(30年)
5 机关联合召开会议的文件材料
5.1 本机关为主办的
5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要(永久)
5.2 本机关为协办的
5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的'复制件或副本(30年)
5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本(10年)
6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文),上级领导人贺辞、题词、讲话,会徽设计(永久)
6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 (30年)
6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录,会议代表登记表、接待安排(10年)
7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件
7.1 重要的 (永久)
7.2 一般的(30年)
7.3 本地区、本机关工作汇报材 (30年)
8 本机关业务文件材料
8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件,中长期规划、纲要等文件材料(永久)
8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示
8.2.1 重要业务问题的(永久)
8.2.2 一般业务问题的(30年)
8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
8.3.1 重要业务问题的(永久)
8.3.2 一般业务问题的(30年)
8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿(30年)
8.5.1 本机关为主办的
8.5.1.1 重要业务问题的(永久)
8.5.1.2 一般业务问题的 (30年)
8.5.2 本机关为协办的
8.5.2.1 重要业务问题的(30年)
8.5.2.2 一般业务问题的(10年)
8.6 本机关编辑、编写的文件材料
8.6.1 大事记、组织沿革等(永久)
8.6.2 简报、情况反映、工作信息等(10年)
8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料
8.7.1行政管理工作制度、程序、规定等文件材料(永久)
8.7.2 执法检查情况汇总、通报,整改通知等(永久)
8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料(永久)
8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 (永久)
8.7.3.3 20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证;执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料(永久)
8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料(30年)
8.7.4 行政管理工件中形成的备案文件材料(10年)
8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
8.7.5.1 重要的(永久)
8.7.5.2 一般的(30年)
8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料(永久)
8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料(10年)
8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料(永久)
8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 (10年)
8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等外事活 动形成的文件材料
8.9.1 发表的公报,签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等(永久)
8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记 (30年)
9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 ( 永久)
9.2 人事工作制度、规定、办法等文件 ( 30年)
9.3 人事任免文件(永久)
9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
9.4.1 受县级(含)以上表彰、奖励的( 永久)
9.4.2 受县级以下表彰、奖励的 (30年)
9.5、对本机关有关人员的处分材料
9.5.1 受到警告(不含)以上处分的 (永久)
9.5.2 受到警告处分的(30年)
9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 (永久)
9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 (永久)
9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 ( 永久)
9.9 职工名册 (永久)
9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料
9.10.1 工作报告、总结,换届选举结果 (永久)
9.10.2 重要专项活动的报告、总结等 (永久)
9.10.3 党团员、工会会员名册,批准加入党团、工会组织的文件材料 (永久)
9.10.4 情况反映、工作简报 (10年)
9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
9.11.1 重要的(永久)
9.11.2 一般的 (30年)
9.12 保卫部门的安全检查、调查记录(10年)
9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料
9.13.1 有领导重要批示和处理结果的 (永久)
9.13.2 其他有处理结果的 (30年)
10 本机关事务管理文件材料
10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 (永久)
10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
10.2.1 重要的 (永久)
10.2.2 一般的(10年)
10.3 接待工作的计划、方案
10.3.1 重要的 (30年)
10.3.2 一般的 (10年)
10.4 机关财务预算 (30年)
10.5 机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 (30年)
10.6 国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料
10.6.1 重要的(永久)
10.6.2 一般的 (10年)
10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续(永久)
10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请(30年)
11 上级机关制发的文件材料
11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
11.1.1 重要的 (永久)
11.1.2 一般的 (10年)
11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材 (10年)
11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 (永久)
12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 (10年)
13 下级机关报送的文件材料
13.1 重大问题的专题报告(30年)
13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 (10年)