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欢迎来到档案界!2024年04月28日
文书学
一般情况下,使用打孔机或打眼机对文书档案进行打孔。打孔机有手动和电动两种类型,可以根据需要选择适合的打孔机。同时,打孔机的孔径也可以根据不同的文件厚度和规格进行调整。打眼机一般用于较小的文件或文具,可以快速打出小孔,方便装订。
根据《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》要求,干部档案鉴定、分类、整理后要打孔装订成卷。装订成卷整齐、美观、不易散失,但在实际工作中存在许多弊端: 一是对档案的损害。现在推荐使用的干部档案装具,须用打孔机打上三个0.6厘米的装订孔,用金属软钉穿扎、固定。由于干部档案是由学生、军人、工人等档案转化而来,多次整理、多次装订,左侧已是千疮百孔,再加上年代久远的纸张薄软,许多已必须经过修补才能装订。 二是不方便档案的整理。干部档案,不同于文书档案,立卷后基本固定不动。干部档案,一人一卷,每年都有年度考核、工资变动、继续教育等人事材料产生,每年都要将人事材料插入相应的类别、相应的位置,都需要拆卷重新装订,工作量较大。 三是不方便档案的利用。干部档案在干部选拔、出国培训、离退休办理、职称评定、福利待遇、政审等方面利用率较高,有时需要提供复印件或原件,也需要拆卷取出单份材料复制,再装订起来。 四是不方便档案的信息化管理。随着办公自动化的推广,信息化进程的推进,干部人事档案信息化管理势在必行,在一个系统内或一定范围内人事档案信息资源共享的机制在逐步建立和完善,干部档案的数字化成为主要的工作任务,而装订成卷无疑不便于扫描等技术处理。 五是不利于档案的安全保密。对于本人或其他组织按规定查阅某份人事材料,由于装订成卷不得不整卷提供利用,难以控制利用者查看、阅读其他人事材料。 六是文书档案的归档整理规则已为干部档案的整理提供了有益的借鉴。从2000年开始,对文书立卷的方法进行了改革,简化整理,深化检索,实行单份文件装订,简单分类,划分保管期限,装盒管理,便于操作,便于掌握,提高了工作效率。 干部档案虽然不整卷装订,但仍然按照干部档案的形成规律、整理原则、分类方法整理。允许选择灵活、方便、科学、安全的装订方式,比如用封套袋、燕尾夹等将不同类别的人事材料相对固定,再装入人事档案盒中,好管、好用,也省时、省力。
档案装订,一般较薄的文件用经检测合格的不锈钢钉或不锈钢书针装订;较厚的文件采用“三孔一线”方式装订,这样装订的档案更加整齐美观,不易散卷。
所需工具:棉线、装订针;打孔机。
具体步骤:
1、按照卷皮-卷内目录-档案-备考表。顺序放好后,用打孔机打孔。
2、打完孔的档案,为了好装,用燕尾夹夹住,不容易散,会更加容易穿线,装订。
3、装订针穿好棉线,单股线即可,从背面,中间的孔穿线过去。
4、穿到正面后,可以从上或者下面孔穿过,两个都可以,根据个人的习惯选择即可。
5、穿到案卷背面后,再次从中间的孔,有背面引线到正面,从另外一个孔,引线到背面。
6、打死结,剪去多余的线,即可完成装订。一定要把绳子拉紧了,防止案卷松散。之后我们的案卷就装订完成了。
文书档案三孔一线系绳不正确,是指文书档案的三孔一线系绳没有按照正确的标准来绑扎。这种情况下,应该重新按照正确的标准来绑扎,以确保文书档案的完整性和安全性。此外,为了尊重您的礼仪,我们应该尽量把您改成您,以表示尊重。
采用左上角“粘贴”或“不锈钢订书钉”装订,也可采用“一孔二线”或“二孔一线”的线装装订法。
一般的打孔装订机上都有特殊的标尺并可以以此为基准来调节打孔的位置,装订机后面另有单板可以进行调节,一般可调节边距是2.5CM左右,手动机器可通过机器后面的旋钮转动调节,自动机器通过侧面的两个旋钮调节,对好位置后就可以打孔了。
装订的部位与对齐方式及注意事项:
文件装订时应以左、下侧对齐,以便装订和利用。装订时,应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉,采用不锈钢订书钉装订。
注意采用不锈钢订书钉装订的文书档案管理不能用微波设备进行消毒,否则可能会引起火灾。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。