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智慧档案馆建设
蒋洪明
(江苏省地质资料馆)
摘要 随着信息化的迅猛发展,社会经济发展已跨入了一个数字化的时代。江苏省地质资料馆馆藏地质资料数字化工作的全面完成,推进了全省数字地质资料馆的建设。这是现时发展的必然趋势,也是省馆建设的一项重要内容。本文主要阐述了江苏省地质资料馆为推动全省数字地质资料馆建设,开拓思路,创新理念,积极完善馆藏各项建设。同时,作者结合省馆工作实际,进一步阐述了数字地质资料馆建设的重要性以及必要性。
关键词 江苏省 地质资料 数字档案馆
1 数字地质资料档案馆建设基础
图文数字化地质资料是江苏省地质资料馆(以下简称省馆)建设数字地质资料档案馆的基础数据来源及必要条件。同时,它也是地质资料社会化网络服务的前提与基础。省馆根据国土资源部数字国土工程工作标准《SZ1999001—2000 图文地质资料扫描数字化规范》,历时十年多的时间,全面完成了馆藏6000多档地质资料档案的图文数字化工作。图文数字化所形成的海量电子地质资料信息,为全省数字地质资料档案馆建设提供了数据保障。它的产生与应用,不仅促进了地质资料信息化的服务利用,相应地也促使了与之相关的计算机技术、通信技术、网络技术和多媒体技术在地质资料档案中的广泛应用。
在信息化发展的前提过程中,地质资料档案管理人员已认识到数字化信息的重要性。因为数字地质资料档案馆的建设必须在信息化发展的前提下,才能产生一种全新的数字地质资料档案馆形态。数字地质资料馆的建设也就意味着需将馆藏传统载体档案数字化的地质资料信息、汇交接收的地质资料电子信息、整理加工后建立的各类地质资料数据库信息进行存储,通过网络化的工作环境,实现向社会用户提供方便快捷的数字地质资料档案信息服务功能。
2 数字地质资料档案馆建设内容
为加强推进数字地质资料档案馆的建设,省馆积极有效地对馆内管理制度进行了完善;增添了新的硬件设备,及时更新了计算机系统软件的升级;对技术人员进行了管理平台应用的专项培训;通过引进人才,优化了人才队伍的结构;扩大了省馆网络化的管理;率先实行全省数字化成果异地备份工作。同时,开发了多项地质资料集群化产品项目。
2.1 完善制度建设
省馆领导班子对管理制度的建设非常重视。根据省馆现有的制度,结合实际的工作状况,进一步修改、完善了地质资料接收、保管、借阅、库房管理等制度。通过资料借阅承诺书的修订,保密协议的签订,使各项规章制度加以完善,落到实处。通过岗位职责的明确分工,提高了各部门工作人员的积极性,馆内工作得到了井然有序的开展。合理规划以及管理制度的完备,为数字地质资料档案馆的建设提供了可靠的制度保障。
2.2 基础设施建设
为进一步提高项目任务的效率以及更好地提供借阅服务,省馆新增了计算机、打印机、大幅面扫描仪等硬件设备,并加强对系统软件的升级,从而进一步提升了数字地质资料档案的建设。同时,省馆大力推进并启动了实物库的建设工作。从多方面、多角度地夯实了数字地质资料档案馆建设所需要的软硬件设施。
2.3 管理平台建设
为配合全省地质资料管理信息系统的建设,省馆购置了服务器,安装了地质资料管理信息系统,现已有6000多档地质资料信息存入了该管理系统,为来馆查阅资料者提供了地质资料基础保障。
自2013年3月以来,省馆开通的地质资料信息集群化共享服务平台,实现了与全国馆藏机构并网查询。目前,已有6500多档馆藏地质资料目录信息录入平台,并实行每月动态更新。全国地质资料信息集群化共享服务平台的建立,拓宽了数字地质资料档案信息的服务范围,强化了资料服务的水平,进一步提高了地质资料档案的利用效率。
地质资料汇交管理平台的建设,是对全省地质资料汇交监管平台的数据进行清理。省馆将所有的地质工作项目信息进行了录入,并补充了全省探矿权、采矿权、地质项目,通过汇交凭证的及时发放,对欠交单位及时发放催交通知书,从而完善了汇交管理制度,提高了汇交效率。
2.4 省馆网络化建设
江苏省地质资料馆网站的建立,为社会提供了方便、快捷的地质资料在线服务,推进了电子地质资料的利用价值。自从开通馆网站以来,省馆网站累计访问量已达113715人次;提供全文浏览和下载服务48421人次。网站数字资料的服务,既是社会网络化发展的需求,也是提高数字地质档案资料方便、快捷和高效服务的有效途径。
省馆局域网络的运行,大大提高了馆内数据的传输与利用效率,确保了数字化生产过程中地质资料数据的安全,有效地达到了对数字化工作过程中的监督与控制。
2.5人才队伍的建设
省馆加强内部人员建设,对现有在岗人员加强了技术上的培训与引导,并积极鼓励大家参加科研项目,建立学习研讨小组,形成良好学习氛围。对外,省馆则积极引进专业类的硕士研究毕业生,补充并夯实省馆技术队伍力量,从而提高了地质资料管理和地质资料信息集群化开发利用水平。
2.6 重要数据备份
为了进一步提高并保证数字化成果地质资料的安全管理。综合考虑地质灾害等环境因素的影响,为确保地质资料数据的安全性,省馆在全省率先开展了成果数字地质资料数据的异地备份工作。2014年6月,省馆派专人将6416档成果地质资料数据安全送达南通国土资源厅数据备份中心,完成了异地数据备份交接工作。今后新增的成果地质资料数据,省馆将会根据数据量,定期进行备份,保证数据备份的完整性。
省馆首次异地成果数据备份,是全省地质工作的创新思路,它为省馆数字化成果资料的安全存储,打下了坚实的基础,为今后江苏省经济发展服务提供了数据保障。
2.7 以需求为导向,加强地质资料项目建设
为进一步有针对性地提供地质资料集群化服务,省馆与江苏华东地质调查集团有限公司进行了“江苏省句容市九华山地区地质资料信息集成”的协作项目任务。数字地质资料在该项目中的应用,为找矿信息(地质、矿产、物化遥、矿政等)的集成与研究提供了基础信息,体现了数字地质档案资料在服务上的深化利用,也是省馆主动开发地质资料信息服务产品的创新体现。
为深入推进地质资料信息集群化工作,《国土资源部关于印发<推进地质资料信息服务集群化产业化工作方案>的通知》(国土资发〔2010〕113号),要求完成各省(区、市)的重要钻孔数据库建设工作。在重要地质钻孔数据库建设中,将江苏省地质工作形成的归档保管的地质钻孔资料进行整理并提供利用。省馆已数字化的地质资料为地质钻孔数据库建设提供了所需的图文信息资料,包括钻孔柱状图、工程布置图、勘探线剖面图以及样品分析结果表等。钻孔数据库的建设,为找矿突破战略行动提供基础资料,为地质资料社会化服务提供了基础。
3 意义
数字地质资料档案馆的建设,是数字地质资料档案收集、管理、存储、利用的综合,是实现数字地质资料档案在各业务环节的自动化、网络化管理建设活动。加强数字地质资料档案的建设,不仅提高了地质资料技术人员的综合素质能力,而且创新发展了地质资料管理工作制度,健全规范了工作管理,实现了多样化的服务手段,从而可以满足社会对数字地质资料的不同需求。
加强数字地质资料档案的建设,也拓展了地质资料在信息社会中的服务领域。数字地质资料档案馆建设的信息化、智能化、网络化、自动化发展,也进一步促使了数字地质资料的可持续发展,它将会为江苏省经济建设发展提供更好的服务。
数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间,是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆,它不仅仅起到一个数据中心的作用,也不仅仅起到发布利用的作用,而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成(integration)含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言,就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程,即在管理思想上以集成理论为指导,在管理行为上以集成机制为核心,在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制,并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素,提高各种管理要素的交融度,以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性,最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。
1、基本原则:
纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用,使可以公开的档案信息资源得到共享,以满足社会对档案利用的需求。
2、数字化对象的确定原则:
应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认,只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
3、符合国家法律法规的原则:
纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
4、价值性原则:
属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
5、安全保密管理原则:
确保档案原件和数字化档案信息的安全。
6、完整性原则:
纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记,并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
扩展资料:
档案整理的步骤:
1、目录数据准备:
按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求,规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等,应进行修改。
2、拆除装订:
在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
3、区分扫描件和非扫描件:
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是:无关的重份的文件要剔除,有正或件的文件可以不扫描原稿。
4、页面修整:
破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
5、 档案整理登记:
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
6、装订:
扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏。
参考资料来源:安乡县档案局-中华人民共国行业标准纸质档案数字化技术规范
数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术,开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能,实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督,为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库,结合应用原生电子档案内容信息,实现了档案信息资源的数据化管理,可以进行全文检索,并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库,突破了传统的档案数字化理念,对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术,采用多样化、组合式信息资源收集方式,实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆,通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据,做到实时互通,跨馆出证。
采用模型控制技术,实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理,有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术,实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置,拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后,在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息,将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用,通过对档案信息资源的深入挖掘,实现对档案信息资源的智能检索,提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术,支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类,为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要,智能形成编研材料。
感知档案,通过标签可以知道档案的状态,可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理,帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态,实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。
天津城建档案馆2000年开发完成《城建档案信息管理系统》,对档案的原始信息进行著录,系统建立十三类档案数据库,对各类档案进行三级著录,系统的著录功能打破了传统的分离式三级著录方式,以建筑工程项目为主线,采用层次著录法,保持工程项目、单项工程、案卷、文件之间的内在联系,在检索查询时通过工程名称、案卷、查询到文件级,并可直观地看到扫描后的文件和图纸原貌,全面准确揭示了档案的原始信息。
同时根据城建档案的特性,通过建立特色档案数据库,建立各类档案的关联,实现跨库查询的方式对特色档案、利用率高的档案进行信息加工。系统在查询功能上除了支持任意条件的快速查询、组合查询、模糊查询外,还突出了各类城建档案、多种载体档案互相的“关联技术,将建筑工程档案,建筑管理档案,建设用地档案,照片录像档案等各类城建档案通过一定的关联号,将其关联起来, 只要查询到其中的一类档案就能同时找出其他各类档案的所有信息。使之成为一个整体,达到“牵一发而动全身”,来满足社会各部门多层次对城建档案信息的综合需求。既提高了查询率,查准率,又为不同的利用者提供了综合信息。实现高效、快捷的服务。此外还通过强大的信息统计汇总功能,对城建档案信息可进行全方位统计。
此外我们还通过对档案信息的深度开发利用,编辑出版了《天津市城市历史地图集》《天津市城市建设大事记》《北运河、卫津河改造图册》等多项专题编研成果,为城市规划、建设提供了超前服务。实现档案信息处理的多元化。
3、服务方式的多元化
随着公众利用档案意识的增强,城建档案开放力度的加大,社会对城建档案需求呈多元化趋势,传统的档案利用服务模式面临新的挑战。到档案馆来翻阅档案原件以获取相关信息的方式,随着信息时代的到来,将被改变。档案馆不在是简单的实体保管员,而应成为概念、知识的提供者。为了应对档案信息多元化的挑战,更好地满足社会公众的档案信息的需求,实现档案馆的社会功能,档案的利用模式必须进行变革。
一方面要优化传统的服务方式,传统的提供利用是提供档案的一份份原件,或是提供专题汇编,而专题汇编又是一份份文件的汇集:都属于实体性档案信息服务,而对文件的深加工作的很少,随着社会信息化程度的提高,这种服务的有效性和适应性便出现问题,新的服务方式要开展信息的深加工,提供信息资源的范围和载体要比以往广泛的多,,档案馆将从文献资料的收藏者和提供者,转变为信息产品的生产者、开发者和提供者,要主动接近档案用户,以用户为中心,结合城市建设的进程,编研出信息成果进行提供利用,要利用城建声像档案的优势,用专主题片、照片接片等方式解决规划、设计人员必须到现场的问题,从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。
另一方面在延续面对面的服务方式的同时,利用网络环境为我们提供的得天独厚的良好机遇,为社会提供优质服务的。努力实现不同服务方式之间的优势互补。网站“不仅能实现大量馆藏信息资源的的广泛共享,更加快速、深入、低成本地完成档案信息服务于社会的职能,而且可以直接迅速地获取反馈信息,准确掌握用户的需求,,提高服务质量,密切与社会公众的联系,提高自身的形象,”④2004年天津市城建档案馆网站正式开通,该网站具有管理功能强大,速度快,可扩充能力强等特点。可进行档案查询、信息发布、网上办公等,即将开通基于数据库的即时发布的在线查询系统,用于各类信息的实时发布,是一个突出本行业特点,高度互动的网站。是城建档案馆由被动服务变主动服务的一个主要途径,成为城建档案馆为社会提供优质服务的一个重要窗口。
四、新的管理模式给城建档案工作带来的变化
1、观念的转变
新模式下,受到冲击的首先是我们的思想观念。“市场经济社会下,任何行业的发展必须从自身肩负的社会使命出发,通过有效的履行自身的社会职责换取自身发展所需的外部社会环境,与此同时从社会获取自身发展所需的外部动力。”因此只有从思想上正确认识城建档案馆自身的社会使命,确立正确的指导思想,实现观念的转变,才能适应新形势下的城建档案管理模式。天津城建档案馆密切结合我市城市建设实际,积极探索城建档案管理新路子,提出了城建档案工作要从经济行政手段向依法管理转变,档案实体管理向信息管理转变,档案管理手段由手工向技术型转变,档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念的转变,不断推进档案管理和服务工作的开展。
2、工作内容、目标的转变。
新的管理模式下,我们的工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆,转变为建立一个多元化的、适应现代发展需求的数字城建档案馆。建立一个具备数字化档案的管理能力,具备数字化信息的处理能力,具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的一项主要工作。2003年“天津数字城建档案馆”项目正式启动,项目对原有信息管理系统进行升级,提升了信息查询、数据存储等多项功能,开发了业务办公、行政办公自动化系统,建立了网站。实现了馆藏档案的信息化、文档管理一体化、保管智能化和服务现代化、办公自动化。通过馆藏档案资源的合理配置和有序高效的开发利用,满足社会各方面的利用需求。目前该项目被列入建设部信息化建设示范项目,我馆被列为天津市数字化档案馆示范单位。
3、人员需求的变化。
传统档案工作以纸张为工作对象,新模式下大量新技术、新设备的应用,信息系统开发,对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化,在同等设备的情况下,其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术,每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求,特别是计算机人才的需求更加强烈。人才匮乏成为新模式下档案馆面临的一个严峻的问题。
城建档案馆必须树立“以人为本”的观念,从对档案馆人员需求的多样性,和变化性出发,培养一只高素质人才队伍。才能从更本上保证新的管理模式的顺利实施。
多元化并行的模式是文件载体转换时期,必经的一个阶段,尽管目前全国数字城建档案馆建设发展迅速,但主要是针对纸质档案的数字化处理,真正接收、管理电子档案还都刚刚起步,在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前,传统的纸质档案管理因其固有的优势不会轻易退出历史舞台,多元化并行的管理模式也将在实践中不断完善发展。
山东户口电子档案2003建的。
山东省数字档案馆自2003年开始建设以来,省档案馆以国家相关业务标准和《山东省数字档案馆建设规程》为依据,以电子文件管理和档案业务管理为核心,建成完善了省级档案目录、档案全文、档案多媒体等基础数据库,建立起了覆盖全省的分布式档案目录数据库,并依托馆内局域网、山东政务网和因特网,实现了省市两级档案馆之间、省档案馆和省直部门档案室之间的数据共享。
别的地方不是很清楚,山东这边已建成的智慧档案馆包括:山东省档案馆、青岛市档案馆、威海市档案馆、济南市档案馆均已通过国家级档案馆评测,为国家一级档案馆,其智慧场馆建设、数字化水平、智能化水平均达到国家级档案馆标准,其他各地市县区也依照国家智慧档案建设相关要求同时进行自建和评测,至少要达到省级档案馆评测标准。具体建设进度和水平各地市区县各根据各地财政水平建设。
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源,是信息和载体的统一体。然而,随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢?笔者认为,必须从配备统一的管理设备、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这三个方面着手。一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息,计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现:档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引,以及文档一体化管理等。因此,只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖,才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加,档案部门面临着沉重的库房压力,以及档案自然老化和人为损害的难题,这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统,特别是光盘存储系统,可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量,而且能提高档案工作效率。二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中,为明晰相关责任,保障网络及数据的安全运行,还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求,制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范,细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施,特别对电子文件和电子档案,确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括:档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等,它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准,档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做,各搞一套,自成体系,那么档案信息网络就无法畅通,资源共享也就难以实现。三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理,而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识,以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作,强化自我学习意识,积极参与信息化教育培训,不断更新专业知识,提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变,政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训,培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件,让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用,不断提高他们的工作技能。
一、数字档案馆与传统档案馆的区别
(一)档案人员素质方面
结合档案人员的知识结构来说,由于每一个档案人员的文化程度不同,其自身具备的综合素质能力也有着明显的差异。在以往传统的档案管理工作中,档案人员更多的掌握与档案学相关的理论知识,虽然在计算机操作方面也提出了一定的要求,但实际的操作能力较差。而相反的,数字档案馆的档案人员不仅要具备专业的档案学知识,还要对计算机能够熟练的使用,并对系统中的管理软件有着全面的掌握。其次,随着时代的发展与进步,需要涉及的边缘学科越来越多,这就要求档案人员要通过不断的学习来加强自我建设,以此来不但提高自己的管理能力。站在档案人员的角度来看,传统的档案人员给予人们的印象类似于保管员。而数字档案馆中的档案人员则是向人员展示了一种全新的精神面貌,也让人们对数字化技术有了更深入的认识。
(二)档案服务方面
在传统的档案馆管理工作中,一切都是以档案馆为中心,用户们获取档案信息资源的主要方式是通过到档案馆中进行查找,直接有现场的档案人员为其提供服务。而这种物理差距也恰恰成为了影响用户利用档案的关键性因素。然而,在现代数字档案馆中,所有的服务活动都是围绕着用户而开展的,一切都是将用户作为中心点出发,在大量的档案信息资源中,数字档案馆能够及时为用户们寻找到所需的信息资源,解决用户的实际需求。因此,数字档案馆是以用户需求为主要建设目标,以此来吸引更多的用户,逐步提高档案信息资源的利用率,使其能够充分发挥自身的重要价值。
(三)档案的安全保护方面
传统档案馆在安全管理方面,主要是对档案实体进行保护,具体是对档案存放环境的温度、湿度等方面进行了严格的控制。而数字档案馆中的档案信息是一种电子载体的形式,其是与档案内容相互分离的,数字档案馆重点是对档案载体进行保护的同时,也对档案信息能容进行了加密,以此来防止网络病毒和黑客的恶意攻击破坏。并且,数字档案馆建立了完善的安全防护系统,充分保障了档案信息资源的安全、完整性。同时通过技术信息技术、网络技术等大量科学技术的优势,大大提高了档案管理工作效率,也为我国档案事业开辟了崭的发展格局。
(四)馆藏方面
21世纪的数字档案馆的馆藏可以看作由实物馆藏(传统的纸张、磁介质档案)和虚拟馆藏(存在于本馆及互联网上有权访问的多媒体档案信息数据库)两部分组成。实物馆藏经过数字化后,被全文存贮在本馆,转化成为能进行全文检索的虚拟馆藏。数字档案馆的馆藏不仅包括固有的纸质、录音、录像、照片等非数字化文献,还将这些数字化的信息存贮在本地的海量多媒体数据库中,而且对网络中有权访问的信息进行标记和索引,丰富了自己的馆藏,以便于利用者的网上检索。
二、数字档案馆与传统档案馆的联系
(一)数字档案馆是传统档案馆为解决新的问题而发展起来
传统档案馆在自身发展过程中,面对新生事物、新兴科技的挑战,出现了许多难以解决的问题。主要有几个方面:(1)档案实体的增多及新型载体档案的增加,如电子文件的管理、检索、利用;(2)非纸质载体档案(如录像、录音等档案)的管理、检索、利用;(3)人们对信息的传播、接收方式的改变及需求的增加等等。传统档案馆不能再用以前的方法、技术来完全解决这些问题,它不得不依赖于先进的管理思想、科学技术来发展自己,从最初的馆藏资源数字化利用服务,到网络化查询检索,到最终实现数字档案馆。
(二)二者始终是信息传递的中间角色
可以说,无论是信息技术多么迅速的发展,还是网路结构如此复杂化,档案馆从始至终都在担任着信息传递者的角色,主要是围绕着信息、档案馆、用户这三者之间进行循环开展的。其中,档案馆并不是信息的生产地,其主要的功能是对信息进行保管。而传统的档案馆能够很好的保护档案信息,并提供给用户们使用。数字档案馆亦是如此,它采集了海量的档案信息资源,以此来为用户提供更优质的服务,所有的工作流程基本与传统档案馆保持一致,都需要进行档案信息的采集、归纳、整理、保管和利用。但是,数字档案馆最大的优点是可以对这种传递结构进行更深入的优化与完善,确保档案效益得到充分的发挥。
(三)数字档案馆不会脱离传统档案馆的实体而单独存在
存在于虚拟的网络空间,脱离具体的档案馆实体的数字档案馆是理想化的。传统档案馆的馆藏经验做法都为数字档案馆所应用,不会在数字档案馆时代被彻底抛弃。以前的纸质档案随着年代的逝去而愈发珍贵,它是数字档案馆的镇馆之宝,即使以数字化方式存在,它的实体也会得到妥善保管。
三、结束语
无论是传统档案馆,还是数字档案馆,都有着自己的优点和缺点。这两者之间是相互影响、相互制约的联系。因此,我们要正确看待数字档案馆和传统档案馆,从而促使它们和谐统一的发展,继续为我国档案事业的长远发展做出巨大的贡献。
服务外包是指某一机构将原本由自身承担的、非核心的全部或部分业务剥离出来,委托给其他机构完成,以降低成本、提高效率、优化产业链、提升自身核心竞争力的行为。档案管理服务外包是指某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案,通过市场、以合同方式委托其他机构进行管理的行为。我国档案界有时也称之为档案中介服务。1992年浙江省建德市档案事务所、湖州市档案事务所成立,揭开了我国档案管理服务外包企业建设的序幕,发展至今已有20余年。然而,从整体来看,我国档案管理服务外包行业发展时间较短,市场普及程度(尤其是档案寄存服务的市场普及程度)远未达到欧美发达国家的水平;除了北京、深圳、上海等地的档案管理服务外包企业规模尚可外,大部分档案管理服务外包企业的规模较小,服务水平不高。[1]究其原因之一是,我国尚缺乏体系化的、成熟的法规标准对档案管理服务外包进行规范与指引,致使此行业长期处于无序发展状态。本文对国家和地方两个层面的档案管理服务相关法规、标准进行梳理,并予以简要分析,以期对日后档案管理服务外包国家法规和行业标准建设提供一些参考。
1档案管理服务外包法规标准建设基本情况
1.1国家法规制度建设情况
目前,我国尚未出台专门的档案管理服务外包法律法规。《中华人民共和国档案法》及其实施办法未提及档案管理服务外包。2011年国家档案局中央档案馆下发的《全国档案事业发展“十二五”规划》已把制定《档案中介机构管理办法》列入档案法制工作的主要任务之中,但据了解目前尚未真正启动此工作。2012年以来国家档案局连续印发了3个与档案管理服务外包直接相关的规范性文件,即《国家档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知》(档函〔2012〕103号)、《国家档案局关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知》(档函〔2013〕271号)和《档案数字化外包安全管理规范》(档办发2014〕7号)。这3个规范性文件要求档案部门在开展档案数字化服务外包、寄存服务外包过程中,采取相关有效措施确保档案实体安全、信息安全。
1.2地方法规制度建设情况
我国许多地方出台的地方档案法规对档案管理服务外包,尤其是服务外包企业(也称档案中介服务机构)做了相关规定。45个副省级以上地区(不包括香港、澳门、台湾,西藏未出台档案法规)颁布的档案法规(为本级人民代表大会常务委员会颁布)中,有25个[2]对档案中介机构(实质上即是档案管理服务外包供应商)做出了规定,约占53.3%。其中,30个省(自治区、直辖市),有20个省(自治区、直辖市)对档案中介机构作了规定,约占66.7%;15个副省级城市中,有5个城市对档案中介机构做出了规定,约占33.3%。需要说明的是,《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》、《海南省实施<中华人民共和国档案法>办法》、《吉林省档案条例》和《山西省档案管理条例》在修订前对档案管理服务外包做出了规定,而在修订后则取消了这方面的规定。因此,目前北京、海南、吉林、山西、重庆、广西、青海、江西、湖南、江苏这11个省(自治区、直辖市)档案法规中没有对档案管理服务外包做出规定,约占33.3%。从条例内容来看,上述25个地方档案法规中涉及到人员素质的有12个,大多要求从事档案管理服务外包的人员具有相应的专业知识和职业技能;涉及到业务范围的地方档案法规有7个,大多以列举的形式指出档案管理服务外包包括档案整理、鉴定、评估、咨询、寄存等方面;涉及到登记备案的地方档案法规有11个,大多要求档案管理服务外包企业应当向所在地档案行政管理部门备案;涉及监督指导的地方档案法规有9个,大多要求档案管理服务外包企业需接受档案行政管理部门的监督和指导;涉及到法律责任的地方档案法规有4个,对违反规定从事档案服务外包活动的情形予以追究法律责任;此外另有1个地方档案法规规定其他相关部门应制定档案服务外包工作的管理办法。此外,浙江省、广东省、湖南省、温州市、杭州市、宜昌市、佛山市等七个地方出台了专门的档案中介机构管理办法。这七个地方的规范性文件大多包含如下内容:
(1)指出档案中介机构从事的是档案咨询、整理、保护、鉴定、评估、寄存、数字化、业务培训等有偿服务活动。
(2)规定从事档案中介服务活动,应当遵守法律、法规、规章的规定,遵守职业道德,遵循自愿、平等、公平、诚信的原则。
(3)档案中介机构应当向当地的档案行政管理部门备案,提供相应的资料,并定期进行复核。档案行政管理部门负责对档案中介机构、执业人员进行指导和监督管理,检查的内容一般包括备案情况,执业人员的培训情况及业务水平,办公场所、设备设施,服务质量、业务水平,其他合法合规等情况。档案中介机构出现违反规定的情况时,应当取消其备案登记。此外,档案行政管理部门应当在档案网站或者其他媒体及时公布档案中介服务机构和执业人员名单。
(4)规定档案中介机构必须取得营业执照;有固定场所、设施设备;有相应的档案咨询、评估、鉴定、整理、寄存和数字化的资格和能力;配备档案专业人员;符合法律、法规和规章规定的其他条件。
(5)认为档案中介服务执业人员应当经过档案专业培训,有独立从事档案管理的业务能力;档案中介机构应具有两名以上档案专业人员,并有不少于一名取得档案中级职称;此外,档案中介服务执业人员应当在一个档案中介服务机构执业,不得同时在两个或两个以上档案中介服务机构执业。
(6)保密条款、责任条款、签约条款和收费条款。
(7)惩罚和法律责任条款。除了上述共性的条款外,
部分地方的档案中介管理规定还根据档案中介机构的行业特点,做出了以下规定:
(1)湖南省规定了不能外包的范围,包括国有档案的鉴定、销毁;涉密档案的整理、数字化;法律法规禁止委托中介机构进行的其他档案业务工作。佛山市规定档案中介机构工作人员不得接触和处理涉密文件档案、内部(工作秘密)或含有敏感信息的文件档案。
(2)湖南省、佛山市对档案库房提出了要求,指出库房应当满足建标103-2008《档案馆建设标准》、JGJ25-2010《档案馆建筑设计规范》规定的有关档案防护要求。
(3)杭州市指出应加强中介机构的'信用管理,市档案局应定期更新并公布档案中介服务机构的执业信息。
(4)温州市、杭州市档案中介管理规定指出档案行业协会应当制订行业规范、服务标准、执业人员守则,加强行业指导和行业自律,规范行业服务行为,促进行业健康发展。档案中介服务机构应当加入档案行业协会,接受档案行业协会的自律监督。
(5)佛山市特别指出应当符合保密法规规定,非涉密档案中介机构在档案服务工作中应明确保密责任,成立保密工作领导小组,建立保密管理制度和保密应急机制,明确法定代表人、分管保密工作负责人、重要部门或项目负责人的保密职责。不得违反保密规定,不得处理涉及国家秘密的文档以及有关业务主管部门规定不得处理的文档;非涉密档案中介机构的工作场所、档案工作人员管理、档案信息系统和档案信息设备均应符合相关保密管理要求。
1.3国家和行业标准建设情况
目前,我国尚未出台专门的档案管理服务外包国家标准或行业标准。但是,一些国家标准和行业标准对档案管理的软硬件条件和业务操作要求做出了规定,档案管理服务外包供应商在服务过程中宜或应遵守。例如,《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》等对于档案寄存服务企业进行档案库房建设具有重要的参考意义;档案数字化服务企业开展纸质档案数字化扫描时宜遵循DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》等;档案整理服务企业的档案整理质量宜满足GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T22-2000《归档文件整理规则》、DA/T13-1994《档号编制规则》和DA/T18-1999《档案著录规则》等的要求。值得注意的是,我国正在制定信息技术服务外包标准,一些地方也已出台有关信息技术服务外包的地方标准,例如,山东省地方标准DB31/T430-2009《信息技术外包服务企业技术与管理规范》、深圳市地方标准SZDB/78—2013《金融机构信息技术服务外包质量管理规范》、国家标准《信息技术服务外包》(共包括5个部分,目前已经送审,待发布)。这些标准对于我国制定档案管理服务外包标准具有重要的借鉴作用。
2档案管理服务外包法规标准建设现存问题
2.1法规标准建设总体上滞后于实践需要
自1992年以来,我国档案管理服务外包行业迅速发展,规模越来越大。据黄霄羽不完全统计,截止2012年全国共有376家档案中介机构。[3]近年来,我国先后出台了《关于鼓励政府和企业发包促进我国服务外包产业发展的指导意见》(财企〔2009〕200号)、《国务院关于促进服务外包产业加快发展的意见》(国发〔2014〕67号)等一系列支持服务外包产业发展的政策文件。2012年全国档案局长馆长会议提出“到2020年全国各级综合档案馆纸质档案数字化的数量比2010年翻两番”的工作目标。[4]2013年,杨冬权在全国数字档案馆(室)建设推进会上进一步提出“存量数字化”的要求。[5]这进一步推动了档案数字化服务外包的快速发展。但是,在档案管理服务外包行业加速发展的同时,我国档案管理服务外包法规标准较为落后。国家层面,尚未出台专门的针对档案管理服务外包的法律、法规和标准,只有少量规范性文件和部分间接相关的标准。地方层面,尽管已有许多相关法规和规范性文件,但这些法规和规范性文件大都停留在宏观层面,微观层面少有涉及,可操作性不强。在执业标准、执业规则、技术手段等方面均处于不完善甚至空白状态。[6]由于缺乏专门的标准,发包方无法正确评价承包商的服务能力,无法科学筛选合格的承包商,无法有效监督承包商的业务操作;承包商不知道如何建立自己的业务操作程序,不知道从何提升自己服务能力。这导致档案管理服务外包行业在发展过程中面临诸多法律困境与安全漏洞。
2.2对于档案管理服务外包法律责任规定不明确
在前述25个副省级以上地方档案法规中仅有4个提及了档案中介机构需承担的法律责任或赔偿责任,其他均无提及。一旦在外包过程中出现了档案丢失、损毁或泄密的事故,发包方大多只能被动承担后果,很难借助于法律维护自身权益。例如,笔者在调研时了解到,某综合档案馆在档案数字化项目实施中,与承包商发生商业纠纷,承包商威胁要将存有档案数据的硬盘带走。
2.3对档案管理服务外包从业人员素质要求不具体
目前,档案管理服务外包从业队伍整体素质低、流动率高。许多承包商聘用的一线员工大多只有高中学历,而相当一部分是实习生或临时用工。即便是承包商的业务骨干或项目经理,具有本科以上学历的也很少。整个行业中具有过档案学专业教育背景的员工极少。而且,绝大多数承包商对员工缺乏必要的业务培训。这使得档案管理服务外包的质量和安全难以保证。现有地方性档案法规制度大多规定,档案中介服务机构工作人员应具备档案学相关专业知识和职业技能;而对于从业人员是否应具有档案学专业教育背景、相关工作经验,是否需要接受相应的业务培训,以及培训机构、培训内容等均无明确规定。
2.4对档案管理服务外包基础设施条件要求不严格
民营档案寄存服务商大多没有专业的档案库房,其库房多数由废弃工厂库房改建而成,而许多库房连基本的“八防”都做不到,[6]遑论满足《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》等的要求。但现有地方性档案法规制度对于档案库房及其保管环境的规定大都比较模糊,操作性不强。例如《浙江省档案中介服务管理办法》只提出“从事档案中介服务的场所,必须配备必要的安全保护设施,符合档案管理的专业要求”,而何为“必要”,配备安保措施的要求和标准具体指什么,并未指明。[7]
2.5缺乏业务操作指南和服务价格指导
现有法规标准对档案管理外包业务操作缺乏具体要求,尤其是对发包方和承包商之间的档案交接、承包商的质量控制缺乏详细规定,容易造成安全漏洞和质量缺陷。例如,档案数字化扫描中,一些服务商一味追求提高速度、降低成本,造成一些材质脆弱、不宜使用高速扫描仪的档案被损毁。一些档案寄存服务机构采用传统的开架式按卷盒存放方式保存档案,工作人员可以看到卷盒上的敏感信息。而且,承包商业务操作主要依赖于自身经验,较为随意,各个承包商之间的业务标准不统一,将来发包方之间进行档案资源整合很困难。对于档案管理服务外包项目,不同承包商的报价相差很大,以数字化扫描为例,从0.1元一页到2元一页不等,各地区均无收费指南或收费标准,出现了部分小企业先以低价中标,在项目进行过程中再试图加价的恶意竞争行为。
2.6法规标准执行力差
实践调研发现,一些地方虽已出台了有关档案中介服务的法规制度,但并没有严格贯彻执行。例如,2008年广东省出台了《广东省档案中介机构备案登记管理办法》,但实际上截止2014年底也只有12家企业进行备案登记。这些年,在档案管理服务外包过程中,出现了一些违反了相关档案或保密法规制度的事情,但档案行政管理部门很少予以依法罚处。目前档案行政管理部门的监管对象多局限于党政机关和国有企事业单位,档案管理服务承包商基本处于中间地带,对档案管理服务承包商的管理相对较少甚至疏于管理。
3对策建议
3.1加快国家层面的立法
建议在现有地方法规、制度的基础上,积极探索制定国家层面的针对档案管理外包服务的行政法规。此类法规可包括档案管理服务承包商的指导思想和基本原则、权利与义务、管理体制、设立条件、业务范围、人员素质、保管环境、服务收费、合同签订、操作要求、安全保密、法律责任、监管机制等内容。[9]通过国家立法,为档案管理服务外包行业营造良好的法制环境,以促进档案管理服务外包在法制的轨道上快速、健康发展。
3.2完善现有地方法规制度
建议各地方补充、细化和完善现有涉及档案管理服务外包的法规制度,特别增加以下内容:
(1)对档案管理服务外包从业人员政治素质和业务素质的要求;
(2)对档案管理服务外包从业人员参加岗前培训和在岗培训的要求;
(3)对档案管理服务承包商的档案库房、仪器设备、档案装具的要求;
(4)档案管理服务承包商的业务操作程序和服务质量标准;
(5)发包方和承包商档案交接要求。
3.3出台相关标准指南
对于许多暂时不适宜以法规制度强制要求的领域,可以制定推荐性国家标准、档案行业标准。可以考虑出台《档案管理服务外包工作规范:总则》《档案管理服务外包工作规范:档案数字化服务》《档案管理服务外包工作规范:档案寄存服务》(此三者,国家档案局正在研制),以及《档案管理服务外包从业人员职业道德守则》《档案管理服务外包价格参考目录》等标准或指南。
3.4借鉴国外有益经验
国外商业性文件中心历史悠久,行业成熟度比较高,建立了结构完备、会员广泛的行业协会,如国际文件与信息管理服务行业协会。PRISM制定了制定的一系列商业性文件中心的行业标准、指南和道德准则,包括商业性文件中心运营标准、建筑标准、灾备标准、保险及风险转移标准、载体设施标准等。[10]这些标准指南紧扣业务活动,操作性较强,基本涵盖了商业性文件中心的主要运营流程和业务环节,对我国制定档案寄存服务外包标准具有很大的借鉴意义。
3.5加强档案行政执法和第三方评估
各级档案行政管理部门依法加强对辖区内档案服务承包商的监管力度,定期向社会发布辖区内档案管理服务外包承包商的执业信息,建立承包商诚信档案,定期监督、检查、指导党政机关、事业单位和国有企业科学发包。可由中国档案学会等相关行业协会开展档案管理服务外包行业自律,以第三方身份进行承包商服务能力评估与认证。