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欢迎来到档案界!2024年05月19日
档案数字化加工
国家级数字档案馆建设方案是指政府部门和社会机构共同建设的一个数字档案馆,主要目的是为了保存、管理和利用国家重要历史档案,以及其他文献资料,以及收集、整理、保存和研究国家各类历史文献。
国家级数字档案馆建设方案的主要内容包括:
一、建立国家级数字档案馆架构
1、建立国家级数字档案馆组织架构,包括数字档案馆管理机构、技术服务机构、存储服务机构、档案保护机构等;
2、确定数字档案馆的基本功能,包括档案管理、档案保护、档案查询、档案利用等;
3、制定数字档案馆的运行规章制度,明确数字档案馆的管理机构、技术服务机构、存储服务机构、档案保护机构等的权责;
二、建立数字档案馆技术体系
1、建立数字档案馆信息系统,包括数据库管理系统、文件存储系统、档案查询系统、档案利用系统等;
2、建立数字档案馆网络,实现数字档案馆的资源共享;
3、建立档案保护技术,确保数字档案馆的安全性;
4、建立数字档案馆服务平台,实现档案的全方位利用。
三、建立数字档案馆资源体系
1、确定数字档案馆的资源类型,包括历史档案、社会科学文献、新闻资料、照片资料等;
2、建立数字档案馆资源管理机制,包括资源采集、资源整理、资源存储、资源管理等;
3、建立数字档案馆资源共享机制,实现档案资源的安全共享;
4、建立数字档案馆资源利用机制,实现档案资源的有效利用。
四、建立数字档案馆服务体系
1、建立数字档案馆服务机构,为用户提供档案查询、档案利用等服务;
2、建立数字档案馆服务网络,为用户提供档案查询、档案利用等服务;
3、建立数字档案馆服务质量保证机制,确保档案服务的质量;
4、建立数字档案馆服务收费机制,实现档案服务的有偿化。
数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术,开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能,实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督,为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库,结合应用原生电子档案内容信息,实现了档案信息资源的数据化管理,可以进行全文检索,并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库,突破了传统的档案数字化理念,对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术,采用多样化、组合式信息资源收集方式,实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆,通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据,做到实时互通,跨馆出证。
采用模型控制技术,实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理,有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术,实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置,拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后,在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息,将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用,通过对档案信息资源的深入挖掘,实现对档案信息资源的智能检索,提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术,支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类,为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要,智能形成编研材料。
感知档案,通过标签可以知道档案的状态,可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理,帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态,实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。
(一)各级档案主管部门要承担主体责任,切实推动智慧档案馆建设;
(二)各级档案馆要加速只会档案管建设,推动档案管理现代化;
(三)要多措并举,大力推动中西部地区智慧档案馆建设;
(四)提高档案信息安全水平,实现智慧档案馆的可管可控。
为积极响应国家档案局发布的国家智慧档案馆一级标准,助力各企事业档案部门全面建设智慧档案馆,从智慧档案馆的建设实际出发,通过“智能密集架”、“环境控制系统”、“安防系统”、“RFID系统”、“数字化处理系统”、“档案管理平台”六大建设,为客户提供更全面、更智能、更科学的智慧档案馆建设解决方案,促进档案资源的安全保管和高效利用。
最符合数字档案室建设要求的国家标准是档案馆建设标准。
数字档案室是指以电子档案为对象,以电子计算机等数字设备为手段,基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。截至2021年11月,中国为12250余件中国古代画作建立起精准的数字化档案。2022年2月,唐山市档案馆被国家档案局批准为国家级数字档案馆。
数字档案室是单位信息化建设的基础内容,是办公自动化的重要构成。各单位应把数字档案室纳入单位信息化建设总体格局之中,与办公自动化融为一体,统筹规划建设。档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备,采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料,建设独立的档案数据网,进行档案数据整理加工和存储管理。
数字档案室的基本特征
1、档案资源“数字”化。数字档案室以统一的数字形式存储各种信息,包括文本、图像、声音、视频等,压缩了存储空间,改进了组织形式。信息记录形式的“数字”化,是数字档案室的基本特征。
2、档案实体“虚拟化”。通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工,实现档案实体“虚拟化”,使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规范。
3、档案管理系统化。将档案业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中,实现数字档案资源系统、规范管理。
数字档案室建设国家标准如下:
资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持资源为王,着眼于数字档案资源建设,着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档,规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整,有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。<br>标准规范。数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案室与综合档案馆之间关系,严格遵循既有标准和规范进行系统设计、建设,实现文档一体、馆室一体。<br>整体推进。应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来,统筹考虑数字档案室系统功能、文件格式要求等因素,整体推进数字档案室实施方案。<br>确保安全。数字档案室建设应建立健全安全管理制度,按照信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障技术方法,配备必要的软硬件设施,完善灾难恢复应急机制,确保数字档案室建设和运行的安全。