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欢迎来到档案界!2024年05月18日
档案数字化加工
一、方案概述
广西数字档案馆方案旨在建设一个完整的数字档案馆,以满足广西地区的数字档案保存、检索、管理等需求。该方案将建立一个集数字档案保存、检索、管理、提取等功能于一体的系统,实现数字档案的高效管理。
二、方案内容
1. 数字档案保存:建立一个可靠的数字档案存储系统,采用多种存储技术,包括磁盘存储、光盘存储、网络存储等,以保证数据的安全和可靠性。
2. 数字档案检索:建立一个可靠的数字档案检索系统,采用多种检索技术,包括关键词检索、模糊检索、结构检索等,以便用户快速检索所需档案。
3. 数字档案管理:建立一个可靠的数字档案管理系统,采用多种管理技术,包括数据库管理、文件管理、权限管理等,以便用户可以有效地管理数字档案。
4. 数字档案提取:建立一个可靠的数字档案提取系统,采用多种提取技术,包括数据库提取、文件提取、网络提取等,以满足用户的需求。
三、方案实施
1. 本方案将由广西数字档案馆主管部门负责组织实施,由专业技术人员负责方案的设计和实施。
2. 方案实施需要组织各部门协调,确定技术架构、软件系统、硬件设备、维护服务等,并建立相应的管理机制,以确保方案的顺利实施。
3. 实施方案过程中,将组织相关部门进行培训,以提高用户使用数字档案馆的技术水平。
4. 实施方案后,将定期对数字档案馆进行维护和管理,以确保其正常运行。
数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术,开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能,实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督,为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库,结合应用原生电子档案内容信息,实现了档案信息资源的数据化管理,可以进行全文检索,并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库,突破了传统的档案数字化理念,对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术,采用多样化、组合式信息资源收集方式,实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆,通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据,做到实时互通,跨馆出证。
采用模型控制技术,实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理,有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术,实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置,拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后,在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息,将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用,通过对档案信息资源的深入挖掘,实现对档案信息资源的智能检索,提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术,支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类,为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要,智能形成编研材料。
感知档案,通过标签可以知道档案的状态,可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理,帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态,实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。
XX河水库管理处档案室升级工作实施方案
XX河水库管理处档案室
升级工作实施方案
档案工作是机关自身建设的一项重要工作,对提高我处各单位工作质量和效率有着重要的作用。按照《中华人民共和国档案法》和《广西壮族自治区档案管理条例》的要求,结合工作实际,特制定我处档案室升级工作实施方案。
一、指导思想和目标任务
指导思想:坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,立足基层水利工作特点,以服务为宗旨,以创新为目标,高标准、高起点加强档案资源建设管理和开发利用,加速档案信息化进程,提高档案管理水平,努力实现档案工作规范化管理。
目标任务:按分步进行、逐步完善的原则,扎实开展档案室升级工作,为申报国家级水利工程管理单位做准备,使我处档案工作更加规范化管理。
二、组织机构
档案室升级工作领导小组:
组 长:XX
副组长:XX
成 员: XX XXXXXX
成员全面负责档案室升级工作,领导小组下设档案室升级办公室,办公室主任XXX、成员XXX具体负责统筹协调和日常工作。
三、工作措施及分工
按照《中华人民共和国档案法》和《广西壮族自治区档案管理条例》要求,以达到省二级标准为起点搞好档案室建设和管理。
(一)做好资料收集工作。各类档案的收集、归档工作由秘书科总负责,处属其他单位配合工作,即文书档案、声像(含照片)由秘书科负责;财务档案由财务科负责;水库工程管理、基建、水文资料等由工程科负责;电站运行资料由发电负责。
(二)加强硬件建设。安排专职档案室管理人员,同时配备完善所需设备设施包括需增加档案密集柜四组、配备计算机一台(带DVD刻录机功能)、专业扫描仪一台、档案管理软件、吸尘器、灭火器、温湿度计等。
(三)做好各类档案归档入库工作。在做好资料收集工作后,严格按文书档案、声像档案、会计档案、水库工程管理、电站运行资料档案等五大类进行收集、归类、整理入库。
(四)建立和完善档案建设的各类制度及簿册。制定、完善档案规范化建设管理的各类制度并上墙,同时规范建立各类档案借阅、管理、登记等簿册。
(五)搞好档案软件录入工作。按照自治区档案局研制的档案管理软件(gd2000)要求,将历年文书档案目录逐一录入微机,以便于微机查阅。同时处理把历年声像资料(含照片)处理成电子文档并刻录成光盘保存。
(六)加强协作配合。档案达标升级是机关的一项重要工作,在档案资料、图片资料、音像资料等收集过程中,各有关科室要密切配合,大力支持,积极帮助,共同努力,确保9月底完成档案室升级任务。
四、实施步骤及时间
(一)4月1日至30日,制定档案达标升级工作实施方案,明确工作人员,分解落实责任;请上级有关专家指导工作,向兄弟单位学习先进经验,积极参加业务培训,不断提高我处档案业务管理水平;加强对库房规范化的管理,严格实行“八防”制度和库房责任人制度,做好防火、防盗、去湿等工作,为档案的保管和安全创造良好的环境;做好保密、安全工作。
(二)5月1日至20日,完善档案室升级工作硬件设置。建立和完善档案建设的各类制度及簿册。
(三)5月20日至9月20日,做好资料收集工作及各类档案归档入库工作、完成部分档案软件录入工作、电子文档处理工作。
(四)9月21至10月10日,请有关部门评等级。
附:档案室新增硬件设施采购计划表
二〇〇八年三月二十四日
附:
档案室新增硬件设施采购计划表
序号
项目(品名)
预算单价
数 量
总 价
备 注
1
电脑(P4 DVD RW)
8000
1台
8000
2
打印机(A3针式)
2500
1台
2500
3
专业扫描仪
2500
1台
2500
4
吸尘器
500
1台
500
5
灭火器
250
2个
500
6
温湿度计
1个
7
抽湿机
1台
根据省、市安排,为了加强和规范我县运管档案管理工作,提高档案规范化管理水平,进一步促进基础管理工作,现就建立综合档案室的有关事宜决定如下:
领导机构
为了加强档案管理工作,促进基础管理,县所成立档案管理工作领导组:
组 长:郭应帅
副组长:项国梁 黄华 王建忠 陶玮
领导组下设办公室,办公室主任由穆桂芳担任,成员有:刘建华 王鑫 宋秉智 李海青 余保明 王瑞珍 王迎春 宋仝文 刘翠英 乔煜,其具体职责分工如下:
刘建华负责县所综合档案室档案管理,和王鑫共同整理货运档案;
宋秉智负责客运企业及车辆档案材料的整理;(含站场、候车亭、招呼牌有关材料)
王鑫负责货运企业及车辆档案材料的整理;
李海青负责维修企业、汽车维修救援档案材料的整理; 余保明负责运政热线、运政执法档案材料的整理;
穆桂芳负责运政管理人员、文书、行业文明等办公室 所有材料的整理;
王瑞珍负责统计资料的整理;
王迎春负责票证档案材料的整理;
宋仝文负责图片、声像资料、信息方面的材料整理;
刘翠英负责会计档案材料的整理;
乔煜负责征费档案材料的整理。
综合档案标准及要求
1、标准:按照晋交[2006]291号文件精神,我县今年至少达到“A”级;
2、要联系地方档案部门,在他们的指导下,按照档案等级的标准和要求,开展档案管理工作。
整体安排和部署
学习安排阶段(7月10日——7月20日):县所按照晋交运综字[2007]165号文件《山西省运管系统档案管理办法》文件要求,组织有关人员学习贯彻,成立了领导机构,明确综合档案室和各类档案整理负责人,建立档案管理制度,做好工作。
档案整理阶段(7月21日——8月10日):县所将按照档案要求,对各种档案进行整理,进一步补充完善,达到规范要求。
建档阶段(8月11日——9月30日):综合档案室按照档案类别建立完整的运管档案。
验收阶段(10月1日——10月20日):县所在完成综合档案建档工作后,将邀请档案部门进行验收定级,A级档案室由县所联系档案部门验收;AA级档案室,由市档案局验收定级;AAA级由省档案局验收。
档案工作信息反馈
按照市处要求,县所将实施方案、各阶段工作情况及时向市处汇报,有问题要请教,以便相互联系、了解做好工作。
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录,是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂,各下属单位分散等特点。对于集团企业,实现集中部署应用、分级管理,构建立体式企业数字档案馆,是集团企业数字档案管理最佳解决之道。利用当前最先进的标准规范、信息技术,推出面向集团企业的数字档案馆解决方案。 应用系统由基础应用平台、业务应用平台、信息服务平台、系统管理与维护、接口等五个部分组成: 基础应用平台为系统功能提供基础性的应用服务,如工作流引擎、OCR服务、文档格式服务、全文检索服务、报表引擎等等。 业务应用平台为档案管理机构提供档案管理的平台,包括档案工作管理、档案收集整编、档案管理、档案保管、开发利用等业务。 信息服务平台为档案利用者提供信息服务的平台,包括档案网站、多种档案查询模式、图书资料信息的查询、电子文件浏览等。 系统设置与维护实现系统设置、业务建模两大主要功能。系统设置主要用于配置系统运行环境的参数,包括服务器集群、存储系统(支持分布式和集中式)、基础应用层各应用参数的配置等。业务建模系统主要包括全宗群、档案门类、管理目录树、分类表、元数据、报表、表单等各基础数据结构的定义。 接口接口包括了两个部分,一部分是本系统与其它系统集成的接口,一般包括了与OA系统等系统的集成接口;另一个接口是指系统提供二次开发的接口,系统可提供基础应用、档案业务管理、档案信息服务等不同层面的SDK开发包。
建设数字档案馆主要工作包括如下:
1、按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求,建设适应未来一定时期数字档案资源管理要求、满足数字档案室各项管理与服务需求的基础设施。除信息安全和管理方便因素之外,鼓励依托机关信息化基础设施进行数字档案室基础设施建设。
2、开发或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的数字档案室应用系统,实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。
3、严格遵循标准规范,全面进行传统载体档案数字化转换,积极推进电子文件归档和电子档案管理,全面推进数字档案资源建设。应用先进技术和手段,保证数字档案资源真实、完整、可用和安全,满足各类用户共享需求。
4、根据数字档案室建设要求,修订完善档案工作流程、文件材料以及声像(照片、录音、录像)电子文件归档范围和保管期限表,以及适合电子档案管理、利用、安全保障、应急处置等各项规章制度,明确要求和权限,确保数字档案资源的规范管理,保证数字档案室运行顺畅。
5、加大人オ建设力度,通过培训或引进人オ,为数字档案室的建设和运行储备既通晓信息技术,又精通信息资源管理、知识管理的人才。