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欢迎来到档案界!2024年04月27日
智慧档案馆建设
档案馆是好单位,这类工作是比较清闲的,每天基本都能按时上下班。在这里工作的公务员,主要的职能是具体档案的管理,比如收集整理一年的档案、年鉴编撰、档案借阅等,不再负责对同级相关单位的档案管理工作的指导,几乎没有额外的工作安排。相比于现在动不动就996、007的工作不知道要强多少。
不过这个工作缺点也显而易见,档案工作琐碎、枯燥、繁杂、辛苦,对个人工作态度、工作责任感有很高的要求。毕竟档案工作责任重大,如果不能做好梳理,会对其他工作内容产生影响。
档案馆主要职责
一、负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,制订并组织实施全校档案管理工作规划。
二、负责完善和制订档案管理工作的规章制度,并监督、检查各单位贯彻落实情况。
三、负责档案管理人员队伍建设,对各单位档案工作人员进行业务培训和指导;负责督促、检查和指导校内各单位的档案工作。
四、负责对各类档案和有关资料的收集、整理、保管、统计与鉴定,维护档案的完整性、系统性与安全性。
五、负责组织实施档案信息化建设,推进数字档案馆建设工作。
数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术,开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能,实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督,为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库,结合应用原生电子档案内容信息,实现了档案信息资源的数据化管理,可以进行全文检索,并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库,突破了传统的档案数字化理念,对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术,采用多样化、组合式信息资源收集方式,实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆,通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据,做到实时互通,跨馆出证。
采用模型控制技术,实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理,有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术,实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置,拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后,在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息,将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用,通过对档案信息资源的深入挖掘,实现对档案信息资源的智能检索,提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术,支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类,为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要,智能形成编研材料。
感知档案,通过标签可以知道档案的状态,可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理,帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态,实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。
数字档案馆建设环境下不仅要加强馆藏实体档案的数字化,更要注重提升档案信息服务的深度,本文介绍了基于知识管理的数字档案馆信息服务的特点,分析了其服务类型与模式,最后提出了基于知识管理的数字档案馆服务体系建设策略。
一、基于知识管理的数字档案馆信息服务特点
(1)“以人为本”,以服务用户为中心知识服务是满足用户知识需求的信息活动,要以用户为中心,以满足用户的知识需求为追求是知识服务的根本原则。数字档案馆的一切服务要以用户为中心,以满足用户的知识需求为出发点,根据用户实际需求搜集选择各种档案信息,为用户的档案信息需求提供索引指南。因此,数字档案馆知识服务一切都要以用户为核心,制定相关的制度和服务策略。
(2)注重发现“档案隐性知识”,提升档案潜在价值数字环境下用户所需信息中所隐含的潜在知识内容对档案知识服务来说是非常重要的,通过分析用户提出的问题,再根据集成现有或历史数据发现并找出有价值的档案信息,对这类信息进行分类、组织与加工,分析各类信息内容结构间隐含的知识链,最终找到与用户需求相吻合的档案信息,并对外提供利用。
(3)以“服务创新”为根本目标知识创新是数字档案馆服务的潜在动力,因此数字档案馆知识服务的本质特征就是创新。这一方面需要根据用户需求,不断收集提供相关档案信息,在解决问题的过程中,不断发现新知识;另一方面,档案工作人员对知识进行加工整理、分类与重组,使得这些档案信息变得更加有条理性、针对性,进而使用新方法新方式将这些档案信息对外提供利用。
(4)强调“服务内容个性化”传统的档案服务模式太过单一,无法解决利用者的实际要求或深层次的档案信息需求,而基于知识的服务则以用户角度出发,根据用户的实际需求为其提供一对一的实际问题的解决途径。
(5)基于档案资源的“综合集成”数字档案馆背景下的知识服务是要将各类资源(硬件资源、人力资源、信息资源和技术资源)有机结合起来,发挥数字档案馆在人力和智力、信息与技术等资源方面的整合优势。“综合集成”的档案资源将基于开放式的对外服务模式,并提供多元化的知识服务。
二、基于知识管理的数字档案馆服务类型与模式
数字档案馆资源利用服务方式是多元化的,主要包括基于门户网站的档案服务利用方式,基于档案信息发布利用平台的自助式方式,基于现代通讯手段的档案信息咨询服务方式,基于电子阅览室和传统查阅室的本地服务方式等等。
1、高校基于知识管理的.档案信息资源服务方式可以归纳为以下几类:
(1)条件性、自助式服务高校存在的最普通的档案查询服务。用户可以依据自己的不同权限查询本单位历年归档的档案,还能查询开放的数字化档案信息全文。实现广大教师员工足不出户就可以查阅到开放档案目录及数字化扫描全文。同时还提供在线预约、电话、电子邮件等条件性的档案服务。
(2)及时性、浏览式服务针对广大一般不了解馆藏,但又有利用需要的普通用户。根据用户需求,按档案专题分类,进行自动化组织,形成专题汇编等深层次的档案信息产品。通过网站等多样化形式的展示,比如很多高校在档案网站上设有毕业照、专题汇编、干部任免、教学奖、管理奖、科研奖等专题栏目。
(3)科研性、推送式服务对档案查询有一定要求的学校科研人员。档案工作人员通过编研陈展平台,组织用户感兴趣的档案信息,按照专题深层次研究为基础,挖掘馆藏相关信息,提供深层次的档案信息,例如档案网站推出的专题汇编服务。
(4)涉民档案服务主要针对广大学生群体。历届毕业生可通过档案网站提交学位学历认证的申请,上传相关的证件,并经审核通过后予以办理,大大方便了用户。
(5)陈展性档案服务陈展性服务是以档案数字化成果为基础,围绕大学文化建设等学校中心工作,利用丰富的档案信息资源,以专题展览形式,举办主题明确的网上展览,开展宣传教育工作。
2、基于知识管理的数字档案馆服务模式
(1)档案信息整合服务模式随着数字档案馆信息共享程度的不断提高,各类档案信息资源汇集起来数量惊人,不同形式的数字档案资源库也应运而生。档案利用者获取档案信息的方式增多,导致信息过量无法正常选择,这就要求数字档案馆必须向广大用户提供集成化的档案信息资源,按来源将这些信息进行分类并有序整合,将不同类型的档案信息归纳为一个有机整体,再向广大利用者提供一站式服务。
(2)档案信息增值服务模式数字档案馆环境下形成了巨大的信息体系,为了使得档案用户体验到无差别的信息服务,档案工作人员需对海量的信息进行筛选,生成有一定价值的全新档案信息资源,使得档案用户获得具有一定知识含量的信息产品,从而实现对档案信息的增值。
(3)自助式服务模式这是一种以用户为主体的服务,用户根据自身的需要,通过点击档案馆的网站来寻找自己所需相关档案信息。这种模式需要用户具有一定的档案基本常识及自我服务的能力。
(4)个性化服务模式又称为定制服务,是一种以用户为中心,根据用户需求量身定做的服务模式,它以用户满意为根本出发点,提供主动服务,通过研究用户的行为和习惯,与用户进行双向交流,从而设计出用户期望的个性化服务模型,主动提供满足用户的特色服务,最终实现用户全方位的信息需求。
三、基于知识管理的数字档案馆服务体系建设策略
1、建立“主动交互式”服务模式
知识服务最重要原则的就是根据不同的用户,提供不同的服务,高校档案馆要按照层次划分用户类型,再根据不同的用户提供不同的服务。例如:(1)普通档案用户,是档案信息服务中的一般用户,档案知识层次不高,所进行的档案信息利用基本是查阅纸质的、直观性的档案信息。(2)科研型档案用户,一般指高校的科研人员或承担科研的教学人员。他们的利用目的是为了科研或教学,目标性很强,一般是围绕某个科研主题或教学内容查询档案信息。(3)业务型档案用户,一般指归档的各个部门,他们主要是为了复印档案原件来满足日常工作上的需求。(4)社会档案用户,往往是高校历届毕业生,他们的利用目的是为了工作需求而开具毕业证明,成绩翻译等。
2、构建并丰富档案信息资源库
档案信息的知识管理要注重档案信息资源的收集,内容丰富的的信息资源库是知识服务的源泉。数字档案馆要为社会提供深层次的档案信息服务,就必须构建内容丰富的档案信息资源库。例如各类档案目录级信息库、多媒体档案资源库、名人档案信息库、论文系统信息库等。
3、健全档案信息服务法律法规
档案信息环境安全的几个关键点包括:档案信息录入安全、档案信息存储安全、档案信息传递环境安全,因此要针对不同的环节制定不同的安全制度。例如,针对档案数字化扫描和档案信息网站等制定的一系列制度:①《数字档案馆电子文件元数据实施要则》;②《档案馆馆藏纸质档案数字化技术规范》;③《数字档案馆档案信息著录与标引规则》;④《档案馆计算机网络安全及病毒防治手册》;⑤《档案馆门户网站管理暂行办法》等。
4、加大档案人力资源开发力度
人才是知识服务体系的重要因素,知识服务的创新能力取决于人才的创新意识,做好档案专业人才的引进、培养工作是提高档案信息服务的关键。档案人员要有计划地参加各类信息技术及网络技术培训,使得档案工作人员既懂得档案管理知识,又掌握计算机技术、网络技术等知识。可以根据实际情况有步骤、有计划的引进既懂档案管理知识又懂计算机技术的复合型人才,从而为提高档案信息服务能力添砖加瓦。
5、建立档案知识共享平台
知识管理的最终目标是实现知识共享和创新,档案信息只有在利用与共享过程中才体现其社会价值。档案信息服务的意义就是为广大利用者的信息需求创造有利条件,实现档案信息资源的共享。因此,要加强对档案隐性知识的开发、管理和利用,创造能够使隐性知识与显性知识产生互动的机制和平台,构建数字档案馆内部共享的知识库和信息交流平台,将隐性知识显性化,并转换为服务产品。
6、建立档案信息服务评价体系
为保证档案信息服务工作的高效开展,数字档案馆需要经常对整个服务体系进行综合评价。为此,需构建档案信息服务反馈平台,通过此平台档案用户可以在结束服务前对本次服务进行打分或留言(类似银行办理业务的评价服务),并定期对档案用户进行问卷调查以获得更为详细的反馈信息。档案管理人员在分析反馈信息的同时找出工作中的缺陷及问题,用以改进信息服务方式。
法律分析:档案法规定国家推进档案信息资源共享服务平台建设推动档案数字资源。档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。有条件的档案馆应当建设数字档案馆。电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测,确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。
法律依据:《中华人民共和国档案法》第四十一条 国家推进档案信息资源共享服务平台建设,推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。
1、贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策、法律和法规。依据《灼案法》及上级主管部门的要求,规划和制定档案管理规章制度和实施细则。
2、积极争取有关职能部门的支持,使档案工作与职工的考核相结合,建立有效的控制机制和措施。
3、按照国家教委、省教育厅、盛市档案局的要求,负责对本单位的档案工作进行业务指导、监督和检查。
4、对全体兼职档案员进行业务培训,监督、指导全体兼职档案员收集、整理、归档工作。
5、完成每年各类档案的收集、整理、鉴定、立卷和归档工作。集中统一管理本体的各门类档案。
6、按照既符合保密要求,又便于利用的原则,在确保档案安全的前提下,最大限度地利用开放相案。
7、提高服务质量和水平,积极开展多层次、多方位的档案信息开发与利用工作。编制检索工具和汇编文件资料,优质高效地完成各类档案的査阅、借阅工作。收集档案利用的反馈信息,编制档案利用效果汇编。
8、会同本单位有关部门对已超过保管期限的档案进行鉴定。公布开放档案目录。
9、学习、研究和采用新技术,加快档案管理现代化步伐。尽快实现电子文件的归档及全文检索,及时更新和完善档案网站。
10、参加本单位工程竣工、科研成果评审鉴定和设备、仪器开箱的文件材料验收工作。
11、参加各级档案部门组织的学术交流活动,提高业务水平,交流档案工作经验。
12、开展多种形式的宣传活动,加大宣传力度,强化全体员工的档案意识。
13、做好档案库房的维护与管理工作,确保档案的安全。
14、做好档案统计上报工作。
15、完成上级档案部门交办的档案业务工作和单位领导交办的临时工作。
1、努力学习马列主义理论和毛泽东思想,学习宣传和贯彻执行《档案法》、《六号令》,以及上级有关档案工作的方针、政策。钻研档案学理论的有关知识,不断提高政治水平、管理能力和丰富业务知识
2、在校党委和校长领导下,负责学校档案和档案工作的归口管理,对全校档案工作实行监督、检查和指导
3、负责制定全校档案工作的发展规划,工作计划;制定各门类档案业务工作规范;组织档案工作的检查、监督、总结评比等工作。并定期向分管档案工作的校领导和上级档案领导部门汇报档案工作
4、全面负责档案馆的各项工作,并与办公室主任团结协作,分工负责,建立健全全馆各项工作的规章制度。使档案馆业务工作规范化,管理制度化,档案管理现代化
5、馆长对全馆工作既要全面负责,但又不能包揽一切。要经常主动听取各种不同意见。充分发挥全馆同志的积极性,对其工作给予关心指导
6、加强档案干部队伍建设。定期安排档案人员业务学习,组织档案学理论和档案工作的实践;重视全馆档案的业务建设;对全校档案人员进行业务培训;组织参加档案学会组织的学术交流活动;加强学校档案网络队伍建设,加强思想政治工作,做好职业道德教育。经常关心和帮助全馆同志搞好工作
7、完成上级档案行政管理部门和学校领导交给的各项工作任务
一、认真学习贯彻执行《档案法》和《档案法实施办法》,并对学校形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理。
二、努力学习档案理论,不断提高专业水平和工作能力,主动向领导请示汇报,争取领导和各职能部门的支持。
三、归档材料要做到准确、完整齐全,分类组卷合理,保证案卷质量符合要求。
四、充分发挥档案的作用,认真编制、完善检索工具,做到查阅迅速准确。
五、做好档案统计工作,对库存案卷心中有数,出入有据。
六、定期进行档案鉴定工作,严格遵守档案销毁制度,对超过保管期限和重复文件要销毁的应造清册,经学校领导批准后,签字见证,方可销毁。
七、严格遵守保密制度,确保档案的安全,不擅自扩大档案的利用范围。
八、坚持做好库房的“十防”工作,措施落实,发现问题及时汇报处理。
1、认真学习《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和《浙江省村级档案管理办法》等档案工作法律法规,热爱档案事业,刻苦钻研业务,忠于职守,做好本职工作,自觉接受上级档案行政管理部门的监督和检查。
2、认真执行区档案行政管理部门制定的村级文件材料归档制度,加强宣传并督促有关领导和有关人员及时办理好各自工作中形成的文件材料的归档、移交工作,确保本社区档案材料的齐全完整。
3、严格遵守档案管理制度,认真做好社区档案收集、整理、鉴定、保管、利用和统计等工作。
4、对社区各种门类和载体的档案实行集中统一管理,做到整理规范、编目清晰、排列有序,便于提供利用。
5、要定期检查档案保管状况,建立保管检查情况台帐,并对破损或变质的档案及时修补、复制或其它技术处理。
6、熟悉室藏,为本社区各项工作提供优质服务,充分发挥档案作用。根据工作需要,编辑基础数字汇编、社区组织史等参考材料。严格执行保密、利用制度,正确处理利用和保密的关系,办理好借阅手续和利用效果登记等工作。
1、热爱本职工作,严守党和国家的机密,认真执行《档案法》及有关档案工作制度。
2、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作,做好全校各类档案的接受、整理、保管和统计工作,实行集中统一管理。
3、负责档案的借阅、复制和利用,根据需要,编制必要的检索工具和参考资料,注意信息反馈,为全校各部门的档案查阅提供方便,认真做好使用记录。
4、及时收集各类档案,做好平时的预立卷工作,每学期第二个月收集上学期全校各部门应归档的各类文件材料,并做好整理、修复、装订、编目和归档工作。每年四月做好隔年度会计档案的入库工作。每年年终做好情况统计。
5、负责归档文件的验收、鉴定,做到归档文件完整,签署齐全,装订整齐,分类科学,使用方便。
6、定期清查档案,及时催讨借出的档案,做到帐物相符。负责做好销毁档案的意见报告,批准后,送往指定单位监销。
7、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录,落实防盗、防火、防高温、防尘、防虫、防霉等安全措施,对损坏或变质的档案,及时进行修补和复制。
8、做好档案室的安全保卫工作,室内禁止吸烟,节假日上好保险,贴好封条。
9、及时向分管领导汇报档案工作情况,及时对各部门档案联络人员进行业务指导。
10、参与同档案有关的业务会议和记录,认真完成领导交办的其他工作。
1、负责档案实体排架入库、统计登录和日常的库房管理工作。
2、参与档案信息资源的编研工作、数字档案馆建设的相关工作。
3、负责档案的保护和库房管理工作,认真做好“八防”工作,确保档案的完整与安全,探索现有环境的保管规律,最大限度地延长柯案寿命。
4、对涉密档案实行专人、专用箱柜管理,确保档案秘密。
5、接待单位内外人员来馆查阅档案,做好调卷、档案利用等工作。
6、负责濒危库存档案实体修复、保护工作和档案的鉴定、销毁工作。
7、制定、完善并负责执行有关档案保管、借阅、保密、统计、鉴定销毁和库房管理规章制度。
8、负责档案的保管、查询、认证、借阅和接待等工作。
9、负责考研试题的提供利用及复印。
10、负责出国成绩、学历学位的校对、复印和盖章等工作。
11、积极参与、配合馆内的各项活动。
1、根据国家档案局的有关规定、遵守档案工作的法律法规、按照公司档案管理制度的要求、热爱档案工作、严格按照要求办事、在部门领导的安排下,认真负责任的做好日常的档案管理工作;
2、协助完善与落实公司的档案管理制度、使工作规范有条理性;
3、按照要求认真有条理性的做好档案管理、档案编目、分析统计、鉴定排列和检索编制工作,保障档案科学的分类、有秩序的进行存放、妥善的进行保管便于查找;
4、根据公司制定档案管理制度的流程,及时、准确的.做好各类档案的移出与收进工作,并及时的进行登记、按照要求认真的执行交接手续、用后及时的进行归档归位等工作,保障记录的账本与实物资料的相符;
5、档案借出的工作要及时进行登记,并负责到期的追回归档工作,保障档案的完整性;
6、负责管理好档案室内部,各类档案、案卷分类摆放整齐美观、有秩序;
7、做好安全保管档案的管理措施,采取相应的防火、防盗、防虫蛀、防嗮、防潮、防老鼠等措施,以防范为主要工作,若是发觉隐患是及时上报上级采取措施进行处理,保障安全的、完整的保管好档案信息;
8、按照公司要求严格的执行借阅与查阅工作制度,了解档案帮助做好工作的目的,不断提高服务接待的质量,并正确理解保密工作,遵守职业道德严守公司机密;
9、正确的应用计算机技术进行文档的编目检索、录入保存与档案调用等工作,提高档案管理的科学性;
10、定期对档案资料进行全面的检查、资料不齐全的要及时进行补全、对破损的档案利用复印技术或是糊纸的方式对档案进行抢救修复,并做好档案的保养工作;
11、做好档案的接收工作,对接收的档案进行认真的验收、装订案卷等工作,做好交接手续;
12、按照公司的要求严格保管好档案柜钥匙,不轻易转借他人,不轻易外借,认真做好保管工作;
13、负责对档案知识进行开展、宣传活动,提高公司员工的档案意识;
14、档案室内不能随意安放易燃易爆的危险物品,禁止吸烟等现象在档案室发生;
15、档案资料仅供公司内部工作人员借阅,如需外借资料时需经过领导批准,妥善的完成上级安排的档案工作事项。
1、负责企业文件的处理、资料整理以及各类会议记录和资料等的整理工作;
2、根据档案管理相关规定,负责企业所有档案及技术资料的整理、分类、编号、登记以及归档工作;
3、负责档案、资料的调借、查阅工作;
4、负责检查入库或到期归还档案资料的完整性,发现问题及时报告处理;
5、按照有关规定,对档案进行例行的保养、管理或销毁;
6、利用专业档案管理软件或办公软件等工具进行档案管理信息化工作。
1、档案员在学校领导下开展工作,对学校各种档案负责。
2、努力学习掌握档案管理的知识,了解并熟悉本校的各项业务活动,以保证归档材料的可靠性、真实性。
3、严格按各项规章制度办事,确保档案工作正常开展。
4、按时做好各类档案的接收、整理、归档、入库工作,并做好防火、防盗、防潮、防鼠、防光、防尘、防高温、防虫工作,发现问题及报告并妥善处理。
5、熟悉室藏档案内容,编制简易有效的检索工具,以利于档案的查(借)阅利用。
6、调出档案必须经主管校长同意,并在借阅登记簿上登记
7、积极开展档案的利用、更好地发挥室藏档案的作用。
8、热情做好查阅档案接待工作,并如实作好记载。
9、努力完成学校安排的其他教育教学任务。
法律分析:国家推进档案信息资源共享服务平台建设,推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。有条件的档案馆应当建设数字档案馆。
法律依据:《中华人民共和国档案法》第四十条:档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。有条件的档案馆应当建设数字档案馆。
第四十一条:国家推进档案信息资源共享服务平台建设,推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。
法律分析:档案信息资源共享服务平台建设,推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。
法律依据:《中华人民共和国档案法》
第四十条 档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。有条件的档案馆应当建设数字档案馆。
第四十一条 国家推进档案信息资源共享服务平台建设,推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。
未来档案数字化发展
随着高校图书馆信息化水平的不断提高,图书馆馆藏资源的载体形式发生了很大变化。目前,图书馆正通过将馆藏资源转化为数字数据,利用电子载体作为统一处理和存储的媒介,向信息数字化和数字化全面发展。光盘、硬盘、u盘等电子载体以其巨大的存储容量和优异的存取速度,正在迅速取代传统的纸质媒体,成为高校图书馆馆藏资源的主流信息载体。此外,除了高校图书馆自身馆藏资源的信息化外,还有大量电子出版物和电子数据的引入。这些以电子载体为存储媒介的数字信息将成为未来高校图书馆馆藏资源的主要组成部分。
档案是一种重要的特殊资源,不可再生。一旦损坏,将给国家和单位带来非常严重的损失。近年来,随着自然灾害的频繁发生,档案的安全保管受到了极大的关注。
随着文件保护技术的不断发展,文件的异构备份技术越来越成熟。在当前的技术条件下,它被认为是实现文件长期安全保存的最可靠手段。
国家档案局明确提出,重点要从根本上加强安全保障能力建设,全面完善档案安全体系,确保档案的安全和保密。重要文件远程备份的实现。对于所有多组文件或文件副本,至少一组必须存储在不同的位置。对于重要的电子文件,不仅要进行同构备份,还要进行异构备份,并及时转换成缩微胶片或纸质文件,以保证其长期可读性。
在档案数字化加工技术高度发展的时代,缩微技术与数字技术(即数模集成技术)紧密结合,将数字技术的优势(即数字传输的快速性、逻辑性和便捷性)与缩微技术的安全性、可靠性、持久性、真实性和经济性结合起来,并将其纳入现代信息管理的技术轨道。目前,我们正处于信息爆炸的时代。以物联网、互联网大数据、智能和云计算为标志的网络正充斥着社会生活和生产的每一个角落。在我国,档案的产生和发展经历了一个从低级到高级、从简单到复杂的发展过程。随着时代的发展,现代档案馆的建设也对未来的档案馆建设提出了明确的要求,即向更高层次的绿色、智能化、智能化档案馆迈进。
档案数字化加工是传统档案馆的“升级版”,智能档案馆是数字档案馆的“升级版”,或处于更高的层次和阶段。智能档案馆是数字档案馆发展的必然结果。总体而言,我们正在建设智慧城市,智慧档案馆的全方位服务功能凸显,体现了智慧档案馆的“记忆中心”功能,为党和政府的决策提供参考。
作为传统档案馆和数字档案馆建设的更高层次和阶段,智能档案馆概念的确立及其实际建设迫在眉睫。智慧档案有狭义和广义两个概念。狭义的智慧档案是指档案建设的各个方面,包括传统档案、新档案内容信息和多元化档案资源中的载体信息。广义而言,智能档案是指涉及所有信息的档案,以及所有数字化的档案
从档案馆的建设范畴来看,绿色档案馆的建设涵盖的领域更多,不仅包括智能档案馆的软硬件设施建设,还包括绿色建筑的研究范畴。随着生态可持续发展理念的提出和发展,绿色档案馆建设已成为未来发展的方向。绿色档案馆建设的理念产生于20世纪80年代,遵循生态环境保护、节能降耗、可持续发展、坚固耐用、安全可靠、协调高效的理念。它的目标就像智能档案馆的建设一样,是对档案工作高效发展的有力支持。最大限度地发挥档案本身的作用;最终目标是实现档案的最大社会价值。最大限度地发挥档案馆的服务功能等。从发展目标来看,它们都是加强档案存储、档案信息资源开发、文化传播、社会服务等全方位功能的档案信息资源中心。这里,社会服务功能是影响档案价值的一个重要因素。
主要负责对文件、图书资料进行整理、扫描、图像处理以及目录制作,工作区域是在办公室。
档案数字化加工人员是扫描、录入的专业人员,组织电脑信息录入、文档资料扫描、文档图形图像处理、档案装钉整理等,是档案数字化的专业人员。
档案数字化,就是用现代的数字技术来管理各类档案,流程是这样的:档案接收—档案扫描—扫描图片的处理—将扫描好的电子图片导入档案管理软件。
具体工作要求:
1、档案资料、图纸的扫描及后期整理 。
2、档案资料录入、校验和数据挂接。
3、对扫描后的数据按照应用要求进行整理 。
4、数字化加工过程管理工作 。
5、相关文件、档案拆解、扫描、编辑、装订、录入等工作。
6、了解扫描加工流程,相关软硬件。
扩展资料:
传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式,通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案,为迎接档案信息服务新环境的挑战,提高管理水平、提高效率,增强档案业务部门的服务水平,为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。
档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源,其重要性正日益凸显出来,逐步掌握信息技术为档案工作服务,为社会主义经济建设服务,为社会主义精神文明建设服务。
档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性:
1、提高经济效益
过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段,致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,而且查阅起来极为方便迅速,从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
2、提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档,并尽快提供利用。以组织部门为例,干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息,为领导决策提供服务。
与此同时,数字化档案管理使查询资料变得非常简单,真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为“无墙界档案”,档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
3、增强档案原件保护
将纸制档案转变为数字化电子档案后,档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料,数字化处理后无疑是对其更好的保护,另外,通过档案的数字化处理后,防止了部分档案篡改的行为。
参考资料:百度百科-档案数字化
档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制 (一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号,如邵东一中,县档案馆确定其全宗号为“142”, 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。