邮编:100000
联系电话:13949083182
查档咨询:13949083182
服务业务:13949083182
欢迎来到档案界!2024年05月19日
档案数字化加工
重庆数字档案馆的条件非常优越,拥有完善的设施和设备,提供多种服务,包括数字图书馆、数字资源共享、数据挖掘、数据库设计与开发、数据可视化、虚拟仿真等等。此外,重庆数字档案馆还设有虚拟仿真实验室、数据库实验室、数据可视化实验室、数据挖掘实验室等,为研究者提供了广泛的服务。
伴随着改革开放,重庆市城建档案馆 渡过了20个春秋,迎来了新世纪。20年来,从无到有,由小到大,发展成为门类齐全、结构合理、馆藏丰富、初具规模的直辖市城建档案馆,为重庆城市规划、建设、管理和经济、社会的发展作出了贡献。曾被评为全国城建档案、全市档案工作的先进集体、全市第二届职工职业道德建设先进单位,获得建设部全国城建档案成果展最佳设计奖。二十年耕耘结硕果1981年4月29日,重庆市编制委员会决定成立重庆市城市基本建设档案馆,对内是建委的一个处,一套机构,两块牌子。同年9月30日,重庆市人民政府办公厅明确通知:“重庆市城市基本建设档案馆是市人民政府直属的科学事业机构,归口市建委领域;其任务主要是接收和保管本市重要的城市基本建设工程档案”。1999年4月30日,更名为“重庆市城市建设档案馆”。城建档案发展可喜。1996年市建委为档案馆新建了库房和办公用房,馆库面积达到4400m2;人员编制增加到17人,具有高级职称的6人,设置了三科一室一部,馆藏各类重要城建档案4万卷,既有清代、民国时期的城建历史档案,又有新中国建立以来各个时期的现实城建档案,还有规划建设模型、雕塑、展板等实物档案,是一座十分珍贵的资源宝库。今年1~5月,市馆接收重要城建档案2004卷,比去年同期(534卷)增长3.75倍,优良率达68%,出现了“十五”良好开局。重视城建档案法制工作,发布了《重庆市城市建设档案管理办法》又制定了《重庆市建设工程档案专项验收办法》、《建设工程档案进馆(室)范围及归档内容》、《城市建设档案案卷质量规定》、《关于在西部大开发中加强城建档案目标管理》和《加强村镇房屋建设工程档案管理》等一系列政府行政规章和部门规范性文件,使我市城建档案工作基本有法可依、有章可循,步入了健康的发展轨道。《城建档案管理办法》规定的“工程档案专项验收制度”多次受到建设部的表扬肯定和全国各地的学习借鉴。在全市实行了城建档案统一领导、统一制度、统一标准、分级管理,形成了全市城建档案管理网络体系,建立了档案接收、整理、保管、统计、鉴定、销毁等制度,加强了基础管理工作。保证了档案的安全。市馆库房还装备了全封闭的档案密集架、空调机、除湿机、烟感报警器、吸尘器等现代化设备。使用微机管理,建立起和市建设之窗联网的市城建档案局域网,著录重要工程档案项目5278条,其中已经上网1108条。服务现实取得成效。“对历史负责、为现实服务”,馆藏档案一次又一次发挥了巨大的社会效益和经济效益。避免了事故的发生;据不完全统计,20年全市共接待查档人数61800人次,调档62700卷,为经济建设作出了贡献。队伍建设得到加强。我们编写了《城建档案管理基础》教材,汇编了《城建档案法规实用手册》,对城建档案人员进行专业知识和操作技能培训,有3000名城建档案人员经过培训、取得《岗位证书》。涌现了一大批先进工作者和优秀专业人员。回顾市城建档案馆20年丰硕成果,展望新世纪档案事业灿烂前景的时候,我们永远不能忘记市建委、市档案局的新、老领导和同志们对城建档案工作的关心支持,永远不能忘记历届档案馆长和同仁为城建档案事业发展付出的心血甚至生命。在此,我虔诚地代表市城建档案馆向在座的各位领导和同志们表示衷心的感谢,向你们致以深深的敬意!城建档案是传承城市文明进步的载体,是推动城市建设的一种潜在生产力,是加强有力程质量管理最基础、最有效的环节。我们要脚踏实地推进我市城建档案事业发展“十五”目标:——进一步健全城建档案法规体系,建立完备的法规制度,搞好普法教育培训,增强法制意识,严格依法治档;——完善以城建档案馆(室)为中心、以产生城建档案的有关单位档案室为基础的城建档案管理网络体系,形成档案接收、管理、利用、咨询服务协作网络;——建立从市到区县(自治县、市)城建档案管理处(科)与城建档案馆(室)合署办公的“一个机构、两块牌子”的管理体系,切实加强城建档案的管理职能,保障档案归档;——适应目前城建档案迅速增长的需要,加大资金投入,抓紧馆、库及其设施建设,确保档案安全,按时完成城建档案目标管理、达标升级任务;——推进城建档案实体管理向档案信息开发利用转变、档案事业公益型向效益型转变,积极开展有偿服务,争取创收补充档案管理费用的不足;——依靠科技进步,实现城建档案信息管理现代化、城建档案实体保管现代化和城建档案工作管理现代化,加快城建档案“数字化”进程。——坚持改革创新精神,探索城建档案保管费用来源固定的资金渠道,在工程造价中编制一定比例的费用作为城建档案保管费,以解决城建档案长期保管费用的根本问题。
数字档案室建设评价办法:
1、档案行业OFD相关标准和要求
《数字档案室建设评价办法》档办发﹝2016﹞3号,应具备归档电子文件进OFD或PDF等版式文件转换功能,文书类电子档案的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式归档保存。
《党政机关电子公文归档规范》GB/T39362-2020,扫描图像进行格式转换时要求自动进OCR并转换成双层OFD格式;在转换时多支持多个OFD文件的自动合并,并可将XML文件嵌入到OFD文件中,同时支持反向操作,即支持XML文件的提取以及合并0FD文件的拆分。
《电子档案管理系统通用功能要求》GB/T39784-2021,档案接收检查:宜支持对以OFD格式文件入库的电子档案进行标准符合性检查,确保入库的OFD格式的电子档案符合GB/T33190-2016的标准。
全国各地档案馆发布的入馆要求里也明确要求接收OFD、PDF或PDF/A格式的电子文件。
2、OFD和PDF对比
(1)开放性
OFD作为国家标准,PDF作为ISO标准,都采用开放技术,包括引用的资源和运用的算法,并由标准化组织维护,因而不受个别厂商的限制,所有厂商都可以依据该标准开发自己的产品,有利于标准的推广和技术的共享。
虽然OFD和PDF都是开放的标准,但是,相比于PDF的体系庞大、技术门槛高,OFD非常易于入门,对于使用者来说,更具开放性。
(2)可扩展性
OFD作为我们国家拥有自主知识产权的版式标准,可做到标准为应用服务,而不是像以前使用国际标准一样要削足适履,因此,在OFD标准制定之初,就充分考虑到了这一点,预留了可扩展入口和自定义标引入口,并设计了非接触式的引用机制,为基于OFD实现特性化的功能提供了强有力的支持。
数字档案馆建设标准和规范
一、主机房的标准
主机房的位置应远离强电磁场、强振动源、强噪声源、灰尘、油烟、易燃、易爆等场所和区域。主机房供电系统应采用双向供电和不间断供电,消防系统要配备消防装置,高压细水雾灭火系统和洁净气体灭火系统。
主机房的温度和湿度应控制在18-28℃,湿度应控制在35%-75%。关闭温度在5-35℃,湿度在20%-80%之间。应配备专用空调设施。
二、网络设置标准
网络配置可采用局域网与互联网,在局域网上开展数字档案接收、管理、存储、用各项业务的局域网主干线路采用光纤铺设,可以实现局域网业务的物理隔离,数字档案的利用、展览、咨询以及数字资源的收集可使用互联网,同时还需要保证网络的安全。
那么就需要配备防火墙、及杀毒防护软件,满足业务还需要专用服务器,配置在线、离线备份设备。
根据《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发(重庆市人民政府机构改革方案)的通知》(厅字[2008]24号)和《中共重庆市委重庆市人民政府关于重庆市人民政府机构改革的实施意见》(渝委发[2009]6号),设立重庆市档案局(重庆市档案馆),为市政府直属局级机构。 (一)增加负责全市电子文件档案管理的监督和指导职责。(二)增加依法为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利的职责。(三)取消已由国家和本市依法公布取消的行政审批事项。(四)加强利用档案资料开展社会教育服务的职责。 (一)贯彻执行档案工作法律、法规、规章和方针政策;统筹规划全市档案工作;起草全市档案工作地方性法规、规章和规范性文件;制定并组织实施全市档案事业发展规划、档案工作规章制度。(二)负责全市档案行政管理;指导协调、监督检查全市机关、团体、企事业单位及区县(自治县)的档案工作;依法查处档案违法案件。(三)接收、征集、整理和集中统一管理市级党政机关、群众团体、市直属单位及部分企事业单位的重要档案资料和有关重庆历史发展的档案资料,承担市档案馆馆藏档案安全的责任。(四)组织制定全市档案工作人员队伍建设规划;指导全市档案宣传教育、档案工作人员培训工作;负责全市档案系列专业技术职务评聘有关工作。(五)指导全市档案科研工作,研究并应用现代科学技术推进档案管理的标准化、规范化、科学化和现代化。(六)采取各种形式开发档案资源,开展档案编研工作;依法向社会开放档案信息资源,为社会利用档案资源提供服务;依法为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利;负责全市档案资料目录系统以及馆藏档案检索系统工作。(七)负责利用档案资料开展社会教育服务,向社会进行爱国主义教育、传统教育和科学文化教育。(八)负责全市档案信息化建设;建立、维护全市档案资料信息网络;负责全市电子文件档案管理工作的监督和指导。(九)组织开展国内外档案学术交流;承办有关档案与档案工作的涉外事务。(十)承办市政府交办的其他事项。 根据上述职责,重庆市档案局(重庆市档案馆)设10个内设机构:(一)办公室。负责文电、会务、机要、档案等机关日常运转工作;负责机关日常工作的协调和督查;承担信息、统计、安全、保密、信访、政务公开、外事、财务、目标管理以及后勤管理等工作。(二)档案馆(室)业务指导处。指导区县(自治县)档案局(馆)档案业务工作;监督和指导全市机关、团体及具有行政管理职能事业单位的档案业务工作;组织、指导档案信息资源的开发利用和重点档案抢救工作。(三)经济科技档案业务指导处。监督和指导全市企业和各级各类开发区的档案业务工作;监督和指导全市科研院所、大专院校、医疗卫生等事业单位的档案业务工作;监督和指导三峡移民、重大建设项目等专业档案工作。(四)政策法规处(业务培训处)。负责全市档案法制建设;起草全市档案工作地方性法规、规章:负责全市档案法律法规执行工作的监督检查;依法查处档案违法案件;负责档案宣传工作;负责全市档案专业教育和档案干部培训工作。(五)档案收集整理处。接收、征集应由市档案馆保存的档案资料;整理、鉴定市档案馆馆藏档案。(六)档案管理处。负责市档案馆馆藏档案的规范化管理和统计工作,确保档案安全;负责档案利用的接待、咨询,依法向社会开放档案,依法为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利;管理维护全市档案资料目录系统以及完善馆藏档案检索系统。(七)保护技术处。指导全市档案科学技术管理和保护技术工作,组织开展科研成果的评审、鉴定、推广、应用工作;管理市档案馆库房防火、防盗、恒温、恒湿系统;对进馆档案和馆藏档案进行消毒、防虫、防霉处理;对破损档案和字迹褪变档案进行修复等技术处理。(八)档案编研处。负责档案史料编撰、研究及编译工作;按有关规定公布、出版、发行档案史料;编写档案年鉴;承办档案陈列与展览;负责馆刊编辑。(九)档案信息技术处(电子文件档案管理中心)。组织制定全市档案信息化建设规划及相关标准并组织实施;负责指导全市档案信息化工作,推广相应标准规范;负责监督和指导全市国家机关和社会组织的电子文件档案管理工作;负责馆藏档案信息资源的缩微化和数字化处理,建立、维护全市档案资料信息网络;负责机关计算机硬件管理、软件开发、网络技术应用、网络系统维护和信息网络安全。(十)人事处(离退休人员工作处)。承担局(馆)机关的干部人事、机构编制、队伍建设等工作;负责离退休人员的管理工作。机关党委负责局(馆)机关的党群工作。 重庆市档案局(重庆市档案馆)编制为108名,其中机关行政编制15名,全额拨款事业编制93名。其中:局(馆)长1名、副局(馆)长3名,处级领导职数23名(含机关党委专职副书记1名)。机关党委书记按市委有关规定配备。
最符合数字档案室建设要求的国家标准是档案馆建设标准。
数字档案室是指以电子档案为对象,以电子计算机等数字设备为手段,基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。截至2021年11月,中国为12250余件中国古代画作建立起精准的数字化档案。2022年2月,唐山市档案馆被国家档案局批准为国家级数字档案馆。
数字档案室是单位信息化建设的基础内容,是办公自动化的重要构成。各单位应把数字档案室纳入单位信息化建设总体格局之中,与办公自动化融为一体,统筹规划建设。档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备,采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料,建设独立的档案数据网,进行档案数据整理加工和存储管理。
数字档案室的基本特征
1、档案资源“数字”化。数字档案室以统一的数字形式存储各种信息,包括文本、图像、声音、视频等,压缩了存储空间,改进了组织形式。信息记录形式的“数字”化,是数字档案室的基本特征。
2、档案实体“虚拟化”。通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工,实现档案实体“虚拟化”,使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规范。
3、档案管理系统化。将档案业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中,实现数字档案资源系统、规范管理。
建设数字档案馆主要工作包括如下:
1、按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求,建设适应未来一定时期数字档案资源管理要求、满足数字档案室各项管理与服务需求的基础设施。除信息安全和管理方便因素之外,鼓励依托机关信息化基础设施进行数字档案室基础设施建设。
2、开发或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的数字档案室应用系统,实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。
3、严格遵循标准规范,全面进行传统载体档案数字化转换,积极推进电子文件归档和电子档案管理,全面推进数字档案资源建设。应用先进技术和手段,保证数字档案资源真实、完整、可用和安全,满足各类用户共享需求。
4、根据数字档案室建设要求,修订完善档案工作流程、文件材料以及声像(照片、录音、录像)电子文件归档范围和保管期限表,以及适合电子档案管理、利用、安全保障、应急处置等各项规章制度,明确要求和权限,确保数字档案资源的规范管理,保证数字档案室运行顺畅。
5、加大人オ建设力度,通过培训或引进人オ,为数字档案室的建设和运行储备既通晓信息技术,又精通信息资源管理、知识管理的人才。