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欢迎来到档案界!2025年02月08日
信息化软件
干部档案管理系统设计与实现是对干部档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、分析以及开发应用等活动,具有全面、现实、真实、动态、流动、机密、服务等特性,已成为人力资源开发的有效途径,是社会和谐稳定的重要组成部分。干部档案的智慧管理是信息化时代的必然产物,档案管理的智慧化档案管理的一次革命性的变革和发展。
干部档案管理系统设计与实现
本着“以人为本,服务社会”的原则,克服了数字档案管理中仅将实体档案电子化的误区,完善信息管理、技术服务、数据安全方面的薄弱环节,利用物联网、云计算、工业控制等技术,推动干部档案业务工作的网络化进程,全面感知、整合和挖掘干部档案资源管理的信息资源和辅助档案信息的价值,突出服务单位和人员发展的特点,逐步建立覆盖范围广、个性化强、服务性好的干部档案管理服务体系,为党政机关、事业单位、基层群众提供更优质的服务。
一、干部干部档案管理现状分析
1、思想认识上重视程度不够
有些单位的领导和工作人员对干部档案管理工作不重视,满足于“保管式”为主的工作模式,忽视了人员档案管理的其他有效职能,造成对干部档案管理工作在基本设施、人才培养、信息化建设等方面的支持力度不够,影响了干部档案管理工作的进步和发展。
2、干部档案管理工作模式较为传统
目前事业单位干部干部档案管理采用的人工管理的方式,忽视了干部档案管理信息化的建设。一是资料采集、查询停留在人工手写记录的阶段,存在工作效率低、出错率高,后期订正困难、实效性差等方面的问题;二是忽视干部档案的动态规律,无法全面、准确反映一名干部的真实状况,仅能提供出生年月、学历、工作经历等基本数据,无法全面掌握职工的能力;三是人事管理的服务性、延展性不足,统计数据较为简单,无法准确、及时形成有效的领导决策数据,把合适的人用到最优的岗位上,造成人力资源的浪费;四是人员开发延展性不足,现在的档案管理工作停留在一个记录历史档案的阶段,无法为每一名职工提供其最优发展的方向和可能。
3、档案安全性管理有所欠缺
在中央“凡提四必”的新要求下,干部干部档案直接关系到每名干部的切身利益和前途命运,但目前的干部干部档案管理过程中还存在以下问题:一是干部档案管理规范化落实不到位,时常出现借阅手续不完善、转接传递不规范、业务工作流程不严谨等问题。二是档案管理安全措施现代化不到位,例如档案室建设不达标,防火、防潮措施不到位,应急救援措施不到位。三是档案管理人员专业化意识淡薄,信息化认识不到位,进取意识不强,管理水平和专业知识停留在较低的水平。
二、新形势下的干部干部档案管理基础建设体系
1、基础数据管理系统
规范现有纸质干部干部档案管理,建立干部档案目录数据库和数字化干部档案管理系统。一是建立干部档案基本数据库。将数据以原子的形式构成个人信息的原始数据。按照《干部干部档案工作条例》要求,参照《干部干部档案数字化技术规范》(GB/T 33870-2017)参数设置规范,定义干部档案基本字段,配置适合用户需求的自定义扩展功能。将现有纸质系统通过自动识别终端,进行数字化采集、归类、整理、备份,形成一套完整的数字档案。二是建立配套数据子集。通过人员唯一性标识,建立职级、薪酬、考勤、绩效、培训、社保、奖惩等方面配套常用子集数据模型、数据库等。三是建立人事业务办理工作平台。通过系统工作流平台完成日常人事业务的办理,将业务工作网络化,实现在线办理职工入职、转正、调岗、调薪、离职等功能。
2、基础设施智能化控制系统
根据档案管理要求,在原有档案管理工作要求的基础上,增加智能化控制系统、智能化机械设备和安全防护系统,引入工业化控制系统,将档案进行数字化标识,利用现代工业技术实现干部档案的收集、转移、整理等工作的自动化,从而降低档案整理过程中出错的概率。(例如,档案管理员仅需站在操作台,输入身份标识,该干部档案将直接转移到操作员手中;新增单页档案放入操作台,通过控制系统实现归入人员档案,完成整理工作。)不具备条件的单位,可选择具有相关资质的专业档案管理第三方机构,将各单位散乱的档案进行外包或委托管理。
3、智能化分析服务决策系统
干部干部档案管理工作要本着“以人为本、服务社会”的原则,维护单位和个人的共同利益,探索新时代发展的方式。一是逐步建立动态管理系统。避免仅靠年度考核、个人主观因素等方面的影响,加强人员动态管理,引入动态考核机制,与履职考评等系统并轨运行,采集职工的日常表现、工作情况、考勤情况的量化评分,为选拔任用和职称评定提供可靠依据,调动在职干部职工干事创业的积极性。二是建立完善档案审核系统。与国家档案备案系统、个人档案查询系统等权威机构实现资料审核认定,自动校对资料信息,确保档案的真实有效。三是强化干部档案管理的使用性。利用数据统计等技术手段,制定常用或自定义数据统计规则,将基础数据库中的数据进行及时、有效、全面的分析,将单一的个人信息进行汇总、统计,适应多方面的需求,为单位的人事管理和单位发展提供决策依据。四是突出人事管理的服务性。干部档案管理在管理好个人档案的基础上,根据前期人员职称、特点、经历、表现等信息,从管理能力、专业技术、工作表现、个人素养、心理发展等方面进行智能化分析,提出人才发展的职业规划、前景预测及方向性建议等,充分发挥、挖掘单位潜在人才的价值。五是利用资源共享性。充分利用现有云计算、大数据等技术手段,利用系统技术,将各项资源进行共享,多单位共同开发,共享业务平台,实现资源节约、管理独立、长远发展的目标。
三、安全策略
1、基础设施的安全性管理策略
一是档案的信息化管理。将现有纸质档案实现电子化管理,利用多媒体终端展示、校对档案资料中的信息,减少纸质档案的磨损、遗失等情况的发生。加快电子档案与纸质档案的相互认可,利用电子档案来弥补纸质档案缺失造成的不便。建立数据持续保护机制,持续捕捉数据变动规律监测,并具备一点时间段还原恢复功能。
二是资料的基础设施建设。加强安全措施防护,实现干部干部档案场所建设标准化。特别是原始档案资料,作为重要的档案凭证要单独存放,以备查证使用,要从装饰材料、线路布设、安全防盗、防火和防潮等均应达到国家标准,彻底改变现在档案存放的弊端。
三是外部环境安全控制。干部干部档案的机密性特点,数据安全牵一发而动全身,要树立正确的网络安全观,建立数据安全体系,对原始和传输数据采取必要的保护措施,实行多级保护策略,增强安全防御的能力。各类系统使用前要委托第三方信息安全测评机构进行风险评估和检测。
2、过程控制的安全策略
一是安全控制。在利用多媒体终端查看档案的同时,对档案资料进行分级管理,设置各级人员查看、校对、修改权限,控制个人档案数据信息的流通,保障档案的安全。重要点、关键性操作设置操作提醒、认证等功能,对档案信息和管理人员起到保护作用。
二是安全校对策略。定期对原始资料进行采集、比对,当发生原始资料变动时,启动自动预警机制,进行相应说明,降低原始资料篡改的可能性,增加原始档案的准确性。
三是制度信息化建设和监督纠查机制。一方面,制度管理信息化,将制度管理规则通过信息化手段进行规范、约束,用电子制度管人、管事、管流程,降低工作过程中的出现失误或隐患的概率。另一方面,严格落实监督、处罚、追责制度,利用安全事件审计功能,涵盖系统事件、业务事件、成功事件、失败事件等,通过对日志审计等方式,加大对档案管理工作的监控力度,确保干部档案管理工作的有效开展。
3、队伍配备安全策略
结合干部干部档案的现状管理实际,加大教育培养工作力度,借助人事教育培训信息化平台,建设一支高素质、高能力、专业强的干部干部档案管理队伍。一要选优配强干部干部档案管理员。按照《干部干部档案工作条例》要求,选用政治觉悟高、责任心强、自觉性强、公正廉洁的人员,严格落实干部干部档案管理工作。二要具有较高的知识素养。除了具有较强的专业知识外,还要较强的法律意识、保密意识和纪律意识,严格落实干部档案管理工作的规章制度,承担干部档案的具体责任,确保每项工作的顺利开展。三要具备较强服务和创新意识。为了适应新时代信息的更新,解决实际操作中遇到的各种问题,要求档案管理员能够具有较强的学习和创新意识,可以通过教育培训信息化平台,全方位掌握政策走向、业务流程等信息,具备处理、解决、汇总日常工作中出现的各类问题的能力,并能够积极探索干部档案管理的发展渠道和方向。四要加强对档案管理人员进行选拔性培训、参观学习、在线考核等,以更加科学、规范、合理的方式,达到事业单位干部干部档案工作的新要求。