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欢迎来到档案界!2024年05月06日
文书学
文书档案的装订归档需要按照以下步骤进行:
1. 准备装订材料:装订器、钢针、绳索、标签、文件夹等。
2. 将文书档案按照时间、分类、重要性等原则进行分类,编制好归档目录。
3. 对于需要装订的文书档案,首先要将其整理清楚,去除杂物、污渍等。
4. 将文书档案放入装订器中,用钢针固定住。
5. 用绳索将装订好的文书档案绑好,注意绑紧,不要松动。
6. 在文书档案的封面上贴上标签,标注文书档案的名称、分类、时间等信息。
7. 把装订好的文书档案放入文件夹中,按照归档目录进行归档。
8. 将归档好的文书档案放到指定的存放位置,以便于后续查阅和管理。
以上就是文书档案的装订归档的具体步骤,需要注意的是,归档时要严格按照归档目录进行分类,保证文书档案的准确性和完整性。
一般按年度,类别 (内容)来归类的,公文一般不明确要求保管期限的。比如我们的归档,年度→鲁办字/鲁发/办字。
文书档案归档整理操作方法--收集装订归档判断分类排列编目装盒
档案管理分为文书档案盒、科技档案(基本建设、科学研究、设备仪器、产品)、
会计档案、干部职工档案(人事档案)、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等,不同种类,不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用”。
根据《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》要求,干部档案鉴定、分类、整理后要打孔装订成卷。装订成卷整齐、美观、不易散失,但在实际工作中存在许多弊端: 一是对档案的损害。现在推荐使用的干部档案装具,须用打孔机打上三个0.6厘米的装订孔,用金属软钉穿扎、固定。由于干部档案是由学生、军人、工人等档案转化而来,多次整理、多次装订,左侧已是千疮百孔,再加上年代久远的纸张薄软,许多已必须经过修补才能装订。 二是不方便档案的整理。干部档案,不同于文书档案,立卷后基本固定不动。干部档案,一人一卷,每年都有年度考核、工资变动、继续教育等人事材料产生,每年都要将人事材料插入相应的类别、相应的位置,都需要拆卷重新装订,工作量较大。 三是不方便档案的利用。干部档案在干部选拔、出国培训、离退休办理、职称评定、福利待遇、政审等方面利用率较高,有时需要提供复印件或原件,也需要拆卷取出单份材料复制,再装订起来。 四是不方便档案的信息化管理。随着办公自动化的推广,信息化进程的推进,干部人事档案信息化管理势在必行,在一个系统内或一定范围内人事档案信息资源共享的机制在逐步建立和完善,干部档案的数字化成为主要的工作任务,而装订成卷无疑不便于扫描等技术处理。 五是不利于档案的安全保密。对于本人或其他组织按规定查阅某份人事材料,由于装订成卷不得不整卷提供利用,难以控制利用者查看、阅读其他人事材料。 六是文书档案的归档整理规则已为干部档案的整理提供了有益的借鉴。从2000年开始,对文书立卷的方法进行了改革,简化整理,深化检索,实行单份文件装订,简单分类,划分保管期限,装盒管理,便于操作,便于掌握,提高了工作效率。 干部档案虽然不整卷装订,但仍然按照干部档案的形成规律、整理原则、分类方法整理。允许选择灵活、方便、科学、安全的装订方式,比如用封套袋、燕尾夹等将不同类别的人事材料相对固定,再装入人事档案盒中,好管、好用,也省时、省力。