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欢迎来到档案界!2024年05月19日
文书学
文书档案按盒扫描是指将一整盒文书档案进行扫描数字化处理,以便于管理和检索。这种方式的优点是可以大大节省时间和空间,避免了手动查找和整理文书档案的麻烦。同时,数字化的文书档案可以更加方便地进行备份和共享,提高了工作效率和安全性。
你好同学,这个要根据单位的文件归档要求处理,可以扫描,也可以不扫描,谢谢。
一、档案的收集要全面 档案的收集是档案整理的第一步,档案资料的齐全与否直接影响着整体档案的利用价值。因此,这就要求档案员在收集档案时一定要面面俱到,对上级来文以及站内发文、会议记录、年度荣誉录、人员信息、职工培训、安全检查、责任状等本站产生的档案资料都要收集齐全。为了防止档案资料的丢失,最好采取统一收集的形式,可在新一年的年初对所有日常档案盒内的档案资料进行清理,同时对各部门的档案资料进行收集,统一更新替换,确保档案资料的齐全。 二、档案的分类要合理 档案的分类是档案整理中的关键一步,档案的分类是否合理不但直接关系到档案保管的便利与否,还直接决定着档案工作的成效。由于收费站部门设置比较单一,目前比较普遍采用的是年度——问题分类法,即同一年度同一保管期限内将相同问题的文件资料放到一起。这时,有两点要提起注意: 一是保管期限的分类。保管期限的分类是档案分类的开始,要严格按照本单位档案资料保管期限标准进行,对于永久和长期保存的文件分类要特别慎重,不确定的文件最好实行“就长不就短”的原则,以防因档案资料使用时因存放时间过短已被销毁无法查询。保管期限的分类标准应形成常态化,逐年对应,以便于查找。 二是同一保管期限下不同类文件的分类与排列。在同一保管期限内,首先应确定责任单位,将同一责任单位的文件放到一起,然后在相同责任单位下将相同类问题的文件放到一起,随后按照重要程度对不同类的问题进行排列。对于收费站来说,最好将与收费工作相关的问题放在最前方,随后是安全、行政、人事、党群、其他等。值得一提的是,所有保管期限下可以都按照此顺序进行排列,不但便于分类,还可以大大提高检索效率,提高档案的利用率。 三、档案的整理要规范 确定了档案的保管期限和分类顺序后,就进入档案的装订、打号目录录入、扫描和装盒环节。这个环节相对来说比较简单,但越是简单就越容易出错,因此一定要做到认真、仔细。就拿装订文件来说,对页数较多的档案应实行三孔一线装订法,少于三页的可直接用固体胶粘到一起。装订时一定要注意每份文件的针孔间距、页边距要一样,否则装订出来会不太美观。打号也同样如此,打号时数字及各刻章要配套使用,大小相同,油墨均匀,从而使所有文件都统一、整洁、规范;录入目录时要注意错别字和录入项目的完整,扫描文件时要及时修补电子文件的外观,装盒时要放入备考表,对可以互见的文件进行标注,以备查询。 总之,文书档案的整理是一项非常艰巨而重要的工作,要做好此项工作,还要求档案人员要具备高度的责任心、单位领导重视档案工作、建立健全完善的档案管理制度、加强档案的日常检查等,这样才可以切实提高文书档案的利用效果,切实发挥档案的作用,实现档案的保存价值。
档案信息化建设——档案扫描
档案扫描工作量是非常大的,因此,如果用户文档资料量很大,没有足够的人力
和时间对档案进行扫描,那可以采用外包扫描服务的形式。
外包扫描服务就是用我们的人力、我们的机器设备,到用户现场为您进行文档扫描加工
、档案索引建立、档案目录打印等全套工作,作业结束后将资料刻成光盘,并把机器中数据
删除,保证资料安全性。
外包扫描服务,可以使用户在尽量短的时间内,享受到数字化档案管理带来的方便快捷
,而您又不必担心数据的准确性和作业质量,因为专业的扫描加工队伍有着严格的流程管理
和丰富的文档扫描经验。
文档资料数字化加工服务管理流程:
1.提卷:与用户完成点交点收手续
2.案卷整理:按照加工服务操作规范将文档整理成元宝样式并填写流程单。
3.档案批量扫描:接受上一流程整理好的资料,按文件整理顺序进行批量扫描。保证扫描影像的清晰完整,方向正确,没有歪斜、黑边。
4.影像处理:对以上环节没有纠正的一些黑边/歪斜/顺序错误现象在系统中做人工处理或调整,保证文件顺序正确以及影像品质。记录不清楚的文件待补扫 。
5.建立索引:按照要求在索引系统中对影像建立对应的索引信息。
6.图像补扫:按照补扫记录单记录的页号,对问题页采用相应色度一一补扫。
7.数据校对:对加工完成的索引数据及影像信息进行校对,对错误及时修正。
8.光盘刻录/数据备份:将加工完成的电子数据资料(数据库/电子影像)刻录到光盘中,刻录完成后再作一个光盘备份。
9.文档还原:按照用户要求将文档恢复成原状。
10.成品验收/还卷:质检通过的光盘及原件,移交用户。
扫描结束后,得到的数据光盘上就已经包含有单盘检索调阅软件,您可以方便地在任何
一台微机上检索光盘内容;如果用户有网络调阅需求,我们可以为您提供基于IE浏览器的文
档检索调阅系统,当然系统已经为您考虑到了权限设定、密级控制等各种安全措施;
如果用户有自己的OA系统、电子政务系统、或档案管理系统,本扫描生成的光盘数
据,具有很强的开放性,我们仍然能够将加工数据方便地与您的系统实现无缝连接。