邮编:100000
联系电话:13949083182
查档咨询:13949083182
服务业务:13949083182
欢迎来到档案界!2024年04月27日
智慧档案馆建设
数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术,开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能,实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督,为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库,结合应用原生电子档案内容信息,实现了档案信息资源的数据化管理,可以进行全文检索,并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库,突破了传统的档案数字化理念,对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术,采用多样化、组合式信息资源收集方式,实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆,通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据,做到实时互通,跨馆出证。
采用模型控制技术,实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理,有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术,实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置,拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后,在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息,将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用,通过对档案信息资源的深入挖掘,实现对档案信息资源的智能检索,提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术,支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类,为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要,智能形成编研材料。
感知档案,通过标签可以知道档案的状态,可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理,帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态,实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。
一、做好县区级档案工作的现实意义
在全面建设小康社会、构造和谐社会的进程中,档案工作越来越深入地渗透到人类活动的方方面面,档案工作是基础性、服务性的工作,有独特的价值和作用。可以说档案是历史、档案是财富、档案是凭证。重视档案工作,对于实践“三个代表”重要思想,提高党的执政能力,构建和谐社会具有重要意义。对县区级档案来说,尤为如此。从法律主体地位看,县区级档案局是基层的执法主体、处于金字塔的基座;从现实来看,由于种种原因,县区级档案工作总体来说基础较差,工作水平还较低,服务能力不很强;从工作任务来看,承担的任务很重,一方面要完成上级交给的各种工作任务,同时要完成本级的各项工作任务,更为艰难是要完成本辖区行政、事业、企业以及村、社区的档案工作指导和监管;从服务对象来看,县区级档案服务工作点多面广,直接服务于经济和社会发展主战场。因此,做好县区级档案,是做好档案工作的基础,也是最为关键的一环,它起承上启下的作用。
二、县区级档案工作存在的主要问题
1、对档案工作认识总体不是很高。相对于经济主战场,档案部门是“冷部门”,是容易被忽视的部门。对考察党政主要领导工作政绩的指标来说,档案工作是软指标,无关轻重,不象计生工作,社会稳定工作一票否定,领导不敢不重视。对档案工作认识不高主要表现在:一是档案工作在领导心中地位不高;二是对档案工作人、财、物投入不够;三是从事档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障。档案工作往往是说起来重要,做起来次要,忙起来不要。
2、基础设施差。一是馆库建设发展不平衡。有些经济较发达的县区馆库建设较好,而经济发展缓慢的县区馆库条件很差,且短期无钱建设馆库。二是部分馆库面积偏小,条件较差。有的馆库由于面积小,馆库容量已超饱和,部分馆库不符合《档案建筑设计规范》,有些馆甚至已为危房。三是档案馆的功能单一,除保管与借用,再无其他功能,根本谈不上多功能,如进行学术交流,科学报告,教育基地,文化休闲等。四是大部分馆库设施设备简陋。一般县区档案馆仅配备了简易的去湿机、排风扇、温湿度计、消防筒等。部分档案馆有空调、电脑。装具以木柜、铁柜和战备柜为主。密集柜的安装是近几年才出现的,且数量有限。现代化设施设备配备明显落后于沿海及发达省市的档案馆库,远不能适应档案事业发展的需要。
3、人才缺乏,队伍不稳定。一是专业技术人才偏少,据统计,县区级专职档案员有专业技术职称的只占20%左右。二是档案专业人才贫乏,县区级专职档案员中毕业于档案专业的只占3%左右。特别是熟悉档案内容,能进行档案信息深层次研究和开发的人才十分匮乏。
4、馆藏结构不合理。县区级综合档案馆作为一个保存本地区综合信息的基地和利用中心,其馆藏质量的高低是档案馆能否生存的关键,然而由于种种原因,馆藏在质量方面仍存在较多的问题:一是门类单一,文书档案所占比重过大,一般超过65%;二是载体单一,纸质档案所占比重过大,一般超过99%;三是内容单一,主要是党政公务活动的档案;四是玉石混杂,存在重份文件归档立卷问题,保存期限过长问题,重复进馆问题;五是信息陈旧,清理不及时。
5、档案开发利用工作没有很好的开展起来。一般县区级档案馆只起到保管、查阅的作用,对档案信息的研究开发工作,服务经济、服务社会工作还没有很好开展起来,或者效果还不很明显。
三、对做好县区级档案工作的建议
1、以人为本,以法开路,构造档案工作的良好环境。一是争取领导重视。领导重视什么工作,什么工作就好做,要把有为才有位和有位才有为二者很好的结合起来,实现二者的良性互动。二是深入开展法制宣传,《档案法》和《湖南省档案管理条例》是档案工作者的法律武器,要深入法制宣传,使领导者、档案工作者、群众知法、懂法,提高其认识。三是建立健全组织网络,要有领导管事,基层要有人员做事,档案局不能成为单打独斗的光杆“司令”。四是建立健全制度。没有规矩不成方圆,档案工作是一项专业性、政策性很强的工作,各县区委根据各自实际,制定确实可行的规章制度,规范档案工作。五是加大执法力度,依法查处违法案件,维护档案法规的权威。
2、加大投入,完善基础设施、设备建设。档案馆基础设施、设备建设关键是投入,是建设经费问题。在目前情况下,只能采取以本级财政预算为主,多方筹集的办法。县区级档案馆建设已逐步引起省委、省政府的重视,已下发了《关于进一步加强新时期档案工作的意见》(湘办发[2005]5号文件)已明确提出了“档案馆基础设施建设费用要按照省、市州、县市区三级投资的方式,分别列入本级基础建设资金计划”的要求,关键是抓好落实。
内部设施设备的配置与安装是馆库建设的重要组成部分。如何保护好档案,让档案信息的利用价值充分发挥出来,设施设备的配置就成了关键因素。一类是技术设备系统,另一类是档案装备系统。目前,县区馆库建设在技术设备的配置上起码要注重三个方面:一是要注意消防系统设备的配置;二是要注意温湿度设备的配置;三是注重空调设备的配置。档案装具也是档案保护的基本设备,包括柜架箱和包装材料。目前,档案架有三种,固定的档案架、活动式密集架、积层架。
各级档案部门在馆库内部设施设备配置安装时,还必须具有前瞻性和战略性眼光。即要把数字档案馆的硬件配置考虑进去。数字档案馆的硬件主要包括终端设备(微机)、处理设备(服务器)、存储设备(磁盘陈列、大容量硬盘、光盘等)、网络设备(交换机、路由器、网卡等)、打印机、视频音频信息采集编辑设备等。这些硬件的配置要根据经济能力作出预算,再根据建设进展和需要进行分期购置。硬件设备不要一次性到位。因为建设工程长、计算机设备换代快,如果闲置不用,则会造成浪费的损失。
另外,在建设数字档案时,网络及其相关计算机设备也是重要的硬件投入,从安全和便于管理的角度来看,网络设计宜采用“三网一库”的形式。三网即分别是为档案馆局域网、地方政务网和公众网(互联网),一库是保存档案资源的大型数据库。为了档案信息安全保密,数字档案馆在设计三网时都会考虑将其物理隔离。
3、依靠人才,加强档案队伍建设
(1)注重人才
社会的发展,科学技术的进步,使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化,现代技术也广泛应用到档案工作中,这些无疑需要人去操作、去管理。因此,提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键。
一是把住人才入口关,注意引进招聘一些有文化专业知识,有专业技术、技能的人才充实档案队伍。
二是注重人才的使用,要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年轻干部,对他们身上存在的不足应加以正确引导教育,发现他们的优点和长处,发挥他们的聪明才智,大胆启用。
三是稳定档案干部队伍。档案工作连续性强,许多工作,特别是基础业务和规章制度建设,需要档案人员较长时间的学习,积累经验,才能逐渐适应或逐步完善。档案干部的频繁调动,无疑将影响到档案工作的连续性,因此,必须抓紧做好档案干部的稳定工作,从维护档案工作的长远利益考虑,加强档案干部的思想政治工作。
(2)加强对现有档案人员的继续教育
面对目前档案部门人员知识老化,新技术知识贫乏的状况,加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。继续教育应注意以下几个方面:一是注重实用性。二是拓宽知识面。三是因材施教。四是提高外语水平。
4、创新方式,优化馆藏结构,提高馆藏质量
县区级综合档案馆作为一个保存本地区综合信息的基地和利用的中心,其馆藏质量的高低是档案馆能否生存的关键所在。要优化馆藏。一是走“特色”之路。地方综合档案馆因其“综合性”,馆藏内容难免“大同小异”。寻求本馆与其他馆的不同之处,办出自己的特色。其一,是地方特色。即馆藏档案除应全面揭示本地区的历史面貌外,还应着重反映本地区的“地方特色”。每一个地方都会有其独特之处,或工业生产,或农副产品,或文化教育,或科学研究,或自然资源,或名胜古迹,或人文景观,或风俗习惯······,将这些“独特之处”的各种资料收集全,就是这个档案馆与其他馆的不同之处。一个地区的“独特之处”不是一成不变的,它会随着社会的发展而变化,档案馆收集地方特色档案必须及时了解动向,调整收集对象。其二,馆藏特色。馆藏特色是指,馆藏中某种门类或某种载体的档案较多,从而形成本馆的特色。如:有的档案馆收集了大量的照片档案;有的档案馆拥有本地区党政机关及所属单位在发展过程中多次变更了的印模档案;还有的档案馆建立了人物档案全宗,把本地区的知名人士在各种社会活动中形成的各类资料收集在一起,并为人物档案全宗开辟了一个专用库房。在实践中,地方特色与馆藏特色相辅相成,二者往往是互为依托,又互相补充。
二是走“精品”之路。精品意味着高质量,而提高馆藏质量的办法应从以下三方面入手。第一,对现有馆藏进行鉴定,剔除无保存价值的案卷。第二,严把进馆质量关,把重份文件立卷,保管期限划定不准确以及重复进馆等问题杜绝在进馆前。第三,加强馆藏信息资源的开发。做好档案开放工作,编研工作和建立好科学检索体系。
三是拓宽馆藏信息领域。首先,根据《档案馆通则》中对县区级档案馆接收时限在“10年左右”的规定,可以考虑对一些重点部门或机关的接收时间适当提前,其提前的“度”掌握在3-5年为宜。其次,应建立本馆的目录中心,将各立档单位室藏中未进馆的永久和长期保管期限的各门类档案,包括未到进馆时间的和不在进馆范围的目录集中起来。第三,收集与馆藏档案有关的各种资料,使之成为档案信息不可或缺的一种补充。这类资料包括:本馆根据馆藏编写的各种文件汇集和档案参考资料,其他部门或单位编写的与本地区有关的地方志、专业志、年鉴、统计数字汇集以及口碑性、传说性的文章、书籍。最后,在做好前三种的基础上,应该考虑走档案、情报一体化的道路。
5、贴近社会,创新服务,力求档案事业跨越发展
档案工作的宗旨是利用,档案工作的生命力在于服务。围绕服务做文章,不断拓展服务领域,创新服务机制,增强服务效果,扩大社会影响,使档案工作服务贴近“中心”,贴近社会,贴近群众,贴近现实。
一是为经济建设服务。坚持经济建设到哪里,档案工作就延伸到哪里。抓好机关企业、社会组织、个人建立诚信和致富等档案。抓好国有改制企业档案处置工作,各级档案部门积极参与档案的处置与企业改制工作,妥善解决辖区内破产、改制企业档案的处置与流向问题。抓好重点建设项目档案管理,为提高重点工程的建设,投资和管理服务。二是为领导服务,建立党政领导公务活动档案库。开展现行文件服务工作,为政府分忧,为百姓解难。开展现行文件查阅服务工作,是档案部门创新服务机制、拓展档案馆社会功能、积极投身政治文明建设的一项重要举措。三是为基层服务,抓好基层建档工作,为维护基层稳定和发展服务。
档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制 (一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号,如邵东一中,县档案馆确定其全宗号为“142”, 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。
数字档案馆建设环境下不仅要加强馆藏实体档案的数字化,更要注重提升档案信息服务的深度,本文介绍了基于知识管理的数字档案馆信息服务的特点,分析了其服务类型与模式,最后提出了基于知识管理的数字档案馆服务体系建设策略。
一、基于知识管理的数字档案馆信息服务特点
(1)“以人为本”,以服务用户为中心知识服务是满足用户知识需求的信息活动,要以用户为中心,以满足用户的知识需求为追求是知识服务的根本原则。数字档案馆的一切服务要以用户为中心,以满足用户的知识需求为出发点,根据用户实际需求搜集选择各种档案信息,为用户的档案信息需求提供索引指南。因此,数字档案馆知识服务一切都要以用户为核心,制定相关的制度和服务策略。
(2)注重发现“档案隐性知识”,提升档案潜在价值数字环境下用户所需信息中所隐含的潜在知识内容对档案知识服务来说是非常重要的,通过分析用户提出的问题,再根据集成现有或历史数据发现并找出有价值的档案信息,对这类信息进行分类、组织与加工,分析各类信息内容结构间隐含的知识链,最终找到与用户需求相吻合的档案信息,并对外提供利用。
(3)以“服务创新”为根本目标知识创新是数字档案馆服务的潜在动力,因此数字档案馆知识服务的本质特征就是创新。这一方面需要根据用户需求,不断收集提供相关档案信息,在解决问题的过程中,不断发现新知识;另一方面,档案工作人员对知识进行加工整理、分类与重组,使得这些档案信息变得更加有条理性、针对性,进而使用新方法新方式将这些档案信息对外提供利用。
(4)强调“服务内容个性化”传统的档案服务模式太过单一,无法解决利用者的实际要求或深层次的档案信息需求,而基于知识的服务则以用户角度出发,根据用户的实际需求为其提供一对一的实际问题的解决途径。
(5)基于档案资源的“综合集成”数字档案馆背景下的知识服务是要将各类资源(硬件资源、人力资源、信息资源和技术资源)有机结合起来,发挥数字档案馆在人力和智力、信息与技术等资源方面的整合优势。“综合集成”的档案资源将基于开放式的对外服务模式,并提供多元化的知识服务。
二、基于知识管理的数字档案馆服务类型与模式
数字档案馆资源利用服务方式是多元化的,主要包括基于门户网站的档案服务利用方式,基于档案信息发布利用平台的自助式方式,基于现代通讯手段的档案信息咨询服务方式,基于电子阅览室和传统查阅室的本地服务方式等等。
1、高校基于知识管理的.档案信息资源服务方式可以归纳为以下几类:
(1)条件性、自助式服务高校存在的最普通的档案查询服务。用户可以依据自己的不同权限查询本单位历年归档的档案,还能查询开放的数字化档案信息全文。实现广大教师员工足不出户就可以查阅到开放档案目录及数字化扫描全文。同时还提供在线预约、电话、电子邮件等条件性的档案服务。
(2)及时性、浏览式服务针对广大一般不了解馆藏,但又有利用需要的普通用户。根据用户需求,按档案专题分类,进行自动化组织,形成专题汇编等深层次的档案信息产品。通过网站等多样化形式的展示,比如很多高校在档案网站上设有毕业照、专题汇编、干部任免、教学奖、管理奖、科研奖等专题栏目。
(3)科研性、推送式服务对档案查询有一定要求的学校科研人员。档案工作人员通过编研陈展平台,组织用户感兴趣的档案信息,按照专题深层次研究为基础,挖掘馆藏相关信息,提供深层次的档案信息,例如档案网站推出的专题汇编服务。
(4)涉民档案服务主要针对广大学生群体。历届毕业生可通过档案网站提交学位学历认证的申请,上传相关的证件,并经审核通过后予以办理,大大方便了用户。
(5)陈展性档案服务陈展性服务是以档案数字化成果为基础,围绕大学文化建设等学校中心工作,利用丰富的档案信息资源,以专题展览形式,举办主题明确的网上展览,开展宣传教育工作。
2、基于知识管理的数字档案馆服务模式
(1)档案信息整合服务模式随着数字档案馆信息共享程度的不断提高,各类档案信息资源汇集起来数量惊人,不同形式的数字档案资源库也应运而生。档案利用者获取档案信息的方式增多,导致信息过量无法正常选择,这就要求数字档案馆必须向广大用户提供集成化的档案信息资源,按来源将这些信息进行分类并有序整合,将不同类型的档案信息归纳为一个有机整体,再向广大利用者提供一站式服务。
(2)档案信息增值服务模式数字档案馆环境下形成了巨大的信息体系,为了使得档案用户体验到无差别的信息服务,档案工作人员需对海量的信息进行筛选,生成有一定价值的全新档案信息资源,使得档案用户获得具有一定知识含量的信息产品,从而实现对档案信息的增值。
(3)自助式服务模式这是一种以用户为主体的服务,用户根据自身的需要,通过点击档案馆的网站来寻找自己所需相关档案信息。这种模式需要用户具有一定的档案基本常识及自我服务的能力。
(4)个性化服务模式又称为定制服务,是一种以用户为中心,根据用户需求量身定做的服务模式,它以用户满意为根本出发点,提供主动服务,通过研究用户的行为和习惯,与用户进行双向交流,从而设计出用户期望的个性化服务模型,主动提供满足用户的特色服务,最终实现用户全方位的信息需求。
三、基于知识管理的数字档案馆服务体系建设策略
1、建立“主动交互式”服务模式
知识服务最重要原则的就是根据不同的用户,提供不同的服务,高校档案馆要按照层次划分用户类型,再根据不同的用户提供不同的服务。例如:(1)普通档案用户,是档案信息服务中的一般用户,档案知识层次不高,所进行的档案信息利用基本是查阅纸质的、直观性的档案信息。(2)科研型档案用户,一般指高校的科研人员或承担科研的教学人员。他们的利用目的是为了科研或教学,目标性很强,一般是围绕某个科研主题或教学内容查询档案信息。(3)业务型档案用户,一般指归档的各个部门,他们主要是为了复印档案原件来满足日常工作上的需求。(4)社会档案用户,往往是高校历届毕业生,他们的利用目的是为了工作需求而开具毕业证明,成绩翻译等。
2、构建并丰富档案信息资源库
档案信息的知识管理要注重档案信息资源的收集,内容丰富的的信息资源库是知识服务的源泉。数字档案馆要为社会提供深层次的档案信息服务,就必须构建内容丰富的档案信息资源库。例如各类档案目录级信息库、多媒体档案资源库、名人档案信息库、论文系统信息库等。
3、健全档案信息服务法律法规
档案信息环境安全的几个关键点包括:档案信息录入安全、档案信息存储安全、档案信息传递环境安全,因此要针对不同的环节制定不同的安全制度。例如,针对档案数字化扫描和档案信息网站等制定的一系列制度:①《数字档案馆电子文件元数据实施要则》;②《档案馆馆藏纸质档案数字化技术规范》;③《数字档案馆档案信息著录与标引规则》;④《档案馆计算机网络安全及病毒防治手册》;⑤《档案馆门户网站管理暂行办法》等。
4、加大档案人力资源开发力度
人才是知识服务体系的重要因素,知识服务的创新能力取决于人才的创新意识,做好档案专业人才的引进、培养工作是提高档案信息服务的关键。档案人员要有计划地参加各类信息技术及网络技术培训,使得档案工作人员既懂得档案管理知识,又掌握计算机技术、网络技术等知识。可以根据实际情况有步骤、有计划的引进既懂档案管理知识又懂计算机技术的复合型人才,从而为提高档案信息服务能力添砖加瓦。
5、建立档案知识共享平台
知识管理的最终目标是实现知识共享和创新,档案信息只有在利用与共享过程中才体现其社会价值。档案信息服务的意义就是为广大利用者的信息需求创造有利条件,实现档案信息资源的共享。因此,要加强对档案隐性知识的开发、管理和利用,创造能够使隐性知识与显性知识产生互动的机制和平台,构建数字档案馆内部共享的知识库和信息交流平台,将隐性知识显性化,并转换为服务产品。
6、建立档案信息服务评价体系
为保证档案信息服务工作的高效开展,数字档案馆需要经常对整个服务体系进行综合评价。为此,需构建档案信息服务反馈平台,通过此平台档案用户可以在结束服务前对本次服务进行打分或留言(类似银行办理业务的评价服务),并定期对档案用户进行问卷调查以获得更为详细的反馈信息。档案管理人员在分析反馈信息的同时找出工作中的缺陷及问题,用以改进信息服务方式。
蒋洪明
(江苏省地质资料馆)
摘要 随着信息化的迅猛发展,社会经济发展已跨入了一个数字化的时代。江苏省地质资料馆馆藏地质资料数字化工作的全面完成,推进了全省数字地质资料馆的建设。这是现时发展的必然趋势,也是省馆建设的一项重要内容。本文主要阐述了江苏省地质资料馆为推动全省数字地质资料馆建设,开拓思路,创新理念,积极完善馆藏各项建设。同时,作者结合省馆工作实际,进一步阐述了数字地质资料馆建设的重要性以及必要性。
关键词 江苏省 地质资料 数字档案馆
1 数字地质资料档案馆建设基础
图文数字化地质资料是江苏省地质资料馆(以下简称省馆)建设数字地质资料档案馆的基础数据来源及必要条件。同时,它也是地质资料社会化网络服务的前提与基础。省馆根据国土资源部数字国土工程工作标准《SZ1999001—2000 图文地质资料扫描数字化规范》,历时十年多的时间,全面完成了馆藏6000多档地质资料档案的图文数字化工作。图文数字化所形成的海量电子地质资料信息,为全省数字地质资料档案馆建设提供了数据保障。它的产生与应用,不仅促进了地质资料信息化的服务利用,相应地也促使了与之相关的计算机技术、通信技术、网络技术和多媒体技术在地质资料档案中的广泛应用。
在信息化发展的前提过程中,地质资料档案管理人员已认识到数字化信息的重要性。因为数字地质资料档案馆的建设必须在信息化发展的前提下,才能产生一种全新的数字地质资料档案馆形态。数字地质资料馆的建设也就意味着需将馆藏传统载体档案数字化的地质资料信息、汇交接收的地质资料电子信息、整理加工后建立的各类地质资料数据库信息进行存储,通过网络化的工作环境,实现向社会用户提供方便快捷的数字地质资料档案信息服务功能。
2 数字地质资料档案馆建设内容
为加强推进数字地质资料档案馆的建设,省馆积极有效地对馆内管理制度进行了完善;增添了新的硬件设备,及时更新了计算机系统软件的升级;对技术人员进行了管理平台应用的专项培训;通过引进人才,优化了人才队伍的结构;扩大了省馆网络化的管理;率先实行全省数字化成果异地备份工作。同时,开发了多项地质资料集群化产品项目。
2.1 完善制度建设
省馆领导班子对管理制度的建设非常重视。根据省馆现有的制度,结合实际的工作状况,进一步修改、完善了地质资料接收、保管、借阅、库房管理等制度。通过资料借阅承诺书的修订,保密协议的签订,使各项规章制度加以完善,落到实处。通过岗位职责的明确分工,提高了各部门工作人员的积极性,馆内工作得到了井然有序的开展。合理规划以及管理制度的完备,为数字地质资料档案馆的建设提供了可靠的制度保障。
2.2 基础设施建设
为进一步提高项目任务的效率以及更好地提供借阅服务,省馆新增了计算机、打印机、大幅面扫描仪等硬件设备,并加强对系统软件的升级,从而进一步提升了数字地质资料档案的建设。同时,省馆大力推进并启动了实物库的建设工作。从多方面、多角度地夯实了数字地质资料档案馆建设所需要的软硬件设施。
2.3 管理平台建设
为配合全省地质资料管理信息系统的建设,省馆购置了服务器,安装了地质资料管理信息系统,现已有6000多档地质资料信息存入了该管理系统,为来馆查阅资料者提供了地质资料基础保障。
自2013年3月以来,省馆开通的地质资料信息集群化共享服务平台,实现了与全国馆藏机构并网查询。目前,已有6500多档馆藏地质资料目录信息录入平台,并实行每月动态更新。全国地质资料信息集群化共享服务平台的建立,拓宽了数字地质资料档案信息的服务范围,强化了资料服务的水平,进一步提高了地质资料档案的利用效率。
地质资料汇交管理平台的建设,是对全省地质资料汇交监管平台的数据进行清理。省馆将所有的地质工作项目信息进行了录入,并补充了全省探矿权、采矿权、地质项目,通过汇交凭证的及时发放,对欠交单位及时发放催交通知书,从而完善了汇交管理制度,提高了汇交效率。
2.4 省馆网络化建设
江苏省地质资料馆网站的建立,为社会提供了方便、快捷的地质资料在线服务,推进了电子地质资料的利用价值。自从开通馆网站以来,省馆网站累计访问量已达113715人次;提供全文浏览和下载服务48421人次。网站数字资料的服务,既是社会网络化发展的需求,也是提高数字地质档案资料方便、快捷和高效服务的有效途径。
省馆局域网络的运行,大大提高了馆内数据的传输与利用效率,确保了数字化生产过程中地质资料数据的安全,有效地达到了对数字化工作过程中的监督与控制。
2.5人才队伍的建设
省馆加强内部人员建设,对现有在岗人员加强了技术上的培训与引导,并积极鼓励大家参加科研项目,建立学习研讨小组,形成良好学习氛围。对外,省馆则积极引进专业类的硕士研究毕业生,补充并夯实省馆技术队伍力量,从而提高了地质资料管理和地质资料信息集群化开发利用水平。
2.6 重要数据备份
为了进一步提高并保证数字化成果地质资料的安全管理。综合考虑地质灾害等环境因素的影响,为确保地质资料数据的安全性,省馆在全省率先开展了成果数字地质资料数据的异地备份工作。2014年6月,省馆派专人将6416档成果地质资料数据安全送达南通国土资源厅数据备份中心,完成了异地数据备份交接工作。今后新增的成果地质资料数据,省馆将会根据数据量,定期进行备份,保证数据备份的完整性。
省馆首次异地成果数据备份,是全省地质工作的创新思路,它为省馆数字化成果资料的安全存储,打下了坚实的基础,为今后江苏省经济发展服务提供了数据保障。
2.7 以需求为导向,加强地质资料项目建设
为进一步有针对性地提供地质资料集群化服务,省馆与江苏华东地质调查集团有限公司进行了“江苏省句容市九华山地区地质资料信息集成”的协作项目任务。数字地质资料在该项目中的应用,为找矿信息(地质、矿产、物化遥、矿政等)的集成与研究提供了基础信息,体现了数字地质档案资料在服务上的深化利用,也是省馆主动开发地质资料信息服务产品的创新体现。
为深入推进地质资料信息集群化工作,《国土资源部关于印发<推进地质资料信息服务集群化产业化工作方案>的通知》(国土资发〔2010〕113号),要求完成各省(区、市)的重要钻孔数据库建设工作。在重要地质钻孔数据库建设中,将江苏省地质工作形成的归档保管的地质钻孔资料进行整理并提供利用。省馆已数字化的地质资料为地质钻孔数据库建设提供了所需的图文信息资料,包括钻孔柱状图、工程布置图、勘探线剖面图以及样品分析结果表等。钻孔数据库的建设,为找矿突破战略行动提供基础资料,为地质资料社会化服务提供了基础。
3 意义
数字地质资料档案馆的建设,是数字地质资料档案收集、管理、存储、利用的综合,是实现数字地质资料档案在各业务环节的自动化、网络化管理建设活动。加强数字地质资料档案的建设,不仅提高了地质资料技术人员的综合素质能力,而且创新发展了地质资料管理工作制度,健全规范了工作管理,实现了多样化的服务手段,从而可以满足社会对数字地质资料的不同需求。
加强数字地质资料档案的建设,也拓展了地质资料在信息社会中的服务领域。数字地质资料档案馆建设的信息化、智能化、网络化、自动化发展,也进一步促使了数字地质资料的可持续发展,它将会为江苏省经济建设发展提供更好的服务。
档案信息化工作总结范文
档案信息化建设是档案部门的一项基础性工作,是档案工作迈向现代化的必由之路,是档案部门落实科学发展观的重要举措。xxxx年,xxxx县档案局根据档案事业发展的客观需要,结合我馆的实际,始终把加强档案信息化建设作为档案事业中的一项重要工作来抓,适时规划,突出重点、有序推进,在基础设施建设、档案数据库建设、档案网站建设以及人才队伍建设等方面取得了一定的成绩,现将一年来的工作情况汇报如下:
一、加强领导,提高认识。
为进一步加强我县档案信息化工作的领导,县档案局成立档案信息化建设领导小组,制订《xxxx县档案信息化建设实施意见》,积极开展档案信息化建设的宣传工作,将档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容,努力提高工作水平和工作效率,提高服务质量。同时积极与县委、县政府及相关部门沟通,加强协作,及时将档案信息化工作纳入全县信息化建设总体规划之中,统筹、协调、规划全县档案信息化建设工作。
二、加大投入,夯实基础。
xxxx年,我局在经费比较困难的情况下,通过各种途径,增加对信息化基础设施建设的投入,并且取得了明显的成效。(华考范文网)今年我局在原有的基础上,投入近20万元,添置服务器、网络版软件、计算机、数码照相机、复印机等相关数码设备,极大的改善了我局的信息化硬件设施,促进了我局档案信息化工作的发展。在全县各镇区(街道)及县直各部门的档案信息化基础设施建设方面,我局针对各单位财力条件的不同,提出财力许可的单位一次性投入到位,财力条件有限的单位,先添置部分先行设备,并采用逐年分步添加的方法,取得了良好的效果。至xxxx年底,县直各单位综合档案室档案管理软件计算机普及率达到98%以上,镇区档案室达90%,其它基础设施也在逐步完善之中,为我县档案信息化建设工作奠定了物质基础。
三、分步实施,档案数字化建设初具规模
档案目录的数字化是档案信息化建设的先行基础工作,也是数字化档案馆(室)建设的必备条件。我们优先突出服务重点,为了使老百姓能及时享受到党和国家出台的一系列惠民政策,我局把便民利民惠民作为此项工作的出发点和落脚点,重点把馆藏的民生档案目录先行数字化录入。截止xxxx年底,已录入馆藏档案目录案卷级52536条、文件级812456条,大大方便了我县人民群众的查找利用,也为我馆档案信息资源数据库的建设打下了坚实的基础。同时,今年我局投入16万元资金,通过招投标的方式,对馆藏部分利用率较高的纸质档案及珍贵档案进行数字化加要,截止xxxx年11月份,共全文扫描档案368322页,为建设档案全文数据库和多媒体数据库打下了基础。为了实现档案馆、档案室在业务上相互衔接,便于机读档案目录和电子档案的移交,我局向财政局等档案工作硬件设施较好150多家单位推广使用了档案管理系统,并取得了良好的效果。
四、加快步伐,推进档案信息网站及政府公开信息查阅场所建设
xxxx年,我县不断完善档案信息网站建设,结合实际情况,及时对网站版面内容进行增加,目前我局档案信息网站分别整合了政府公开信息查询、现行文件查询及档案馆馆藏档案查询三个利用版块,这样我们就可以通过档案信息网将档案信息资源集聚和整合起来,实现档案资源社会共享,更好地为各级领导和机关服务,为社会各界服务,为广大人民群众服务。
五、加强培训,提升档案人员综合素质
我局历来重视对档案业务人员的的培训工作。xxxx年我局积极开展省、市、县电子政务和档案信息化知识培训共3次,定期对各单位专(兼)职档案人员进行计算机应用新技术、新设备、新方法等方面的培训,努力提高其掌握和运用现代化技术的能力。并针对新形势、提出新要求,要求各单位的专(兼)职档案人员需持双证(《档案工作资格证书》和《江苏省计算机能力二级证书》)上岗,努力把我县档案队伍建设成既会档案管理、又会计算机操作管理的复合型人才队伍。
回顾xxxx年我局档案信息化建设工作,虽取得了一定成绩,但仍有很多不足,主要表现在:思想观念、管理水平、服务手段等与档案信息化快速发展的要求还不相适应,开发利用档案信息资源为县委县政府中心工作及经济社会发展服务的能力还有待不断增强。今后,我局将不断加快馆藏档案数字化进程,加强开放档案政府信息公开服务体系建设,不断提升档案信息利用率,让更多的馆藏档案信息通过网上快速查询,更好服务社会大众。
20xx年,栖霞区档案局适应国家档案信息化建设发展要求,依据《全国档案信息化建设实施纲要》、《江苏省档案信息化建设规划纲要(2005~2010年)》、《南京市档案信息化实施意见》和《关于进一步加强南京市档案信息化建设若干意见》等相关文件要求,以“三个代表”重要思想为指导、以全面贯彻落实科学发展观为统揽、以为构建和谐社会服务为主线、以省市要求为目标,抢抓机遇、开拓创新,在全区电子政务建设的总体框架内,以网络建设为基础、以档案信息资源建设为核心、以加强电子文件管理为重点,逐步实现重要档案资源数字化、档案信息利用和服务网络化、档案管理技术现代化、档案信息工作法制化,努力构建栖霞特色的档案信息服务多元体系。
一、领导重视、部门支持,完善档案信息化建设制度保障
栖霞区档案信息化建设从启动开始,便得到各级领导的重视。2002年新馆建设工程中,区委、区政府审时度势,同步开展了数字档案馆建设的规划与设计,为档案信息化建设配备设施、预留条件。近年来,区委、区政府更是在人力、物力、财力等多方面给予支持,投入资金160余万元,用于区档案馆软硬件设施的提档升级,为全区档案信息化建设夯实基础。同时,区政府信息中心辟出专门IP地址,用于区档案信息系统内部局域网敷设。成立了栖霞区声像档案管理中心,区委副书记亲自担任中心主任,区委常委、宣传部长以及分管副区长担任中心副主任,足见区委、区政府领导对这项工作的认识。面向全区各街道、部门及企事业单位转发了区档案局(馆)拟定的《南京市栖霞区档案信息化实施意见》,为全区档案信息化建设提供了制度保障。与此同时,全区70多家机关部门、街道、企事业单位,也积极响应区委、区政府档案信息化建设的号召,做到资金到位、人员到位、设备到位、场所到位,实现自身档案室与区档案馆信息化建设同步设计、同步实施、同步达标。
二、购置设施、搭建网络,推进档案信息化基础设施建设
随着信息技术的发展,传统的手工管理模式正逐步被综合应用计算机技术、网络技术的电子化办公模式所取代,档案管理现代化建设日益深入,信息化程度逐步提高,档案管理工作正在发生深刻变化。在档案信息化基础设施建设方面,栖霞区档案局着重从硬件与软件建设两个方面着手。
1、加大硬件设施投入,实现档案管理现代化和办公自动化。目前共购置服务器3台、计算机43台、投影仪1台、交换机1台、显示屏1台、触摸屏1台、刻录机3台、扫描仪2台、打印机4台、复印机2台、计算机自动控制温湿度记录设备1套,以及摄像机、照相机、电视机、录音机等多种硬件设施,极大方便数据传输与资源共享。全区70多家机关部门、街道、企事业单位的档案室也配套购置计算机100余台,栖霞区应用计算机管理档案的普及率达100%。
2、强化软件设施建设,搭建档案信息化网络平台。栖霞区档案局借创建江苏省特二级国家综合档案馆和国家二级馆的有利契机,先后投入经费160多万元,为档案局(馆)设立独立门户网站、搭建文档一体化档案综合管理系统、构建全区档案信息系统局域网。全区各街道、部门、企事业单位也同步建立档案管理系统,并通过专有网络与区档案馆通联,实现档案录入和管理的数字化、集成化、网络化。
三、需求出发、稳步前进,注重档案信息资源建设
栖霞区档案馆建馆以来,已累计入藏各类档案103个全宗97万条。馆藏资源的不断增加与丰富,社会档案信息需求的丰富化、全面化和差异化,使得档案信息资源的开发利用也呈现出多途径、多样化的特点。为适应新形势所带来的新变化,栖霞区档案局打破旧有的条块结合体系,一切从需求出发,在传统模式的.基础上尝试构建档案信息资源复合动态模式。
1、建立档案目录数据库。档案目录数据库建设是档案信息资源建设的先导,完备的档案目录数据库,将为未来的档案全文数据库建设提供优良的元知识元与元网络节点,是优良档案全文数据库的必备条件。基于此,栖霞区档案馆完成馆藏的103个全宗的97万条案卷目录和文件级目录的数据录入,实现全馆文件目录100%数字化。同时,建立目录中心,做到各单位档案室档案文件定期进馆、目录实时入库,实现数据库动态管理,基本完成文件级目录库建设。
2、推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。栖霞区档案局长期聘用6名人员,配备高速扫描仪2台、服务器3台、计算机43台以及相应的存储设备,组建档案数字化加工线,专门负责馆藏档案以及全区照片、录音、录像等多媒体资料的数字化工作。本着从需求出发的宗旨,首先开展对查档利用率最高的、关系民生的档案资源全文数字化工作。2009年,完成区委办、区政府办等26个全宗的文书档案、招工档案、干部任免档案等合计97万页纸质档案的数字化加工,并通过全区电子政务平台,实现检索与查阅的网络化。
四、依托平台、协调发展,着力档案管理应用系统建设
在档案管理应用系统建设中,栖霞区档案局(馆)注重对档案信息资源进行整合,努力开创档案资源的全社会共享之路。从宏观上,栖霞区档案局(馆)注重对管理理念的变革,树立前端控制、知识化管理与集成管理的理念;在具体实践中,致力于构建一个基于计算机网络环境的管理一体化、资源数字化、服务网络化的立体档案资源管理系统。目前,栖霞区档案局(馆)的主要是依托电子政务建设,建立档案信息化建设的组织保障机构,尽量获得档案信息化建设的财政支持,并将档案资源建设纳入全区电子政务发展规划,保证信息资源共享。最终,依托电子政务平台,实现主动沟通,促进协调发展。
1、搭建文档一体化档案综合管理系统,加快电子文件中心建设。栖霞区档案局(馆)开通网上“现行文件利用中心”,通过定期收集区机关各部门可公开的政务文件,建成动态文件数据库,在网络上尝试提供现行文件分类检索查询服务。与软件公司合作开发“栖霞区文档一体化档案综合管理系统”,利用自动采集与数据挖掘技术,通过与区电子公文交换系统的对接,实现区电子公文网入网单位网内收文、发文自动记录、自动分类、自动归档,初步建构起基于栖霞区电子政务平台的电子文件中心。
2、建立栖霞区声像档案管理中心,创新声像档案管理模式。包括照片、录音、录像在内的声像档案的收集、储存与利用,一直是档案资源管理中的一块软肋。特别是随着社会经济的发展,对声像档案的利用越来越频繁,如何更好的保存旧有的照片档案,并整合包括栖霞区有线电视台、《栖霞简报》在内的区内新闻媒体及各街道、部门产生的数量愈发庞大的声像档案资源,使其发挥更大社会效用,成为栖霞区档案局(馆)在档案信息化建设中又一个工作的重点。在栖霞区档案局(馆)的积极推动下,栖霞区委、区政府成立栖霞区声像档案管理中心,为声像档案资料的收集齐全、完整归档提供了组织保证。管理中心由区委、区政府牵头,区四大办公室、区委宣传部、区级机关工委、区文化局等部门以及区属各街道工委参与,区档案局具体负责。管理中心成立以来,共收集、整理、数字化党和国家领导人来区视察、考察的各类照片以及反映全区政治、经济、文化、教育、卫生、工业、农业和社会事业等方面的照片1万余张,以及从区有线电视台收集历年节目影像资料,并在此基础上建立“数码照片档案管理系统”与“音频、视频档案管理系统”两个子系统。
3、开通栖霞区档案门户网,拓展档案信息化服务新渠道。栖霞区档案局开通自己的门户网站──栖霞档案网.网站基于JS技术搭建,使用智能化后台管理系统,做到操作简便、权责明确、内容丰富,既适应政府机关工作又符合群众浏览查询需要。网站设置14大板块,内容囊括局(馆)介绍、政务公开、档案查询、现行文件查询、政策法规、业务指导、工作动态、网上展厅、栖霞区大事记、政府信息公开等内容。网站充分利用网络分布的广泛性、开放性、动态性和非线性等特点,在网上公布馆藏指南和检索目录,定期进行特色档案信息发布等,在互联网上开辟了一个为社会各界服务的新渠道。目前网站上载开放档案目录4000多条,访问人数与日俱增,初步显现档案门户网站社会效益。
五、践行标准、制定规范,尝试档案信息化标准规范建设
没有规矩不成方圆。栖霞区自档案信息化建设启动伊始,栖霞区档案局(馆)便十分注重标准化、规范化、制度化建设。一方面认真学习、领悟我国已经颁布的与档案信息化相关的标准,并努力践行这些标准;另一方面依据具体实践经验,结合现代信息技术发展趋势,评价并修订现有的标准,逐步建立适应栖霞区自身特点的标准体系。根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)、《江苏省档案管理条例》、《南京市档案条例》等有关法律法规的规定,结合栖霞区的实际情况,经区委、区政府同意,栖霞区档案局(馆)制定了《栖霞区电子文件归档管理办法》。从电子文件的收集、整理、归档、管理、利用等环节对电子文件的操作进行严格的控制,提出具体要求。依据“办法”,全区近70家单位的档案室实现现行文件实施入库,每个季度向区档案馆报送一次声像档案,进一步规范了全区档案信息化建设工作。
六、加强培训、提高能力,重视档案信息化人才队伍建设
信息化人才是推动档案信息化发展的动力,是档案信息化建设最宝贵的资源。重视信息化人才培养,提高档案从业者的信息素养和信息技能,是档案信息化建设的迫切任务。栖霞区档案局在全区档案人员计算机、网络、信息技术整体水平不高的情况下,加大了对档案人员计算机技能及信息化水平的培训力度,为信息化建设的持续发展做好准备。一是积极参加各级举办的计算机应用技能培训班和档案信息化培训班,经培训绝大多数人都通过了公务员计算机应用技能考试,掌握了档案信息化基础知识,大部分档案人员都能够独立开展文档一体化档案信息管理系统的应用和基本维护工作;二是积极组织部分从事计算机应用的人员参加政府信息化领导小组举办的计算机网络技术培训、协同办公系统培训及信息安全培训等;三是定期对本区档案人员开展培训,培训内容包括计算机基础、网络基础、文字处理、数据处理、电子邮件使用、电子文档管理、档案管理系统操作运行等方面的知识与技能。在工作中,栖霞区档案局还安排人员定期到各个部门进行信息化指导,遇到有关信息化方面的疑问,始终做到有求必应、不厌其烦、耐心指导。经过努力,全区档案人员信息化技能水平大大提高。
七、严格纪律、落实规定,确保档案信息安全保障体系建设
信息技术的应用,特别是网络技术的普及,档案信息安全问题成为档案信息化建设成败与否的关键。档案信息安全涉及档案信息不稳定性、档案信息内容服务安全、档案信息数据系统安全、知识产权以及涉密档案安全保密等方面内容。栖霞区档案局(馆)切实落实国家及省、市相关部门对加强信息安全保障工作的各项规定和要求,构建信息安全保障体系所需要的软件、硬件环境,确保档案信息安全。
1、建立档案信息安全保障体系框架,逐步完善档案信息安全管理体制。安装闭路电视监控系统,实现局(馆)24小时实时监控;加强对档案馆计算机管理系统的监管,每台计算机实行定人定岗制度,其他人员未经同意不得随意使用,微机房工作人员不得将与工作无关的光盘、磁盘上机使用,确保档案数据库安全;加强对电子文件归档工作的监督和指导,保证归档电子文件的真实、完整和有效;档案馆的内部局域网与外网实行物理隔离,内网与外网分别运行在两台服务器上,并在外网上加了硬件防火墙,外网主要运行档案门户网站,内网主要运行馆内的0A系统与档案管理系统软件,并与政务网相连;加强身份认证和密钥等管理,使用网络行为控制系统,确保档案信息网络传输的安全。
2、深入贯彻《江苏省档案信息化建设保密管理办法》,严格执行保密制度。在“栖霞区档案管理系统”软件制作及档案全文数字化过程中,严格遵守保密规定,杜绝档案资料外泄情况的发生。建成后的“栖霞档案管理系统”设置严格的身份鉴别、访问控制和加密存储等安全保密措施。同时,栖霞区档案局还制定《栖霞区档案局保密制度》、《栖霞区档案局微机房管理制度》等一系列规章制度,要求全局人员提高保密意识,严格按照保密制度执行,切实加强信息化条件下的保密工作,提高防范高技术窃密的能力。外网信息发布方面,实行定人定责,严格遵守相关的安全保密制度,非开放的档案信息一律不上外网,上网的档案目录和全文信息要经过严格的划控和鉴定,确保所有上网信息安全,防止失密、泄密事件发生。
八、档案信息化建设中面临的困难和问题
1、档案信息化建设的持续快速发展急需专业的网络、数据库维护人员和专业计算机操作人员,目前档案局人员结构老化,专业人才严重缺乏,急需专业人员来加强档案信息化建设与管理。
2、档案工作人员对档案信息化建设的总体思路和目标还不十分明确,资源共建与共享意识不强,缺乏宏观规划和管理,局限于档案库收藏资料、贮存档案的一般性水平。
3、档案门户网站建设还处在低层次的起步阶段。在现代网络环境下,档案网站的建立在一定意义上讲只是流于形式,公布的内容还不能体现档案工作的特色,无法满足社会各方面利用档案网站查阅利用档案信息的需要。
2xxx年栖霞区档案局档案信息化工作在省、市档案局的关心指导下,取得了一定成绩,发挥了较好服务功能,产生了一定社会效应,但同时也深刻体悟到信息技术的日新月异与广大档案利用者对数字档案需求的多元化、复杂化、个性化。在新的起点上,栖霞区档案局档案信息化建设将从所肩负的社会责任出发,通过有效履行服务职责来完善自身发展所需的外部社会环境,并从社会中获取自身发展的不竭动力。同时,本着求真务实的工作态度,加大档案信息化建设资金投入,加强档案信息化资源建设,完善档案信息化标准规范,强化档案信息化人才队伍建设,保障档案信息化数据的安全,进一步整体推进档案管理信息化和现代化进程。我们坚信,唯有充分认识档案信息化建设与社会发展的关系,努力构建全新的多元档案信息服务体系,才是档案信息化建设的最终目的,才能真正推动栖霞档案工作更好更快发展。
全市各级档案部门要提高政治站位、找准职责定位,深入研究“十四五”时期的阶段性特征及发展方向;坚持问题导向,围绕推进档案事业治理体系和治理能力现代化,做好深化机构改革“后半篇文章”;突出时代特色,全力推动县(区)数字档案馆及市、县(区)直机关数字档案室建设;围绕中心、服务大局,持续推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设;把握重点、难点问题,科学制定发展指标,确保“十四五”规划编制工作贴合实际、引领发展。
别的地方不是很清楚,山东这边已建成的智慧档案馆包括:山东省档案馆、青岛市档案馆、威海市档案馆、济南市档案馆均已通过国家级档案馆评测,为国家一级档案馆,其智慧场馆建设、数字化水平、智能化水平均达到国家级档案馆标准,其他各地市县区也依照国家智慧档案建设相关要求同时进行自建和评测,至少要达到省级档案馆评测标准。具体建设进度和水平各地市区县各根据各地财政水平建设。
未来档案数字化发展
随着高校图书馆信息化水平的不断提高,图书馆馆藏资源的载体形式发生了很大变化。目前,图书馆正通过将馆藏资源转化为数字数据,利用电子载体作为统一处理和存储的媒介,向信息数字化和数字化全面发展。光盘、硬盘、u盘等电子载体以其巨大的存储容量和优异的存取速度,正在迅速取代传统的纸质媒体,成为高校图书馆馆藏资源的主流信息载体。此外,除了高校图书馆自身馆藏资源的信息化外,还有大量电子出版物和电子数据的引入。这些以电子载体为存储媒介的数字信息将成为未来高校图书馆馆藏资源的主要组成部分。
档案是一种重要的特殊资源,不可再生。一旦损坏,将给国家和单位带来非常严重的损失。近年来,随着自然灾害的频繁发生,档案的安全保管受到了极大的关注。
随着文件保护技术的不断发展,文件的异构备份技术越来越成熟。在当前的技术条件下,它被认为是实现文件长期安全保存的最可靠手段。
国家档案局明确提出,重点要从根本上加强安全保障能力建设,全面完善档案安全体系,确保档案的安全和保密。重要文件远程备份的实现。对于所有多组文件或文件副本,至少一组必须存储在不同的位置。对于重要的电子文件,不仅要进行同构备份,还要进行异构备份,并及时转换成缩微胶片或纸质文件,以保证其长期可读性。
在档案数字化加工技术高度发展的时代,缩微技术与数字技术(即数模集成技术)紧密结合,将数字技术的优势(即数字传输的快速性、逻辑性和便捷性)与缩微技术的安全性、可靠性、持久性、真实性和经济性结合起来,并将其纳入现代信息管理的技术轨道。目前,我们正处于信息爆炸的时代。以物联网、互联网大数据、智能和云计算为标志的网络正充斥着社会生活和生产的每一个角落。在我国,档案的产生和发展经历了一个从低级到高级、从简单到复杂的发展过程。随着时代的发展,现代档案馆的建设也对未来的档案馆建设提出了明确的要求,即向更高层次的绿色、智能化、智能化档案馆迈进。
档案数字化加工是传统档案馆的“升级版”,智能档案馆是数字档案馆的“升级版”,或处于更高的层次和阶段。智能档案馆是数字档案馆发展的必然结果。总体而言,我们正在建设智慧城市,智慧档案馆的全方位服务功能凸显,体现了智慧档案馆的“记忆中心”功能,为党和政府的决策提供参考。
作为传统档案馆和数字档案馆建设的更高层次和阶段,智能档案馆概念的确立及其实际建设迫在眉睫。智慧档案有狭义和广义两个概念。狭义的智慧档案是指档案建设的各个方面,包括传统档案、新档案内容信息和多元化档案资源中的载体信息。广义而言,智能档案是指涉及所有信息的档案,以及所有数字化的档案
从档案馆的建设范畴来看,绿色档案馆的建设涵盖的领域更多,不仅包括智能档案馆的软硬件设施建设,还包括绿色建筑的研究范畴。随着生态可持续发展理念的提出和发展,绿色档案馆建设已成为未来发展的方向。绿色档案馆建设的理念产生于20世纪80年代,遵循生态环境保护、节能降耗、可持续发展、坚固耐用、安全可靠、协调高效的理念。它的目标就像智能档案馆的建设一样,是对档案工作高效发展的有力支持。最大限度地发挥档案本身的作用;最终目标是实现档案的最大社会价值。最大限度地发挥档案馆的服务功能等。从发展目标来看,它们都是加强档案存储、档案信息资源开发、文化传播、社会服务等全方位功能的档案信息资源中心。这里,社会服务功能是影响档案价值的一个重要因素。
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源,是信息和载体的统一体。然而,随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢?笔者认为,必须从配备统一的管理设备、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这三个方面着手。一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息,计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现:档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引,以及文档一体化管理等。因此,只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖,才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加,档案部门面临着沉重的库房压力,以及档案自然老化和人为损害的难题,这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统,特别是光盘存储系统,可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量,而且能提高档案工作效率。二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中,为明晰相关责任,保障网络及数据的安全运行,还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求,制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范,细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施,特别对电子文件和电子档案,确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括:档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等,它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准,档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做,各搞一套,自成体系,那么档案信息网络就无法畅通,资源共享也就难以实现。三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理,而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识,以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作,强化自我学习意识,积极参与信息化教育培训,不断更新专业知识,提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变,政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训,培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件,让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用,不断提高他们的工作技能。