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欢迎来到档案界!2024年05月20日
档案数字化加工
随着信息化时代的到来,榆林档案数字化公司也是跟随时代潮流,适应时代发展的新举措、新要求。档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性,不仅可以提高办公效率,而且增强了对档案原件的保护。
近年来,榆林市公安局从服务实战出发,与榆林档案数字化公司达成合作,全力把好档案质量的源头关,将数字共享和实战应用作为公安档案建设的主要任务,推进档案基础标准化、档案管理规范化、存量档案数字化、增量档案电子化、档案利用便捷化“五化”举措。
在全省公安系统率先完成档案库房、配套设施、信息系统及扫描加工等工作。全市公安机关系统211个综合档案室全部达到等级标准,加工扫描库存档案679万页、录入数据条目174万条。新型、精准的数字档案系统正在为榆林民警、辅警办案提供着便捷查询服务。
负责榆林市公安局警察史陈列馆工作的民警用全市公安数字档案综合查询系统调阅十年前的一份案卷时赞叹道:“仅利用关键词就能从海量数据中抓取所需要的内容,这个数字档案系统使用方便,极大地提高了工作效率,真心赞一个!”
公安档案是公安机关在履行国家法律赋予公安机关的职责活动中直接形成的具有保存价值的专用文件材料,因其原始性和可靠性,在各类文献资料中占到重要位置。
针对部分基层单位凡文必档、有文不档甚至“绳捆、袋装”等问题。
重新修订了档案移交、鉴定销毁、收集归档等一系列管理制度,明确了市局机关、各县市分局及基层所队年度归档要求,统一软件、统一格式、统一标准,实行档案库房专人保管、专人查阅和定期清点催还归位。
探索“档案室”与“案管室”并轨管理模式,在各基层派出所安装独立的案卷材料保管柜,一人一柜、指纹识别,确保档案衔接流程的无缝对接。
榆林市公安局将公安档案信息化基础设施建设列入重点采购项目,按照档案室建筑设计规范和数字档案基础配置标准,狠抓档案等级化建设,投资100余万元建成了覆盖全市公安机关和基层派出所的三级数字档案室系统,实现了档案文件从产生、交换、归档、整理、移交到数据中心存储、利用、入库的网络化管理。同时,严格档案数字化扫描过程中的保密管理,坚决杜绝涉泄密事件的发生。
榆林市公安局强力推进增量档案电子化,建成了电子文件封装、电子文件加工整理、公安数字记忆、违法犯罪资料查询、档案综合查询等信息系统。
全面推进档案系统与OA办公自动化、户籍人口管理、出入境管理、执法办案和车驾管系统端口的对接,最大限度地实现了日常公文、执法办案、人口信息等电子文件的自动流转、实时归档和即时移交。
市局交警支队建成了全省首家车驾管档案信息管理系统,实现了与公安交通管理综合应用平台的无缝对接,实现了档案实时影像采集、移交归档、查询服务。
榆林警方紧紧围绕服务公安实战应用这一目标,在做好相应字段精确检索、模糊检索的同时,完善了扫描图像文件、Word文件、文本文件的全文检索功能,实现了档案管理网上运行、档案信息网上共享、档案资料直接调阅使用,确保所有入库档案能够随时查得着、找得出、用得上。
启动档案数字化扫描工作
近日,公安局组织各部门开始对近几年文书30年和永久的档案数字化扫描工作。由于大家都刚开始接触档案数字化加工,思想和情绪上一时有些不适应,所以从拆解、录入、扫描、图片处理、挂接上传、核验、装订等工序,档案员都一一进行细心的讲解。目前,已有部分单位完成了三年的档案数字化录入以及扫描工作。
由于档案信息具有不公开性等特征,一些档案信息涉及商业秘密和个人隐私,其保密管理也是相当重要的。所以,在扫描档案之前让各部门领导都签了《神木市公安局档案数字化扫描涉密鉴定责任书》。各部门自己鉴定本单位档案的密级以及是否可以公开等。各单位一把手对本单位的涉密档案与非涉密档案进行把关负责。
全市档案馆(局)长会议在榆召开,会议要求不断拓宽档案工作领域,全面提升民生服务能力。
会议要求,各有关部门要大力加强档案资源管理、提升公共服务能力和安全保障能力“三个体系”建设,以建立覆盖人民群众的档案资源体系为目标,做好档案的接收、征集工作。
同时加大档案开放的力度,使依法应开放的档案全部开放,尤其是各类可开放的民生档案,要优先进行整理、鉴定和数字化。
要着力提高依法治档水平,在全面开展档案执法检查、执法调研活动的基础上,继续做好档案工作年检、目标管理认证、“社会主义新农村建设档案工作省级示范县”创建等工作。
要加快推进档案信息化建设,优先对馆藏重点档案与利用率高的档案及已公开现行文件进行全文扫描,切实加快馆藏档案案卷级、文件级目录数据库录入进度。要编制好档案事业发展规划,把档案建设工作长远发展的内容列入本地区经济和社会发展序列,促进档案事业与社会、经济、文化事业同步发展。