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欢迎来到档案界!2024年04月27日
智慧档案馆建设
数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间,是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆,它不仅仅起到一个数据中心的作用,也不仅仅起到发布利用的作用,而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成(integration)含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言,就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程,即在管理思想上以集成理论为指导,在管理行为上以集成机制为核心,在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制,并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素,提高各种管理要素的交融度,以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性,最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。
别的地方不是很清楚,山东这边已建成的智慧档案馆包括:山东省档案馆、青岛市档案馆、威海市档案馆、济南市档案馆均已通过国家级档案馆评测,为国家一级档案馆,其智慧场馆建设、数字化水平、智能化水平均达到国家级档案馆标准,其他各地市县区也依照国家智慧档案建设相关要求同时进行自建和评测,至少要达到省级档案馆评测标准。具体建设进度和水平各地市区县各根据各地财政水平建设。
一、数字档案馆与传统档案馆的区别
(一)档案人员素质方面
结合档案人员的知识结构来说,由于每一个档案人员的文化程度不同,其自身具备的综合素质能力也有着明显的差异。在以往传统的档案管理工作中,档案人员更多的掌握与档案学相关的理论知识,虽然在计算机操作方面也提出了一定的要求,但实际的操作能力较差。而相反的,数字档案馆的档案人员不仅要具备专业的档案学知识,还要对计算机能够熟练的使用,并对系统中的管理软件有着全面的掌握。其次,随着时代的发展与进步,需要涉及的边缘学科越来越多,这就要求档案人员要通过不断的学习来加强自我建设,以此来不但提高自己的管理能力。站在档案人员的角度来看,传统的档案人员给予人们的印象类似于保管员。而数字档案馆中的档案人员则是向人员展示了一种全新的精神面貌,也让人们对数字化技术有了更深入的认识。
(二)档案服务方面
在传统的档案馆管理工作中,一切都是以档案馆为中心,用户们获取档案信息资源的主要方式是通过到档案馆中进行查找,直接有现场的档案人员为其提供服务。而这种物理差距也恰恰成为了影响用户利用档案的关键性因素。然而,在现代数字档案馆中,所有的服务活动都是围绕着用户而开展的,一切都是将用户作为中心点出发,在大量的档案信息资源中,数字档案馆能够及时为用户们寻找到所需的信息资源,解决用户的实际需求。因此,数字档案馆是以用户需求为主要建设目标,以此来吸引更多的用户,逐步提高档案信息资源的利用率,使其能够充分发挥自身的重要价值。
(三)档案的安全保护方面
传统档案馆在安全管理方面,主要是对档案实体进行保护,具体是对档案存放环境的温度、湿度等方面进行了严格的控制。而数字档案馆中的档案信息是一种电子载体的形式,其是与档案内容相互分离的,数字档案馆重点是对档案载体进行保护的同时,也对档案信息能容进行了加密,以此来防止网络病毒和黑客的恶意攻击破坏。并且,数字档案馆建立了完善的安全防护系统,充分保障了档案信息资源的安全、完整性。同时通过技术信息技术、网络技术等大量科学技术的优势,大大提高了档案管理工作效率,也为我国档案事业开辟了崭的发展格局。
(四)馆藏方面
21世纪的数字档案馆的馆藏可以看作由实物馆藏(传统的纸张、磁介质档案)和虚拟馆藏(存在于本馆及互联网上有权访问的多媒体档案信息数据库)两部分组成。实物馆藏经过数字化后,被全文存贮在本馆,转化成为能进行全文检索的虚拟馆藏。数字档案馆的馆藏不仅包括固有的纸质、录音、录像、照片等非数字化文献,还将这些数字化的信息存贮在本地的海量多媒体数据库中,而且对网络中有权访问的信息进行标记和索引,丰富了自己的馆藏,以便于利用者的网上检索。
二、数字档案馆与传统档案馆的联系
(一)数字档案馆是传统档案馆为解决新的问题而发展起来
传统档案馆在自身发展过程中,面对新生事物、新兴科技的挑战,出现了许多难以解决的问题。主要有几个方面:(1)档案实体的增多及新型载体档案的增加,如电子文件的管理、检索、利用;(2)非纸质载体档案(如录像、录音等档案)的管理、检索、利用;(3)人们对信息的传播、接收方式的改变及需求的增加等等。传统档案馆不能再用以前的方法、技术来完全解决这些问题,它不得不依赖于先进的管理思想、科学技术来发展自己,从最初的馆藏资源数字化利用服务,到网络化查询检索,到最终实现数字档案馆。
(二)二者始终是信息传递的中间角色
可以说,无论是信息技术多么迅速的发展,还是网路结构如此复杂化,档案馆从始至终都在担任着信息传递者的角色,主要是围绕着信息、档案馆、用户这三者之间进行循环开展的。其中,档案馆并不是信息的生产地,其主要的功能是对信息进行保管。而传统的档案馆能够很好的保护档案信息,并提供给用户们使用。数字档案馆亦是如此,它采集了海量的档案信息资源,以此来为用户提供更优质的服务,所有的工作流程基本与传统档案馆保持一致,都需要进行档案信息的采集、归纳、整理、保管和利用。但是,数字档案馆最大的优点是可以对这种传递结构进行更深入的优化与完善,确保档案效益得到充分的发挥。
(三)数字档案馆不会脱离传统档案馆的实体而单独存在
存在于虚拟的网络空间,脱离具体的档案馆实体的数字档案馆是理想化的。传统档案馆的馆藏经验做法都为数字档案馆所应用,不会在数字档案馆时代被彻底抛弃。以前的纸质档案随着年代的逝去而愈发珍贵,它是数字档案馆的镇馆之宝,即使以数字化方式存在,它的实体也会得到妥善保管。
三、结束语
无论是传统档案馆,还是数字档案馆,都有着自己的优点和缺点。这两者之间是相互影响、相互制约的联系。因此,我们要正确看待数字档案馆和传统档案馆,从而促使它们和谐统一的发展,继续为我国档案事业的长远发展做出巨大的贡献。
第一条 为了加强电子档案远程利用管理,满足公民、法人或者其他组织远程利用档案需求,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》等法律、法规的规定,结合本市实际,制定本办法。第二条 本办法适用于本市行政区域内市、县(市)区档案馆电子档案远程利用的管理。第三条 本办法所称电子档案,是指存入电子档案远程利用系统中的文书类电子文件。
本办法所称电子档案远程利用,是指档案馆通过电子政务网及其电子档案远程利用系统,为公民、法人或者其他组织提供档案证明或者档案参考材料的行为。
本办法所称电子印章,是指档案馆出具档案证明时,用于识别档案馆身份并表明认可其中内容与档案原件相同的电子数据。第四条 市档案主管部门负责本市行政区域内电子档案远程利用管理工作,依法履行下列职责:
(一)统一配置电子档案远程利用系统;
(二)建立健全电子档案远程利用数据库管理规范和相关制度;
(三)对加入电子档案远程利用系统的单位进行确认,并确定使用权限,配发电子印章;
(四)开展电子档案远程利用推广等相关工作。
县(市)区档案部门应当协助市档案主管部门做好相关工作。第五条 档案馆在电子档案远程利用中,应当依法做好下列工作:
(一)配备专用电子档案远程利用设备,并定期进行维护;
(二)加强电子档案数据库建设,及时储备电子档案资源;
(三)保证上传、提供的电子档案真实、完整、准确;
(四)公开远程利用电子档案的范围、利用须知和流程;
(五)核对、登记档案利用人相关信息并为其提供服务;
(六)其他电子档案远程利用的服务工作。第六条 发展和改革、工信等部门应当按照各自职责,做好电子档案远程利用的相关工作。第七条 市、县(市)区人民政府应当将档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划,将电子档案远程利用建设纳入本级政府信息化规划。第八条 鼓励连接电子政务网络的专门档案馆和国家机关、企业事业单位以及社会团体加入电子档案远程利用系统,共建、共享电子档案资源。第九条 向档案馆移交档案的单位应当按照国家档案行业标准做好电子文件归档、移交工作。第十条 档案馆应当按照市档案主管部门的要求,报送档案证明专用章印模,由市档案主管部门统一制作、发放电子印章。
因损坏、失密等原因导致电子印章不能使用的,档案馆应当及时向市档案主管部门申请补发。第十一条 档案馆及其工作人员应当按照使用权限及其操作流程开展电子档案远程利用服务。不得泄露电子档案远程利用系统的密钥、密码。第十二条 档案馆应当按照市档案主管部门的要求,签订电子档案远程利用协议,明确电子档案远程利用工作中的权利与义务。第十三条 档案利用人进行电子档案远程利用时,可以凭身份证、介绍信等有效证件,向就近档案馆提出利用需求,或者通过电话、网络等方式预约。第十四条 档案馆应当为档案利用人免费提供电子档案远程利用服务。
档案馆接到档案利用人提出的远程利用需求时,应当核对、登记档案利用人身份,对符合利用规定的,及时提供查询服务;对不符合利用规定的,应当告知并说明理由。第十五条 档案馆有可利用档案的,应当及时为档案利用人提供档案证明或者档案参考材料;没有可利用档案的,应当现场给予答复,并为档案利用人提供相关咨询服务。第十六条 档案馆应用电子档案远程利用系统出具的载有电子印章的档案证明,具有与档案原件同等的效力。第十七条 档案馆工作人员违反档案管理规定,有涂改、伪造档案等情形或者擅自提供档案的,由相关部门对有关责任人员依法给予处分。第十八条 应当向档案馆移交档案的单位,拒不按照规定移交电子档案的,对有关责任人员,给予警告或者记过处分;情节较重的,给予记大过或者降级处分;情节严重的,给予撤职处分。第十九条 存入电子档案远程利用系统中纸质文书档案数字副本的管理和利用,参照本办法执行。第二十条 本办法自2014年9月5日起施行。
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录,是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂,各下属单位分散等特点。对于集团企业,实现集中部署应用、分级管理,构建立体式企业数字档案馆,是集团企业数字档案管理最佳解决之道。利用当前最先进的标准规范、信息技术,推出面向集团企业的数字档案馆解决方案。 应用系统由基础应用平台、业务应用平台、信息服务平台、系统管理与维护、接口等五个部分组成: 基础应用平台为系统功能提供基础性的应用服务,如工作流引擎、OCR服务、文档格式服务、全文检索服务、报表引擎等等。 业务应用平台为档案管理机构提供档案管理的平台,包括档案工作管理、档案收集整编、档案管理、档案保管、开发利用等业务。 信息服务平台为档案利用者提供信息服务的平台,包括档案网站、多种档案查询模式、图书资料信息的查询、电子文件浏览等。 系统设置与维护实现系统设置、业务建模两大主要功能。系统设置主要用于配置系统运行环境的参数,包括服务器集群、存储系统(支持分布式和集中式)、基础应用层各应用参数的配置等。业务建模系统主要包括全宗群、档案门类、管理目录树、分类表、元数据、报表、表单等各基础数据结构的定义。 接口接口包括了两个部分,一部分是本系统与其它系统集成的接口,一般包括了与OA系统等系统的集成接口;另一个接口是指系统提供二次开发的接口,系统可提供基础应用、档案业务管理、档案信息服务等不同层面的SDK开发包。
档案馆是好单位,这类工作是比较清闲的,每天基本都能按时上下班。在这里工作的公务员,主要的职能是具体档案的管理,比如收集整理一年的档案、年鉴编撰、档案借阅等,不再负责对同级相关单位的档案管理工作的指导,几乎没有额外的工作安排。相比于现在动不动就996、007的工作不知道要强多少。
不过这个工作缺点也显而易见,档案工作琐碎、枯燥、繁杂、辛苦,对个人工作态度、工作责任感有很高的要求。毕竟档案工作责任重大,如果不能做好梳理,会对其他工作内容产生影响。
档案馆主要职责
一、负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,制订并组织实施全校档案管理工作规划。
二、负责完善和制订档案管理工作的规章制度,并监督、检查各单位贯彻落实情况。
三、负责档案管理人员队伍建设,对各单位档案工作人员进行业务培训和指导;负责督促、检查和指导校内各单位的档案工作。
四、负责对各类档案和有关资料的收集、整理、保管、统计与鉴定,维护档案的完整性、系统性与安全性。
五、负责组织实施档案信息化建设,推进数字档案馆建设工作。
数字化档案馆是指对一些纸质档案进行数字化,使其的存储载体发生变化,由纸质的档案变为数字档案;而电子文件档案馆则是指这些文件的形成初期就是以电子的形式存在的,没有纸质实体,其以后的利用和归档都是电子形式,直接进行数字化操作。
全市各级档案部门要提高政治站位、找准职责定位,深入研究“十四五”时期的阶段性特征及发展方向;坚持问题导向,围绕推进档案事业治理体系和治理能力现代化,做好深化机构改革“后半篇文章”;突出时代特色,全力推动县(区)数字档案馆及市、县(区)直机关数字档案室建设;围绕中心、服务大局,持续推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设;把握重点、难点问题,科学制定发展指标,确保“十四五”规划编制工作贴合实际、引领发展。
档案数字化包括哪些方面的内容
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录,是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂,各下属单位分散等特点。对于集团企业,实现集中部署应用、分级管理,构建立体式企业数字档案馆,是集团企业数字档案管理最佳解决之道。
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。
档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性:
一、提高经济效益
过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段,致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅起来极为方便迅速,从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
二、提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档,并尽快提供利用。以组织部门为例,干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息,为领导决策提供服务。与此同时,数字化档案管理使查询资料变得非常简单,真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为“无墙界档案”,档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增强档案原件保护
将纸质档案转变为数字化电子档案后,档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料,数字化处理后无疑是对其更好的保护,另外,通过档案的数字化处理后,防止了部分档案篡改的行为。