档案馆信息化建设存在的问题

　　档案馆信息化建设存在的问题，区（县）档案馆信息化建设是档案信息化建设的基础和重要组成部分，直接影响着国家档案信息化的整体发展水平。由于它涉及面广、工作量大、投入大，再加上地区经济技术发展的不平衡因素，在建设过程中面临着许多困难和问题，研究和解决区（县）档案馆信息化建设中的实际问题，已成为档案部门必须面对的重要课题。

　　一、区（县）档案馆信息化建设存在的问题

　　（一）缺乏长期科学规划

　　目前，区（县）档案部门对档案信息化建设的重要性和必要性认识不足，缺乏宏观规划和管理，对档案信息化建设的总体思路和目标不明确，资源共建与共享意识不强。有的档案馆虽然制定了信息化建设规划和方案，成立了领导小组，将信息化建设提上了重要议事日程，但是，没有紧密结合单位实际，缺乏科学性、操作性和针对性，只是根据上级单位的规定要求“按部就班”地进行，缺乏主动性、自觉性和开拓创新意识，导致信息化建设进展缓慢。

　　（二）资金投入力度不足

　　经费短缺、资金不足是长期困扰档案部门发展的一个重要因素，尤其是基层档案部门。档案信息化建设是一项投入较高、回报周期较长的工程，区（县）档案馆信息化建设软硬件设施配备困难，部分领导“有多少钱办多少事”，存在等、靠、要的思想，资金方面没有保障，以致不能确保档案信息化工作的顺利开展。

　　（三）地区之间发展水平参差不齐

　　主观认识到位、客观经济基础较好的档案馆发展水平较高，反之则较差，相互之间缺乏沟通和交流，档案管理应用软件也不统一。有的档案馆建成内部局域网、档案信息网站和电子文件中心，与政务网互联互通，机读目录数据库和档案数字化建设达到一定规模；有的档案馆至今尚处于纸上谈兵和起步阶段，未见任何实质性进展。档案信息网站普遍存在信息含量小、更新不及时、内容不丰富、网站功能发挥不够理想的情况，特别是对电子文件的收集、整理、归档至今未形成统一的管理模式。

　　（四）档案信息化人才严重匮乏

　　基层档案人员毕业于档案专业或计算机专业的人才极少，多数人员的年龄、文化知识结构不合理，虽也受过计算机和专业知识培训，但掌握的信息技术和专业技能十分有限，既懂计算机技术又懂档案专业的复合型人才严重短缺。尤其是机关档案人员更迭频繁，兼职过多，缺乏敬业精神，难以全身心投入工作，无力承担档案信息化建设的任务，档案馆人员难以从繁重的劳动中解脱出来。同时，基层档案部门对信息技术人员的教育培训工作相对薄弱，相关制度、规范还未建立或刚起步，培训教育工作开展不力，人员接受信息化知识机会少、层次低，制约了人员素质的提高。

　　（五）信息化规章制度不健全

　　信息化建设具有较强的技术性，对管理、维护、安全等有很高的要求，否则将无法实现网络的互联互通和信息的大规模集成。虽然现在基层档案部门对信息化规范化、标准化愈来愈重视，也出台了诸如安全等方面的相应制度规章，但在建设标准、规范管理和信息资料传输共享等方面还不够健全，给管理、维护人员带来不便，也影响了信息化的快速建设发展。

　　二、解决区（县）档案馆信息化建设的对策及建议

　　（一）制定切合实际的发展规划，保障信息化健康发展

　　信息化建设重在基层，难在基层，特别是经济欠发达地区的基层档案馆，其经费投入恰恰是信息化的瓶颈。因此，做好统筹科学规划工作显得十分重要，基层档案部门应针对档案信息化建设的实际，制定切实可行的信息化建设实施方案，既要着眼于近期目标的实现，又要满足长期整体发展的需要，有计划有步骤地推进档案信息化建设进程。一要搞清、吃透上级部门的规划精神，以档案信息化建设总体要求为指导纲领，触类旁通，举一反三，不能各行其是。二要紧密结合单位实际，大兴调查研究之风，取长补短，杜绝“纸上谈兵、好高骛远”和“等、靠、要”思想，要充分听取基层单位人员建议和意见，立足现有人才和资源，扎实做好信息化工作。三要积极借鉴兄弟单位和其他行业部门的先进经验和好的做法。四要真正将档案信息化建设纳入当地电子政务建设规划，获取信息化建设项目专项资金的支持，加大配置现代化管理设备的力度，力求在辖区内推广使用统一的档案管理软件，努力营造良好的内外环境。

　　（二）加大资金投入，确保档案信息化建设的正常运转

　　把信息化建设搞好，投入到位是保障，各级领导应对档案信息化工作给予高度的重视和支持，加大基础建设项目的经费投入，将网络线路费用、维护费用、硬件正常更新费用和软件升级费用等纳入正常事业费中予以保证，确保信息化发展步入良性循环轨道。档案部门也要从实际出发，坚持少花钱多办事的原则，以较少的经费投入、低成本的运作，求较大的产出，用技术做支撑，向管理要效率，以花钱少、效益好来搭建运转自如的档案馆计算机网络系统，实现档案信息化建设的目标。

　　（三）以需求为导向，促进档案资源数据库建设

　　以最大限度地满足利用者对档案信息的需求、提高档案信息的利用率为目的，整合档案信息资源，高起点、高质量地为本地经济社会发展提供积极有效的服务。一方面，档案馆要重视档案信息资源建设的内容质量和可利用性，优先选择重要且利用率较高的全宗进行文件级机读目录数据的采集，逐步对重要全宗开展全文信息采集。比如对与人民群众切身利益密切相关的民生档案应优先整理、优先数字化、优先提供利用。同时，注意收集利用者对数字档案信息资源建设的意见和反映，搞好调查研究，追踪反馈信息，避免关起门来搞数字化；另一方面，在电子政务网络环境下，依托政务网建立电子文件中心信息交换共享平台，加强现行文件和政府公开信息的开发利用，对各单位纸质文件和电子文件同时收集，减少信息录入的工作量，避免重复劳动，降低数据处理成本。适时对馆藏档案进行开放和解密鉴定，使更多的开放档案信息为公众利用，充分利用档案信息网站，将开放档案和现行文件上网提供给公众查询，满足社会各界的利用需求。

　　（四）加强队伍建设，为档案信息化建设的实施提供人才保障

　　人才是事业成败的关键，档案信息化建设需要既懂档案专业知识、又懂信息技术的复合型人才，应立足档案工作发展需要进行档案人才结构的合理配置，把具有现代科技知识的人才吸纳进来，同时强化对现有人员的业务培训。将作风扎实、热爱信息化事业、能够静心研究问题的人员充实到信息岗位上来，鼓励档案人员参加国家承认的计算机资格和认证考试，适时组织参观学习先进地区的成功经验和技术方法，开阔眼界，取长补短，互通有无，比较直观地迅速获取有用知识。

　　（五）建立健全配套规章制度，做到规范管理、运行

　　信息化建设要与实行规范化管理和配套规章制度建设紧密结合，互相促进。在信息化建设中，必须把各项工作制度化、规范化，这样信息化建设才能保证各类设施和软件的正常运行；才能确保信息人员的稳定，为信息化建设提供正确方向和源动力。一是建立健全安全防范制度，从人员、设施、软件等方面建立完善的相关配套制度，特别是内部信息网络。二是建立健全各类档案资料管理制度，为信息化建设和系统运行、维护提供有效资料依据。三是建立健全奖惩激励制度，建立“能者上，庸者下”的工作机制，对信息工作突出的个人予以奖励，充分调动档案信息化人员的积极性。

　　（六）将档案信息化贯穿新馆建设始终，加快数字档案馆建设

　　以新一轮档案馆建设为契机，进一步加快档案信息化建设步伐，积极争取财力和人力上的支持，加强与规划设计部门的沟通联系，提早谋划数字档案馆建设，通过档案信息公共服务平台，努力拓展档案馆爱国主义教育基地、政府信息查阅中心、电子文件中心建设，促进传统档案馆向现代化开放型公共档案馆的转变。

　　档案信息化建设需要注意哪些方面的问题

　　(一)信息安全

　　档案安全是信息安全的重要组成部分,为确保归档电子文件真实、完整、可用、安全,国家档案局发布了《文书类电子档案检测一般要求》《档案信息系统安全保护基本要求》等标准,对电子档案的检测和管理做出具体规定。各级档案管理部门在数字档案的安全备份上也做了很多努力,对重要档案数据实行多套、异质、异地备份、以磁盘、光盘等多种载体共同存储档案数据。

　　安全与发展是智慧档案馆一体之两翼、驱动之双轮,安全是发展的保障,发展是安全的目的。智慧档案馆是依附于档案馆本身而存在的,是档案馆发展的高级阶段。伴随着智慧档案馆的建设,信息通信技术、互联网技术全面渗透至档案馆服务的每一个步骤,档案信息与隐私保护的安全威胁倍增,信息安全威胁产生的连锁反应令人防不胜防。智慧档案馆规划、建设、运营的每一个阶段都面临信息安全威胁和信息安全管理问题。

　　智慧档案馆建设过程中应用了诸多新兴信息技术,新技术给档案工作带来巨大便利的同时，我们也应该正视技术应用所带来的风险问题。大数据、云计算等新兴信息技术在近10年才真正得以快速发展和实现商业化应用,相较网络通信数据库等比较成熟的技术,其成热度显然还不够。这也正是近年来频频爆出大数据侵犯个人隐私、云计算的安全漏洞等突出问题的原因。档案的原始记录特性决定了安全事故给档案造成的损失是不可逆的。

　　拥有强大的信息安全防御能力的美国政府近年来也频频爆出核安全局、退伍军人事务部等联邦机构核心数据被盗取的事件,造成极为严重的个人信息泄露乃至国家安全危险,足见信息安全的重要性。大数据技术在科学分析的信度和效度上存在问题,“谷歌流感趋势”近年来多次误报、错报即是例证。

　　物联网技术在智慧档案馆中主要运用于档案实体、档案馆建筑环境等硬件方面,对于与“信息”密切相关的档案实体物联,面临成本与密级多项挑战,且在档案数字化推行不均衡的当下,实体物联缺乏统一标准与实施环境难以实现。

　　智慧档案馆存在技术失控、网络攻击、信息泄露的隐患,不同类型、不同层次、不同维度的信息安全风险使智慧档案馆面临严峻的考验。智慧档案馆要使信息更加全面的共享,既然是共享,那所有档案信息就必须开放。

　　但实际上,档案具有机密性,人们的利用是有差异的,某些档案有关某一方面的内容,只能为某一层次、某一范围的人们所利用,超出这一层次和范围的任何知晓,可能会对其他人造成很大程度上的损害。因此,档案的机密性要求某些档案信息不能上网,而且要分密级程度保存。

　　(二)基础薄弱

　　我国现在处于并将长期处于社会主义初级阶段,生产力水平远远落后于发达的资本主义国家,国内地区发展不平衡、生产力不发达的状况没有根本改变。国内整体经济水平的基础薄弱直接决定了智慧档案馆建设基础的薄弱。

　　虽然当前我国的数字档案馆总体建设已经全面展开,国家级、省级、地市级公共档案馆数字化工作已经大部分完成,部分经济较发达省份的公共档案馆已经进入智慧档案馆建设阶段。但是还有很多经济欠发达地区的档案馆基础非常薄弱,全国范围内档案馆的发展水平十分不平衡,经济落后地区的档案馆在智慧档案馆建设道路上更是漫长。

　　(三)软环境建设不足

　　新档案馆的建设不仅要做好基础设施建设,也要做好软环境建设,特别是政策法规、标准体系、管理体制、资金保障、人才培育和品牌宣传等方面。目前,我国暂时没有专门关于智慧档案馆的国家层面的政策法规,只是在部分地方或者部分讲话中有所提及,相关政策法规基本处于空白。

　　因此,首先要制定和推进一系列强有力的政策、规划和顶层设计。国家层面,应由国家档案局牵头,与相关部委办局合作制定发布,内容上要基于档案管理和档案馆建设,扩展到与智慧档案馆建设相关的技术政策,以及信息、网络、通信等方面的管理规定与安全规定等。

　　地方层面,一是地方政府在做智慧城市总体规划时,要将智慧档案馆纳入其中;二是地方政府和地方档案行政管理部门要在执行国家政策法规的基础上,结合地方实际制定相关政策法规。这一系列的政策法规也要在建设智慧城市的实践中,逐步制定发布,以更有针对性地引领智慧档案馆建设,保证了智慧档案馆的建设质量,从而能发挥最大效用。

　　需要特别说明的是,虽然智慧档案馆是档案馆的发展趋势,但是并不是要求所有的档案馆“一刀切”地建设智慧档案馆,而是要求档案馆明确自身定位,结合当地实际而定,这一点需要在相关政策法规中着重强调。

　　(四)缺乏标准体系

　　数字档案馆建设在国内外都得到了很好的研究和实践,国家档案局也从上层建筑的宏观角度出台了相关的建设指南、测试办法、标准体系等。智慧档案馆在国内外的建设和研究都不成熟,对智慧档案馆的运营管理研究还没有足够的经验可以借鉴,也没有统一的标准和规范可以遵循。

　　智慧档案馆建设的最终目的是要使全国乃至全世界的档案馆连成一个整体,以实现档案信息资源共享。要对分散在各地的档案信息资源进行共享,必须要有彼此兼容的硬件环境,还要实现文件格式、著录标准、标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等方面实现统一。

　　在智慧档案馆建设中,标准是一个体系、一个系统,因此结合我国实际建立起一个适合我国智慧档案馆建设的标准化体系是摆在我们面前的迫切需要解决的新问题。标准体系是实现智慧档案馆档案数据资源共享的关键,档案界应参考数字档案馆建设的标准体系以及智慧城市建设的标准体系制定自身的标准体系,推进档案数据采集、交换接口、访问接口、数据质量、安全保密、数据开放等关键共性标准的制定和实施,开展标准验证和应用试点示范,以便不同地方不同单位对档案资源的获取和利用。

　　档案界可以建立一套与国际标准兼容、国家标准统一的行业标准,如《智慧档案馆建设指南》《智慧档案馆档案数据共享规定》《智慧档案馆建筑实施要求与管理规定》等。建立智慧档案馆技术应用标准与规范体系是智慧档案馆建设的重要保障。

　　(五)人才不足

　　人才在智慧档案馆建设过程中十分重要,要不断完善创新人才培养、使用、管理的一系列政策,改善人オ发展环境。“一年之计,莫如树谷;十年之计,莫如树木;终身之计,莫如树人。”人才资源是第一资源,也是创新活动中最为活跃、最为积极的因素。建设智慧档案馆,没有一支优秀的人才队伍,没有人オ创造力进发、活力涌流,是难以成功的。要建设智慧档案馆就必须建设一支规模宏大、结构合理、素质优良的创新人才队伍。

　　智慧档案馆建设过程中应该把开发人才放在特殊重要的位置,需要认识到人才开发的重要性和紧迫性。科技进步日新月异的新形势下,人才资源作为经济社会发展第一资源的特征和作用更加明显,人才竞争已经成为综合国力竞争的核心。人オ的培养、开发和使用是一门科学,我们要注重把握其客观性,避免片面性和随意性,注重在实践中认识和把握规律、遵循和使用规律。

　　智慧档案馆的建设发展,物联网、云计算、大数据分析等新一代信息技术的应用,需要基础设施和技术环境的支持,更需要专业人才的培育和引进。档案馆要完善人才管理机制,落实各项人才政策,创建良好的人オ发展环境。

　　首先,要长期建立与政府机构、高校、科研院所和企业中的相关专家学者的合作,充分发挥专家学者在智慧档案馆建设中的决策和咨询顾问作用,为智慧档案馆建设建言献策;其次,要积极开展继续教育,对档案馆现有工作人员开展多渠道、多层次、多形式的信息技术技能培训,强化各级公务人员的档案信息化意识和责任,创造条件让档案馆工作人员与时俱进,适应智慧档案馆的发展;

　　再次,要在高校人才培养模式上下功夫,在档案学专业教学中增加计算机课程的比重,开设物联网、云计算、大数据等专业选修课程,鼓励采取校企合作方式培养具有统计分析、计算机技术、经济管理等多学科知识的跨界复合型人才;最后,要依托社会化教育资源,开展新信息技术和智慧档案馆的普及和教育培训,提高社会整体认知水平,提升应用能力。

　　(六)缺乏顶层设计

　　“顶层设计”指自高端开始的总体构想,是源于系统工程学的设计理念。顶层设计具有战略全局性。强调从战略和全局视野出发,实现对其总体设计、战略性构想和宏观性规划;具有整体关联性,强调围绕其发展战略和目标进行整体设计、系统推进,发挥整体效应;具有实践可操作性,强调规划设计与实现功效的衔接,是理想与现实的技术化、精确化构建,具有应用性和可操作性;具有动态发展性,顶层设计具有相对的稳定性和确定性,但随内外部因素的影响,需保持设计的动态开发和维护应该加强宏观思考,坚持顶层总体布局协调推进的原则。

　　现今阶段的智慧档案馆建设缺乏顶层设计,缺乏国家层面的统筹协调、整体设计、战略部署与方法指导,面临分散建设、重复建设和信息孤岛的问题。

　　智慧档案馆顶层设计就是以智慧档案馆建设与发展的核心目标为统领,以需求分析为基础,从全局和战略的视角出发,运用系统集成的方法,统筹考虑和协调智慧档案馆的各层次和各要素,对智慧档案馆的基本架构及其内部要素有效组合运行的动力机制、建设机制和发展机制进行总体的、全面的集成规划和设计。

　　其主要内涵包括:顶层决定性,顶层设计是自上而下开展的设计方法,“顶层”决定“底层”,即智慧档案馆顶层设计首先要完成最高层次的结构和框架设计,才能逐层细化完成更细致的设计,而设计的对象具有层次性,可以是一个国家、城市、区县或部门的智慧档案馆(室)的总体设计。整体系统性,强调对智慧档案馆各要素进行全方位、多角度、立体式的考虑,实现整体性架构设计。统筹协调性,强调系统内部要素围绕设计目标和核心理念形成的关联与匹配,以及全局性的约束性要求。

　　二、智慧档案馆建设发展对策

　　(一)提高社会、公众的认知度,加强政府管理

　　从建设信息化创新型国家的角度,政府要加大对智慧档案馆建设的政策、资金、技术和人才的投入力度,并建立相应的与社会主义市场经济体制相适应的投入产出机制。随着智慧城市的建设实施,智慧档案馆的建设已成大势所趋。各级部门、单位要有计划、有步骤、有重点、有针对性地搞好智慧档案馆的建设,不断提高智慧档案馆的智能化服务水平。

　　(二)坚持循序渐进原则

　　中国不同地域、不同领域发展水平有巨大的差异,经济发展不平衡是中国经济发展的基本特征,是我国的国情。经济发展的不平衡决定了不同地域档案事业发展的不平衡,这就出现了传统档案馆、数字档案馆、智慧档案馆同时存在的现象,档案事业只在我国经济发达的城市得到充分的重视和发展,在经济欠发达地区由于受到资金、人オ、政策、观念等的限制,档案事业长期得不到发展。档案事业发展的整体现状决定了智慧档案馆的建设必须循序渐进,不能一蹴而就。

　　(三)加强档案行业专业人オ队伍建设

　　智慧档案馆是以物联网、大数据、云计算、移动互联等新技术为基础的,其相关技术较为复杂。如大数据的处理技术、与计算技术、数字化图像的存储与压缩、数据组织技术、信息检索技术、多语言平台互换互访技术、海量信息存储与调配技术等,既是计算机网络技术的难关,也是制约智慧档案馆建设发展的关键。

　　因此,智慧档案馆的建设必须首先建立一支技术过硬的专业人才,完善和创新档案基础理论,并不断借鉴国外的先进技术和经验,迅速开发和应用一系列新技术,如身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等,使智慧档案馆发展过程中必备的硬件环境和软件环境齐头并进。

　　(四)加快建立法律法规和制定严格的管理制度

　　完备的信息网络法律法规能够为电子档案的法律凭证、对利用者的身份认证、著作权、知识产权、隐私权的使用和保护等问题确立法律依据,许多问题只有以法的形式确定下来,才能做到有法可依。同时对电子文件的生成到归档都要尽快制定出严格的管理流程,使电子档案纳入规范的程序化管理,并迅速制定严格而科学的标准体系和业务管理制度,使数字档案馆建设法制化、标准化和科学化。