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欢迎来到档案界!2024年05月19日
档案数字化加工
北京数字档案馆的环境安全、舒适,设施齐全,设备先进,服务质量优良,安全可靠,为用户提供了一个安全、舒适、高效的信息检索、学习、研究环境。此外,数字档案馆还提供了多种网络资源,如中文资源、外文资源、网络出版物等,供用户查阅。
北京市档案局是北京市政府机构之一,负责收集、整理、保管和利用北京市的各类档案资料。该机构成立于1949年,是北京市文化遗产保护的重要组成部分之一,也是国家档案事业的重要组成部分。
北京市档案局的职责包括对北京市各级政府机关、企事业单位、社会团体等的档案资料进行收集、鉴定、整理、保管、利用和宣传等工作。该机构拥有一支专业化的档案管理人员队伍,他们能够对不同类别和规模的档案资料进行科学管理,确保档案的安全性和可利用性。
北京市档案局的工作范围十分广泛,其所收集和保管的档案资料涵盖了北京市政治、经济、文化、社会等各个领域的发展历程和变化。这些档案资料的利用对于研究北京市历史、文化、经济和社会等方面具有重要意义,也对于国家和社会的发展具有一定的促进作用。
北京市档案局在档案管理和利用方面一直处于国内领先地位,该机构所开展的档案数字化工作也取得了很多成果。此外,北京市档案局还积极推动档案文化的宣传和普及工作,通过举办各种展览、讲座、出版等活动,让更多的人了解档案文化的重要性和意义。
总的来说,北京市档案局是一个非常专业化、有影响力的机构,其在收集、整理和利用北京市的各类档案资料方面具有十分重要的作用。该机构所管理和保管的档案资料丰富多样,具有很高的历史和文化价值,对于推动北京市的社会、文化和经济发展具有重要的作用。
最为符合数字档案室建设要求的国家标准与行业标准是档案馆建设标准。
从法律的角度来说:本标准是档案馆建设的全国统一标准,是编制、评估和审批档案馆建设项目建议书、可行性研究报告和初步设计的依据,也是有关部门对档案馆工程项目建设全过程监管检查的依据。
法律依据:档案馆建设标准(数字档案馆建设标准)第五条档案馆建设应满足档案馆作为安全保管党和国家重要档案的基地、爱国主义教育基地、档案信息服务中心、已公开现行文件利用中心和政府信息查阅的法定场所的设置要求,同时要满足社会公共文化服务的要求。
标准内容介绍:
《档案馆建设标准》编制的指导思想是,严格遵循国家法律法规和相关方针政策,以坚持更好地为公众服务,充分发挥档案事业在建设和谐社会中的作用为宗旨,从我国国情出发,因地制宜,合理确定建设规模和水平,做到功能齐全,设施完善,经济实用,满足档案收集、整理、保管、利用等工作需要。
1、为加强和规范国家档案馆(以下简称“档案馆”)建设,提高工程项目投资决策和建设管理水平,维护档案的完整与安全,便于社会各方面利用,制定本标准。
2、本标准是为档案馆建设的项目决策和建设水平的合理确定所提供的全国统一标准,是编制、评估和审批档案馆建设项目建议书、可行性研究报告和档案馆建设项目规划、设计的依据,也是有关部门审查档案馆建设和初步设计及对工程项目建设全过程监管检查的依据。
最符合数字档案室建设要求的国家标准是档案馆建设标准。
数字档案室是指以电子档案为对象,以电子计算机等数字设备为手段,基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。截至2021年11月,中国为12250余件中国古代画作建立起精准的数字化档案。2022年2月,唐山市档案馆被国家档案局批准为国家级数字档案馆。
数字档案室是单位信息化建设的基础内容,是办公自动化的重要构成。各单位应把数字档案室纳入单位信息化建设总体格局之中,与办公自动化融为一体,统筹规划建设。档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备,采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料,建设独立的档案数据网,进行档案数据整理加工和存储管理。
数字档案室的基本特征
1、档案资源“数字”化。数字档案室以统一的数字形式存储各种信息,包括文本、图像、声音、视频等,压缩了存储空间,改进了组织形式。信息记录形式的“数字”化,是数字档案室的基本特征。
2、档案实体“虚拟化”。通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工,实现档案实体“虚拟化”,使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规范。
3、档案管理系统化。将档案业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中,实现数字档案资源系统、规范管理。
近年来,随着电子信息技术的广泛应用和数字档案馆建设的蓬勃开展,基层数字档案室建设这个问题便提上了档案行政管理部门和基层单位的议事日程。基层数字档案室建设就是指机关企事业单位和社会组织综合运用计算机、信息网络等技术,对室藏档案进行数字化加工、信息化管理和网络化运用的工作工程。基层档案是同级国家档案馆的“基石”,基层档案的数字化又是同级国家档案馆数字化的“基础”。通过基层数字档案室的建设实践证明 ,这项工作既能有效保护纸质档案原件,又能为利用者提供快速准确便捷的查档服务,实现档案资源利用的最大化。
一、基层数字档案室建设的硬件、软件要求
(一)硬件要求。主要包括:用于对室藏纸质档案进行数字化加工的专门办公场地;用于信息系统数据存储、管理和应用系统运行的服务器;用于各类用户访问的终端设备、身份证读取器、打印机、复印机等输入、输出设备;用于纸质、照片等传统载体档案数字化加工的扫描仪、数码相机、数码摄像机等;用于数据备份和归档移交的光盘刻录机、磁带机等,确保数字档案的大量储存、查询、利用。
(二)软件要求。选购或根据自身情况开发与硬件配套的安全性高、稳定性好的主流操作系统;选择与单位档案信息管理实际标准相符的数据库管理系统;选择配套的扫描软件、图像处理软件等,实现档案资料管理系统与办公自动化系统的无缝衔接。
(三)数字化标准要求。依据国家档案局DA/T 46 -2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T47 -2009 《版式电子文件长期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基于XML的电子文件封装规范》等相关标准进行科学化的整理加工和管理。
二、基层数字档案室建设过程中存在的问题
根据笔者所在部门的做法和对同级单位的了解,目前基层数字档案室建设,主要是采取业务外包的形式来进行的,还存在一些问题。
(一)认识不到位。基层单位建设数字档案室,毕竟不是一件小事情,它涉及到方方面面的问题,比如内部机构之间的协作、经费的保障、数字信息技术的采用、相关专业人才的配备、安全保密保管等具体问题。因而,基层单位在建设数字档案室这个问题上,多数单位尤其是领导认为建设数字档案室不重要,是多此一举,只要保管保护好纸质档案就行了,没有必要浪费大量的人力、物力、财力;同时相当多的基层档案工作人员,因为自身年龄较大、对现代信息技术不甚了解等原因,积极性不高,认为是多余的,满足于传统的做法。
(二)经费成为拦路虎。基层单位在建设数字档案室的过程中面临最大的问题是经费有限,更愿意把有限的财力资源投向更重要的方面,导致档案数字化建设硬件投入的资金不足,致使基层档案数字化工作起步艰难。
(三)相关人才缺乏。在基层档案部门, 面对相对有限的档案室藏、相对固定的服务对象,传统的管理模式仍然管用、好用,这种根深蒂固的思维定式使得很多基层的档案工作人员不愿主动放弃传统的工作模式去探索数字化的工作方式,知识结构的更新速度也远赶不上数字档案室的建设速度。已开展数字化的基层档案室的档案工作也还停留在摸索阶段,掌握使用的只是简单的查询、登记、统计等技能,档案数字化的作用还没有充分发挥出来。
(四)安全、质量有隐患。目前,基层数字档案室建设的普遍做法是业务委托外包,这种方式简便省事。在实际工作中,却存在着较大的安全和质量隐患,尤其是安全隐患应引起档案行政管理部门和基层单位的高度重视。以外包为例,基层单位通过政府购买或招标形式与数字化加工企业签订档案数字化加工合同,虽然在委托加工的过程中会签订严格的安全、保密、质量协议,但在具体实际操作过程中,隐患并未就此消失,主要表现在一是数字化加工企业从业人员素质高低不同、流动性大带来的隐忧;二是基层业主单位对数字化加工监管不到位的隐忧;三是数字化工作企业和从业人员首先考虑的是经济利益,存在着重数量,数字化质量不高的隐忧。
(五)软件配套不完善。目前,在数字化加工工作中,基层部门感到比较困惑的是没有一套统一的软件,存在着选择性的纠结,担心将来数字化成果无法和同级国家档案馆对接的问题。希望档案行政管理部门能及时提供统一可行的软件。
三、基层数字档案室建设的对策
(一)从管理体制入手,建立协同机制。一是档案行政管理部门加大档案信息化工作的宣传力度,提高基层单位对档案数字化建设工作重要性的认识。二是基层单位要建立档案机构、信息技术中心、业务部门之间的协作机制,以部门协作来弥补档案机构人才的不足。三是加大人才建设力度,对相应人员进行定期培训,鼓励他们更新知识结构,与新形势下的数字化档案工作相适应,或引进人才为数字档案室建设提供人才保障。
(二)明确职责,规范制度,加强外包过程的监督和控制。建立并完善档案出入库、档案交接、外包人员出入等数字化加工现场管理制度,建立档案出入库表单、工作量表单等,强化工作职责,优化工作环境。在与委托外包单位签订保密协议之外还应建立严格的监督制度,采取有效措施,如在数字化加工场所安装摄像头、不定期进行安全巡查等,排除可能的安全隐患。
(三)积极争取加大经费投入。档案工作人员要大力宣传档案对民生、经济社会发展的重要作用,争取领导的重视、政策的倾斜和经费的投入。同时优先开展利用率高、涉及人民群众切身利益的档案的数字化,从小规模到大规模,有计划有重点地推进数字化档案室建设。
(四)加强档案数字化加工安全和质量的监控。一是做好案卷质量的检查工作,如案卷题名的拟写是否规范,记录案卷详细信息的档号、起止日期、页码、卷内文件的件数是否准确,发现错误要及时修正,为后期的录入做好周密细致的准备工作。二是把好档案信息著录的质量关,一方面要保证标准化作业,避免录入的随意性,另一方面要落实专人对照原始文件对录入的档案目录数据进行检查和不定期抽查,保证录入数据与原始档案的一致性和准确性。(作者单位 朱妍霖:四川省武都水利集团有限责任 王琳:绵阳市档案局)
建设数字档案馆主要工作是纸质档案数字化扫描,这句话是对的。
数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆,它不仅仅起到一个数据中心的作用,也不仅仅起到发布利用的作用,而是具有有序处理和集成管理的功能。
建设数字档案馆的意义
1、数字档案馆是知识经济时代基础信息资源不可替代的组成部分。在知识经济时代,知识产生的收益在社会总产值中所占比重很大,而知识经济的运作条件就是计算机网络支持的基础信息资源,数字档案馆所提供的信息极其丰富、重要,而其中的档案信息更是不可代替的。
2、数字档案馆将用翔实的档案信息支持决策和管理。决策的及时正确、管理措施的得当,要靠信息的完整、可靠和快速的综合分析能力来保证,数字档案馆恰好能在一定程度上满足这些要求。特别是数字档案馆与政府办公系统有着密不可分的联系,所以对于支持决策有着天然的优势,可以发挥更为重要的作用。