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欢迎来到档案界!2024年05月19日
文书学
抱歉,我无法提供图像,但我可以为您提供文书档案验收的步骤:
1. 准备验收清单:制定验收清单,包括文书档案的名称、编号、数量、存放位置等信息。
2. 验证文书档案完整性:检查每份文书档案是否完整,包括文件的页数、编号、日期、签署人等信息。
3. 检查文书档案准确性:检查每份文书档案的内容是否准确、清晰,是否符合规定格式与要求。
4. 验证文书档案存储条件:检查文书档案存储条件是否符合规定,包括存放环境是否干燥、通风、温度适宜等。
5. 核实文书档案归档位置:核实每份文书档案的归档位置是否正确,避免放错或丢失。
6. 签署验收意见:验收人员根据实际验收情况,签署验收意见并记录在验收清单上。
7. 归档文书档案:将已验收的文书档案按照规定归档,确保文书档案的长期保存和使用。
以上是文书档案验收的步骤,希望对您有所帮助。
一、公文立卷归档的步骤
公文立卷归档的步骤分准备、立卷、归档三个阶段。
(1)准备。
首先,要编制归卷类目。归卷类目是为了方便公文的立卷而设置的一种文件分类目录。归卷类目是由类目和条款两部分组成的。类的设置有按问题分类、按机关内部组织机构分类两种方法。在设立了类目之后,就要设立条款并进行编号,条款是案卷类目的主要组成部分,是案卷要反映的内容。编制归卷类目应注意类目的设置要适当、灵活,要根据本机关的文件多少来设置类目,既不能太粗,又不能太细。案卷类目的名称和概念要清楚准确,不能笼统、含糊。类和类之间、条款和条款之间,不能相互包括、相互交叉、相互重复。类的设置标准要前后一致,不能中途变换。在确定归卷类目时,应考虑到文件的保管价值,要准确地注明每个条款里文件的保管期限。
其次,收集文件。立卷材料的收集工作是档案工作的基础,公文立卷人员要注意平时对文件的收集,将本机关需要立卷的文件材料及时集中到一起,以免散失。本机关的发文要有专人负责将原稿、印本及附件等收集齐全、完整,以便随时向立卷部门集中。同时,要建立收文制度,将收文及时、完整地向档案部门移交。
第三,鉴别与归卷。在对文件进行了收集之后,就要及时进行整理、鉴别和归卷,并进行分类。不同保管期限的文件,要按本机关保管期限表的要求将永久、长期、短期保管的文件初步分开。
(2)立卷。
首先,检查与调整卷内文件。要检查文件是否齐全、完整;是否符合归档范围的要求;是否保持了文件之间的历史联系,与归卷类目是否吻合,运用特征是否准确;卷内文件的保存价值是否一致;卷内文件数量是否过多或过少。
其次,排列卷内文件顺序。卷内文件一般按照时间、问题、作者、地区、名称、重要程度、程序或阶段、文件往来机关顺序排列。排列时要注意按问题特征立卷,不能混排。
第三,编排页码。排列案卷顺序之后,要拆除文件上的金属装订物,以免金属物日久氧化锈蚀文件。同时要对文件进行修补,凡在装订线左侧有文字的文件材料,要在左边加边取齐,右边叠起;尺寸不足规定尺寸的要加纸裱糊衬托;破损的要进行修补。修补完毕要以卷为单位,用阿拉伯数字编写张号,张号应编在文件材料的右上角,一张只编一个号,背面不编。
第四,填写卷内文件目录及备考表。每个案卷都应填写卷内文件目录,用来介绍本卷内文件的内容,便于文件检索查阅。卷内文件目录包括顺序号、文件作者、文件标题、文号、文件日期、所在张号、备注。案卷的备考表是案卷的最后一页,主要用来记述卷内文件的实有张数、立卷日期、立卷人姓名,并留出空白以备说明本卷文件保管使用的有关情况、卷内文件的变动情况。
第五,拟写案卷标题。案卷的标题是对案卷内文件名称的概括,其作用在于准确地揭示案卷的内容,为卷内文件查找提供可资检索的渠道。案卷标题应简明、朴实、概括,具有政治上的严肃性、结构上的完整性、文字上的准确性、逻辑上的合法性。
第六,填写案卷封皮并进行装订。案卷的封皮是案卷的外表,填写好案卷封皮,可使立成的案卷美观整齐,便于编制案卷目录和查找利用。案卷封皮上应填写的项目一般包括;机关名称、机关内部组织机构名称、案卷名、机密等级、卷内文件的起止日期、文件页数、保管期限及全宗号、目录号、案卷号等。为了便于对案卷的保护,要对案卷进行装订或装盒,在对卷内文件进行检查后,用白线将案卷封皮和卷内文件订在一起。
第七,编制案卷目录。把本年度的案卷经过分类、排列,再进行编号、登记、造册,就形成了本年度的案卷目录。案卷目录包括案卷号、案卷标题、卷内文件的起止日期、卷内文件份数和张数、保管期限、备注等。
(3)案卷的归档。
案卷的归档是把一年中立成的案卷移交档案室集中保管,以保证机关档案的完整,便于查找利用。在移交之前,所移交的案卷的质量要经过档案部门检查验收。检查验收的内容包括归档文件是否齐全完整,有无重复;是否遵循文书立卷的原则进行立卷;文件和电报是否保持内容联系,合并整理,统一立卷;绝密文件是否在卷皮上盖有绝密字样专用章;保管期限是否准确;永久、长期、短期保管的文件是否分开立卷等。另外,对归档文件的数量和移交目录也应检查验收。归档工作一般应在次年的3月份完成,最迟也不能超过6月份。完成了归档工作,文件材料就正式转化为档案
二,文档的归位步骤
(一)区分归档与不归档的档案盒(案卷)
按照归档范围和不归档范围的规定,把不归档的、留存在本机关团体供工作参考的档案盒(案卷)与应归档的档案盒(案卷)区别开来,把应归档文件的档案盒(案卷)移交档案部门。
(二)编制移交目录
编制移交目录,就是把归档文件目录或案卷目录复印成一式三份,移交部门一分,接收部门一份,以便双方核对、检查。另一份留存在档案盒或案卷内。
在移交目录后还应附有《移交备考表》,内容包括:档案盒(案卷)总数、移交人、接收人、交接时间等项目。
(三)查验收归档档案盒(案卷)
移交时,档案管理部门要对档案盒(案卷)进行严格检查。检查包括两主面的内容:
1、检查档案盒(案卷)质量。
即检查装入归档文件的档案盒或立成的案卷是否符合归档文件整理、立卷的原则、要求,是否反映了盒(卷)内文件的特征,盒(卷)内文件是否有损坏,装订是否整齐等等。对不符合要求的,档案部门可以要求移交部门重新整理。
2、检查档案盒(案卷)内文件的数量。
即检查档案盒内或案卷内文件的总数是否与移交目录相符;盒内文件件数或卷内文件页数是否与档案盒封面或案卷封面所填写的数目相符。
为避免返工、浪费时间和增加工作量,检查档案盒(案卷)内文件的数量和质量的工作应尽量提前到编制归档文件件号或案卷目录前进行。这就要求档案部门加强对归档文件整理、立卷工作全过程的指导、监督,尽早派人到文书部门和业务部门检查、监督文件整理、立卷工作,及时发现、指出和纠正问题。这一步工作做得越好,在移交检查时出现返工的概率就越小,工作效率就越高。
(四)办理移交手续
归档文件的档案盒(案卷)检查完毕,对符合要求的档案盒(案卷)就可以办理具体移交手续。具体移交时,交接双方各拿一份移交目录,按照目录的内容清点归档文件的件号、盒号或页号、卷号;核对无误后,双方均应在三份移交目录和移交备考表上签字;将三分清单分别交由交接双方:一份文书部门或业务部门留存备查;两份存档案部门。对于文件数量少的机关团体,可由档案部门统一编制归档文件目录或案卷目录,移交时,由档案部门开据移交凭据,各部门可不必再单独编制移交目录。对于文件工作和档案工作“一肩挑”的机关团体,在文件处理与档案工作之间没有中间环节,归档工作在平时都已完成,因此也就没有必要办理归档手续。但在文书(档案)人员发生变动时,必须依上述程序办理移交手续。
文秘是指经过学习、掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识,熟悉现代文书学,秘书学的原理和方法,具有较强的写作能力,能熟练的从事文书、秘书事务工作,能进行文章写作,文学编辑和新闻写作,有较强的公关能力,并从事信息宣传、文秘服务、日常办公管理及公共关系等工作。最终能胜任企事业单位的文员、秘书和行政助理等文职性工作。
文件档案移交流程
文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。以下我为大家整理了文件档案移交流程的详细内容,希望对大家有所帮助!
一、要区分归档与不归档的案卷
归档范围和不归档范围是有明确规定的,在日常档案管理工作中,要把不归档的,仅留存在本机关团体供工作参考的案卷与应归档的案卷区分出来,把应归档文件的案卷移交给上级档案部门。
二、要编制移交目录
所谓编制移交目录,就是把归档文件目录或案卷目录打印或复印成一式三份,分别交移交部门、接收部门一份,另一份留存在档案盒内。在移交目录后面,还应附有《移交备考表》,内容包括:档案盒总数、移交人、接收人、交接时间等项目。这些目录、备考表可以使用电子表格模板填写并打印,为了管理更高效,建议使用档案管理软件对档案进行管理,例如笔者一直使用谋艺工作室研发的万能档案软件,打印目录、备考表非常方便。
三、查验归档案卷
在移交档案时,档案管理部门要对案卷进行严格检查,一方面要检查案卷质量,看是否符合归档文件整理的原则、要求,是否反映了卷内文件特征,盒内文件是否有损坏、装订是否整齐等等。另一方面,还要检查案卷内文件的数量,与移交目录内所列的数量是否吻和,盒内文件件数或卷内文件页数是否与案卷封面所填写的'数目相一致。
四、办理移交手续。
归档文件的案卷检查完毕,对符合要求的案卷就可以办理具体移交手续。具体移交时,交接双方各拿一份移交目录,核对无误后,双方均应在三份移交目录和移交备考表上签字。
为避免返工、浪费时间和增加工作量,提高管理档案的效率,在计算机日益普及的今天,建议有条件的单位最好使用档案软件管理档案,这样,案卷内文件的数量在日常工作中就能随时核对,有问题能够及时发现和纠正。这一步工作做得越好,在移交检查时出现返工的概率就越小,工作效率就越高。至于选择什么样的档案软件,除了我文中提到的万能档案外,还有许多优秀的档案软件都可以选择,在选择时注意软件功能与自己的档案管理业务越匹配越好。
档案是直接形成的历史记录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性,“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时,也继承了文件的记录性,是再现历史真实面貌的原始文献。以下是我为大家整理的档案迁移流程,希望对大家有所帮助!
档案迁移流程
1、到接收地人才服务中心开具《人事关系及档案接受函》,并加盖公章;
2、到调出地人才服务中心综合事务办公室,凭《接受函》填写一式两份《商调人员情况登记表》;
3、到调出地人才服务中心人事档案办公室,凭《接受函》查阅人事关系计算机资料,确认在案后缴纳所欠的人事代理费用,以20元/月累计;交清后在两份《登记表》主管部门意见栏加盖公章;
4、人事档案办公室随即将你的档案袋调送到综合事务办公室;
5、到原就职单位,在两份《登记表》调出单位意见栏加盖公章;(该步可能可以免除);
6、凭《接受函》和两份《登记表》到综合事务办公室开具介绍信;此时工作人员会问你自带还是邮寄,如果自带,则会将档案袋连同介绍信用封条封好,并在封条处加盖十几个公章,办公室同时保留一份《登记表》,另一份由你带走;
7、到现就职单位在《登记表》上加盖调入部门意见栏公章;(该步可能可以免除)
8、将密封好的档案袋妥善地移送到接受地人才服务中心,并在《登记表》上加盖调入地主管部门意见栏公章;
9、完成。
档案作用:
1、企事业单位招聘员工,国家公务员的'选拔等都要审查档案,并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据。
2、办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要你的人事档案。
3、人事档案的主要功能:办理工作调动时需要档案;参加公务人员招聘考试,需档案确定身份;办理个人退休手续时,要查看档案记录;专业职称晋升的参考依据;出国政审和公证时,需要查阅个人档案。
从2016年元旦起,全国都将取消档案管理费,财政拨款解决档案管理问题。
主要步骤为:系统排列和编目、局部调整、全过程整理。
在正常条件下,档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷,档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务,主要是检查案卷质量,制订馆(室)内分类排列方案,进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工。
对已接收但不完全符合整理要求的案卷,进行必要的部分加工整理;对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案,进行新的系统化调整,对必须接收和征集的零散档案,进行包括整理工作全部内容的系统化和编目。
扩展资料:
档案整理要求:
1、档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。
2、这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 6个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。
3、其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节。
4、档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
参考资料来源:百度百科-档案整理
首先,《建筑法》第61条规定,交付竣工验收的建筑工程,除了符合建筑工程质量标准和资料要求外,还应当具备国家规定的其他竣工条件。这些条件散见于其他法律和行政法规中,如《城市规划法》第38条规定,城市规划行政主管部门可以参加城市规划区内重要建设工程的竣工验收;《消防法》第10条第3款规定,按照国家工程建筑消防技术标准进行消防设计的建筑工程竣工时,必须经公安消防机构进行消防验收;未经验收或者经验收不合格的,不得投入使用;《建设项目环境保护管理条例》第23条规定,建设项目需要配套建设的环境保护设施经验收合格,该建设项目方可正式投入生产或者使用,等等。《建设工程质量管理条例》第16条规定的竣工验收,其验收内容仅限于建筑工程质量标准和资料要求,竣工验收应当具备的条件中并未要求规划、公安消防、环保等部门已出具认可文件或者准许使用文件。因此可以理解为,建设单位组织的竣工验收合格,即使形成《单位(子单位)工程竣工验收报告》,规划、公安消防和环保方面的要求也不一定被认可或准许使用,商品房仍不能视为验收合格,不一定具备交付使用的条件。该条例第49条也规定:建设单位应当自建设工程竣工验收合格之日起15日内,将建设工程竣工验收报告和规划、公安消防、环保等部门出具的认可文件或者准许使用文件报建设行政主管部门或者其他部门备案。因此,《建设工程质量管理条例》中所规定的竣工验收合格,是商品房交付使用的若干必备条件之一而已,而非充分条件。商品房交付使用的必要条件还包括《城市规划法》、《消防法》、《建设项目环境保护条例》等法律和行政法规中所规定的其他验收要求。所以仅凭被上诉人组织勘察、设计、施工、监理等单位共同验收取得《工程竣工验收报告》即为“经验收合格”,这样的交楼条件显然是明显低于上述法律法规规定的交楼条件,应属无效。其次,《建设工程施工质量验收统一标准》GB50300-2001是我国的工程质量验收国家标准,6.0.7条规定:单位工程质量验收合格后,建设单位应当在规定时间内将工程竣工验收报告和有关文件报建设行政管理部门备案。其条文说明进一步明确,建设工程竣工验收备案制度是加强政府监督管理、防止不合格工程流向社会的一个重要手段,建设单位应当依据《建设工程质量管理条例》和建设部有关规定,到县级以上人民政府建设行政主管部门或其他有关部门备案,否则,不允许投入使用。0.7条是强制性条文,根据《标准化法》的规定,必须执行。因此工程竣工验收并经备案后方可投入使用是国家的强制性规定。再次,《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定》中将规划、公安消防和环保部门的意见作为竣工验收的前提条件,但现实中这些部门并不在《单位(子单位)工程竣工验收报告》中签署意见,而是另行出具意见书,因此房地产开发商在交房日期紧迫的情况下,仍可能绕开规划、公安消防和环保等部门,在这些要求不具备的情况下,利用其在工程建设中的有利地位,组织各单位进行竣工验收,并形成竣工验收报告,如果只是简单将其验收报告作为将商品房交付使用的依据,很有可能促使开发商为逃避逾期交房的责任,将不合格工程投入使用,背离了工程质量管理的初衷。《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》中将提交规划、公安消防、环保等部门出具的认可文件或者准许使用文件作为备案的前提,从以上规定可以看出备案机关对于竣工验收的审查,并不限于书面审查或是形式审查,而是对验收的过程进行实质审查,被上诉人虽然组织勘察、设计、施工、监理等单位共同验收取得《工程竣工验收报告》,如果没有规划、公安消防、环保等部门出具的认可文件或者准许使用文件,建设工程照样不符合交付条件。无法想象如果商品房在规划、消防、人防等有关方面不合格就交付使用的话,购房者使用该房将有什么样安全或其他(比如不符合规划部门的规划而可能强制拆除)隐患。如果出现上述需要重新验收的情况,而商品房已经投入使用,停止使用不但给购房者带来巨大时间和经济损失,而且可能使公众产生恐慌心理,不利于社会稳定。
工程竣工验收的基本程序一、竣工验收的组织由建设单位负责组织实施建设工程竣工验收工作,质量监督机构对工程竣工验收实施监督。二、验收人员由建设单位负责组织竣工验收小组.验收组组长由建设单位法人代表或其委托的负责人担任。验收组副级长应至少有一名工程技术人员担任。验收组成员由建设的单位上级主管部门、建设单位项目负责人、建设单位项目现场管理人员及勘察、设计、施工、监理单位与项目无直接关系的技术负责人或质量负责人组成,建设单位也可邀请有关专家参加验收小组。验收小组成员中土建及水电安装专业人员应配备齐全。三、竣工验收标准竣工验收标准为国家及上海市的强制性标准,现行质量检验评定标准、施工验收规范、经审查通过的设计文件及有关法律、法规、规章和规范性文件规定。四、竣工验收程序及内容1、由竣工验收小组组长主持竣工验收。2、建设、施工、监理、设计、勘察单位分别书面汇报工程项目建设质量状况、合同履约及执行国家法律、法规和工程建设强制性标准情况。3、验收组分为三部分分别进行检查验收。(1)检查工程实体质量。(2)检查工程建设参与各方提供的竣工资料。(3)对建筑工程的使用功能进行抽查、试验。例厕所、阳台泼水试验,浴缸、水盘、水池盛水试验,通水、通电试验,排污主管通球试验及绝缘电阻、接地电阻、漏电跳闸测试等。(4)对竣工验收情况进行汇总讨论,并听取质量监督机构对该工程质量监督情况。(5)形成竣工验收意见,填写《建设工程竣工验收备案表》和《建设工程竣工验收报告》,验收小组人员分别签字、建设单位盖章。(6)当在验收过程中发现严重问题,达不到竣工验收标准时,验收小组应责成责任单位立即整改,并宣布本次验收无效,重新确定时间组织竣工验收。(7)当在竣工验收过程中发现一般需整改质量问题,验收小组可形成初步验收意见,填写有关表格,有关人员签字,但建设单位不加盖公章。验收小组责成有关责任单位整改,可委托建设单位项目负责人组织复查,整改完毕符合要求后,加盖建设单位公章。(8)当竣工验收小组各方不能形成一致竣工验收意见时,应当协商提出解决办法,待意见一致后,重新组织工程竣工验收。当协商不成时,应报建设行政主管部门或质量监督机构进行协调裁决。五、竣工验收备案建设工程竣工验收完毕以后,由建设单位负责,在15天范围内向备案部办理竣工验收备案。