毕业生档案整理遇到的困难

毕业生档案整理遇到的困难

关于毕业生的档案处理疑问

是否在处理毕业档案时，遇到一些事情呢。下面我为大家整理了一些毕业档案处理常见的问题，希望对大家有所帮助。

疑问一：“弃档”会有什么后果?

“弃档”会使个人的一些利益无法得到保证，遇到转正定级、人事调动、社保福利、工龄计算、继续深造(如出国、考研)、考公务员等情况时，都离不开档案。大学生毕业后由学校转出的档案属于学生档案，如果自己拿在手里或者放在没有人事代理权限的机构，多少年以后，依然是学生档案，就还是无法办理转正定级、工龄计算、职称评定等手续。若有单位接收或者到新的单位就职，因其档案材料不完整，也会影响到工作的正常调动。

疑问二：就业之后档案怎么转接?

小周是京外生源北京院校应届毕业生，通过应届毕业生专场招聘会，他找到了一份可以解决北京户口的工作。小周还不太清楚自己的户口该怎么迁移?人事档案该如何接转呢?

解答：

北京市接收的非北京生源毕业生，一律由接收单位集中办理落户手续。毕业生需要将《就业报到证》、《户口迁移证》(北京高校的非北京生源毕业生为《常住人口登记卡》)、毕业证书、学位证书交给接收单位，由专人到相关部门办理落户手续，户口统一落至单位集体户口。

毕业生如已落实就业单位且单位能接收人事档案，则由单位提供详细的人事档案接收地址(一般填写在《就业协议书》的相应栏目中)，由学校按照此地址寄往用人单位。如果就业单位是不能独立接收人事档案的单位，如各类非公有制企业等，应写明人事档案存放,挂靠的上级主管部门或委托立户存档的政府所属人才服务机构或人才中介机构，以便于人事档案的转接。另外，如果京外生源北京院校应届毕业生在就业时尚未落实就业单位，或就业单位不能接收人事档案关系并解决户口，则应按照毕业生生源所在省市的相关规定办理。其人事档案也将由学校寄回省、市、县的相应接收机构。

疑问三：没找到工作，档案怎么存放?

小刘是北京生源毕业生，一直没有找到满意的`工作，他的人事档案该如何存放呢?

解答：

北京生源未就业毕业生的人事档案接收机构为各区县人才服务中心，凡人事档案寄送地址为“北京市人力资源和社会保障局”的，将根据毕业生人事档案记载的参加高考时所在区县的地址(即生源区县，因人事档案中没有本人现户籍地址信息)，将其人事档案分别转回相关区县的人才服务中心。

凡本人户籍地与生源地不一致的，毕业生可以根据上述情况到相关区县进行查询。学校将人事档案寄送至其它部门的，由毕业生本人与这个部门联系，办理人事档案调回户籍所在区县的手续。

北京生源未就业毕业生在区县人才机构存档，毕业之日起到初次就业前免收人事档案管理费。其中，农业户口未就业毕业生，其社会保险及落实就业后的招录聘用手续按照北京市农业户口人员有关规定执行，且不得与拆迁占地后的新建人事档案合并。另外，如果应届和往届的与用人单位签订劳动合同且单位按规定为其缴纳社保的北京生源大中专毕业生，各区县人力资源公共服务机构应为本区县户籍大中专毕业生的档案提供托管服务，在单位不为毕业生办理委托存档的情况下，应为其办理个人委托存档。

疑问四：出国留学档案放在哪里?

北京地区高校的应届毕业生小赵，在毕业前办好了出国留学。他表示这样一来可以先躲躲就业压力，二来可以开拓视野。不过，他搞不明白自己的人事档案里都有什么内容，有哪些作用，出国的话人事档案该怎么存放?

解答：

应届毕业生的人事档案内容相对比较简单，主要包括四个方面的内容：高中(中专)阶段的学籍材料以及参加高考的报名材料;高中以上学习阶段的学籍材料以及每阶段的报考材料;《就业通知书》;党团材料。

人事档案记录着一个人的经历和社会实践活动等方面的情况。在我国现行人事制度下，人事档案是单位进行人事管理和个人调动时的参考依据。人事档案的保管和接转受《档案法》的保护。教育部留学服务中心设立有留学人员档案室，专门负责出国留学人员人事档案的管理工作。

疑问五：人事档案能自己拿着吗?

小王毕业后，学校就业部门的老师把密封过的人事档案交给她直接带给自己的单位。但小王后来一直自己拿着档案，这样可以么?

解答：

根据《北京市流动人员人事档案管理暂行办法》，北京市流动人员人事档案管理机构为市、区(县)党委组织部门和政府人力资源和社会保障行政部门所属的人才服务机构。其它任何单位未经授权均不得擅自管理流动人员的人事档案，并严禁个人保管他人档案或本人档案。

学校将毕业生人事档案交给本人转递的，毕业生应尽快交给单位。未就业北京生源毕业生交给户籍所在区县人才服务中心，避免滞留在本人手中。毕业生到工作单位后，应向人事部门查询自己的人事档案是否已及时转达。如果较长时间仍未转达，应立即与学校联系，问清寄出人事档案的机要号，以便查询人事档案的下落，避免因长时间延误而造成人事档案遗失。如果发生人事档案误投、漏寄或者遗失，将可能影响相关手续的办理，为今后的生活和工作带来不必要的麻烦。

“弃档”会使个人的一些利益无法得到保证，据介绍，转正定级、人事调动、社保

福利、工龄计算、继续深造(如出国、考研)、考公务员等情况时，都离不开档案。大学生毕业后由学校转出的档案属于学生档案，如果自己拿在手里或者放在没有人事代理权限的机构，多少年以后，依然是学生档案，就还是无法办理转正定级、工龄计算、职称评定等手续。若有单位接收或者到新的单位就职，因其档案材料不完整，也会影响到工作的正常调动。

档案的一些问题

档案的一些问题

很多人遇到了档案的一些问题会很茫然，不知道怎么处理下列就我给大家整理的一些有关档案如何处理的相关问题，以供参考。

　　档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。学生档案是指本校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

　　1.重要程度

　　编辑学生档案系统是一个教育单位必不可少的组成部分,它对于学校的管理来说至关重要。 在这个科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,且讲究高效率的社会，人工管理文件档案的方式就显得效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。这已远远不能满足学校和学生的需求。 所以作为计算机应用的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点。

　　2.档案查询

　　工作单位的人，档案一般存放在自己的工作单位;如果工作单位规模较小没有存放档案的条件，员工的档案会由单位寄存在当地人才市场。学生的档案是存放在学校学籍科。社会人士的档案会存放在单位或者人才市场。可以去单位档案管理处查询自己的档案。如果单位将员工的档案寄存在人才市场，可以通过电话或网络查询自己的'档案。刚毕业的学生，档案会由学校寄到工作所在地的人才市场，由于档案的传递较慢，毕业两个月以内档案还在学校学籍科可以查到;两个月以后可以在工作所在地的人才市场查询。可以通过电话查询或者人才网站查询。

　　3.怎么处理个人档案

　　毕业生中有一种比较普遍的现象对档案不了解，也不关心;甚至有的毕业几年了，可档案还在学校放着;还有的将档案放在家里，更甚者早已不知将档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。其实不然，这里只作简要说明。现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要你的人事档案。总之，现实生活中，人事档案仍具有不可替代的作用，我们应给予足够的重视，以免在日后的学习生活中造成不必要的烦恼和损失。同时，强调一点，由于国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，这正是没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别。所以有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了。学校保存的只是你的“学籍档案”，而真正发挥作用的恰是你的人事档案，如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。按国家政策规定，大中专毕业生毕业(以报道证人事部门签署日期为准)一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级;本科毕业生毕业工作一年大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，在某种意义上说，也是得不偿失的。

　　4. 没有档案会怎么样

　　一、转正定级，获取干部身份。必须在第一家单位就业工作满一年，申请转正定级，才会获得干部身份了。干部身份有什么用，百度百科“干部身份”。

　　二、考研;

　　三、考公务员，没有人事档案，没有办法过政审这关。

　　四、评职称，如果没有档案，你就没有干部身份，也就没有资格评职称。而职称往往是和工资和户口积分挂钩的(天津就是这样)。有职称，也是求职的一个砝码!

　　五、考资格证，比如会计专业资格考试等，考试需要和人事档案的地点相同，没有人事档案，你报名都可能报不上。

　　六、办理准生证，都需要男方存档案的地方开婚育证明，档案都不知道在哪里，你怎么开!

　　七、出国审查，没有档案，政审就无法进行

　　八、养老保险。工龄计算，必须要档案!退休后要拿到退休金，必须要档案，档案是否完备，也将影响到退休金的高低

　　9、某些大城市，比如上海，办理居住证，前提是将档案调到上海。没有档案，就没有办法办理居住证，也就没有办法落户上海了。

　　10、进国企，事业单位需要档案，而且这是一个非常重要的材料。如果你没有档案且不及时补救，那么这种好单位的大门也会向你关上。

　　11、住房补贴发放

　　12、入团入党。

　　5.死档的原因

　　一、档案丢失会成为“死档”。

　　毕业生择业期为两年，因此择业期间可申请学校代管两年。放在学校两年期满后仍未落实工作的(或找到工作未及时来学校处理的)，学校就会将档案和户口一起打回原籍了(或转到学生户口所在地的人才交流中心，或转至生源地所在地级市的人事局或教育局接收)。这里需要强调的是，在打回的过程中很容易把档案搞丢。所以要么两年内去落实工作，要么自己去办理户口和档案转移到某个人才市场或转移到家里去。很多人成为弃档族，就是这里搞丢了!

　　二、档案长期在自己手里超过2年，也会成为“死档”，本人就属于这种。

　　三、五年内没有交档案保管费而被人才市场等机构封存的，也会被认为是“死档”。

　　6.死档了怎么办

　　一、毕业生择业期为两年，如档案遗失，造成没有有按规定办理存档手续而成为“死档”，毕业后未超过2年择业期的(有的地方是3年择业期)，可直接去人才市场补办存档手续。超过了择业期，则可以按照非普通高等院校毕业生身份，携带身份证、学历证、户口簿等材料重新办理存档!但前提是不要超过35岁!

　　二、把档案留在人才服务机构超过5年没有理会的，只需要补齐代管费、办妥相关手续，就可将档案关系理顺。

　　三、自己携带档案要尽快向人才服务机构咨询，如果档案袋被打开，里面的资料需要经过相关部门核实，如果档案资料遗失，还要到原单位去补充和确认。

　　四、“跳槽”人员将档案遗留在原单位长期未办理转档手续的，要与原单位协商，解决跳槽后的遗留问题，以便及时将档案转交。 ;

毕业生应该如何正确处理档案

毕业生应该如何正确处理档案

档案是收录学生的学习、政治思想、家庭、身体状况等情况的文字资料，为事业单位聘用毕业生、考研生的录取、事业的发展评职称等方面提供了重要依据。以下我为大家整理了毕业生应该如何正确处理档案的相关内容，希望对大家有所帮助！

一、档案转移至生源地(一般来说，生源地就是户籍所在地。借读生除外）

如果毕业生选择在自己生源地范围之内选择工作，毕业档案可直接转移到你自己的生源地所在的地级市的政府人事部门。但是假如你两年内要到外地就业，就要重新办理改派手续。

二、档案留在学校

如果毕业生在毕业后没有及时找到工作，根据国家相关文件要求，允许毕业时没有及时找到工作的学生、学校可为其保管两年档案。

很多大学生毕业之后，都比较迷茫，处于就业和创业的两难抉择中，而且往往都会尝试之后，再做选择。这种情况，可以跟辅导员沟通一下，把档案留下学校，不仅给自己减少了很多麻烦，也给档案选择了一个最安全的储存方式。但是，你如果不想将档案转回原籍地，就要在两年内回到学校办理档案转移。

三、把档案转至人才交流中心

如果有考研、创业想法的学生，可以选择将自己的毕业档案转移到人才交流中心，这样的话你就不用为档案的归处烦恼了。转移到人才交流中心后，也要定期联系，根据工作人员的要求更新档案。即使以后你重新进入工作岗位或者考公务员（政审），办理档案转移都是非常方便的。

四、把档案委托给第三方人力资源公司

如果你目前既不能确定就业方向，又怕麻烦，那你可以找一个口碑和信誉较好的人力资源公司，办理档案委托。他们会很专业的管理你的档案，帮你办理转档手续，并给你提供便捷的'处理方案。但是，一般第三方机构都会收取一定的管理费用，这个费用会根据服务的内容不同，价格也不同。

拓展：毕业生档案内有哪些材料

主要包括两部分材料：

(1)高中档案材料：入团志愿书、高中毕业生登记表、高考报名登记表、体检表、高考志愿表等;

(2)大学档案材料：入学登记表、毕业生成绩单、学籍卡、毕业生登记表、报道证、在校期间奖励、表彰及其他有关须装档的材料等。

学生档案是如何转递的

学生档案对毕业生而言很重要，主要通过EMS渠道邮寄、学校派专人送达、用人单位凭有关证明材料派专人领取等方式进行转接，不允许由邮局普通、挂号邮寄等方式转递，更不允许个人自带和请人代领。

毕业生如何追踪自己的档案

毕业生档案邮寄地址按照就业报到证左上角地址或调档函(原件)显示单位(加盖公章)即红章地址邮寄。有严格的交接签收程序，一般情况下不会遗失。毕业生应主动尽快到EMS查询档案是否寄到该单位。查询时限一般为一年，超过一年EMS不再办理档案查询业务。

如何做好档案管理工作

如何做好档案管理工作

在从事了两年多的档案管理工作中，深刻体会到档案管理的重要性。提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此，档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。那么，如何做好档案管理工作呢?我作为一名办公人员，在实践中通过不断总结，寻找其中的规律，得到了一些粗浅的见解，愿与大家共同分享。

一、规范公文处理，把好公文形成关

档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我部就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我项目部在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：

1、文种使用不当。主要有请示、报告不分;一文请示多件事情;生造文种或不规范使用红头文件等

2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。

3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。

4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的.公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。

二、档案整理工作，从公文的评估分类做起

公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处);将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：

1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。

2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。

3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。。

三、完善公文材料，做好档案收集工作

文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：

1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

四、善于交流，接受新信息，达到资源共享

作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。

总之，档案管理工作具有很强的挑战性。在今后的工作中，我将很好地把文秘工作和档案工作结合起来，不断提高档案管理质量，提高其利用率。目前我项目部档案装备还比较落后，正在向电子归档、微机检索过渡，这一项新的工作给我提供了更多的学习机会。我深信，只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能促进档案管理规范化、科学化发展，从而为档案工作提供更多更好的信息资源。