档案管理工作内容及要求

　　档案管理工作内容及要求主要内容包括：对全部档案进行鉴别，对全部档案进行分类，建立和保存档案单位，整理档案，编制现有的档案目录。工作意义：档案整理是开发档案信息资源的重要基础。档案整理的科学化、规范化，对档案管理的整体优化细化。

　　档案管理工作内容及要求

　　人事档案工作是人事管理工作的一个组成部分，也是一项专门档案的管理工作，有特殊的管理内容和要求。

　　人事档案工作的内容

　　目前，我国人事档案工作的组织体系是：各级组织、人事、劳资部门同时又是人事档案管理部门，按照统一领导、分级管理的原则，对人事档案实施具体的管理。例如，一个公司的人力资源部既从事人事管理工作，又是管理人事档案。

　　人事档案工作的内容主要有：

　　（1）登记人员变动和工资变动情况。

　　（2）收集、整理和鉴别人事档案材料，充实人事档案的内容，为单位人力资源开发、使用和管理提供依据，为国家积累档案史料。

　　（3）保管人事档案，保证人事档案的安全与完整。

　　（4）提供人事档案利用服务和咨询工作。

　　（5）人事档案传递工作。

　　（6）定期向档案室（馆）移交死亡人员档案。

　　人事档案工作的要求

　　（1）根据人事管理的权限，集中统一管理人事档案。我国的人事档案实行集中统一、分级管理制，即一个单位的人事档案管理部门必须将属于本单位管理的人员的人事档案全部集中起来，按照有关规定统一管理。单位人事部门和其他部门形成的人事档案，都要交由本单位人事档案管理部门集中进行鉴别、立卷等工作。根据这一原则，不允许将在一级人事管理权限内的人事档案分若干处保存，也不允许非组织和人事部门或非档案管理部门管理人事档案，任何个人都不得私自保存人事档案。

　　（2）维护人事档案的真实、完整与安全。人事档案管理部门在收集、鉴别人事档案时，应认真执行有关规定，严格把关，保证归档材料的真实、完整；在管理中必须执行党和国家的保密制度；同时加强技术保护，防止人为和自然因素对人事档案的损坏，确保人事档案的安全和完整。

　　（3）便于人事工作和其他有关工作的利用。人事档案管理工作的目的是为单位人力资源开发和管理服务，以充分的调动干部、职工的积极性，这可以看做是人事档案工作的基本指导思想。为此，人事档案管理工作应以本单位的发展目标和工作需要为中心，积极配合做好各项工作。

　　人事档案工作的七大环节

　　人事档案工作包括人事档案的收集归档、鉴别、整理、保管、利用、转递、登记和统计七大环节。

　　1.人事档案的收集归档：人事档案材料的收集是人事档案工作的起点，也是人事档案工作的前提和基础，它解决了材料分散形成和人事档案集中使用的矛盾。

　　根据档案管理规定，人事档案管理人员应通过相关部门或相对人收集入档材料，并及时归档。在人事档案管理过程中，应及时地将员工的继续教育、培训情况、绩效考核情况等信息资料加入到人事档案中，并不断地完善和补充，做好零散材料的收集归档工作。同时，要建立和健全归档制度、移交制度、联系沟通制度、核查核对制度等。

　　2.人事档案的鉴别：人事档案的鉴别是按照一定的原则和规定，对收集的档案材料进行审查和甄别其真伪，判断其有无保存价值，确定其是否归入人事档案的工作。人事档案材料必须经过认证鉴别，符合真实准确、齐全完整、规范精炼、观点鲜明、办理完毕。手续完备等要求，确实是属于本人的、属于人事档案的且符合归档条件的材料；对不符合归档要求的材料可选择转出、退回、留存或销毁等相应的处理方式。

　　3.人事档案的整理：人事档案的整理是依据一定的原则、方法和程序，对收集起来并经鉴别的人事档案材料，以个人为立卷单位，进行分类、排列、编目、复制加工和装订等，使之条理化、系统化的过程。整理人事档案要做到分类明确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理的档案应该是完整、真实、条理、精炼和实用的。

　　4.人事档案的保管：人事档案的保管是指根据档案成分、状况而采取的存放、安全保护措施，包括日常管理、流动中保护、专门保护等。人事档案保管的意义在于维护人事档案材料的完整和有序、防止人事档案材料自然或人为的损坏、延长人事档案的寿命。人事档案的保管要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、放光、防高温。

　　5.人事档案的利用：人事档案的利用是指根据有关规定和原则，为人事工作和其他工作以提供人事档案内容中有关情况和材料为方式的一种服务工作。人事档案的利用在整个人事档案管理工作中处于主导地位，是人事档案管理中最有活力的环节，是人事档案工作成果的集中反映。收为用，整为用，管为用，人事档案的一切工作都是为了利用。

　　常见的利用服务方式有查阅、外借、出具证明等。根据有关部门的规定，凡因入党、入团、升学、参军、提干、招工、出国等进行政治审查，需要了解其父母或亲属情况的，一般不能查阅人事档案，只能由人事档案部门按上述文件规定的内容，写出有关情况的证明材料。复制人事档案材料是出具证明材料的另一种形式。一般只限于为审理条件、出国和留学等提供所必需的证件材料。

　　6.人事档案的接收和转递：人事档案的接收和转递可以保证人事档案及时地为人事工作提供服务，实现“档随人走”和“人档统一”，是丰富和充实人事档案内容、维护人事档案完整性和真实性的必要手段。人事档案在转递过程中，应遵循及时、准确、安全和完整的原则。新员工入职30日内，应及时到人力资源部办理档案调入手续，人事档案管理人员收到档案后应及时登记。员工调入或离职后，人事档案管理人员应在15日内办理档案转递手续。

　　7.人事档案的登记和统计：人事档案登记包括人事档案状况登记和人事档案工作登记两个方面，属于工作记录性登记。人事档案登记所形成的记录直接反映了人事档案和人事档案管理状况，可以作为人事档案统计的基础数据。除了专门设计的统计调查项目外，大量的原始数据都是从各种各样的登记材料中获得的。

　　人事档案统计就是运用一系列专门的统计方法和技术，对人事档案工作领域中的诸种现象、状态和趋势等进行量的描述与分析，为工作决策提供坚实可靠的数据支持，为组织和人事工作服务。人事档案统计是了解、认识和掌握人事档案工作总体情况的一种方法和手段。如果没有对人事档案工作及其发展情况的掌握，没有对这一基本情况的综合分析，就不可能正确指导当前的人事档案工作，就不可能实现人事档案的科学化、规范化管理。